趙慶芬、陳璐、李文軼、劉立功、顧家祥 /中國運(yùn)載火箭技術(shù)研究院

中國運(yùn)載火箭技術(shù)研究院物流中心主要承擔(dān)型號(hào)物資采購供應(yīng)、質(zhì)量保證和物流服務(wù)工作，實(shí)施型號(hào)物資的集中采購與統(tǒng)一倉儲(chǔ)、配送。其中，物資供應(yīng)是完成各項(xiàng)科研生產(chǎn)任務(wù)的關(guān)鍵一環(huán)。傳統(tǒng)工作流程下，國產(chǎn)元器件由供應(yīng)商生產(chǎn)完成后發(fā)送到物資中心，倉儲(chǔ)部門完成清點(diǎn)、登記辦理相關(guān)手續(xù)后再轉(zhuǎn)發(fā)至相關(guān)用戶，該轉(zhuǎn)發(fā)流程在元器件年采購金額規(guī)模較小的情況下運(yùn)行順暢。

2021 年年初，物資中心元器件任務(wù)量激增，采購金額迅速增長，倉儲(chǔ)部門無法及時(shí)有效地將到貨物資辦理入庫、出庫、配送等。為適應(yīng)科研生產(chǎn)任務(wù)的激增和元器件供應(yīng)周期的縮短，采購中心全面梳理了元器件業(yè)務(wù)流程，探索實(shí)施元器件直發(fā)用戶流程，即在元器件生產(chǎn)完成和檢測中心下廠驗(yàn)收合格后，由供應(yīng)商將元器件實(shí)物和部分資料直接發(fā)送至相關(guān)用戶。

一、元器件轉(zhuǎn)發(fā)流程及存在的問題

1.元器件轉(zhuǎn)發(fā)流程

在元器件轉(zhuǎn)發(fā)流程下，產(chǎn)品完成生產(chǎn)并具備驗(yàn)收條件后，采購部門在系統(tǒng)中生成下廠驗(yàn)收通知單，檢測中心據(jù)此開展驗(yàn)收工作。產(chǎn)品驗(yàn)收合格后，供應(yīng)商將驗(yàn)收合格產(chǎn)品、資料一塊郵寄物資中心，倉儲(chǔ)部門接收物資和報(bào)告并對(duì)物資進(jìn)行清點(diǎn)、登記、辦理入庫、調(diào)撥、出庫、配送等。

2.存在問題

（1）業(yè)務(wù)量激增情況下，資源不匹配

在業(yè)務(wù)急劇增長、型號(hào)需求緊急的情況下，用戶大多要求2天之內(nèi)發(fā)放物資。然而按照現(xiàn)有流程，2 天之內(nèi)完成大部分物資的到貨清點(diǎn)、檢驗(yàn)、入庫、調(diào)撥、出庫及配送發(fā)放工作十分困難。

（2）轉(zhuǎn)發(fā)流程環(huán)節(jié)多、周期長

國產(chǎn)元器件驗(yàn)收合格、到貨后，需進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)、產(chǎn)品表面質(zhì)量檢查、審查報(bào)告、調(diào)撥、出庫等操作，環(huán)節(jié)多、流程長，且對(duì)重點(diǎn)客戶目前每周只能配送1 至2 次，在業(yè)務(wù)量劇增的形勢下，難以滿足進(jìn)度需要，用戶體驗(yàn)較差。

（3）出現(xiàn)問題處理周期長

檢測中心收到產(chǎn)品實(shí)物后，可能因?yàn)槲镔Y字典替換、質(zhì)量證明文件不全或缺失等原因無法立即辦理入庫和調(diào)撥，進(jìn)而造成產(chǎn)品無法及時(shí)發(fā)放用戶。

（4）用戶核算產(chǎn)品成本時(shí)間滯后

產(chǎn)品到達(dá)庫房后，需辦理入庫、調(diào)撥、出庫并打印合格證、配送，該周期平均在7 天以上，用戶在收到產(chǎn)品和出庫單后才確定產(chǎn)品成本，并據(jù)此辦理成本結(jié)算和相關(guān)后續(xù)工作，時(shí)間滯后。

在元器件轉(zhuǎn)發(fā)流程下，產(chǎn)品完成生產(chǎn)并具備驗(yàn)收條件后，采購部門在系統(tǒng)中生成下廠驗(yàn)收通知單，檢測中心據(jù)此開展驗(yàn)收工作。產(chǎn)品驗(yàn)收合格后，供應(yīng)商將驗(yàn)收合格產(chǎn)品、資料一塊郵寄物資中心，倉儲(chǔ)部門接收物資和報(bào)告并對(duì)物資進(jìn)行清點(diǎn)、登記、辦理入庫、調(diào)撥、出庫、配送等。

二、元器件直發(fā)工作方案

1.元器件直發(fā)流程

為提高供應(yīng)效率，縮短供應(yīng)周期，提高用戶滿意度，元器件采購中心考慮在產(chǎn)品驗(yàn)收合格后直接由供應(yīng)商發(fā)給用戶（直發(fā)流程），并對(duì)直發(fā)流程過程中可能存在的問題進(jìn)行梳理分析，制定解決措施。

采購中心接收供應(yīng)商傳遞的用戶單位簽收的下廠驗(yàn)收通知單（代原先的出庫單），待檢測中心依據(jù)供應(yīng)商傳遞的相關(guān)質(zhì)量資料在系統(tǒng)中生成下廠驗(yàn)收報(bào)告后，做到貨、入庫等后續(xù)工作，兩部門之間存在工作交叉，閉環(huán)流程較慢，影響物資中心與用戶單位對(duì)賬、結(jié)算等工作。

針對(duì)上述問題，采取以下流程調(diào)整：檢測中心依據(jù)現(xiàn)場監(jiān)制驗(yàn)收人員傳遞的驗(yàn)收結(jié)果在系統(tǒng)中生成下廠驗(yàn)收報(bào)告；系統(tǒng)生成到貨單、質(zhì)量檢驗(yàn)單、入庫、調(diào)撥、修改價(jià)格、出庫、對(duì)賬等工作均調(diào)整到采購中心完成，避免兩個(gè)部門過多的工作交叉；檢測中心確保相關(guān)質(zhì)量資料的完整性，并及時(shí)歸檔備查，采購中心確保用戶單位簽收的下廠驗(yàn)收通知單的完整性，并及時(shí)歸檔備用。

2.風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)措施

（1）驗(yàn)收過程風(fēng)險(xiǎn)

驗(yàn)收過程風(fēng)險(xiǎn)是指，由于供應(yīng)商未對(duì)照雙方合同核對(duì)下廠驗(yàn)收通知單的準(zhǔn)確性，物資中心也沒有對(duì)下廠驗(yàn)收通知單與合同的一致性進(jìn)行復(fù)核，另外，針對(duì)緊急放行產(chǎn)品，沒有精準(zhǔn)把握元器件研制的實(shí)際狀態(tài)，造成元器件下廠驗(yàn)收通知單信息與產(chǎn)品實(shí)際狀態(tài)不符，監(jiān)制驗(yàn)收任務(wù)無法及時(shí)順利開展。具體包括：下廠驗(yàn)收通知單中元器件型號(hào)規(guī)格、質(zhì)量等級(jí)、詳細(xì)規(guī)范編號(hào)以及生產(chǎn)批號(hào)等產(chǎn)品信息與實(shí)物不符；下廠驗(yàn)收通知單中元器件質(zhì)量保證項(xiàng)目（破壞性物理分析、水汽、質(zhì)量一致性）不適用或完成信息與實(shí)際情況不符；下廠驗(yàn)收通知單中的元器件相關(guān)試驗(yàn)項(xiàng)目未完成，尚不具備驗(yàn)收條件；緊急通知的驗(yàn)收任務(wù)，驗(yàn)收現(xiàn)場無法及時(shí)獲取相關(guān)元器件。

針對(duì)此類風(fēng)險(xiǎn)，供應(yīng)商和物資中心在精準(zhǔn)把握物資研制狀態(tài)的基礎(chǔ)上，雙方均核對(duì)并確保合同信息和下廠驗(yàn)收通知單信息完全一致。采購中心采購員應(yīng)在收到下廠驗(yàn)收通知單后，對(duì)下廠驗(yàn)收通知單內(nèi)擬驗(yàn)收的產(chǎn)品物資屬性與合同進(jìn)行核對(duì)，如果出現(xiàn)不一致及時(shí)協(xié)調(diào)解決。

（2）發(fā)貨環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)

發(fā)貨環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)是指用戶收到產(chǎn)品后發(fā)現(xiàn)與原始需求不一致。

針對(duì)此類風(fēng)險(xiǎn)，提出以下應(yīng)對(duì)措施：

一是在合同簽訂階段要求供應(yīng)商必須識(shí)別出產(chǎn)品實(shí)物與用戶原始需求是否一致，不一致將暫緩簽訂采購合同（先排產(chǎn)），直至用戶重新提交與產(chǎn)品實(shí)物一致的采購需求。

二是驗(yàn)收階段仔細(xì)核對(duì)實(shí)物。將風(fēng)險(xiǎn)控制在驗(yàn)收階段，即驗(yàn)收人員在驗(yàn)收階段發(fā)現(xiàn)現(xiàn)場驗(yàn)收實(shí)物與原始需求不一致，立即通知采購員，由采購員組織物資替換流程，修改后重新提交下廠驗(yàn)收通知單。

三是供應(yīng)商錯(cuò)發(fā)或漏發(fā)。直發(fā)流程上線初期可能會(huì)出現(xiàn)用戶收到產(chǎn)品與原始需求不一致的情況，由采購中心牽頭組織相關(guān)部門完成修改與確認(rèn)。

自2021 年5 月實(shí)施國產(chǎn)元器件直發(fā)流程至今，物資中心平均縮短供貨周期10 天。國產(chǎn)元器件直發(fā)流程的實(shí)施將物資中心庫房工作人員從耗時(shí)且不產(chǎn)生價(jià)值的接貨、實(shí)物清點(diǎn)、物資搬運(yùn)、配送等工作中解放出來，物資供應(yīng)效率大幅提升，實(shí)現(xiàn)了需求單位、采購組織、供應(yīng)商的三贏局面。

（3）簽收環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)

簽收環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)是指用戶返還簽收回執(zhí)不及時(shí)。

針對(duì)此類風(fēng)險(xiǎn)，提出以下應(yīng)對(duì)措施：

一是直發(fā)流程正式運(yùn)行前對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行宣貫培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)用戶及時(shí)返還簽收回執(zhí)的重要性，如果用戶無法及時(shí)返還簽收回執(zhí)給供應(yīng)商，后續(xù)則無法及時(shí)辦理到貨入庫，導(dǎo)致無法給供應(yīng)商掛賬付款。

二是采購中心應(yīng)在必要時(shí)協(xié)助供應(yīng)商與用戶溝通協(xié)調(diào)，加快簽收回執(zhí)的返還速度。

（4）信息補(bǔ)錄環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)

信息補(bǔ)錄環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)是指資料接收不全或有錯(cuò)誤，到貨登記不及時(shí)，造成后續(xù)環(huán)節(jié)無法開展。

針對(duì)此類風(fēng)險(xiǎn)，提出以下應(yīng)對(duì)措施：

一是采購員協(xié)調(diào)用戶將簽收的驗(yàn)收單及時(shí)提供給采購員，采購員根據(jù)信息及時(shí)進(jìn)行到貨登記。

二是資料不全或有錯(cuò)誤的，盡快協(xié)調(diào)供應(yīng)商補(bǔ)發(fā)資料。

（5）緊急放行風(fēng)險(xiǎn)

緊急放行風(fēng)險(xiǎn)是指，產(chǎn)品壽命試驗(yàn)未完成，但因型號(hào)任務(wù)急需，通過緊急放行的方式先行交付用戶，存在質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。

針對(duì)此類風(fēng)險(xiǎn)，在下廠驗(yàn)收通知單上標(biāo)明緊急放行單號(hào)，下廠驗(yàn)收按照緊急放行處理，不開具正式合格證；供應(yīng)商實(shí)物發(fā)貨時(shí)，不帶合格證；采購中心組織完成其他閉環(huán)手續(xù)；檢測中心補(bǔ)開正式合格證，補(bǔ)發(fā)至用戶單位。

自 2 0 2 1年5 月實(shí)施國產(chǎn)元器件直發(fā)流程至今，物資中心平均縮短供貨周期10 天。國產(chǎn)元器件直發(fā)流程的實(shí)施將物資中心庫房工作人員從耗時(shí)且不產(chǎn)生價(jià)值的接貨、實(shí)物清點(diǎn)、物資搬運(yùn)、配送等工作中解放出來，物資供應(yīng)效率大幅提升，實(shí)現(xiàn)了需求單位、采購組織、供應(yīng)商的三贏局面。

在前期元器件直發(fā)的基礎(chǔ)上，采購中心將繼續(xù)擴(kuò)大元器件直發(fā)的用戶范圍,進(jìn)一步降低元器件庫房的壓力，縮短實(shí)物流轉(zhuǎn)周期，提高物資供應(yīng)效率。