李 霞

(東南大學成賢學院，江蘇 南京 210088)

互聯(lián)網(wǎng)背景下，電子發(fā)票作為收付憑證依據(jù)在工作生活中的應用比例越來越高。 電子發(fā)票特有的綠色環(huán)保、節(jié)能高效、操作便捷等特性，是紙質發(fā)票無法比擬的。 近年來，國家在全面推廣電子發(fā)票，電子發(fā)票在民辦高校財務報銷業(yè)務中所占的比重也越來越高[1]。 電子發(fā)票的廣泛應用雖然給民辦高校師生報銷提供了便利，但也給民辦高校財務管理帶來新的挑戰(zhàn)。 電子發(fā)票對財務管理工作的影響，作為民辦高校應充分認識到，并以此為契機，推動財務管理工作實現(xiàn)由傳統(tǒng)模式向信息化模式的轉變。

一、 電子發(fā)票概念及其發(fā)展歷程

(一)電子發(fā)票的概念

電子發(fā)票是順應時代發(fā)展的新產(chǎn)品，是指稅務機關電子發(fā)票管理系統(tǒng)出具的或包含加載電子簽名、使用國家統(tǒng)一編碼和電子防偽技術，在商品購銷、接受或供給相關服務等經(jīng)營活動中進行電子傳輸和存儲的無紙化收付憑證。 它具有特定的編碼，自身安全性可以加密驗證，這類發(fā)票效用等同于紙質發(fā)票，具有同等的法律效力，只是在網(wǎng)絡中生成、流轉，電子模式作為它的存儲方式。

(二)電子發(fā)票的發(fā)展進程

我國首張電子發(fā)票誕生于2013 年，同期預示著以重點城市為主的電子發(fā)票前沿試點工作正式拉開帷幕。 2015 年，國家稅務總局頒布關于實施利用增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)，填開增值稅電子普通發(fā)票若干問題的相關文件[1]。 國家稅務總局之所以將電子發(fā)票列為稅務改革中的創(chuàng)新項目，主要是為了加強對各單位尤其是企業(yè)單位的監(jiān)控，目的是促進各單位的財務管理規(guī)范化。 電子商務平臺勇于作為增值稅電子普通發(fā)票的首批使用者，伴隨著電商平臺對增值稅普通電子發(fā)票使用反響很好，物流快遞、電信網(wǎng)絡、餐飲服務等更多的行業(yè)也陸續(xù)參與到電子發(fā)票使用行列中來。 國家稅務總局于2017 年又相繼發(fā)布關于增值稅電子普通發(fā)票進一步完善實施工作相關指導意見，進而加大了對實施電子發(fā)票工作的支持力度。 當年6 月份，財政部緊接著提出電子發(fā)票改革試點方案，對電子發(fā)票改革任務進行了更深入明確。 到了2020 年，在報銷會計電子憑證錄入歸檔規(guī)范工作時，財政部又下發(fā)相關通知，通知中明確表示只要會計電子檔案合乎檔案管理條件的，那么其具有的法律效力類似于紙質會計檔案，進而給規(guī)范報銷、錄入、歸檔會計電子憑證錄入歸檔工作提供了重要保障。 近年來，電子發(fā)票應用日益常態(tài)化，在民辦高校的財務報銷業(yè)務中也逐漸擔當起主力的角色。

二、 電子發(fā)票對民辦高校財務管理工作的影響

(一)電子發(fā)票對民辦高校財務管理工作的積極影響

1. 降低運營成本，節(jié)能環(huán)保

電子發(fā)票的推廣應用，可以減少紙張批量使用，節(jié)省了購買紙質發(fā)票所需發(fā)生的相關開支和不必要的時間成本。 精簡了使用紙質發(fā)票所需要的專用稅控設備的購買及設備的維護成本，縮減了紙質發(fā)票周轉發(fā)生的郵寄費和傳遞所需的時間，降低民辦學校經(jīng)營運行費用。 電子發(fā)票的批量應用，符合政府所倡導的低碳節(jié)能、可持續(xù)發(fā)展和諧生態(tài)的理念，在杜絕資源浪費、節(jié)能減排等方面起到積極作用，對建設生態(tài)資源節(jié)約型社會有良好的推動意義。

2. 簡化財務工作流程，提高財務工作效率

跟紙質發(fā)票相比擬，電子發(fā)票省略了印刷、領取等環(huán)節(jié)。 在買賣交易活動完成后，電子發(fā)票管理系統(tǒng)也隨著同步完成自動開具電子發(fā)票的過程。 電子發(fā)票的開具、傳送、發(fā)票驗舊等操作程序可同步開展，開票系統(tǒng)實行即開即驗。 省去手工開票的流程，避免了發(fā)票印章不清晰等狀況。 而且發(fā)票使用者可以實時獲取電子發(fā)票，獲取的渠道也多種多樣，如通過郵箱推送、二維碼掃描程序等途徑。 電子發(fā)票可以自行隨時打印，大大縮短了發(fā)票收集時間，同時也解決了票據(jù)丟失的風險，規(guī)避了在紙質發(fā)票報銷環(huán)節(jié)中出現(xiàn)經(jīng)辦人報銷票據(jù)遺失風險。 同時，發(fā)票的電子化形態(tài)，使財務管理人員可以直接通過財務軟件實現(xiàn)發(fā)票的整理和統(tǒng)計，省略了紙質發(fā)票的人工整理、核對等工作，降低了發(fā)票管理工作的風險性和出錯率，節(jié)約大量的時間和精力，簡化了財務工作流程，進一步提高了財務管理效率。

3. 優(yōu)化辦稅效率，促進稅務管理

使用電子發(fā)票后，稅務會計可以在網(wǎng)上申領和購買電子發(fā)票，完全做到足不出戶，而且發(fā)票信息導入開票系統(tǒng)的環(huán)節(jié)也十分簡單、便捷；稅務部門可以通過互聯(lián)網(wǎng)技術，及時掌控學校發(fā)票領用和使用情況，實時監(jiān)控即時上傳的電子發(fā)票信息，并對其相關數(shù)據(jù)進行分析，便于稅務機關規(guī)范管理，實現(xiàn)對稅收的有效監(jiān)管，減少偷漏稅現(xiàn)象發(fā)生。

4. 推動會計檔案電子信息化演變

在推行發(fā)票電子化實施階段，同期也推進會計檔案電子信息化演變，電子發(fā)票的普及與應用打破了傳統(tǒng)會計檔案查閱和保管受時間、空間等因素束縛的壁壘，推進了會計檔案的電子化，為財務管理信息化、智能化奠定了堅實的基礎。 電子發(fā)票存儲在互聯(lián)網(wǎng)的云數(shù)據(jù)端或電腦的硬盤里，平時只需做好備份、適當維護即可。 不僅解決了原先紙質發(fā)票存儲場地防火、防濕、防蟲等難題，消除了發(fā)票遺失和損毀的困擾，還使財務人員能直接通過網(wǎng)絡的形式使用這些電子發(fā)票，從此無須在海量的財務憑證里翻找原始憑證，節(jié)省了大量的時間和精力，使工作效率有質的提升。

(二)電子發(fā)票對民辦高校財務管理工作的不利影響

民辦高校財務管理工作對報銷的要求非常嚴格[2]。 電子發(fā)票的使用雖然給民辦高校財務管理工作帶來了新的契機，但是也對民辦高校的財務管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。

1. 辨別電子發(fā)票真?zhèn)坞y度系數(shù)大

采用特制的紙張和專業(yè)的稅控設備是紙質發(fā)票的一大特點，它的開具和簽章都是由專門財務人員負責。 在防偽技術和手段等各方面紙質發(fā)票都很完善，有一定工作經(jīng)驗的財務人員都可以通過紙質發(fā)票的手感、印鑒的清晰度鑒別發(fā)票真?zhèn)巍?電子發(fā)票具有數(shù)字性、信息性，可重復性等特點。 與紙質發(fā)票根本的不同點是電子發(fā)票依存于電子數(shù)據(jù)展現(xiàn)。 正因為這一特性，致使電子發(fā)票能多次、重復下載、打印，這樣的情況，就給別有用心的報銷人員有機可乘的空間，他們可能會運用某些專門的修圖軟件對發(fā)票金額或抬頭進行技術篡改后，進行報銷，財務核審工作人員肉眼很難辨別其真?zhèn)巍?盡管電子發(fā)票的防偽技術已經(jīng)非?？b密成熟，但面對大量師生報銷業(yè)務，很難逐一查驗電子發(fā)票的真實性。

2. 缺乏健全的財務制度運行環(huán)境

在我國電子發(fā)票推廣和普及的背景下，國家雖相繼頒布了一系列關于規(guī)范電子發(fā)票的相關文件和管理辦法，但實際上，財務系統(tǒng)還沒有實現(xiàn)與民辦高校的電子發(fā)票模塊端口無縫對接，通常還是需要將電子發(fā)票打印為紙質模式，在紙質的電子發(fā)票上，需由項目經(jīng)費負責人簽字、相關系院蓋章，才能進行財務報銷。 電子發(fā)票報銷手續(xù)和紙質發(fā)票報銷相差無幾，為了避免電子發(fā)票被重復報銷，許多民辦高校增添了手工登記電子發(fā)票流程，增加了財務人員的登記和篩查統(tǒng)計工作，導致電子發(fā)票的優(yōu)勢得不到體現(xiàn)。 另外，在實際操作過程中，電子發(fā)票打印的紙張通常都為普通A4 大小紙質，比原先紙質發(fā)票尺寸大一倍，且紙質厚度是原先的幾倍，反而給會計的財務憑證裝訂工作增添了不少工作量，同時憑證存檔空間也需擴容。 由此可見，要想真正發(fā)揮電子發(fā)票的優(yōu)勢，必須要建立一套涵蓋電子發(fā)票信息資料輸入窗口、發(fā)票審批、完成報銷、憑證歸檔、檔案保存等信息健全的電子發(fā)票財務管理制度。 進一步實現(xiàn)財務電子信息化在高校財務中運用，提升民辦高校財務管理的工作效率，充分發(fā)揮電子發(fā)票的無紙化與簡易化的優(yōu)勢。

3. 財務管理需求與電子發(fā)票的發(fā)展不均衡

電子發(fā)票的發(fā)展以互聯(lián)網(wǎng)的信息化發(fā)展為前提，因此電子發(fā)票與信息化發(fā)展之間是相輔相依的。要想更進一步確保電子發(fā)票的應用與發(fā)展，具備相應的財務信息技術水平是民辦高校迫切需要解決的一大問題。 但是，當前大部分民辦高校面臨著信息化建設條件有限、信息化建設水平相對不高、信息化設施配備不全、缺少相應的技術支撐等現(xiàn)實問題，使得民辦高校很難實現(xiàn)財務信息一體化操作，在一定程度上阻礙了民辦高校的財務信息化發(fā)展進程。 為了有效提高財務管理的質量和效率，防范電子發(fā)票安全風險，必須提升民辦高校財務信息發(fā)展速度，建立并完善民辦高效的財務管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)財務信息規(guī)范化、電子化管理[3]。

4. 財務工作人員的綜合素質有待提高

在信息化背景下，要充分發(fā)揮電子發(fā)票的作用，民辦高校財務工作人員除了需要具備扎實的財務專業(yè)知識、熟練的業(yè)務水平外，還需具備財務管理電子工作技能。 隨著電子發(fā)票的普及，師生們在日常學習活動中，涉及電子發(fā)票的應用也日益增多，這就對民辦高校的財務人員信息化管理能力等綜合素質提出了更高的要求。 高校財務人員要不斷提高財務信息化管理能力，能準確辨認電子發(fā)票的真?zhèn)?，能杜絕虛假金額報銷及多次重復報銷等問題發(fā)生，同時對電子發(fā)票的管理、存檔也要與時俱進，能適應環(huán)境，使財務管理工作有質的變化。

三、 民辦高校財務管理部門的應對策略

(一)加強民辦高校財務人員培訓

信息化背景下，電子發(fā)票的普及，對民辦高校財務[1]工作人員的綜合能力提出了新的任務:即需要其具備更專業(yè)的財務信息電子化知識，比如更熟練地掌握電子發(fā)票的特性、更好地發(fā)揮電子發(fā)票的優(yōu)勢，比如時刻警覺財務風險，增強風險預防意識。 一方面，高校財務人員須不斷主動學習，提升自身業(yè)務能力，適應大數(shù)據(jù)時代的要求，提高財務工作質量和效率；另一方面，民辦高校需要通過定期舉辦講座、舉辦培訓班等方式加強對財務工作人員的業(yè)務知識和業(yè)務技能培訓，從制度上保證財務人員的培訓力度，促使財務人員適應新的工作需要。

(二)建立電子發(fā)票采集與查驗系統(tǒng)

互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，民辦高校應響應號召，跟緊時代步伐，將電子發(fā)票的應用和管理列為財務部門信息化建設的首要問題，借助網(wǎng)絡電子信息技術，在財務軟件系統(tǒng)中設置電子發(fā)票報銷模塊，共享電子發(fā)票資料上傳端口，報銷者可以通過端口的掃碼小程序自動上傳電子發(fā)票相關信息，在提交相關資料后，系統(tǒng)可以將申請報銷的電子發(fā)票數(shù)據(jù)，與已入賬的電子發(fā)票數(shù)據(jù)庫逐條對比，自動篩選統(tǒng)計，排除重復報銷的發(fā)票，對異常發(fā)票發(fā)出警示，并自動退還有問題的發(fā)票。 而查驗無誤的電子發(fā)票則自動傳送到相應模塊的業(yè)務中等待財務工作人員的下一步操作。 財務工作人員按照相關財務報銷制度和規(guī)定對電子發(fā)票資料進行人工核對，核對無誤后，電子簽名，完成審核、復核手續(xù)，最后將報銷金額通過無現(xiàn)金系統(tǒng)轉賬給報銷者。 信息化財務系統(tǒng)的應用，能有效避免電子發(fā)票多次報銷，可以簡化煩瑣的報銷手續(xù)，提高財務管理工作效率，同時可以促進民辦高校財務管理工作的信息化進程。

(三)加強民辦高校財務網(wǎng)絡安全防范

民辦高校財務部門必須建立電子發(fā)票信息安全防范系統(tǒng)，實現(xiàn)電子發(fā)票信息網(wǎng)絡風險防范。 首先，設立高校電子發(fā)票網(wǎng)絡系統(tǒng)的訪問權限，提升防火墻級別，加強病毒防御系統(tǒng)，阻止非法訪問用戶，防止病毒的入侵，規(guī)避數(shù)據(jù)信息被盜取、篡改、發(fā)票虛開的風險。 其次，建立完善的民辦高校財務信息傳遞系統(tǒng)，為電子發(fā)票在傳輸、共享流程的環(huán)節(jié)中涉及的安全性、可依賴性提供保障。 再次，開發(fā)專門的數(shù)據(jù)庫來管理、存儲各類電子發(fā)票，保證電子發(fā)票的信息安全，做好電子發(fā)票檔案的備份。 最后，加強對民辦高校電子發(fā)票信息報銷系統(tǒng)、財務軟件等財務電子化系統(tǒng)的維護，定期對相關軟件系統(tǒng)進行升級、加密，加強網(wǎng)絡自動預警設置，一旦出現(xiàn)風險，及時觸發(fā)報警提示，防止信息網(wǎng)絡安全問題發(fā)生。

四、 結語

電子發(fā)票是互聯(lián)網(wǎng)技術聯(lián)合稅務工作實施而形成的新事物，對我國稅收工作發(fā)揮著舉足輕重的作用，具有廣闊的應用和發(fā)展空間。 在互聯(lián)網(wǎng)背景下，電子發(fā)票的應用逐漸廣泛，民辦高校財務管理工作的電子化、信息化發(fā)展已是時代發(fā)展的必然趨勢。電子發(fā)票作為加速民辦高校財務管理電子信息化轉型的重要樞紐，一定水平上給民辦高校財務管理工作帶來新的契機[1]。 民辦高校要與時俱進，結合學校自身特點，開展財務管理信息化建設的同時，提高網(wǎng)絡安全風險防控水平，加強民辦高校財務會計人才隊伍綜合素質培養(yǎng)，進一步有效發(fā)揮電子發(fā)票的作用，從而提高民辦高校財務管理工作效率和財務信息化水平。