吳建琳 王治國 范陵靜 程華龍

［摘 要］會計檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動結(jié)果的直接反映，記錄著企業(yè)各項活動產(chǎn)生的各種經(jīng)營數(shù)據(jù)，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產(chǎn)，還是企業(yè)決策分析以及價值輸出的重要依據(jù)。在數(shù)字化時代，原有以紙質(zhì)為載體的會計檔案管理模式已不能適應(yīng)新形勢，電子化成為會計檔案管理的必然趨勢。電網(wǎng)企業(yè)作為關(guān)系國民經(jīng)濟(jì)命脈和國家能源安全的國有骨干企業(yè)，用戶規(guī)模大、業(yè)務(wù)條線多、管理要求高，將傳統(tǒng)海量會計檔案電子化，對推進(jìn)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型具有重大意義。對會計檔案電子化而言，數(shù)據(jù)采集工作十分重要?；诖?，文章對電網(wǎng)企業(yè)電子會計檔案的數(shù)據(jù)采集工作進(jìn)行研究，以供參考。

［關(guān)鍵詞］電網(wǎng)企業(yè)；電子會計檔案；數(shù)據(jù)采集

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.12.020

［中圖分類號］F426；G271［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A［文章編號］1673-0194（2023）12-0062-03

0 ? ? 引 言

隨著云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)的發(fā)展與普及，人類社會迎來了繼農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)、工業(yè)經(jīng)濟(jì)之后的數(shù)字經(jīng)濟(jì)時代。黨中央、國務(wù)院對加快數(shù)字中國建設(shè)作出了一系列重要部署，大力推進(jìn)經(jīng)濟(jì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。在此背景下，企業(yè)財務(wù)管理同樣面臨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型的迫切需求［1］。電子會計檔案憑借使用方便、存儲便捷的優(yōu)勢，成為大型企業(yè)開展財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的首選。而如何實現(xiàn)會計資料的全面采集，以及確保采集過程和采集結(jié)果滿足電子會計檔案管理要求，是當(dāng)前企業(yè)面臨的重要問題。近年來，電網(wǎng)企業(yè)深入開展財務(wù)集約化管理和精益化管理，大力推動財務(wù)信息化管理，并在電子會計檔案數(shù)據(jù)采集上獲得了良好的效果。

1 ? ? 研究背景

數(shù)字化成為“十四五”時期我國經(jīng)濟(jì)實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的關(guān)鍵，企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級成為提升企業(yè)運營效率、支持管理層進(jìn)行重大決策的重要選擇。當(dāng)今社會，數(shù)據(jù)已經(jīng)成為重要的生產(chǎn)要素。人們逐漸認(rèn)識到數(shù)據(jù)對于企業(yè)管理能力、決策能力提升的重要性。電子化存儲海量財務(wù)數(shù)據(jù)，智能改進(jìn)財務(wù)數(shù)據(jù)鏈路，深度挖掘、廣泛應(yīng)用財務(wù)數(shù)據(jù)，“讓檔案說話、用數(shù)據(jù)發(fā)言”，對于推進(jìn)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型具有重大意義。

隨著企業(yè)信息化建設(shè)和提質(zhì)增效工作的深入推進(jìn)，大量經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)逐漸實現(xiàn)數(shù)據(jù)在線流轉(zhuǎn)、信息自動集成，但信息記錄的載體如原始憑證、記賬憑證、賬簿、報表等會計資料仍需紙質(zhì)打印、保管，歸檔步驟煩瑣，保管占用空間大，維護(hù)成本高［2］。電子會計檔案是會計檔案在我國經(jīng)濟(jì)社會快速發(fā)展，以及信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用背景下的產(chǎn)物，是會計檔案在載體形式、管理方式等方面適應(yīng)外部環(huán)境變化的產(chǎn)物。開展電子會計檔案管理，實現(xiàn)會計資料收集、整理、保管、移交、鑒定和銷毀全流程線上化規(guī)范管理是降碳減耗、激發(fā)企業(yè)內(nèi)生發(fā)展動能、提升企業(yè)發(fā)展質(zhì)效的必然選擇。

2020年，《財政部 國家檔案局 關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會〔2020〕6號）中明確要求，單位以電子會計憑證的紙質(zhì)打印件為報銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時保存打印該紙質(zhì)件的電子會計憑證?，F(xiàn)實中，電子票據(jù)紙質(zhì)打印件易竄改、易復(fù)制、難察覺，僅將電子票據(jù)的紙質(zhì)打印件作為單位報銷入賬歸檔的唯一憑證存在合規(guī)風(fēng)險。全面開展電子會計檔案管理，是落實法定管理要求的迫切

需要。

2 ? ? 電網(wǎng)企業(yè)電子會計檔案數(shù)據(jù)采集要求及困難

2.1 ? 電子會計檔案數(shù)據(jù)采集要求

企業(yè)電子會計檔案的數(shù)據(jù)采集就是利用信息技術(shù)手段將企業(yè)內(nèi)外部會計資料數(shù)據(jù)采集到電子檔案系統(tǒng)中。

根據(jù)國家檔案局發(fā)布的《電子會計檔案管理規(guī)范》（DA/T 94—2022）中的要求，采集的范圍主要包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告和其他會計資料等電子會計資料及其元數(shù)據(jù)。電子會計檔案數(shù)據(jù)采集必須滿足以下要求［3］：一是接收的電子會計檔案數(shù)據(jù)經(jīng)查驗合法、真實；二是電子會計檔案數(shù)據(jù)在傳輸、存儲時安全、可靠，對電子會計檔案數(shù)據(jù)的任何竄改行為能夠及時發(fā)現(xiàn)；三是使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計憑證及其元數(shù)據(jù)，能夠按照國家統(tǒng)一的會計制度完成會計核算業(yè)務(wù)，能夠按照國家檔案行政管理部門規(guī)定格式輸出電子會計憑證及其元數(shù)據(jù)。

《電子會計檔案管理規(guī)范》（DA/T 94—2022）和

《行政事業(yè)單位一般公共預(yù)算支出財務(wù)報銷電子會計憑證檔案管理技術(shù)規(guī)范》（DA/T 95—2022）中對采集完成的電子會計憑證存儲與加密還作出要求：應(yīng)依據(jù)會計憑證號等標(biāo)識，在存儲介質(zhì)中逐級建立文件夾，分門別類且有序地存儲電子會計憑證；應(yīng)使用軟件存儲介質(zhì)和電子會計憑證存儲介質(zhì)相分離的專用本地存儲模塊，或云存儲模塊存儲電子會計憑證，避免數(shù)據(jù)丟失或者數(shù)據(jù)隱私泄露；財務(wù)管理系統(tǒng)應(yīng)提供自檢功能，能及時發(fā)現(xiàn)存儲空間不足或系統(tǒng)故障等可能影響電子會計憑證存儲的問題，會計核算管理系統(tǒng)應(yīng)支持本單位電子會計憑證本地化存儲和集中核算的單位電子會計憑證集中存儲功能，并通過數(shù)據(jù)同步保持?jǐn)?shù)據(jù)一致性。提供電子會計憑證存儲功能的模塊應(yīng)具備數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)備份功能，提升數(shù)據(jù)存儲安全可靠性。財務(wù)管理系統(tǒng)可加密存儲電子會計憑證，加密存儲時應(yīng)使用國產(chǎn)密碼加密技術(shù)，采用符合國家密碼主管部門認(rèn)可的加密模塊。

2.2 ? 電子會計檔案數(shù)據(jù)采集存在的困難

一是系統(tǒng)集成度有待提升。企業(yè)會計核算系統(tǒng)多利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，與銀行系統(tǒng)、國家稅務(wù)系統(tǒng)之間存在“信息孤島”現(xiàn)象，信息共享實現(xiàn)難度大，不利于企業(yè)外部數(shù)據(jù)的采集。二是業(yè)務(wù)流程線上化程度低。受企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)管理現(xiàn)狀的影響，業(yè)務(wù)實施過程多為線下流轉(zhuǎn)，證明業(yè)務(wù)真實性、合規(guī)性的原始憑證多為紙質(zhì)資料，電子化會計檔案數(shù)據(jù)采集面臨“無源可采”的情況。三是影像化采集效果不佳。當(dāng)前，業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化應(yīng)用偏向于影像存儲和讀取功能的簡單應(yīng)用，即利用影像插件掃描功能，實現(xiàn)會計憑證與影像單據(jù)的存儲。受設(shè)備功能影響，影像化采集存在影像像素不高、上傳效率不高，以及無法迅速提煉審批要素等問題，導(dǎo)致采集效果不佳。

3 ? ? 電網(wǎng)企業(yè)電子會計檔案數(shù)據(jù)采集的主要做法

3.1 ? 暢通內(nèi)外部原始憑證采集通道

原始憑證包括發(fā)票、財政票據(jù)、銀行回單等來自企業(yè)外部的票證，以及合同、采購訂單、入庫單、開工報告、費用報銷單、業(yè)務(wù)審批單等企業(yè)內(nèi)部憑據(jù)。電網(wǎng)企業(yè)通過外部票證電子化交互、內(nèi)部業(yè)務(wù)無紙化辦理兩個手段，暢通原始憑證采集通道。

外部票證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)完成時，從發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來的單位或個人直接取得的原始憑證，主要有發(fā)票、財政票據(jù)、客票、行程單、銀行回單等。針對電子發(fā)票，電網(wǎng)企業(yè)打通“總對總”稅企直連通道，從國家稅務(wù)總局電子底賬庫獲取全量增值稅發(fā)票結(jié)構(gòu)化信息，自動匹配、驗證、聚合版式文件與結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，并推送到企業(yè)數(shù)據(jù)資源池，實現(xiàn)直連獲取。針對財政電子票據(jù)、電子客票和電子行程單等票據(jù)，電網(wǎng)企業(yè)開發(fā)出博思票據(jù)池、國網(wǎng)商旅云、檔案管理中心、稅務(wù)發(fā)票池之間的接口，對已有的移動報賬系統(tǒng)進(jìn)行功能性改造，開發(fā)電子票夾的功能，從博思票據(jù)池獲取、存儲財政電子票據(jù)版式文件和結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，并存入企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)資源池，并將票據(jù)信息同步至稅務(wù)發(fā)票池。針對銀行電子回單，電網(wǎng)企業(yè)打通內(nèi)部財務(wù)部門與工商銀行直連采集渠道，獲取授權(quán)銀行賬戶的日交易明細(xì)信息，以及銀行回單、銀行電子對賬單等版式文件，并通過銀企對賬方式建立銀行回單與記賬憑證的關(guān)聯(lián)關(guān)系［4］，與版式文件一同推送到企業(yè)數(shù)據(jù)資源池用于歸檔。

內(nèi)部憑據(jù)即自制原始憑證，是企業(yè)內(nèi)部經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門或個人（包括財會部門本身）在執(zhí)行或完成某項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時填制的、僅供企業(yè)內(nèi)部使用的原始憑證。電網(wǎng)企業(yè)一方面基于多年財務(wù)信息化建設(shè)成果，對數(shù)套財務(wù)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行功能改造，暢通業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子會計檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)鏈路，實現(xiàn)合同、物資出入庫單、到貨驗收單、工程開竣工報告、業(yè)務(wù)審批單、付款申請單等原始憑證在線流轉(zhuǎn)；另一方面，針對目前業(yè)務(wù)源系統(tǒng)沒有版式文件的單據(jù)，電網(wǎng)企業(yè)通過優(yōu)化設(shè)計原始憑證格式、固化業(yè)務(wù)鏈路審批流程，應(yīng)用電子簽章（名）技術(shù)，實現(xiàn)計提表、結(jié)算單等單據(jù)自動轉(zhuǎn)版，版式文件與結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)自動轉(zhuǎn)存到企業(yè)數(shù)據(jù)資源池。

3.2 ? 豐富離線單據(jù)影像化采集方式

對于來源于外部的紙質(zhì)業(yè)務(wù)單據(jù)，以及暫時無法通過系統(tǒng)流轉(zhuǎn)進(jìn)行電子采集的內(nèi)部單據(jù)，電網(wǎng)企業(yè)可通過應(yīng)用信息技術(shù)，實現(xiàn)離線信息影像化采集的合規(guī)性和可用性。

一方面，開展現(xiàn)有財務(wù)系統(tǒng)功能優(yōu)化，開發(fā)電子文件上傳服務(wù)功能，在業(yè)務(wù)發(fā)起或其他業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)上傳本地已經(jīng)存在的OFD（版式文檔國家標(biāo)準(zhǔn)）、PDF（可攜帶文件格式）、圖像文件（jpg、tif等）、電子郵件等電子文件。利用掃描終端（掃描儀、高拍儀、手機等）將紙質(zhì)材料批量掃描成電子文件，通過系統(tǒng)集成服務(wù)方式和光學(xué)字符識別（Optical Character Recognition，OCR）技術(shù)對掃描的紙質(zhì)材料進(jìn)行校驗。對上傳或掃描生成的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一歸類、統(tǒng)一命名、添加明水印與暗水印等標(biāo)準(zhǔn)化處理后存儲至數(shù)據(jù)資源池，并建立電子文件與對應(yīng)業(yè)務(wù)載體之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系［5］。另一方面，升級現(xiàn)有的財務(wù)結(jié)算機器人，推動集中采購物資、收付款“省級集中”、暫估收貨等典型業(yè)務(wù)的會計核算自動化工作，以“流水作業(yè)”方式提高影像采集效率。

3.3 ? 全面開展記賬憑證、會計賬簿、財務(wù)報表中的數(shù)據(jù)采集

記賬憑證的采集分兩個部分：一是記賬憑證的版式文件，其版式文件可在憑證記賬完成后由財務(wù)信息系統(tǒng)按照固定格式實現(xiàn)自動轉(zhuǎn)換；二是原始憑證和記賬憑證版式文件的關(guān)聯(lián)關(guān)系，只有建立了關(guān)聯(lián)關(guān)系，其才能在憑證歸檔時滿足歸檔條件。對于來自移動報賬等系統(tǒng)獲取的外部電子文件，通過電子報銷單關(guān)聯(lián)記賬憑證，將原始憑證與其報銷單一同歸檔；來自物資倉儲等內(nèi)部信息系統(tǒng)產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)，通過信息系統(tǒng)之間的對接關(guān)聯(lián)直接建立與記賬憑證的對應(yīng)關(guān)系；資金業(yè)務(wù)憑證通過銀企對賬環(huán)節(jié)建立電子回單和其記賬憑證的自動關(guān)聯(lián)關(guān)系。財務(wù)報表和會計賬簿的數(shù)據(jù)來源于財務(wù)信息系統(tǒng)，可根據(jù)會計檔案管理的需要對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行組配，按照固定格式由系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)版，經(jīng)過真實性、有效性和一致性鑒定審核，以電子的形式定時提供給電子會計檔案系統(tǒng)。

3.4 ? 應(yīng)用電子簽章（名）技術(shù)

首先，應(yīng)用數(shù)據(jù)證書頒發(fā)、加密算法等技術(shù)的底層架構(gòu)，建設(shè)電子簽章管理平臺，支持企業(yè)、個人數(shù)字證書全生命周期管理，包括證書申領(lǐng)、上傳、更新、吊銷、停用、啟用等維護(hù)功能。其次，打通財務(wù)信息系統(tǒng)與電子簽章管理平臺的數(shù)據(jù)接口，為接入電子簽章（名）服務(wù)的各應(yīng)用系統(tǒng)提供統(tǒng)一的接入管理服務(wù)，實現(xiàn)財務(wù)信息系統(tǒng)間電子簽名簽章“一次申請，同源共享”。明確簽名印章制作、使用權(quán)限分配等關(guān)鍵使用節(jié)點，記錄電子簽章啟用、使用等全生命周期日志，構(gòu)建數(shù)字化用印臺賬，展示用印信息列表，記錄印章管理和使用的所有痕跡，保證印章使用有權(quán)有痕；建立電子印章一體化管理體系，讓印章使用全程可控，確保數(shù)字化轉(zhuǎn)型安全。最后，搭建以權(quán)威數(shù)字身份證書為核心，以短信驗證碼等意愿認(rèn)證方式為輔助的安全支撐體系，為“企業(yè)用戶”以及“個人用戶”提供可信數(shù)字身份證明，以保證簽署符合簽署人真實意愿；在關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)通過服務(wù)接口、數(shù)據(jù)集成等形式實現(xiàn)簽章服務(wù)調(diào)用，確保對審批人員審核處理、加簽加蓋，形成合法有效的審批記錄，與后續(xù)交易單據(jù)同步存儲歸檔。

3.5 ? 完善電子會計檔案管理制度

完善的電子會計檔案管理制度能為各項工作落實提供保障。建立健全電子會計檔案管理制度，制定電子會計文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)、電子會計檔案整理規(guī)范等一系列管理制度，為電子會計檔案數(shù)據(jù)采集提供制度支撐。①梳理資產(chǎn)、負(fù)債、權(quán)益、收入、成本五大類全量經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確業(yè)務(wù)所需的原始憑證、審核要點、采集渠道和采集方式，針對典型業(yè)務(wù)編寫各項工作手冊，確保采集的數(shù)據(jù)完整、規(guī)范；②制定電子化（影像化）原始憑證數(shù)量計量標(biāo)準(zhǔn)、自動編碼命名規(guī)則、存儲及展示排序標(biāo)準(zhǔn)，為電子憑證傳遞、調(diào)閱、統(tǒng)計、排序、歸檔提供依據(jù)，促進(jìn)相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范有序開展，確保源端數(shù)據(jù)真實可用。

4 ? ? 結(jié)束語

在企業(yè)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型、會計檔案電子化管理需求愈來愈緊迫的背景下，電網(wǎng)企業(yè)在打通數(shù)據(jù)采集鏈路、拓展數(shù)據(jù)采集方式，以及采集過程中應(yīng)用電子簽章技術(shù)等方面作出了有效的探索，對內(nèi)在數(shù)據(jù)資產(chǎn)儲備、拓展數(shù)據(jù)應(yīng)用范圍以及降低檔案管理成本等方面初見成效，對外在促生產(chǎn)、為上下游企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)方面效果顯著，為下一步電子會計檔案單軌運行、電子會計檔案數(shù)據(jù)全息應(yīng)用奠定了堅實的基礎(chǔ)。

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