□ 寧夏石嘴山 李 佳

辦公室行政工作是連接企業(yè)內(nèi)部所有部門的中樞，其承擔(dān)著文字處理、落實(shí)政策、信息傳遞、文件資料存檔等重要職責(zé)，是承擔(dān)企業(yè)上下內(nèi)外溝通的重要部門，是維持企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要紐帶。這一工作雖然涉及面廣，且繁瑣不易出成績，但作為辦公室行政人員仍需要保證細(xì)致、專業(yè)工作態(tài)度，并且不斷對現(xiàn)有工作進(jìn)行優(yōu)化，達(dá)成企業(yè)內(nèi)部高效運(yùn)轉(zhuǎn)。本文通過結(jié)合筆者在辦公室的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，對工作中遇到到問題進(jìn)行分析，通過不斷提高人員素質(zhì)、健全規(guī)章制度等內(nèi)容，從而有效提高員工工作積極性，使企業(yè)內(nèi)部形成了有序、良好的工作環(huán)境。

一、引言

優(yōu)化辦公室管理工作，能夠降低企業(yè)的經(jīng)營、管理成本，對于國企而言更是尤為重要。新時期背景下，社會經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，要求企業(yè)提高自身的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，緊跟社會發(fā)展的步伐，因此辦公室管理工作面臨工作內(nèi)容更加繁雜。同時，辦公室行政工作人員需要清晰掌握各個部門的職責(zé)與工作內(nèi)容，促使企業(yè)內(nèi)部各部門之間通力合作，提高工作效率，為新時期背景下的企業(yè)發(fā)展提供動力。

二、辦公室行政管理職能

1.協(xié)調(diào)功能。辦公室行政管理工作需要將企業(yè)制定的管理政策進(jìn)行下發(fā)，在日常工作過程中監(jiān)督各部門落實(shí)要求，確保各個部門的工作按照規(guī)定開展，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部各部門工作更加規(guī)范，提高各部門工作的執(zhí)行效率，達(dá)到部門之間的協(xié)調(diào)作用。在會議協(xié)調(diào)過程中，對會議進(jìn)行全流程、全要素升級管理，在保證會議內(nèi)容的前提下，對會議進(jìn)行整合、精簡，提高會議效率，加強(qiáng)對會議材料把關(guān)，重點(diǎn)以圖表、數(shù)字反映匯報內(nèi)容，盡量減少文字內(nèi)容，提高匯報精準(zhǔn)度和匯報質(zhì)量；優(yōu)化會議硬件設(shè)置，謀劃智能無紙化會議系統(tǒng)，以線上會議的方式彌補(bǔ)線下會議存在的局限性，保證會議組織的及時性，提高決策效率。

2.中樞功能。辦公室行政管理工作對規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的工作流程、提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對各部門工作效率與質(zhì)量的了解、保障政策的上行下效及企業(yè)的穩(wěn)定運(yùn)行起著重要的調(diào)節(jié)作用，這就要求辦公室行政管理工作人員要經(jīng)常深入工作一線，了解基本工作情況并聽取廣大員工的意見，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)提出改革建議，及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報并提出建設(shè)性參考意見，作好參謀與協(xié)調(diào)工作。

3.督辦功能。辦公室行政管理工作在政策下發(fā)的過程中觀察政策執(zhí)行效果，了解企業(yè)員工對政策內(nèi)容的意見，挑選合理意見促進(jìn)管理制度改善，提高企業(yè)決策制定的合理性與民主化，實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理工作的督辦記錄功能；辦公室行政管理部門對上級機(jī)關(guān)單位的部署，結(jié)合本單位領(lǐng)導(dǎo)的意見，貫徹執(zhí)行并組織實(shí)施和檢查落實(shí)執(zhí)行結(jié)果，對加強(qiáng)機(jī)關(guān)管理維護(hù)正常工作秩序保證工作質(zhì)量起到組織執(zhí)行的重要作用。

4.保障功能。辦公室行政管理工作的保障功能在于既要保證上級主管部門以及本單位分派和布置的各項(xiàng)具體事務(wù)工作及時有效地完成，保證領(lǐng)導(dǎo)集中精力思考和處理工作中的重大問題，又要同單位內(nèi)其他部門建立良好的工作關(guān)系，傾聽他們的意見，充分調(diào)動企業(yè)整體員工的工作積極性，齊心協(xié)力完成各項(xiàng)任務(wù)。辦公室行政管理部門還需要整理企業(yè)內(nèi)部各個會議的開會內(nèi)容，會議結(jié)束后利用會議紀(jì)要監(jiān)督各個部門在職權(quán)范圍內(nèi)的分工組織實(shí)施，針對全局性或者沒有分工的工作，明確各個部門的工作職責(zé)，確保會議決策的盡快實(shí)施，并將執(zhí)行情況實(shí)時與領(lǐng)導(dǎo)人員報告，保障企業(yè)各個部門的運(yùn)行效率。

三、新時期背景下企業(yè)辦公室行政管理工作存在的問題

辦公室行政管理工作瑣碎并且細(xì)致，需要行政人員有能力透過現(xiàn)象看本質(zhì)觀察影響各部門溝通效果的原因，既需要保障企業(yè)管理制度的人性合理，還需要保障政策內(nèi)容符合現(xiàn)階段企業(yè)發(fā)展方向，行政人員需要與各部門保持良好的溝通關(guān)系，提高各部門對行政管理工作的配合度。

1.行政人員素質(zhì)能力不足。辦公室行政管理工作通常被誤認(rèn)為內(nèi)容簡單、技術(shù)含量較低，導(dǎo)致企業(yè)辦公室行政人員素質(zhì)能力參差不齊，且行政管理的思維差距較大，沒有充分認(rèn)識到行政管理工作對企業(yè)發(fā)展的價值與意義，在處理工作問題的過程中不能提高工作質(zhì)量與效率，對企業(yè)項(xiàng)目執(zhí)行質(zhì)量造成影響。此外，行政人員的素質(zhì)與能力存在不足會影響本部門的工作內(nèi)容、工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)與積累，影響部門工作的創(chuàng)新與完善，影響該部門工作效率的發(fā)展。

2.行政管理制度不完善。辦公室行政管理工作內(nèi)容繁復(fù)冗雜，內(nèi)容涉及各個部門，而企業(yè)在行政管理制度的建設(shè)中，沒有清晰規(guī)劃行政人員的工作要點(diǎn)與重點(diǎn)，導(dǎo)致行政工作效率降低，不能滿足企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人對各部門工作的管理要求。制度不完善會讓部門行政人員在工作中存在畏首畏尾的現(xiàn)象，沒有任何可以依靠的制度，他們會擔(dān)心自身工作是否帶來負(fù)面影響，從而影響部門管理工作的有效開展，不利于企業(yè)管理制度的完善，影響各個部門在工作中的溝通與協(xié)調(diào)效率。

3.信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢。新時期信息化建設(shè)不斷加快，各項(xiàng)工作的統(tǒng)計與分析通過計算機(jī)進(jìn)行已成必然趨勢，但部分企業(yè)依舊存在著對行政管理工作不重視的問題，導(dǎo)致行政部門依舊使用紙質(zhì)化的辦公方式，在各項(xiàng)信息的統(tǒng)計與分析及工作審批上效率低下，集成化程度低，最終影響企業(yè)整體工作進(jìn)展效率。

四、新時期背景下優(yōu)化企業(yè)辦公室行政管理工作的要點(diǎn)

1.提高行政部門人員素質(zhì)。為了讓辦公室行政管理工作發(fā)揮其統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的作用，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人需要提高對行政管理部門的重視，首先體現(xiàn)在人員素質(zhì)能力方面。以往辦公室行政管理人員大部分并不是出自管理專業(yè)，或管理經(jīng)驗(yàn)較欠缺，因此，應(yīng)對管理人員配置進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。在行政部門領(lǐng)導(dǎo)人的任命上選擇具備行政管理經(jīng)驗(yàn)，正確認(rèn)識行政管理工作意義的專業(yè)人員，改善行政部門內(nèi)部的工作風(fēng)氣，提高工作效率。行政部門內(nèi)劃分不同的工作小組，提高行政管理部門整體人員的素質(zhì)能力。提高行政人員對新時期背景下各崗位對企業(yè)發(fā)展的重要影響與新要求的認(rèn)識，以及行政人員對社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及企業(yè)如何穩(wěn)健發(fā)展的了解，提升行政人員的思想認(rèn)識層次，在工作過程中不斷思考如何完善行政工作的制度，不斷強(qiáng)化溝通協(xié)調(diào)能力，保障企業(yè)內(nèi)各部門之間的通力合作，為企業(yè)發(fā)展負(fù)責(zé)。

人力部門需要加強(qiáng)對行政人員能力的考察，與行政管理部門負(fù)責(zé)人積極溝通，為行政工作人員提供培訓(xùn)機(jī)會，在充分明確自身工作職責(zé)、掌握自身工作內(nèi)容、提升自身工作質(zhì)量的同時，加強(qiáng)對企業(yè)各個部門業(yè)務(wù)內(nèi)容的了解，從而強(qiáng)化與各部門的溝通協(xié)調(diào)能力；要求辦公室行政管理工作人員遵守工作紀(jì)律，針對會議管理工作，應(yīng)當(dāng)保密的內(nèi)容、討論的具體情況以及沒有經(jīng)過批準(zhǔn)傳達(dá)和公布的決議等，不得以任何方式向外泄露，針對會議上存在的不同意見不可以向外擴(kuò)散，避免影響企業(yè)的工作氛圍；要求該部門工作人員保持良好的行為作風(fēng)，具備良好的工作習(xí)慣，與其他部門溝通過程中保持良好的溝通態(tài)度，切實(shí)履行自身的職責(zé)，將良好的作風(fēng)習(xí)慣、工作習(xí)慣與自己所擔(dān)負(fù)的崗位職責(zé)有機(jī)結(jié)合起來，配合部門管理人員在管理好部門基本工作的同時，利用自身的工作積極性與創(chuàng)新能力，促進(jìn)部門內(nèi)部管理工作的積極向上，提升自身部門的重要性，展現(xiàn)部門存在的價值；鼓勵部門行政人員解放思想，放下思想包袱，只要找準(zhǔn)工作開展的立足點(diǎn)，積極與部門同事探討該措施的可行性，部門領(lǐng)導(dǎo)人以及組長都可以鼓勵他們大膽的開展工作，定期開展工作復(fù)盤會，針對這一階段取得的工作成效進(jìn)行總結(jié)，分析措施推進(jìn)過程中存在的阻力以及解決方法，分析自身的工作方式是否存在問題，在這一過程中是否還發(fā)現(xiàn)企業(yè)流程審批方面存在不足并提出自身的解決方法，進(jìn)一步展現(xiàn)自身的工作價值與辦公室行政管理工作的價值。

2.健全行政管理規(guī)章制度。企業(yè)辦公室行政管理工作的規(guī)章制度影響著行政人員的工作質(zhì)量與效果。完善管理制度，在行政部門各小組工作的過程中，將每一項(xiàng)具體的工作落實(shí)到相關(guān)責(zé)任人身上，提高行政人員的工作責(zé)任感，保障工作質(zhì)量與效率。為了發(fā)揮行政管理工作的效果，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人積極引進(jìn)科學(xué)的管理制度，將行政部門的工作內(nèi)容與企業(yè)發(fā)展相結(jié)合，提高行政管理工作的科學(xué)性；完善行政人員的晉升路徑以及績效考核機(jī)制，保障對行政人員發(fā)展的科學(xué)規(guī)劃，提高行政人員的工作積極性，保障行政管理部門的人員留存，為企業(yè)健康有效的發(fā)展提供保障；要求辦公室行政管理部門在工作中要求實(shí)求真，保障自身的監(jiān)督力度，圍繞企業(yè)中心工作項(xiàng)目，持續(xù)緊抓重點(diǎn)工作督辦，利用反向倒逼的方式確保各部門工作按期完成，在督辦的過程中，根據(jù)各項(xiàng)工作項(xiàng)目的特點(diǎn)等內(nèi)容，將工作項(xiàng)目進(jìn)行層級設(shè)置，采用一級督辦、二級督辦的方式避免各個部門工作沒有條理，避免各個項(xiàng)目同步推進(jìn)帶來其他問題。在反向倒逼的過程中，采用考核的方式提高員工的工作積極性，設(shè)置獎金的層級，讓每一個部門明確自身負(fù)責(zé)工作項(xiàng)目的要求；針對各個會議中需要的各項(xiàng)文件、材料、紀(jì)要等，需要行政管理工作人員妥善保存，保障文件檔案的完整，按照企業(yè)文件檔案的管理方式進(jìn)行建檔保存；辦公室行政管理工作以推動本部門工作人員向心力為導(dǎo)向，推動部門建設(shè)工作新氣象，部門內(nèi)部成立部門管理委員會，部門委員共同參與部門政策的探討、制定和管理工作中，激發(fā)部門人員的工作積極性、主動性和向心力，利用民主集中的方式集思廣益，讓本部門的決策方案更合理、更有效，讓企業(yè)行政管理部門的管理工作能夠創(chuàng)新與靈活，在與企業(yè)各個部門溝通的過程中，能夠獲得更多可參考性的意見；針對辦公室行政管理工作在公文效率上存在的不足進(jìn)行從緊從嚴(yán)處理，持續(xù)匯總公文管理方面出現(xiàn)的問題，定期整理、公示典型問題，將公文寫作和公文處理的培訓(xùn)滲透到日常工作之中，制定修編公文管理制度，進(jìn)一步明確行文、辦文相關(guān)規(guī)定和考核細(xì)則，有效提升企業(yè)總體公文辦理水平，提高行文的通過率，提升企業(yè)內(nèi)部運(yùn)行效率；根據(jù)辦公室行政工作的工作內(nèi)容，劃分部門內(nèi)部為行政、后勤、對外協(xié)調(diào)3個工作小組，分別設(shè)立小組組長，不斷完善部門組織架構(gòu)，提升各個小組的工作組織能力，工作小組劃分結(jié)束并確定小組成員之后，組長需要發(fā)揮自身的管理能力與帶頭作用，合理安排組內(nèi)人員的工作時間與工作內(nèi)容，調(diào)動他們的工作積極性，保障組內(nèi)工作氛圍的團(tuán)結(jié)與工作效率，能夠不斷完善與創(chuàng)新相應(yīng)的工作流程；辦公室行政管理部門的領(lǐng)導(dǎo)人堅(jiān)持以自查為抓手，觀察與分析部門工作存在的不足，帶領(lǐng)小組組長不斷分析各類工作中存在的問題，積極補(bǔ)足短板、強(qiáng)化弱項(xiàng)、提升管理工作的質(zhì)量，定期開展全面的自查工作，促進(jìn)各個小組內(nèi)部、部門內(nèi)部工作方式與流程的改進(jìn)，規(guī)范本部門工作內(nèi)容與工作制度，展現(xiàn)部門工作的價值，推動企業(yè)其他各個部門組織結(jié)構(gòu)與工作效率的優(yōu)化。

3.精細(xì)化管理理念的貫徹。精細(xì)化管理理念在于不斷完善行政管理制度內(nèi)容，提高管理制度與新時期社會發(fā)展的協(xié)調(diào)性，讓行政管理工作為企業(yè)發(fā)展提供動力源泉。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人需要提高自身的思想認(rèn)識，主動學(xué)習(xí)新時期背景下黨的指導(dǎo)思想與社會發(fā)展趨勢的相關(guān)知識，提高對行政管理部門認(rèn)識與了解，重視行政管理部門的工作性質(zhì)轉(zhuǎn)變，推進(jìn)行政工作由服務(wù)性質(zhì)向服務(wù)與管理性質(zhì)高效結(jié)合轉(zhuǎn)變。行政管理部門要提高對企業(yè)內(nèi)各部門業(yè)務(wù)的了解，在行政管理過程中根據(jù)部門業(yè)務(wù)的不同，針對性制定管理制度，推進(jìn)服務(wù)職能與管理職能的靈活轉(zhuǎn)換，精細(xì)化評估考核指標(biāo)可如下表所示。

例如，針對企業(yè)后勤管理工作內(nèi)容，辦公室行政管理部門需要具備居安思危，常抓不懈，牢固樹立“安全第一”的理念，在企業(yè)食堂的管理中，緊抓防疫消殺、食品安全衛(wèi)生及食堂消防、用電安全等工作，保障企業(yè)食堂的安全衛(wèi)生，蔬菜糧食的質(zhì)量不存在問題，部門內(nèi)制定詳細(xì)的工作排班表，每天對食堂各個區(qū)域進(jìn)行衛(wèi)生檢查，聯(lián)合安保部門每月開展廠前區(qū)火災(zāi)隱患排查，確保不發(fā)生火災(zāi)事故，保障企業(yè)內(nèi)部的人員健康與安全。辦公室行政管理部門在精細(xì)化管理上還需要重視以人為本，服務(wù)至上的原則，不斷提高自身的后勤服務(wù)水平，例如定期組織食堂員工的調(diào)研學(xué)習(xí)，探討后廚管理經(jīng)驗(yàn)和菜品加工方法，不斷推出新菜品，提升食堂的菜品質(zhì)量；了解企業(yè)員工的生活習(xí)慣與家鄉(xiāng)菜品，定期推出“家鄉(xiāng)菜”，緩解員工的思鄉(xiāng)之情，提升員工對企業(yè)行政管理工作的滿意度；設(shè)置相應(yīng)的投訴與建議渠道，企業(yè)員工可以通過該渠道向行政管理部門提出自身對食堂的建議，部門后勤小組行政人員充分聽取員工意見和建議，針對存在的共性問題共同探討解決方法，針對存在的特性問題加強(qiáng)與員工的溝通，保持良好的溝通態(tài)度，避免出現(xiàn)語言與肢體沖突，避免對其他員工的心態(tài)與企業(yè)整體工作氛圍帶來影響，構(gòu)建和諧積極的工作環(huán)境。

4.加強(qiáng)行政工作的信息化建設(shè)。信息技術(shù)的建設(shè)與使用是新時期社會發(fā)展的必然趨勢，利用信息化管理平臺能夠提高行政部門的工作效率，幫助行政人員梳理繁復(fù)冗雜的工作內(nèi)容，通過信息化平臺實(shí)現(xiàn)對工作流程的精確追蹤，減少工作失誤。企業(yè)辦公室行政管理工作信息化管理平臺的建設(shè)需要與企業(yè)經(jīng)營項(xiàng)目以及各部門負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容相關(guān)聯(lián)，尤其是面臨大量數(shù)據(jù)信息處理的工作，信息化平臺為行政人員的工作提供便利條件，減少工作負(fù)擔(dān)。

表 精細(xì)化評估指標(biāo)

行政管理部門在信息化建設(shè)過程中需要加強(qiáng)對行政人員的培訓(xùn)，保障行政人員熟練操作信息化平臺，聽取行政人員在工作中對平臺功能的建議，不斷提高平臺的操作簡便性；豐富平臺的使用功能，提高平臺安全性，限制不同人員的工作權(quán)限，同時保障企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人通過行政管理部門的平臺數(shù)據(jù)深入了解企業(yè)各部門的運(yùn)行質(zhì)量，及時分析存在的問題，降低企業(yè)內(nèi)部資源消耗，實(shí)現(xiàn)新時期下企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展；信息化建設(shè)過程中，重視以提升辦公室行政管理工作為主要目標(biāo)，提升本部門的服務(wù)質(zhì)量，確保各個小組的工作能夠與部門領(lǐng)導(dǎo)人的工作相協(xié)調(diào)，利用信息化管理平臺檢查并考評部門各個工作人員的工作質(zhì)量、創(chuàng)新意識等。