文/中國(guó)人民解放軍海軍工程大學(xué) 黃金輝 范慧麗 曾欣平

隨著GPU性能的大幅提升和制造成本下降，帶動(dòng)人工智能算力瓶頸突破。同時(shí)，政府機(jī)構(gòu)為了鼓勵(lì)和支持創(chuàng)新，發(fā)布了人工智能相關(guān)的政策及規(guī)劃，人工智能技術(shù)開始在市場(chǎng)中得到大規(guī)模應(yīng)用。然而，高校教學(xué)檔案管理依然沿襲傳統(tǒng)的工作方式，導(dǎo)致檔案收集難、整理效率低、服務(wù)利用差、管理任務(wù)重和信息系統(tǒng)安全等問題。在這種背景下，學(xué)術(shù)界提出人工智能技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用理念，如何將人工智能技術(shù)應(yīng)用到高校教學(xué)檔案管理工作中，以解決當(dāng)前存在的問題，值得我們進(jìn)行深入研究和思考。

一、高校教學(xué)檔案管理工作存在的問題

高校教學(xué)檔案是教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，主要包括招生材料、學(xué)籍材料、畢業(yè)生材料等，這些是為用戶提供利用服務(wù)的基礎(chǔ)，也是反映高校教學(xué)、學(xué)生管理、課程改革、教師評(píng)估、學(xué)科發(fā)展等工作的全過程，是高校辦學(xué)特色和辦學(xué)宗旨的鮮明體現(xiàn)，具有提高教學(xué)質(zhì)量和進(jìn)行教學(xué)改革的必備條件，是評(píng)價(jià)教學(xué)水平和成績(jī)的科學(xué)依據(jù)。因此，高校教學(xué)檔案的作用取決于高校教學(xué)檔案管理工作的好壞，但其存在以下問題：

（一）重視不足，檔案收集難。由于檔案管理人員缺乏正確的認(rèn)識(shí)，文件材料收集不及時(shí)和不完整。從檔案管理人員角度看，檔案管理單位制訂和發(fā)布檔案管理工作細(xì)則等文件，組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，檔案產(chǎn)生單位既了解檔案管理內(nèi)容，也明確檔案移交的意義和重要性，但移交檔案的積極性不高；從檔案產(chǎn)生單位角度看，部分教師認(rèn)為檔案工作不是主要工作內(nèi)容，體現(xiàn)不出自己的工作成果。另外，檔案移交后查詢利用需要提交審批流程，手續(xù)繁雜，查詢結(jié)果反饋無(wú)明確時(shí)效，如果檔案留存在自己?jiǎn)挝?，無(wú)須審批流程可隨時(shí)查閱。由此可見，檔案收集難的原因在于檔案管理工作人員重視不足和檔案服務(wù)利用感知度差。

（二）專業(yè)人員不足，檔案整理效率低。部分高校檔案管理專業(yè)人員配置方面以教師兼職為主，由于檔案管理理論知識(shí)體系不健全和對(duì)工作內(nèi)容了解不足，檔案管理效率低下。外包服務(wù)雖然可以作為一種解決方案，卻因?yàn)橥獍藛T的非專業(yè)性，存在檔案分類質(zhì)量差、失泄密風(fēng)險(xiǎn)等問題。由于檔案價(jià)值鑒定工作專業(yè)化程度高，對(duì)檔案工作者提出了更高的工作要求。一方面，勝任該工作的人員數(shù)量有限；另一方面，要保障工作質(zhì)量必然導(dǎo)致整體效率低的問題。

（三）檔案管理工作者自身素質(zhì)不高，檔案管理任務(wù)重。部分高校教學(xué)檔案管理方式較為落后，檔案管理工作者缺乏先進(jìn)的學(xué)習(xí)能力和管理意識(shí)，對(duì)教學(xué)檔案管理現(xiàn)存問題未做深入思考，也未自主學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技能。檔案仍采用人工管理方式，隨著檔案實(shí)體數(shù)量的增加，容易造成檔案出入庫(kù)、查閱、借閱賬目不清；以紙質(zhì)記錄方式管理人員進(jìn)出庫(kù)房，管理極不嚴(yán)格；“八防”設(shè)備與智慧校園建設(shè)目標(biāo)脫節(jié)，防火采用傳統(tǒng)滅火器，恒溫采用家用空調(diào)，除濕采用除濕機(jī)，各防護(hù)設(shè)備獨(dú)立運(yùn)行（門禁、溫濕度控制、消防），不具備遠(yuǎn)程控制和自動(dòng)預(yù)警功能，庫(kù)房管理效率低下；系統(tǒng)安全防護(hù)方面，現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)以局域網(wǎng)方式進(jìn)行訪問或采用單機(jī)方式運(yùn)行服務(wù)，雖能有效防止病毒感染和黑客入侵，避免數(shù)據(jù)泄露和損毀，但使用不方便。

（四）重保管，輕利用。檔案管理工作除盡量延長(zhǎng)檔案的壽命外，檔案作為有價(jià)值的歷史記錄資料，只有充分發(fā)掘利用才能使其價(jià)值得到發(fā)揮。目前高校教學(xué)檔案管理主要集中在庫(kù)房建設(shè)和實(shí)體檔案管理方面，在如何利用方面以線下業(yè)務(wù)查詢和編研為主，未對(duì)教學(xué)檔案管理過程中生成的數(shù)據(jù)和檔案資源做進(jìn)一步挖掘，檔案利用方式單一。用戶查詢、借閱行為產(chǎn)生的登記數(shù)據(jù)，僅作為日常記錄、催還和事后溯源保障檔案實(shí)體安全使用。學(xué)籍檔案作為學(xué)生在校期間基本情況的材料，也僅僅作為反映學(xué)生個(gè)人思想、生活和學(xué)習(xí)情況，提供給檔案查詢單位或出具學(xué)籍證明等相關(guān)業(yè)務(wù)。

（五）信息化與信息安全沖突。教學(xué)檔案高效查詢利用的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和便利性對(duì)檔案信息化建設(shè)提出了迫切需求，卻與教學(xué)檔案信息化建設(shè)滯后、檔案涉密特性相矛盾。一方面，需要通過信息化手段，改變教學(xué)檔案落后的管理工作方式，創(chuàng)建便捷的檢索條件，提升服務(wù)利用效率；另一方面，信息化必然會(huì)增加檔案信息被黑客入侵竊取、病毒感染、數(shù)據(jù)泄露等風(fēng)險(xiǎn)。

二、人工智能在高校教學(xué)檔案管理工作中的應(yīng)用

目前，大部分高校教學(xué)檔案管理方式采用手工管理與計(jì)算機(jī)輔助相結(jié)合的手段，即教務(wù)部門從各教學(xué)檔案生成單位將紙質(zhì)檔案收集完成后，移交至檔案管理部門進(jìn)行系統(tǒng)著錄、掃描和掛接。當(dāng)有檔案查詢、借閱需求產(chǎn)生時(shí)，需填寫紙質(zhì)審批單據(jù)，檔案管理人員在檔案管理系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞或檔案分類號(hào)進(jìn)行檢索，定位檔案所在具體庫(kù)房密集架位置，找出相應(yīng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行復(fù)印。從以上檔案查詢借閱流程可以看出，陳舊的管理方式是高校教學(xué)檔案管理工作問題產(chǎn)生的根本原因。人工智能技術(shù)已在眾多領(lǐng)域應(yīng)用，我們需要抓住新技術(shù)應(yīng)用的契機(jī)，積極推進(jìn)人工智能在高校教學(xué)檔案管理應(yīng)用中的理論研究和探索。

（一）智能收集。檔案收集作為檔案管理工作的第一步，決定了后續(xù)環(huán)節(jié)是否能夠順利進(jìn)行，其重要程度不言而喻。高校教學(xué)檔案由紙質(zhì)檔案和與之對(duì)應(yīng)的電子檔案構(gòu)成。紙質(zhì)檔案由教務(wù)根據(jù)教學(xué)檔案管理工作細(xì)則進(jìn)行收集，人工智能可以根據(jù)規(guī)則設(shè)定到期收集提醒服務(wù)；電子檔案收集包含結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)兩部分，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)利用智能Agent技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中智能抓取網(wǎng)頁(yè)信息，并生成用戶需求的數(shù)據(jù)格式來(lái)實(shí)現(xiàn)電子檔案的有效收集。智能Agent具有非常強(qiáng)的自主性和交互性，可以根據(jù)使用者制訂的收集規(guī)則主動(dòng)收集所需信息，并為使用者提供相應(yīng)的服務(wù)。對(duì)于非結(jié)構(gòu)化電子檔案數(shù)據(jù)，需要采用圖像識(shí)別、語(yǔ)音識(shí)別進(jìn)行文本轉(zhuǎn)換，對(duì)于模糊不清的圖片采用圖片處理技術(shù)進(jìn)行降噪、補(bǔ)光、超分辨率重建處理，生成高清晰圖片。

（二）智能整理。教學(xué)檔案整理涉及鑒定和分類環(huán)節(jié)。檔案價(jià)值鑒定對(duì)專業(yè)性要求較高，直接影響檔案是否保存。檔案分類的合理性，決定檔案檢索利用的準(zhǔn)確性和完整性。首先，人工智能建立知識(shí)庫(kù)，收集教學(xué)檔案管理領(lǐng)域?qū)＜覚n案價(jià)值鑒定的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)映射成規(guī)則；其次，輸入訓(xùn)練用數(shù)據(jù)集并將輸出結(jié)果與專家判斷結(jié)果進(jìn)行對(duì)比，調(diào)整規(guī)則參數(shù)，完善鑒定系統(tǒng)。檔案分類需要根據(jù)檔案介質(zhì)不同選擇對(duì)應(yīng)的人工智能技術(shù)。文本檔案采用自然語(yǔ)言處理技術(shù)根據(jù)教學(xué)檔案歸檔范圍，對(duì)文件名進(jìn)行識(shí)別，例如人才培養(yǎng)方案、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)工作制度等。并將分類信息標(biāo)注在文本上，例如分類名冊(cè)、保管期限等，并根據(jù)這些信息進(jìn)行分類。圖片檔案采用圖像識(shí)別技術(shù)對(duì)圖片中的物體進(jìn)行識(shí)別分類。音頻檔案采用語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)進(jìn)行智能識(shí)別分類。

（三）智能管理。智能安全管理主要包含檔案庫(kù)房管理和信息安全防護(hù)兩部分。檔案庫(kù)房管理主要包括環(huán)境監(jiān)測(cè)、人員監(jiān)測(cè)、檔案排架功能。環(huán)境監(jiān)測(cè)主要通過對(duì)原始視頻圖像經(jīng)過背景建模、目標(biāo)檢測(cè)與識(shí)別、目標(biāo)跟蹤等一系列算法，分析其中的行為以及事件，實(shí)現(xiàn)溫濕度自動(dòng)調(diào)節(jié)、非法闖入報(bào)警等“八防”環(huán)境監(jiān)測(cè)。人員監(jiān)測(cè)采用人臉識(shí)別和指紋識(shí)別技術(shù)進(jìn)行身份校驗(yàn)，對(duì)庫(kù)房出入人員行為實(shí)時(shí)監(jiān)控，若遇非法行為自動(dòng)報(bào)警，同時(shí)作為日志記錄，在意外情況發(fā)生時(shí)進(jìn)行追蹤溯源。檔案排架是通過RFID和智能機(jī)器人共同實(shí)現(xiàn)，依據(jù)教學(xué)檔案的排架規(guī)則，收集錄入檔案信息，系統(tǒng)掃描識(shí)別自行判斷檔案所屬庫(kù)房和密集架位置并由機(jī)器人完成排架工作。信息安全防護(hù)主要包括病毒檢測(cè)、攔截入侵、日志監(jiān)測(cè)等技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的保護(hù)。

（四）智能服務(wù)利用。智能服務(wù)利用主要包括智能檢索和智能利用兩部分。智能檢索是通過自然語(yǔ)言處理、人機(jī)交互技術(shù)實(shí)現(xiàn)智能問答系統(tǒng)，根據(jù)用戶的檢索行為，獲取用戶顯性和隱形檢索需求，引導(dǎo)用戶進(jìn)行高效檢索，同時(shí)簡(jiǎn)化審批手續(xù)，實(shí)時(shí)在線自主查詢、借閱。教學(xué)檔案除了滿足如學(xué)籍證明、工作查考、編史修志、展覽宣傳等工作外，還可以在學(xué)籍管理、招生畢業(yè)、檔案編研等工作中產(chǎn)生價(jià)值。通過對(duì)學(xué)籍管理檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，根據(jù)歷屆高校各專業(yè)畢業(yè)生回校查詢的頻次，可以反映高校專業(yè)冷熱程度，優(yōu)化專業(yè)設(shè)置。查閱次數(shù)多，說明社會(huì)對(duì)該專業(yè)畢業(yè)生需求多，該專業(yè)比較熱門，是就業(yè)較好的專業(yè)，查閱次數(shù)少，說明社會(huì)對(duì)該專業(yè)畢業(yè)生需求不多，該專業(yè)比較冷門，就業(yè)情況偏差。學(xué)校在專業(yè)課程設(shè)置上要與社會(huì)需求相適應(yīng)，結(jié)合用人單位對(duì)于專業(yè)考核的方向，及時(shí)調(diào)整專業(yè)設(shè)置和科研方向，并將理論研究與實(shí)踐相結(jié)合，應(yīng)用到學(xué)生培養(yǎng)教學(xué)中。招生畢業(yè)檔案是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的生活和學(xué)習(xí)情況記錄，通過對(duì)報(bào)考學(xué)生歸屬地統(tǒng)計(jì)分析，可以觀察各區(qū)域報(bào)考本院校的人數(shù)規(guī)模和積極性，為各區(qū)域招生人數(shù)設(shè)定提供數(shù)據(jù)支持。另外，利用人工智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案編研，借助情感分析技術(shù)創(chuàng)新高校教學(xué)檔案編研實(shí)現(xiàn)輿情監(jiān)控。

三、人工智能在高校教學(xué)檔案管理工作中應(yīng)用的困難

近些年人工智能技術(shù)在市場(chǎng)應(yīng)用較為廣泛，在檔案管理領(lǐng)域不僅有相關(guān)的理論研究，同時(shí)也有一些實(shí)踐項(xiàng)目，如科大訊飛參與的檔案智能收集、國(guó)家電網(wǎng)四川省電力公司參與的檔案智能管理、太倉(cāng)市檔案館參與的檔案智能檢索、德國(guó)多特蒙德工業(yè)大學(xué)參與的檔案智能利用等項(xiàng)目。雖然國(guó)內(nèi)外人工智能在檔案管理領(lǐng)域應(yīng)用取得了一定成功，但人工智能在高校教學(xué)檔案領(lǐng)域主要集中在理論探討方面，市場(chǎng)應(yīng)用受到諸多限制。本文主要從技術(shù)、人才、資金三方面分析應(yīng)用受限原因。

（一）技術(shù)問題。安全存儲(chǔ)是檔案管理的首要任務(wù)，也是開展其他工作的前提。隨著檔案數(shù)字化以及在數(shù)字化基礎(chǔ)上進(jìn)行的數(shù)據(jù)挖掘，檔案變成了存儲(chǔ)于服務(wù)器并通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行訪問的數(shù)據(jù)。人工智能技術(shù)在教學(xué)檔案管理中應(yīng)用帶來(lái)便利性的同時(shí)，也會(huì)產(chǎn)生用戶隱私保護(hù)、數(shù)據(jù)泄露、黑客攻擊等信息系統(tǒng)安全問題。人工智能技術(shù)的應(yīng)用建立在大量數(shù)據(jù)集基礎(chǔ)上，檔案工作人員通過對(duì)訓(xùn)練用檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行人工標(biāo)注，針對(duì)不同類型的檔案數(shù)據(jù)選取訓(xùn)練用模型，為了提高模型的準(zhǔn)確性，需要對(duì)訓(xùn)練結(jié)果進(jìn)行評(píng)估調(diào)整參數(shù)設(shè)置，在使用檔案數(shù)據(jù)的過程中，用戶隱私如何得到安全性保障便成為難題。在線查閱檔案功能極大方便用戶使用，有利于增強(qiáng)用戶查檔服務(wù)體驗(yàn)，但也為黑客攻擊提供了可能，如何提高技術(shù)防護(hù)能力，確保不發(fā)生數(shù)據(jù)泄露成為研究重點(diǎn)。因此，需要建立一套軟硬件相結(jié)合的綜合信息安全監(jiān)控體系，多維度、全方位保障檔案安全。

（二）人才問題。目前人工智能專業(yè)人才較為緊缺，雖然已有高等學(xué)府開設(shè)相關(guān)專業(yè)，但數(shù)量只占美國(guó)的1/6左右。因此在人才培養(yǎng)方面，既需要高等院校培養(yǎng)和輸送專業(yè)性人員，同時(shí)針對(duì)檔案管理從業(yè)人員需要增加人工智能技術(shù)相關(guān)的課程培訓(xùn)，做好檔案管理工作智能產(chǎn)品應(yīng)用的理論知識(shí)儲(chǔ)備和技能實(shí)操訓(xùn)練。另外，由于國(guó)外在人工智能領(lǐng)域發(fā)展較早，相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜液蛯W(xué)者具備豐富的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)水平，人才引進(jìn)也是解決人才不足問題的方式。

（三）資金問題。教學(xué)檔案管理全流程包含收集、整理、鑒定、保管、利用等諸多環(huán)節(jié)，需要應(yīng)用到智能Agent、檔案價(jià)值鑒定專家系統(tǒng)、智能問答系統(tǒng)、智能防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)和智能機(jī)器人等人工智能產(chǎn)品，因此需要投入大量資金。高校教學(xué)檔案單位一般很難接受如此高昂的成本，若想完成整體系統(tǒng)升級(jí)改造任務(wù)，則需要面對(duì)和解決其應(yīng)用成本問題。

四、結(jié)語(yǔ)

人工智能在高校教學(xué)檔案管理工作中的應(yīng)用前景廣闊，既能使檔案管理工作不再枯燥乏味，讓檔案工作者將工作重心放在檔案編研工作上，充分挖掘檔案的價(jià)值，又能改善高校教學(xué)檔案管理工作效率和質(zhì)量，提升檔案服務(wù)利用體驗(yàn)。但新技術(shù)具體應(yīng)用過程中存在檔案管理安全、專業(yè)人才短缺以及使用成本高等問題，如何提高技術(shù)防護(hù)能力、培養(yǎng)專業(yè)人才、降低應(yīng)用成本成為當(dāng)前面臨的主要問題，也會(huì)成為后續(xù)研究的方向和熱點(diǎn)。因此，作為檔案從業(yè)者，我們要錨定主要問題并進(jìn)行深入探索和研究，使人工智能技術(shù)在高校教學(xué)檔案管理工作中得到實(shí)際應(yīng)用。