文/北京住總集團有限責任公司 馬昀禹

一、研究背景

我國漢代就有人事檔案存在。中共中央組織部發(fā)布了新中國第一部與干部人事檔案相關(guān)的《干部檔案工作條例》，于1980年4月16日起施行，是確立人事檔案制度的重要標志。20世紀80年代以來，越來越多的學者開始關(guān)注人事檔案，并取得了豐碩的成果。王法雄是以人事檔案管理為主的研究學者，其著作《人事檔案管理概論》，不僅對人事檔案的發(fā)展和有關(guān)概念進行了分析，而且對其內(nèi)涵與功能進行了探討；王英瑋以現(xiàn)代人事檔案管理為研究對象，進行了探討。不僅介紹了有關(guān)理論和管理方法，還論述了如何保證電子文件的載體和信息的安全。王英瑋認為，想使個人信息的安全達到一定的標準，必須采取各種措施，例如信息認證技術(shù)、加密技術(shù)等，這樣才能保證信息的安全。王英瑋還指出，隨著電子文檔的普及，檔案管理員應全面了解檔案資料的重要性與價值；只有不斷提高自己的能力和素質(zhì)，才能更好地適應新的時代；方德勝以公務員人事檔案作為研究對象，進行了深入探討。在方德勝的觀點中，干部人事檔案的信息化，是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)、掃描儀等先進的信息技術(shù)（檔案管理工作涉及諸多環(huán)節(jié)，包括接收與審核信息、轉(zhuǎn)遞檔案等）。方德勝還認為，檔案信息化的重要作用有很多，尤其是可以使檔案管理方法革新與完善；利用現(xiàn)代信息技術(shù)對干部信息進行管理與規(guī)范，既可以有效控制管理費用，又可以防止檔案造假現(xiàn)象發(fā)生；既有利于對實物檔案的保護，還可以大幅度減少文件的損壞，使文件的管理質(zhì)量有了很大的提高。同時，分析了目前干部人事檔案信息化發(fā)展緩慢的原因，從而提高干部人事檔案的管理效能，促進干部人事檔案的進一步發(fā)展。從以上內(nèi)容可以看出，目前我國高校人事檔案管理方面的研究，無論從理論上還是從實踐上來看，都取得了相當豐富的成果。但是，我們也應該看到，目前在研究人事檔案管理的同時，仍有很多問題沒有進一步研究，例如，人事檔案改革方案研究，法制建設(shè)研究等等。尤其是在干部人事檔案研究方面，沒有形成太多的研究成果，因而有必要進行系統(tǒng)探討。

二、X建筑企業(yè)人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案的內(nèi)容缺失。目前，X建筑企業(yè)人事檔案管理中大部分采用的是紙質(zhì)化檔案，早期的檔案時間過于久遠，由于自然受潮破損或保存不當?shù)纫蛩?，大多已不具備完整性，并且難以追回，從而造成早期人事檔案的永久性缺失。再加上大多數(shù)建筑企業(yè)的人事檔案管理人員肩負著緊迫的工作，往往沒有時間整理和歸檔手頭的紙質(zhì)檔案，久而久之，積壓的原始檔案越來越多，整理歸檔的負擔越來越大。相應地，管理人員整理的積極性也越來越低。再加上領(lǐng)導對檔案管理的重視程度不夠，短期甚至中期都不會對人事檔案進行檢查，進一步導致檔案得不到及時和完整歸檔，加劇了人事檔案內(nèi)容的進一步缺失。

（二）人事檔案管理缺乏專業(yè)人才。當前，X建筑企業(yè)人事檔案管理專業(yè)人員較少，企業(yè)為了降低檔案管理的人工成本，所聘用的大部分檔案管理人員是受教育程度和自身能力素質(zhì)較低的人。他們沒有相應的檔案管理工作經(jīng)驗，也沒有接受過系統(tǒng)的檔案管理工作培訓，再加上自身有其他的工作任務，所以這些人普遍只能應付性地完成檔案管理基礎(chǔ)工作，無法進行人事檔案的精細化管理。而在新政策不斷落實和“互聯(lián)網(wǎng)+”大背景下，X建筑企業(yè)人事檔案管理工作對管理人員的素質(zhì)要求大大提升，現(xiàn)代化的人事檔案管理工作需要具有極強的專業(yè)素質(zhì)，熟練掌握計算機技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案準確、系統(tǒng)地轉(zhuǎn)化為電子檔案，并進行人事檔案的信息化管理推進與改革，從而提高人事檔案管理的工作效率，推進企業(yè)管理工作的開展。但這些要求是沒有接受過專業(yè)培訓的兼職人員難以做到的。

（三）人事檔案管理缺乏相關(guān)制度。X建筑企業(yè)幾乎沒有制訂明確的與人事檔案管理工作相關(guān)的制度，缺乏制度約束的檔案管理活動暴露出許多弊端，以下兩項制度缺乏的弊端尤為突出：首先，X建筑企業(yè)人事檔案管理缺乏相應的保密制度。目前，X建筑企業(yè)人事檔案管理的手段和方式相對落后，人事檔案的信息化程度比較低，其較多依賴于管理人員進行人工管理，因此通過數(shù)據(jù)庫被攻擊從而泄密檔案信息的可能性比較小。但目前正處于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)蓬勃發(fā)展的時期，信息傳播速度快到難以控制，在企業(yè)缺乏相應的保密制度的前提下，人事檔案管理人員在特定的條件下，可能難以通過道德的制約做到對檔案信息的高度保密，從而發(fā)生人為的信息泄露，進而對被泄露檔案信息的院內(nèi)員工的日常生活產(chǎn)生嚴重的不良影響。其次，X建筑企業(yè)人事檔案管理缺乏責任落實制度。人事檔案作為記錄性的材料，面臨檢查的機會比較少，歸檔后幾乎不會重新被找出來檢查核對，這就造成人事檔案管理人員具有僥幸心理，對待人事檔案的收集、整理和歸檔工作不夠認真嚴謹，甚至可能出現(xiàn)被存放了幾年的檔案還是初始檔案，沒有進行系統(tǒng)的整理和歸檔。一旦需要使用這些檔案時，很容易碰到問題檔案，從而由過去不負責任的管理活動影響到當前的管理活動，卻又因為缺乏相應的責任落實制度而無法進行責任追究和彌補。

（四）人事檔案管理的信息化程度低。X建筑企業(yè)人事檔案管理仍處于信息化發(fā)展的早期階段，檔案管理工作的信息化基本表現(xiàn)為將可數(shù)據(jù)化的紙質(zhì)檔案錄入Excel工作表或是將簡單的文字檔案錄入Word文檔進行保存，缺乏系統(tǒng)的歸納和整理，沒有完善的檔案管理信息系統(tǒng)，甚至沒有統(tǒng)一的錄入標準，導致轉(zhuǎn)化為電子檔案的信息內(nèi)容凌亂，各個內(nèi)容之間也是獨立的個體，不能構(gòu)成系統(tǒng)的、可共享的總體，不能實現(xiàn)檔案管理信息的有效共享，無法達到信息化管理的目的。并且，由于X建筑企業(yè)的領(lǐng)導忽視了人事檔案信息數(shù)據(jù)化改革的重要性，導致人事檔案管理人員也受到影響，對人事檔案信息化管理的重要性認識不足，沒有采取相應的信息化改革措施，從人為層面阻礙了企業(yè)人事檔案管理的信息化發(fā)展進程，并且始終處于發(fā)展的早期階段，最終導致人事檔案管理的信息化程度低。X建筑企業(yè)領(lǐng)導層和檔案管理人員不重視人事檔案管理的信息化發(fā)展，企業(yè)發(fā)展資金幾乎全部投入生產(chǎn)當中，人事檔案管理信息化發(fā)展所需的資金被占用，信息化發(fā)展所需要的計算機技術(shù)、電腦設(shè)備以及配套的軟件系統(tǒng)的支持缺乏，從物質(zhì)層面阻礙了人事檔案管理的信息化發(fā)展進程，導致其信息化程度低。

三、X建筑企業(yè)人事檔案管理的建議

（一）彌補已缺失檔案，落實未整理檔案。對于X建筑企業(yè)早期形成的人事檔案中已經(jīng)發(fā)現(xiàn)缺失的內(nèi)容，要盡量彌補完善。對于自然受潮導致字跡模糊的部分，可以通過重新摘抄或者直接整理成電子檔案進行保存的方式來完善；對于部分破損導致無法完全辨認原始檔案的部分，可以盡量找到檔案本人，通過回憶或其他方式補全破損內(nèi)容，完善后再進行整理歸檔保存；對于保存不當導致丟失的部分，盡量保存好現(xiàn)有的剩余檔案，保障其完整度不再受到破壞。對于X建筑企業(yè)近期正在形成的新檔案，則要安排更多的管理人員來分擔檔案整理、歸檔的工作，可以減少甚至免除原有檔案管理人員的其他工作，給予檔案管理工作充足的人手或時間，使其專心完成檔案管理工作，以保證新檔案及時得到整理和歸檔，避免新檔案像早期檔案一樣出現(xiàn)缺失。

（二）培訓現(xiàn)有人員，招聘專業(yè)人才。檔案管理人員的個人專業(yè)能力從根本上決定了企業(yè)人事檔案管理工作的完成效率和完成水平，在日常人事檔案管理工作中發(fā)揮著重要的作用。因此，必須加強檔案管理人員的個人能力。對于現(xiàn)有崗位上的管理人員，由于大多是由能力較低或?qū)⑼诵莸娜藛T兼職的，缺乏相應的檔案管理能力，企業(yè)必須通過開展培訓、考核等措施來提高其工作能力。首先，要提高現(xiàn)有管理人員對自身工作的重視度和責任意識，通過對其開展講座進行宣傳，使之意識到自身工作在企業(yè)管理工作中發(fā)揮的重要作用，明確自身的不足，產(chǎn)生自覺提升自己專業(yè)能力的需求，為后續(xù)的培訓工作達到更好的效果做鋪墊。其次，邀請專業(yè)人員來院開展定期培訓，并通過考核或工作績效評價等方式檢驗培訓成果，提高現(xiàn)有管理人員的業(yè)務工作能力。對于幾次培訓后沒有達到考核標準的人員，考慮到企業(yè)大量的培訓成本，可以采取一定的懲罰措施或者尋求勝任該工作的員工進行替代，及時淘汰不符合崗位要求的人員。招聘專業(yè)人才要符合以下幾個要求：第一，是檔案管理等相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的人才，系統(tǒng)學習過檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識；第二，有檔案管理相關(guān)的工作經(jīng)驗，并能夠勝任工作；第三，能夠熟練應用計算機軟件，學習適應能力強，能夠適應“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下數(shù)據(jù)化工作趨勢和要求，能夠推動企業(yè)人事檔案管理工作的信息化發(fā)展進程；第四，具有正確的政治意識和良好的思想道德素質(zhì)，能夠?qū)n案內(nèi)容守口如瓶。

（三）建立健全保密制度和責任落實制度。企業(yè)人事檔案是企業(yè)多項管理活動的基本依據(jù)，關(guān)系著企業(yè)能否健康長久發(fā)展。人事檔案的保密性和完整性，是關(guān)系著人事檔案質(zhì)量好壞的重要內(nèi)容。為了提高檔案的質(zhì)量，必須健全人事檔案保密制度和責任落實制度。要想提高企業(yè)人事檔案信息的保密性，除了對檔案管理人員加強道德教育外，最重要的是加強對人事檔案管理人員的管理，制訂嚴格的檔案信息保密制度，即檔案信息泄露的懲罰與追究制度，加強對檔案管理人員的制度束縛，從而防止其泄露企業(yè)內(nèi)部人事信息，對企業(yè)和員工日常生活造成不良影響。對于嚴重泄露檔案信息的，除了對其進行懲罰之外，還要追究其法律責任，并納入相應的“泄密黑名單”，對其他用人單位和院內(nèi)其他員工起到警示作用。建立相應的責任落實制度，將檔案整理和歸檔的責任落實到個人，并且任職期間始終負責。檔案一經(jīng)形成，在該管理人員任職期間，在之后的企業(yè)管理活動中，若發(fā)現(xiàn)因檔案整理歸檔過程中出現(xiàn)的錯誤或缺損，便由該管理人員負責，要求其對可彌補的內(nèi)容進行相應的更正和完善，對于無法彌補或造成嚴重不良后果的內(nèi)容進行責任追究。通過這樣的責任落實制度，提高檔案管理人員工作過程中的嚴謹性，減少工作失誤的可能，無形中提高人事檔案的質(zhì)量，為企業(yè)后期的管理活動打下堅實的基礎(chǔ)。

（四）推進企業(yè)人事檔案管理的信息化革新。在互聯(lián)網(wǎng)時代，無紙化辦公已經(jīng)逐漸成為辦公室工作的必然趨勢。為了順應時代的發(fā)展，早日實現(xiàn)企業(yè)的現(xiàn)代化管理，推進企業(yè)人事檔案管理的信息化革新成為必然之舉。鑒于企業(yè)人事檔案信息化管理發(fā)展的現(xiàn)狀，可從以下兩個方面開展信息化建設(shè)：首先，在企業(yè)信息部門的技術(shù)支持下，建立一個綜合性的人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)化的人事檔案按統(tǒng)一標準、分類別、分步驟地錄入其下設(shè)的分類數(shù)據(jù)庫中，初步完成紙質(zhì)檔案向數(shù)據(jù)庫檔案的轉(zhuǎn)變，為精細化的數(shù)據(jù)庫管理奠定堅實的基礎(chǔ)。同時，給予企業(yè)其他部門一定的查閱權(quán)限，使其可以在工作需要時自主查閱部分數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容，實現(xiàn)部分數(shù)據(jù)資源的共享，提高企業(yè)管理活動的工作效率，減輕人事檔案管理人員的工作壓力。推進企業(yè)人事檔案信息化革新的同時，必然要加強網(wǎng)絡安全監(jiān)測，防止企業(yè)的人事檔案信息被別有用心之人盜取。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，黑客技術(shù)不斷進步，在對應的網(wǎng)絡接口安裝監(jiān)控，是保護企業(yè)人事檔案信息的重要途徑。唯有如此，才能在發(fā)生風險時，及時發(fā)現(xiàn)并進行阻止，才能及時防止企業(yè)人事檔案信息的泄露，才能夠避免因信息泄露對企業(yè)員工產(chǎn)生的危害。

四、結(jié)語

企業(yè)首先要提高對人事檔案管理的重視程度，給予人事檔案管理人才、技術(shù)、資金和設(shè)備等支持，逐步解決其現(xiàn)存的問題，并利用互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，推動其向現(xiàn)代化管理模式邁進，發(fā)揮其在企業(yè)各項管理活動中的重要作用，提高企業(yè)管理工作的質(zhì)量和效率。