文/祥云縣檔案館 楊含芳；山東師范大學 楊丹青

習近平新時代中國特色社會主義思想的核心與靈魂是以人民為中心的理念。具有政治高度的關注民生、改善民生已經成為中國特色社會主義現代化國家建設的重要內容，想民之所想、急民之所急已經成為新時期經濟社會發(fā)展的必然選擇。民生檔案記錄了人民群眾在社會生產、生活中的共同記憶，是維護他們合法權利的重要依據，也是政府與人民群眾之間互動交流的橋梁。十三屆全國人大常委會第十九次會議審議通過的新修訂的《中華人民共和國檔案法》，在很大程度上對民生檔案工作提出了更高的要求。而信息化時代的到來，又給民生檔案事業(yè)帶來了前所未有的挑戰(zhàn)與機遇，這使得做好新時期民生檔案工作意義重大。

一、新時期民生檔案工作概述

2007年12月，國家檔案局印發(fā)了《關于加強民生檔案工作的意見》這一首個關于民生檔案工作的指導性意見，次年又提出“建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系”這一民生檔案發(fā)展目標。隨后，國家先后出臺了一系列惠民便民政策，進一步凸顯了民生檔案工作的重要性，推動了民生檔案工作的迅猛發(fā)展，各級政府結合地方實際，制定了推動民生檔案工作的政策與制度，民生檔案工作日益規(guī)范，館藏資源日漸豐富，人民群眾查檔體驗不斷優(yōu)化。

二、新時期民生檔案工作開展中存在的問題

新時期民生檔案工作為各級政府及管理部門高度重視，并取得了巨大的成果，民生檔案館藏資源日益豐富、資源結構不斷改善，服務質量不斷提高。但是隨著民生檔案在社會生活中發(fā)揮的作用不斷凸顯。社會公眾對民生檔案的個性化使用需求不斷上升，傳統(tǒng)民生檔案工作受到巨大的挑戰(zhàn)，表現出不少共性的問題，應當引起重視。

（一）資源分布相對分散，館藏結構比較單一。隨著“放管服”改革的持續(xù)深入，人民群眾對民生檔案的需求數量不斷增加、需求要求越發(fā)多元，進入基層檔案館的民生檔案類型與范圍不斷擴大。但民生檔案的性質決定了涉及面的廣度及來源的分散性，大量人民群眾需要的檔案未能入館，造成檔案保管分散，統(tǒng)一管理及應用難度大，民生檔案資源的共享共用被制約。民生檔案分散于社保、醫(yī)療、教育與婚姻等30多項檔案之中，牽涉領域廣、涉及內容多，具有鮮明的人本性、廣泛性及動態(tài)性等特點。由于檔案館接收檔案的范圍相對有限，基層檔案館收集、整理及保管的檔案主要來源是黨政機關的文書檔案等，造成基層檔案館中涉及民生的館藏數量少、結構單一。

（二）管理標準未能統(tǒng)一，協調管理相對不足。民政、衛(wèi)生、教育等多部門擁有和管理特定范疇的民生檔案，但檔案管理規(guī)范與標準并未統(tǒng)一，只能根據本部門檔案管理的規(guī)范或上級業(yè)務主管部門制定的行業(yè)管理標準執(zhí)行，造成大量民生檔案的收集、整理、利用、歸檔各有各的標準，為民生檔案工作的開展造成影響。各地民生檔案形成機構與基層檔案館大多屬于平級關系，雙方的檔案管理系統(tǒng)無法實現精準對接，使民生檔案資源的系統(tǒng)整合與集成管理難度較大，民生檔案移交不及時、質量不過硬等情況屢見不鮮，未能形成強大的工作合力。

（三）信息化建設緩慢，網絡服務較為匱乏。新時期是信息時代、“互聯網+”時代，越來越多的政府公共服務實現了互聯網服務，但民生檔案的信息化建設相對不足，不少基層單位的信息化建設進程緩慢，民生檔案信息化查閱效率不高，與“互聯網+”時代的要求還有一定的差距，人民群眾的滿意度較低。不少部門的數字檔案館建設已經完成，但存在建庫后的聯網共享意識不強，沒有以多種渠道與形式向公眾開放資源，未能真正解決民生檔案服務的“信息孤島”問題。

（四）服務意識有待提升，人才建設急需加快。工作人員服務意識的高低是影響民生檔案工作質量的重要因素。但不少基層檔案工作人員的服務意識有待提升，服務人民群眾查檔調檔的主動性與積極性不足，面對群眾急切的查檔需求未能認真體會，影響查檔效率。有些工作人員忙于日常事務工作，未能規(guī)劃并思考民生檔案工作的前瞻性，工作的創(chuàng)新性不足。檔案管理人才隊伍中專業(yè)的檔案學人才相對較少，不少部門的檔案管理人員由兼職人員擔任。他們雖然具有較強的責任感與工作熱情，但受到工作內容及部門調整等因素的影響，他們會把主要精力放在自己的主業(yè)上，檔案管理意識相對薄弱、管理水平相對較差，從而影響到民生檔案整體的利用水平。

三、新時期民生檔案工作的策略探究

“立黨為公、執(zhí)政為民”理念的落腳點是關注民生，這是建設中國特色社會主義和諧社會的基礎。民生檔案記載的是與社會公眾切身利益關系密切的信息，是推動新時期以民為本、為民服務的具體體現。當前我國社會發(fā)展的主要矛盾發(fā)生了根本性的變化，這為民生檔案工作的開展提出了新的要求、注入了新的活力。著力做好新時期民生檔案工作，落實好檔案服務民生的舉措，很有必要，大有可為。

（一）推動集中管理，著力豐富館藏。要做好民生檔案工作開展的頂層設計，加強制度引領。民生檔案的資源建設涉及多個行業(yè)、不同部門，內部繁雜、形式多樣。在具體工作開展過程中，要注重整體性規(guī)劃，強調規(guī)劃的完整性與科學性，將民生檔案的內涵及涉及的基本范圍、業(yè)務工作規(guī)范等納入規(guī)劃體系中，提升民生檔案管理的集中度，打造一個協同并進的民生檔案管理體系。并根據不同民生檔案的利用頻次確定資料信息移交進館的時間要求。比如有條件的地區(qū)可以將每年應屆大學畢業(yè)生、二胎審批等民生檔案逐年移交至檔案館集中管理。對于無法逐年移交的，則可以建立基層機關文檔管理中心，以中心為抓手提前介入檔案管理，檔案形成的次年移交至管理中心，既防止檔案遺失、損毀情況的出現，又降低分散管理的成本。對于動遷安置等暫不適合移交的檔案，則可以實行“實體檔案自行保管，數字檔案集中共享”的方式，因類施策推動檔案的集中管理比例。要主動豐富館藏資源，結合地方歷史文化與民族傳承等特點，加大各類檔案的征集力度，建立具有鮮明特色的歷史、人文、民生等檔案庫，構建更豐富多元的檔案資源體系。同時，可以將個人家庭檔案納入民生檔案的管理體系之中，幫助人民群眾收集、整理、建立個人檔案的同時，通過無數個人檔案描述完整的社會歷史，展現社會發(fā)展的每一個“小細胞”。

（二）統(tǒng)一管理標準，實施規(guī)范管理。要盡快完善檔案相關法律法規(guī)體系，在新《檔案法》的基礎上，加快《檔案法實施辦法》的修訂與完善。特別是針對檔案信息化管理方面，要及時出臺相應的細則，健全檔案信息化建設法律指引，為民生檔案信息化發(fā)展夯實法律基礎。同時，利用“國際檔案日”等契機，定期舉辦民生檔案相關的宣傳、展覽、培訓等活動，通過視頻、圖片、宣傳冊等形式，提升人民群眾對教育、社會保障及住房等特別關注領域的認知程度，讓人民群眾充分了解自己在民生檔案工作中依法享有的權利及應盡的義務，彰顯民生檔案工作的意義與價值，為檔案規(guī)范化管理獲得堅定的社會與群眾基礎。要強化檔案管理的規(guī)范性，建立統(tǒng)一的標準規(guī)章制度，以嚴格執(zhí)法、技術支持、業(yè)務幫扶等策略保障各相關部門民生檔案管理水平的提升。2019年機構改革以來，各地檔案局由黨委辦公室掛牌的基礎上，設置了專門的檔案管理職能科室，負責制定檔案工作規(guī)章制度，督促指導各行政單位檔案管理工作，有效提高了檔案行政管理的權威與力量。要加強檔案管理的監(jiān)管力度，將各部門應盡的檔案管理職能落到實處，嚴防檔案管理不規(guī)范問題的出現。當然，涉及民生檔案的各行政部門及組織，要負責為檔案管理部門提供必要的人力物力財力支持，負責本單位民生檔案管理體系的建設，為民生檔案的標準化、規(guī)范化管理夯實組織管理的基礎。

（三）強化信息化建設，創(chuàng)新網絡服務。1.要科學打造“智慧檔案館”?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》強調指出，要加快檔案信息資源共享平臺建設，要求各省（自治區(qū)、直轄市）主動加快云計算、物聯網“智慧化”等新技術的應用，將區(qū)域內各種民生檔案資源有效整合起來，建立統(tǒng)一的信息共享網絡平臺，以“智慧檔案館”這一高級形態(tài)實現民生檔案信息的共享共用，打破“信息壁壘”，消除“信息孤島”，提升使用的便捷性。蘇州的“蘇周到”、安徽的“皖事通”以及上海的“隨身辦”等眾多民生檔案便民服務平臺的涌現，為智慧民生檔案館的建設提供了新思路。2.要推動信息共享服務向基層的推廣與延伸。檔案管理部門要加快相關技術應用的研究，借助5G技術的優(yōu)勢推動民生檔案信息查詢服務網點的基層化，實現查詢網點的全覆蓋。2019年，浙江省在部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)、社區(qū)等設立了查檔代辦試點，通過浙江省檔案服務崗為基層群眾提供查檔代辦服務，有效消除橫亙在基層的“數字鴻溝”。3.要創(chuàng)新多渠道的服務。新時期民生檔案工作開展的重要內容之一是加快跨館服務和異地查檔，以政務內外網為基礎，以檔案信息化管理為抓手，在嚴格遵守《檔案法》及《保密法》等法律法規(guī)要求的基礎上，不斷創(chuàng)新民生檔案查詢方式，推動“電話預約+實地查檔”相結合的預約服務，減少等待時間、提高查詢效率。實施“首問負責+檢索打印”相結合的貼心服務，首個接待人員完成身份信息核實及登記工作，并提供必要的復印、打印等服務。開展“跨館查檔+異地服務”相結合的突破服務，對未入館的民生檔案，與相關部門溝通協調，建立網絡傳輸共享體系。目前長三角地區(qū)已經基本實現了民生檔案的“異地查檔”便民服務，并形成了“長三角”經驗。另外，針對行動不便或有特殊需求的人民群眾，可開拓相應的綠色通道，或提供上門服務，搭建民生服務與人民群眾之間無縫對接的橋梁。要加強館際之間的優(yōu)勢互補與多元合作，聯合開發(fā)民生檔案服務平臺，擴大檔案資源的適用范圍?？赏晟茩n案微信公眾號、微博頭條、手機APP等融媒體服務渠道，將傳統(tǒng)的實體檔案庫及館藏變成多維立體的信息庫，提升服務的質量。

（四）強化服務意識，創(chuàng)新服務以提升服務質量。1.要堅持服務至上?！耙悦駷楸尽薄盀槊穹铡笔敲裆鷻n案工作必須遵循的原則之一。對于基層檔案部門而言，堅持“服務至上”理念的關鍵就是主動出擊去了解用戶查檔用檔的需求，從而提供針對性強的精準服務。例如，改變民生檔案出證方式，遠程出證不再使用傳統(tǒng)快遞寄送復印件，增加網絡獲取電子證明等方式，提高出證效率。2.要提升工作能力。加強對基層工作人員的教育培訓，圍繞民生檔案各項工作開展業(yè)務培訓、學術交流、遠程學習等，豐富工作人員的業(yè)務能力、服務水平。加強對基層工作人員的考核，開展定期的能力測試、績效考核，倒逼他們主動學習提升自己。開展內部輪崗交流，在工作實踐中拓展眼界、鍛煉人才。3.要優(yōu)化隊伍專業(yè)結構。既要引進檔案專業(yè)人才，也要引進信息、法律等專業(yè)人才，補齊民生檔案管理的專業(yè)短板，構建檔案管理、信息化及法律等相輔相成的專業(yè)結構。4.要優(yōu)化檔案管理隊伍的年齡結構。平衡人才隊伍年齡結構，逐步引進更多年輕化人才，增強檔案管理的生機與活力。

四、結語

民是國之源、民為國之本。黨和國家將保障、改善民生視為最重要的工作。民生檔案涉及人民群眾的日常生活，是人民群眾最為關注的現實問題之一。扎實開展民生檔案管理，做好民生檔案服務工作，會有效提升群眾的滿意度。目前，民生檔案的信息化發(fā)展、數字化建設已經取得了一定的成績，各地民生檔案庫及電子目錄建設已步入正軌，為民生檔案的利用夯實了基礎。但新時期民生檔案的管理仍存在不少問題，有待進一步解決。各級檔案管理工作者要充分把握時代賦予民生檔案管理的機遇，轉變工作理念、優(yōu)化工程思路、創(chuàng)新工作舉措，強化民生檔案管理，使民生檔案更貼近人民群眾，為保障和改善民生提供更優(yōu)質的服務。