田靜

學(xué)校辦公室是學(xué)校重要的職能部門(mén)，發(fā)揮著溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與教職工、學(xué)生聯(lián)系的橋梁，是推動(dòng)校內(nèi)和校外工作良性運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐，是學(xué)校管理工作中統(tǒng)籌全局、協(xié)調(diào)各方的指揮部，同時(shí)也是為廣大師生提供服務(wù)的部門(mén)。因此，學(xué)校辦公室管理工作必須堅(jiān)持“一切為了師生”的原則，以高效率、高質(zhì)量的服務(wù)，為促進(jìn)學(xué)校教育的高質(zhì)量發(fā)展做出表率。

針對(duì)學(xué)校辦公室管理工作存在的不足，學(xué)校管理者應(yīng)當(dāng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，正視不足，主動(dòng)尋求解決辦法，才能在新形勢(shì)下實(shí)現(xiàn)學(xué)校辦公室管理工作的提升。

一、新形勢(shì)下學(xué)校辦公室管理工作存在的主要問(wèn)題

（一）對(duì)學(xué)校辦公室的職能和管理目標(biāo)認(rèn)知不足

在現(xiàn)代教育發(fā)展中，學(xué)校辦公室新增了較多信息化和大數(shù)據(jù)報(bào)表工作，如果管理人員一直因循守舊，故步自封，僅用舊的知識(shí)和方法來(lái)面對(duì)不斷發(fā)展、更新的教育工作，那么學(xué)校辦公室的管理工作就會(huì)變得低效甚至停滯不前。就目前實(shí)際情況來(lái)看，學(xué)校辦公室的服務(wù)和協(xié)調(diào)工作自然也要與信息化和大數(shù)據(jù)緊密結(jié)合，然而在管理人員對(duì)新形勢(shì)下學(xué)校辦公室的職能和管理目標(biāo)了解不夠深入的情況下，學(xué)校辦公室的管理工作效率和質(zhì)量是難以保障的。

（二）學(xué)校辦公室缺乏科學(xué)有效的管理體制

學(xué)校辦公室管理工作的內(nèi)容是復(fù)雜多樣的，倘若不能找到科學(xué)并且行之有效的管理方式，就不能形成一套系統(tǒng)的、相對(duì)穩(wěn)定和完備的管理體制，學(xué)校辦公室管理工作就會(huì)經(jīng)歷不斷摸索和試錯(cuò)的動(dòng)蕩過(guò)程，學(xué)校教育也就不能穩(wěn)定發(fā)展。例如，現(xiàn)階段學(xué)校辦公室對(duì)于緊急性和突發(fā)性業(yè)務(wù)的預(yù)見(jiàn)性需要進(jìn)一步加強(qiáng)，與此對(duì)應(yīng)的學(xué)校辦公室內(nèi)部常規(guī)例會(huì)的頻率也需要提高，固定頻率的會(huì)議有利于群策群力，提前預(yù)設(shè)緊急性和突發(fā)性業(yè)務(wù)的發(fā)生以及及時(shí)總結(jié)本階段學(xué)校辦公室各塊工作情況，做到查缺補(bǔ)漏。第二個(gè)需要改進(jìn)的管理體制是學(xué)校辦公室內(nèi)部缺乏成文且可操作的獎(jiǎng)懲機(jī)制。學(xué)校辦公室工作人員的素質(zhì)參差不齊，擅長(zhǎng)的領(lǐng)域也各有不同，年齡結(jié)構(gòu)差異比較大，學(xué)校辦公室管理人員要根據(jù)工作人員實(shí)際情況制定公平且可操作的獎(jiǎng)懲方案，實(shí)行末位淘汰制和聘任制，有能者居之，激發(fā)工作人員的工作內(nèi)驅(qū)力。第三方面是存在越級(jí)上報(bào)問(wèn)題，學(xué)校各個(gè)職能部門(mén)的工作人員直接向校長(zhǎng)或書(shū)記匯報(bào)工作會(huì)導(dǎo)致校長(zhǎng)和書(shū)記的工作量加大，正確的做法應(yīng)該是工作人員向部門(mén)主任匯報(bào)，再由部門(mén)主任向分管副校長(zhǎng)匯總上報(bào)。第四個(gè)較為突出的問(wèn)題是學(xué)校各個(gè)職能部門(mén)權(quán)責(zé)不明晰，有時(shí)將業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移給學(xué)校辦公室，導(dǎo)致學(xué)校辦公室人手緊張，無(wú)法高質(zhì)量、高效率完成相關(guān)工作。

（三）學(xué)校辦公室的工作手段具有滯后性

傳統(tǒng)的辦公手段使得學(xué)校辦公室管理工作效率逐漸降低，單一、陳舊的管理方式已經(jīng)不能滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)學(xué)校教育的要求。因此，學(xué)校辦公室工作人員的管理思想要順應(yīng)時(shí)代、社會(huì)、教育的發(fā)展趨勢(shì)，優(yōu)化、更新學(xué)校辦公室管理工作方法，這樣才能提升管理效率、促進(jìn)學(xué)校教育發(fā)展。同時(shí)，學(xué)校辦公室管理工作應(yīng)當(dāng)充分利用發(fā)達(dá)的現(xiàn)代信息技術(shù)，使學(xué)校辦公室管理工作能夠更高效地落實(shí)。

（四）學(xué)校辦公室的安保和分類(lèi)工作還需精細(xì)化

學(xué)校辦公室保存著許多上級(jí)部門(mén)下發(fā)的重要文件，文件數(shù)量多，重要性不一。目前學(xué)校辦公室對(duì)于所需文件經(jīng)常出現(xiàn)檢索失敗的情況，這要求文件的整理和分類(lèi)需要進(jìn)一步精細(xì)化，做好清理和加密工作。學(xué)校辦公室工作人員在收取重要紙質(zhì)文件的同時(shí)要進(jìn)行電子備份，加強(qiáng)安保功能，嚴(yán)格保護(hù)好文件和學(xué)校財(cái)產(chǎn)的安全。

二、改進(jìn)和完善學(xué)校辦公室管理工作的對(duì)策

（一）服務(wù)意識(shí)領(lǐng)先化

在學(xué)校辦公室的常規(guī)工作中，服務(wù)師生是工作的核心內(nèi)容。學(xué)校辦公室面臨的工作時(shí)常是內(nèi)外兼顧的，且具有突發(fā)性和緊急性，隱性的工作占比大，這要求學(xué)校辦公室管理人員和工作人員擁有搶先一步思考和協(xié)調(diào)的能力，要會(huì)預(yù)設(shè)突發(fā)事件的過(guò)程和后果，做到服務(wù)意識(shí)的領(lǐng)先化。學(xué)校辦公室管理人員要善于培養(yǎng)工作人員的基本工作素養(yǎng)，善于將經(jīng)驗(yàn)教授給工作人員，著重培養(yǎng)臨場(chǎng)應(yīng)變能力和領(lǐng)先一步思考和預(yù)設(shè)的服務(wù)意識(shí)，率先垂范，親身示范，最后兩方做到默契合作，服務(wù)好學(xué)校廣大師生，為學(xué)校樹(shù)立良好的口碑。

（二）管理理念創(chuàng)新化

1.愉快的工作氛圍可以提高工作的效率和積極性。學(xué)校辦公室主任的性格往往很大程度影響了學(xué)校辦公室內(nèi)部的氛圍。學(xué)校辦公室主任性格開(kāi)朗陽(yáng)光、平易近人，往往會(huì)在學(xué)校辦公室內(nèi)部營(yíng)造出愉快和輕松的工作氛圍，工作人員的工作積極性和辦事效率也會(huì)隨之提高。

2.提升管理工作的能力，朝專(zhuān)業(yè)化方向發(fā)展。學(xué)校辦公室是學(xué)校管理綜合性事物的職能部門(mén)，對(duì)于服務(wù)好學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、溝通協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的業(yè)務(wù)和關(guān)系具有不可替代的作用。學(xué)校辦公室管理人員和工作人員需要廣泛掌握教育學(xué)、心理學(xué)、社會(huì)學(xué)以及信息技術(shù)等相關(guān)方面的知識(shí)，不斷朝專(zhuān)業(yè)化的方向發(fā)展。辦公室工作人員要想師生所想、急師生所急，不斷提升管理工作的能力。

3.熱情服務(wù)師生，從管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變。學(xué)校辦公室工作人員首先要將師德師風(fēng)擺在第一位，以“四有”好老師的標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格要求自己，將教師奉獻(xiàn)的精神貫穿到為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和師生服務(wù)的方方面面。學(xué)校辦公室工作人員要從管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變，不斷反思自身的服務(wù)意識(shí)和工作態(tài)度。在教師的考勤管理、職稱(chēng)申報(bào)等方面都要做到服務(wù)第一、公平公正，耐心聽(tīng)取教職工的意見(jiàn)和心聲，關(guān)心愛(ài)護(hù)每一位教職工，捍衛(wèi)學(xué)校教職工的利益，體現(xiàn)服務(wù)至上的原則。

4.提高團(tuán)隊(duì)意識(shí)，分工不分家。學(xué)校辦公室管理人員在對(duì)工作任務(wù)進(jìn)行分配的時(shí)候要強(qiáng)調(diào)相互合作。學(xué)校辦公室是一個(gè)大家庭，要形成團(tuán)結(jié)、真誠(chéng)、友愛(ài)和互助的辦公室文化，努力將辦公室打造成全校師生滿(mǎn)意、領(lǐng)導(dǎo)放心的“窗口”部門(mén)。

（三）管理過(guò)程網(wǎng)絡(luò)化

要想提高學(xué)校辦公室管理工作的效率，就必須實(shí)現(xiàn)學(xué)校管理的網(wǎng)絡(luò)化，以便于更快適應(yīng)當(dāng)下交互的大環(huán)境，減少學(xué)校辦公室管理工作中的片面性和灰色地帶，幫助學(xué)校減少管理工作中的消耗，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置，減少傳統(tǒng)管理模式帶來(lái)的弊端。要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，確保管理手段的先進(jìn)性，使學(xué)校辦公室管理工作能夠更高效地落實(shí)。

（四）管理體制專(zhuān)業(yè)化

專(zhuān)業(yè)化的管理體制是科學(xué)辦公和高效辦公必不可少的條件，可以避免管理工作的動(dòng)蕩，助推學(xué)校教育穩(wěn)步發(fā)展。在管理體制方面，學(xué)校要牢牢堅(jiān)持黨組織領(lǐng)導(dǎo)的校長(zhǎng)負(fù)責(zé)制，要細(xì)化學(xué)校辦公室的部門(mén)職能，凸顯服務(wù)職能，提高辦公室常規(guī)例會(huì)的頻率，做好突發(fā)性事件預(yù)設(shè)和階段性工作的查缺補(bǔ)漏。要建立健全獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)工作人員進(jìn)行賦分考核，進(jìn)行年度評(píng)議，依據(jù)能力進(jìn)行聘任。要貫徹落實(shí)學(xué)校的規(guī)章制度，嚴(yán)格執(zhí)行逐層上報(bào)，減少學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的工作負(fù)荷。學(xué)校辦公室同學(xué)校其他職能部門(mén)要權(quán)責(zé)分明，不推諉業(yè)務(wù)，主張相互合作。加強(qiáng)學(xué)校辦公室的安保和文件分類(lèi)工作，采用傳統(tǒng)與現(xiàn)代手段相結(jié)合的方式，能夠及時(shí)檢索所需文件。