摘 要：歸檔工作是基建檔案管理流程中煩瑣而又關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。本文以醫(yī)院基建項目為例，首先分析了基建項目文件歸檔工作對基建項目管理、項目檔案質(zhì)量、基建項目審計和工程質(zhì)量評定等方面的現(xiàn)實意義，探討了基建項目文件數(shù)量多、歸檔參與主體多、跨度形成時間長和涉及門類多等主要特點，并從基建項目資料員檔案意識、業(yè)務(wù)素能、體制機制以及歸檔保障條件等方面，進一步討論了影響基建項目文件歸檔的因素。針對影響基建項目文件歸檔因素，提出了提升基建項目文件歸檔率的對策措施，為進一步做好新時代基建項目文件歸檔工作提供參考。

關(guān)鍵詞：歸檔率；基建檔案；醫(yī)院

概述

天津市第三中心醫(yī)院始建于1957年，是一所集醫(yī)、教、研、預(yù)、管于一體的綜合性三級甲等醫(yī)院，是天津市五大市級醫(yī)學中心之一。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展，已有建筑面積不能滿足事業(yè)發(fā)展及市民健康診療需要，歷經(jīng)數(shù)次改擴建。隨著醫(yī)院基建項目的推進，相關(guān)基建項目檔案資料眾多、時間跨度長，出現(xiàn)在日常管理中極易造成資料收集不全、內(nèi)容質(zhì)量低、歸檔不及時等問題。因此，歸檔工作成為基建檔案管理流程中煩瑣又關(guān)鍵的環(huán)節(jié)[1]。為進一步做好項目檔案管理工作，國家檔案局陸續(xù)出臺《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》《建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》等行業(yè)標準，為醫(yī)院基建項目檔案管理，尤其是歸檔工作提供精準指導。

1 基建項目文件歸檔的意義

建設(shè)單位工程管理部門及勘察、設(shè)計、施工、總承包、監(jiān)理、設(shè)備制造、第三方檢測等參建單位將辦理完畢且具有保存價值的項目文件，經(jīng)系統(tǒng)整理交建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)，即為項目文件歸檔。從項目文件歸檔的定義來看，歸檔的主體有建設(shè)單位、參建單位，歸檔的實質(zhì)要求是辦理完畢且具有保存價值的文件，歸檔的形式要求是經(jīng)系統(tǒng)整理并移交給建設(shè)單位相關(guān)檔案管理機構(gòu)。醫(yī)院檔案歸檔率=實際歸檔的檔案項目數(shù)/應(yīng)當歸檔的檔案項目數(shù)×100%[2]。

做好醫(yī)院基建項目文件歸檔工作具有重要的現(xiàn)實意義。一是基建項目管理的重要依據(jù)。醫(yī)院基建項目文件經(jīng)歸檔，是基建工程項目建設(shè)從投資完成，成果轉(zhuǎn)入后期項目實際使用，在此過程中基建項目活動的真實歷史記錄?？勺鳛榛üこ藤|(zhì)量鑒定的重要憑證，也是醫(yī)院基建項目后期改建、擴建、維修、管理的重要依據(jù)。二是項目檔案質(zhì)量的重要保障。醫(yī)院項目建設(shè)周期長，產(chǎn)生的項目文件數(shù)量多，涉及工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、設(shè)備及安裝等多個環(huán)節(jié)，項目文件收集工作貫穿項目建設(shè)始終，嚴格按照項目檔案管理的相關(guān)標準和規(guī)范做好項目文件資料的收集，并按照項目文件形成規(guī)律及要求進行系統(tǒng)整理、歸檔，也是基建檔案管理質(zhì)量的重要保障。三是基建項目審計的重要支撐。醫(yī)院基建項目是上級主管部門對醫(yī)院財務(wù)工作進行審計的重要內(nèi)容。如東麗院區(qū)新址擴建項目，總投資約314055萬元，項目建設(shè)完成后，需要對整個工程項目進行審計，歸檔的立項文件、招標文件、施工合同、財會憑證等歸檔資料的查詢，為審計工作順利進行提供了重要的資料支撐。四是工程質(zhì)量評定的重要保證。醫(yī)院基建工程項目質(zhì)量直接關(guān)系到項目的運行，以及患者安全和財產(chǎn)保障，做好基建項目文件及時、完整歸檔，使其能夠成套、系統(tǒng)地歸檔，反映了工程質(zhì)量的好與壞。在工程建設(shè)中形成、積累的基建檔案資料的質(zhì)量控制著工程項目質(zhì)量[3]。通過基建項目文件的歸檔，按照項目檔案管理規(guī)范進行整理，作為工程質(zhì)量評定的重要保證。

2 基建項目文件主要特點

醫(yī)院基建項目文件是一條重要的信息鏈，貫穿于基建項目申報、立項、評估、勘測、設(shè)計、施工、竣工及運行等各個環(huán)節(jié)，是全部工程項目的真實反映。基建項目本身具有建設(shè)項目規(guī)模大、建設(shè)工期長、參建單位多等特點，這也使得基建項目文件呈現(xiàn)出一系列顯著特點。

2.1 文件數(shù)量多

醫(yī)院建設(shè)項目規(guī)模大，建設(shè)環(huán)節(jié)多，在勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等過程中都會形成大量的項目文件資料。這些文件資料價值高，涵蓋了項目立項批復(fù)、可研報告、建設(shè)工藝技術(shù)應(yīng)用，還有各種交樁記錄、隱蔽工程檢查驗收記錄、質(zhì)量檢查臺賬、設(shè)備及管線安裝施工文件，具有很強的整理歸檔現(xiàn)實應(yīng)用價值。

2.2 參與主體多

醫(yī)院基建項目文件從其形成、積累、整理、審核以及移交和歸檔，不僅由建設(shè)單位負總責，還需要參建單位，如勘察單位、設(shè)計單位、施工單位、總承包方、監(jiān)理單位、設(shè)備制造方、第三方檢測單位的積極參與。因此，醫(yī)院基建項目文件歸檔需要建設(shè)方、監(jiān)理方、施工方等所有參建單位共同完成，才能確?；椖课募w檔及時、完整、系統(tǒng)和準確。

2.3 形成周期長[4]

由中交建筑集團有限公司承建的天津市中心醫(yī)院（東麗院區(qū)）新址擴建項目作為天津市2023年重點項目，規(guī)劃于2022年初建設(shè)，并于2025年12月完成建設(shè)并投入使用，建設(shè)周期長達4年。這還不包括前期的項目立項、項目可研報告、批復(fù)等用的時間。大型醫(yī)院基建項目建設(shè)工期長，在此過程中產(chǎn)生的大量文件材料，從形成、整理到歸檔，時間跨度較長。

2.4 涉及門類多

醫(yī)院基建項目文件涉及學科多、專業(yè)技術(shù)面廣。根據(jù)《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定，基建項目文件主要涉及勘察、設(shè)計、氣象、水文、消防、測繪、地震、環(huán)保、安裝等不同行業(yè)、不同領(lǐng)域的不同專業(yè)資料，這就要求從事基建項目文件收集、整理和歸檔的人員要掌握過硬的專業(yè)技術(shù)，熟悉各個領(lǐng)域的歸檔資料范圍。

3 影響基建項目文件歸檔率因素

3.1 歸檔意識

根據(jù)《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定，醫(yī)院建設(shè)項目文件歸檔應(yīng)及時。并且對歸檔的時間有明確規(guī)定，如醫(yī)院建設(shè)項目前期的勘察、設(shè)計、可研報告、立項等文件應(yīng)在“相關(guān)工作結(jié)束時歸檔”；醫(yī)院建設(shè)項目的管理類文件，如建設(shè)項目管理規(guī)章制度、會議紀要等應(yīng)按年度進行歸檔；醫(yī)院建設(shè)項目的施工文件則是在項目竣工驗收完成后及時歸檔；項目建設(shè)中的科研項目文件則在“結(jié)題驗收后歸檔”；醫(yī)院建設(shè)項目竣工驗收環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件資料則應(yīng)在驗收通過后及時歸檔。

但是，從項目建設(shè)與項目文件歸檔情況來看，重項目建設(shè)、重項目建設(shè)進度輕檔案管理的思想認識還較為普遍，具體從事建設(shè)項目資料收集整理歸檔人員歸檔意識不強，建設(shè)單位、承包及分包單位職責不清，檔案人員流動性大，新進人員缺少系統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)培訓，歸檔范圍不清。

3.2 業(yè)務(wù)素能

從事基建項目文件收集的資料員的業(yè)務(wù)素能會直接影響項目文件的歸檔質(zhì)量和效率。但從現(xiàn)實來看，重點項目建設(shè)在建設(shè)期，作為建設(shè)方的政府職能部門從相關(guān)部門抽調(diào)人員組成臨時性的“×××工程項目建設(shè)指揮部”，通常是工程項目完成便會就地解散，移交管理權(quán)限?？梢?，一般重點基建項目建設(shè)中配備的專職檔案員少之又少，而且建設(shè)期間大多忙于項目建設(shè)，也沒有對具體從事項目文件收集、整理歸檔等進行專門的業(yè)務(wù)培訓。從事基建項目資料收集人員的工程項目專業(yè)知識和檔案專業(yè)知識缺乏，導致項目建設(shè)資料收集、歸檔與工程項目建設(shè)進度不一致，沒有嚴格按照《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》的相關(guān)要求及時收集、歸檔文件資料，導致歸檔資料缺項、漏項，隱蔽工程驗收記錄不完整、不規(guī)范。

3.3 體制機制

重大基建項目檔案管理通常與項目建設(shè)同步推進，檔案管理體制機制不健全、不科學也是影響基建項目檔案歸檔率的重要因素，諸如檔案領(lǐng)導機構(gòu)不健全，相關(guān)參與方未納入領(lǐng)導機構(gòu)之中；工程技術(shù)資料及施工圖表簽報程序規(guī)定不規(guī)范，施工日志、施工圖紙等缺少科學的管理辦法；建設(shè)單位及參加單位的歸檔責任不明確，歸檔文件質(zhì)量要求不符合《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定；重大建設(shè)項目檔案驗收規(guī)定不科學，導致施工文件、信息系統(tǒng)文件、監(jiān)理文件和第三方檢測文件審查環(huán)節(jié)未形成記錄和整改閉環(huán)。

3.4 保障條件

基建項目建設(shè)周期長、產(chǎn)生的檔案資料多，做好歸檔工作離不開必要的軟硬件條件做保障。如存放檔案的檔案室、檔案柜，建設(shè)單位的檔案庫房如沒有按照“八防”標準，勢必會影響項目檔案的保管質(zhì)量，埋下安全隱患。項目電子文件離不開計算機軟硬件系統(tǒng)作為歸檔的重要手段，軟硬件系統(tǒng)是否與新環(huán)境兼容、重要項目電子文件歸檔是否滿足異地異質(zhì)備份、必要的項目歸檔設(shè)備是否保障到位，這些均成為影響基建項目文件歸檔質(zhì)量的重要因素。

4 基建項目文件歸檔率提升對策

4.1 增強意識，明確歸檔責任

將建設(shè)項目歸檔工作與項目建設(shè)同步推進，組織基建項目檔案管理工作領(lǐng)導小組，專門負責項目資料的歸檔工作。切實提升基建項目檔案管理工作的重要性認識，尤其是歸檔意識，自覺遵守和貫徹落實《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》《建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》等相關(guān)的標準和規(guī)范，將歸檔工作納入標準化歸檔管理范圍，讓重視基建項目文件歸檔成為一種行為自覺。要切實明確相關(guān)方的歸檔主體責任，如建設(shè)單位、建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)歸檔責任，以及勘察部門、設(shè)計部門、監(jiān)理部門、施工部門、總承包、檢測部門、供貨等單位的文件歸檔責任和要求，尤其是歸檔資料的“完整性、準確性、有效性和規(guī)范性”“四性”審查責任。要暢通各責任主體之間的溝通渠道，以合同形式將各方需要移交歸檔的文件數(shù)量、文件類型、文件質(zhì)量標準和歸檔時間加以明確，確?；椖课募谕暾?、準確、有效、規(guī)范基礎(chǔ)上及時歸檔。

4.2 提升素能，強化歸檔培訓

根據(jù)基建項目建設(shè)進度，實時組織專兼職資料員、檔案員，以及參建方人員業(yè)務(wù)培訓。具體來說，可從項目前期、中期和后期分階段開展有針對性的業(yè)務(wù)培訓。例如，在基建項目正式開工建設(shè)前，就要同步推進檔案員的業(yè)務(wù)知識培訓，重點培訓基建項目歸檔的范圍、標準和要求；在基建項目建設(shè)過程中，要定期不定期組織檔案員進行業(yè)務(wù)培訓，此時的培訓重點是要根據(jù)基建項目的具體建設(shè)進度，培訓各個環(huán)節(jié)重點歸檔的范圍和要求，以及需要注意的事項。在基建項目建設(shè)后期，要重點圍繞項目竣工驗收的相關(guān)標準和要求，有針對性地組織業(yè)務(wù)培訓，確保歸檔質(zhì)量。

4.3 健全制度，規(guī)范歸檔流程

按照醫(yī)院基建檔案的性質(zhì)劃分，大體可以分為設(shè)計資料、施工資料、依據(jù)性資料、竣工資料以及基礎(chǔ)性資料等[5]；按照醫(yī)院基建檔案的時間階段劃分，又可以將其分為項目前期檔案資料、施工階段資料和竣工階段資料。可見，基建項目文件歸檔量大、類型豐富，要求建立一套行之有效的體制機制，規(guī)范歸檔流程。首先建立健全規(guī)范的規(guī)章制度，尤其是歸檔方面的制度，明確基建項目文件歸檔的范圍、歸檔的條件、歸檔的質(zhì)量和歸檔的時間要求。其次是簽訂合同等約束機制。與施工方、監(jiān)理方等簽訂基建歸檔合同，建立激勵約束機制，在簽訂合同時就明確需要移交的基建檔案材料數(shù)量、套數(shù)、歸檔時間和質(zhì)量要求等事項[6]。最后是規(guī)范檔案工作流程。通過相應(yīng)的規(guī)章制度，使基建項目歸檔工作流程更加標準化、規(guī)范化。

4.4 投入，改善歸檔條件

隨著計算機信息技術(shù)的發(fā)展，以及基建項目文件歸檔的現(xiàn)實需要，項目建設(shè)參與方要加大投入，改善歸檔所需的人、財、物等條件。首先是加強人的投入。根據(jù)項目規(guī)模大小，以及歸檔文件的多少和任務(wù)情況，選派一定數(shù)量的專兼職檔案員。其次是加大財?shù)耐度搿８鶕?jù)基建項目歸檔工作的實際需要，編制專門的檔案管理經(jīng)費預(yù)算，并根據(jù)實際情況，實時增加預(yù)算，確保檔案管理所需經(jīng)費充裕。再次是加大物的投入。根據(jù)基建項目歸檔需要，建立專門的檔案場所，并按照“八防”的標準和要求添置必要的物件設(shè)備。為做好建設(shè)項目電子文件歸檔工作，還需采購一定數(shù)量的計算機、掃描儀、照相機等，購買專門的檔案管理軟件，切實改善基建項目歸檔條件，夯實歸檔工作條件基礎(chǔ)。

結(jié)語

醫(yī)院基建項目歸檔工作是整個基建檔案管理流程中煩瑣又關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，是做好基建項目檔案的基礎(chǔ)性工作。為切實做好項目檔案管理工作，尤其是項目檔案歸檔工作，要始終堅持集中統(tǒng)一管理的原則，實行統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一標準和制度[7]，要重視臨時設(shè)施檔案歸檔利用[8]，要嚴格執(zhí)行《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》《建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》等標準規(guī)范，在思想上要重視，在業(yè)務(wù)素能上要提升，在制度機制上要健全，在歸檔條件上要改善，切實做好醫(yī)院基建項目歸檔工作，不斷提升歸檔率，夯實基建項目檔案管理根基。

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作者簡介：楊琳琳（1977— ），天津市第三中心醫(yī)院館員，主要從事檔案管理研究。