李曉晨

摘?要：工程內(nèi)業(yè)資料能夠真實(shí)地反映出工程項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況，通過分析這些內(nèi)業(yè)資料信息便可及時(shí)地發(fā)現(xiàn)工程建設(shè)中潛在的問題，因此做好工程內(nèi)業(yè)資料的管理工作對(duì)于保障工程建設(shè)質(zhì)量以及項(xiàng)目后期能夠順利竣交工是十分重要的。對(duì)此，將以內(nèi)業(yè)資料管理工作為主體，基于工程項(xiàng)目的角度對(duì)其在項(xiàng)目管理中的重要性、存在問題以及優(yōu)化策略等諸多內(nèi)容進(jìn)行探究和討論，旨在為從事工程內(nèi)業(yè)資料管理工作的相關(guān)人員借鑒參考。

關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目；內(nèi)業(yè)資料；項(xiàng)目管理；工程管理；優(yōu)化策略

中圖分類號(hào)：TB?????文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A??????doi：10.19311/j.cnki.16723198.2023.18.084

0?引言

隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的不斷發(fā)展，工程項(xiàng)目的建設(shè)數(shù)量也在不斷增加，項(xiàng)目管理的難度也隨之加強(qiáng)。為了能夠更好地檢查工程項(xiàng)目，并且做好項(xiàng)目竣工交工的準(zhǔn)備工作，企業(yè)應(yīng)深入貫徹落實(shí)工程內(nèi)業(yè)資料的管理工作，以此來強(qiáng)化項(xiàng)目管理成效，為工程建設(shè)提供價(jià)值性參考，以保障工程項(xiàng)目能夠按期、按質(zhì)完成。

1?工程內(nèi)業(yè)資料概述

1.1?內(nèi)涵

內(nèi)業(yè)通常是指在項(xiàng)目建設(shè)中負(fù)責(zé)項(xiàng)目資料檔案管理、計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)管理及內(nèi)部文秘管理工作。資料員可以使用文本、圖形來說明一個(gè)工程項(xiàng)目的施工流程，由此而產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息便稱之為內(nèi)業(yè)信息，它是對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目的真實(shí)記錄與客觀描述。工程內(nèi)業(yè)資料可以記載和反映工程項(xiàng)目在施工活動(dòng)中各個(gè)環(huán)節(jié)的相互聯(lián)系，能夠?yàn)檎麄€(gè)工程項(xiàng)目的交驗(yàn)過程提供真實(shí)客觀的信息資料，同時(shí)也可以為整個(gè)工程建設(shè)項(xiàng)目后期的維護(hù)和管理提供可靠的數(shù)據(jù)。對(duì)于工程項(xiàng)目而言，內(nèi)業(yè)資料則是跟蹤整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)程，從起初的方案設(shè)計(jì)、開工、建設(shè)一直到交驗(yàn)所記載的文字材料，最終再按照時(shí)序前后以及工程項(xiàng)目的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)資料編制成完整的工程內(nèi)頁材料。

1.2?特征

首先，工程內(nèi)業(yè)資料具有連續(xù)性特征。

內(nèi)業(yè)資料是隨著工程項(xiàng)目的建設(shè)與施工而產(chǎn)生的，從工程項(xiàng)目建設(shè)開始，直至整個(gè)工程項(xiàng)目竣工交驗(yàn)，所有環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)信息都屬于工程內(nèi)業(yè)資料的一部分。內(nèi)業(yè)資料中記載著工程施工建設(shè)的全程，并對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)和細(xì)節(jié)資料進(jìn)行詳盡的記載。由此可見，內(nèi)業(yè)資料對(duì)工程建設(shè)而言體現(xiàn)出了連續(xù)性特征。

其次，工程內(nèi)業(yè)資料具有監(jiān)督性特征。

由于工程內(nèi)業(yè)資料中對(duì)工程項(xiàng)目施工進(jìn)度進(jìn)行了詳細(xì)地記錄，各施工環(huán)節(jié)和工序情況均在工程內(nèi)業(yè)資料中得以真實(shí)反映，因此工程內(nèi)業(yè)資料對(duì)工程項(xiàng)目還具有監(jiān)督作用。監(jiān)管部門可利用企業(yè)內(nèi)部的信息系統(tǒng)來查閱相應(yīng)的工程內(nèi)業(yè)資料，以此來全面了解有關(guān)工程的施工人員、物料、技術(shù)工藝等的各類信息數(shù)據(jù)，從而合理地監(jiān)督工程項(xiàng)目的施工進(jìn)度、質(zhì)量水平等諸多內(nèi)容。

最后，工程內(nèi)業(yè)資料還具有借鑒性特征。

針對(duì)不同的工程項(xiàng)目，其所對(duì)應(yīng)的工程內(nèi)業(yè)資料中會(huì)記載各種不同問題及相應(yīng)的處理方式，而這些內(nèi)容則對(duì)于其他工程項(xiàng)目而言具有一定的參考價(jià)值。一方面，當(dāng)工程項(xiàng)目在實(shí)施施工作業(yè)之前，企業(yè)可以查閱類似工程項(xiàng)目的內(nèi)業(yè)資料，并借鑒其中與承建項(xiàng)目相似的建設(shè)問題及解決對(duì)策，從而為工程項(xiàng)目建設(shè)工程的順利開展提供保障。另一方面，對(duì)于工程項(xiàng)目本身的內(nèi)業(yè)資料也具有一定的參考價(jià)值。通常情況下工程項(xiàng)目建設(shè)的工期相對(duì)較長，對(duì)于工程建設(shè)后期而言，前期階段的工程內(nèi)業(yè)資料中所總結(jié)的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)與方法，也可在工程建設(shè)后期有效地執(zhí)行，前期工程內(nèi)業(yè)資料中所遇到的問題也可引起重視，避免后期工程建設(shè)再出現(xiàn)該類問題，從而確保工程項(xiàng)目能夠順利完成。

2?工程內(nèi)業(yè)資料在項(xiàng)目管理中的重要性及存在的問題

2.1?工程內(nèi)業(yè)資料在項(xiàng)目管理中的重要性

在工程項(xiàng)目的施工建設(shè)中，不可避免地會(huì)涉及各施工環(huán)節(jié)的材料質(zhì)量、工藝技術(shù)等諸多內(nèi)容，而這些內(nèi)容也是工程內(nèi)業(yè)資料的重要組成部分，因此在工程項(xiàng)目的建設(shè)過程中，整理資料是一件既復(fù)雜而又不可或缺的管理工作，其重要性主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

首先，信息記錄。工程內(nèi)業(yè)資料是對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)行全面和詳細(xì)的記載。其不僅是工程項(xiàng)目施工中能夠進(jìn)行查證核實(shí)的重要資料，同時(shí)也是企業(yè)后期維權(quán)的關(guān)鍵證據(jù)。

其次，信息查詢。在內(nèi)業(yè)資料的支持下，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以不再單純憑借零星的材料以及主觀記憶來控制工程項(xiàng)目的各個(gè)節(jié)點(diǎn)。當(dāng)工程項(xiàng)目出現(xiàn)數(shù)量不符、規(guī)格不符等問題時(shí)，可以憑借整合好的工程內(nèi)業(yè)資料快速查詢到相關(guān)信息，切實(shí)有效提高項(xiàng)目管理的效率。

最后，經(jīng)驗(yàn)積累。企業(yè)可以將內(nèi)業(yè)資料作為其他類似工程項(xiàng)目建設(shè)的一種經(jīng)驗(yàn)借鑒，對(duì)以往工程項(xiàng)目中所應(yīng)用的技術(shù)、遇到的問題、應(yīng)對(duì)的策略以及最終的工程項(xiàng)目建設(shè)成果，都可以使類似工程項(xiàng)目在建設(shè)的過程中少走彎路。由此可見，定期學(xué)習(xí)和總結(jié)這些工程項(xiàng)目的內(nèi)業(yè)文件對(duì)企業(yè)項(xiàng)目管理水平的提升有著積極的促進(jìn)作用。

2.2?工程內(nèi)業(yè)資料在項(xiàng)目管理中存在的問題

2.2.1?內(nèi)業(yè)資料管理人員的管理意識(shí)薄弱

在工程項(xiàng)目的建設(shè)過程中，工程內(nèi)業(yè)資料所涉及的范圍廣、內(nèi)容復(fù)雜，因此對(duì)于內(nèi)業(yè)資料管理人員而言是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。若企業(yè)缺乏對(duì)工程內(nèi)業(yè)資料管理工作的重視程度，且負(fù)責(zé)內(nèi)業(yè)資料管理工作的資料員缺乏管理意識(shí)，便會(huì)導(dǎo)致工程內(nèi)業(yè)資料的獲取和收集不夠全面，工程內(nèi)業(yè)資料的管理工作也會(huì)逐漸流于形式，無法在工程項(xiàng)目中真正發(fā)揮其作用價(jià)值。

2.2.2?內(nèi)業(yè)資料管理人員缺乏業(yè)務(wù)培訓(xùn)

工程內(nèi)業(yè)資料管理人員的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低也是當(dāng)前企業(yè)運(yùn)營中比較常見的問題，其主要體現(xiàn)在對(duì)工程內(nèi)業(yè)資料檢測報(bào)告的填寫缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、對(duì)有關(guān)工程資料的整理也不夠全面、所獲取的資料信息缺乏真實(shí)性和準(zhǔn)確性等多個(gè)方面。究其根本是因?yàn)椴糠止こ虄?nèi)業(yè)資料的管理人員并未經(jīng)過統(tǒng)一的訓(xùn)練，即便有進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，也將培訓(xùn)的重點(diǎn)放在填寫工程內(nèi)業(yè)資料的相關(guān)檢測報(bào)告上，缺乏更為深刻的專業(yè)技能培訓(xùn)，因而導(dǎo)致內(nèi)業(yè)資料管理人員的整體素質(zhì)偏低，無法真正落實(shí)工程內(nèi)業(yè)資料的高質(zhì)量管理。

2.2.3?內(nèi)業(yè)資料管理信息化水平有待提高

目前我國已然邁入了先進(jìn)的信息化時(shí)代，很多企業(yè)也大規(guī)模地引入了諸多先進(jìn)的電子設(shè)備，但對(duì)于工程內(nèi)業(yè)資料的管理工作而言，電子設(shè)備也只停滯在制表、資料整理等最簡單地使用上，管理人員暫未充分利用電子設(shè)備的功能特性來顯著提升工程內(nèi)業(yè)資料管理的信息化水平。此外，由于工程內(nèi)業(yè)資源的獲取與歸檔工作目前仍以紙質(zhì)載體為主，這不僅會(huì)給工程內(nèi)業(yè)資料的傳送、搬運(yùn)和保管帶來諸多困難，同時(shí)還會(huì)導(dǎo)致大批紙張資源的消耗，違背綠色環(huán)保的工程建設(shè)理念。因此，盡快提升工程內(nèi)業(yè)資料管理工作的信息化水平也是提高企業(yè)項(xiàng)目管理質(zhì)量水平的關(guān)鍵所在。

3?工程內(nèi)業(yè)資料在項(xiàng)目管理中的優(yōu)化策略

3.1?加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)內(nèi)業(yè)資料管理的重視

為了在項(xiàng)目管理中充分發(fā)揮內(nèi)業(yè)資料的作用價(jià)值，確保工程項(xiàng)目最終能夠按期、按質(zhì)完成竣工交工。企業(yè)的管理層需要對(duì)工程內(nèi)業(yè)材料的管理工作引起高度重視，從而使得內(nèi)業(yè)資料能夠?yàn)槠髽I(yè)項(xiàng)目管理工作的高效開展提供參考依據(jù)。具體要點(diǎn)如下：

首先，加強(qiáng)對(duì)內(nèi)業(yè)資料管理流程的重視，確保內(nèi)業(yè)資料由上至下的管理工作能夠環(huán)環(huán)緊扣，確保項(xiàng)目管理與資料記錄能夠同步進(jìn)行，從而更好地保障內(nèi)業(yè)資料管理工作的高效性、真實(shí)性和及時(shí)性。

其次，加強(qiáng)對(duì)內(nèi)業(yè)資料管理責(zé)任的重視，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還可以針對(duì)內(nèi)業(yè)資料管理工作制定相應(yīng)的責(zé)任機(jī)制，要求項(xiàng)目管理中的各級(jí)負(fù)責(zé)人都應(yīng)對(duì)內(nèi)業(yè)資料的真實(shí)性承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，避免在項(xiàng)目后期竣交工階段，企業(yè)針對(duì)內(nèi)業(yè)資料不真實(shí)進(jìn)行追責(zé)時(shí)出現(xiàn)互相推諉的情況，切實(shí)提高內(nèi)業(yè)資料管理工作的質(zhì)量水平。

最后，加強(qiáng)對(duì)內(nèi)業(yè)資料填報(bào)程序的重視，企業(yè)需針對(duì)不同項(xiàng)目的內(nèi)業(yè)資料進(jìn)行歸類劃分，制定出規(guī)范的內(nèi)業(yè)資料范例，并針對(duì)內(nèi)業(yè)資料的編制、裝訂、整理以及歸檔等相關(guān)工作做出詳細(xì)的規(guī)定，以確保管理人員能夠嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定完成內(nèi)業(yè)資料的填報(bào)工作，切實(shí)提高內(nèi)業(yè)資料管理的規(guī)范性。

3.2?內(nèi)業(yè)資料檔案的實(shí)時(shí)監(jiān)督

為進(jìn)一步強(qiáng)化工程內(nèi)業(yè)資料的管理成效，企業(yè)還應(yīng)做好對(duì)內(nèi)業(yè)資料檔案的實(shí)時(shí)監(jiān)督工作，以確保所獲取內(nèi)業(yè)資料的真實(shí)性和可靠性，具體措施如下：

一是對(duì)工程項(xiàng)目所涉及的內(nèi)業(yè)資料進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督和審查。

內(nèi)業(yè)資料是否真實(shí)可靠將會(huì)直接影響工程項(xiàng)目建設(shè)的最終質(zhì)量水平，因此在工程建設(shè)過程中，企業(yè)必須對(duì)與工程項(xiàng)目的相關(guān)內(nèi)業(yè)資料進(jìn)行把關(guān)，從多個(gè)角度對(duì)工程內(nèi)業(yè)資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性進(jìn)行合理的判斷和評(píng)價(jià)。通常情況下，內(nèi)業(yè)資料主要包括批復(fù)、請(qǐng)示、實(shí)施方案、咨詢?cè)u(píng)估報(bào)告、圖紙會(huì)審紀(jì)要、勘察及施工圖設(shè)計(jì)招標(biāo)文件、施工招標(biāo)文件、招標(biāo)控制價(jià)、設(shè)計(jì)變更的批復(fù)、請(qǐng)示、預(yù)算書、設(shè)計(jì)變更申請(qǐng)報(bào)告等，工程內(nèi)業(yè)資料管理人員應(yīng)對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督，以確保這些內(nèi)業(yè)資料能夠?yàn)楹罄m(xù)的工程建設(shè)提供參考依據(jù)。

二是對(duì)原始記錄或隱蔽工程的內(nèi)業(yè)資料進(jìn)行監(jiān)督。

在工程建設(shè)中，內(nèi)業(yè)資料的管理人員還應(yīng)對(duì)原始記錄和隱蔽工程作出詳盡、真實(shí)、正確地記錄，同時(shí)做好相關(guān)內(nèi)業(yè)資料的存儲(chǔ)工作，以便于為后續(xù)工程建設(shè)施工作業(yè)的順利開展提供參考，這也是規(guī)范工程項(xiàng)目建設(shè)的重要規(guī)定。

三是對(duì)檢驗(yàn)資料進(jìn)行監(jiān)督。

所有分部分項(xiàng)工程在完工后，工程內(nèi)業(yè)資料的管理人員都應(yīng)針對(duì)分部分項(xiàng)工程的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)與評(píng)定，同時(shí)對(duì)分部分項(xiàng)工程的內(nèi)業(yè)資料進(jìn)行優(yōu)化和完善，并設(shè)立相關(guān)臺(tái)賬以便于內(nèi)業(yè)資料的歸檔和整理。

四是對(duì)管理性技術(shù)資料進(jìn)行監(jiān)督。

客觀來說，管理性技術(shù)資料是體現(xiàn)企業(yè)技術(shù)水平以及項(xiàng)目質(zhì)量的關(guān)鍵所在，因此工程內(nèi)業(yè)資料的管理人員應(yīng)做好對(duì)管理性技術(shù)資料真實(shí)、確切記錄的實(shí)時(shí)監(jiān)督，以確保該類內(nèi)業(yè)資料更具參考價(jià)值。

3.3?加強(qiáng)對(duì)內(nèi)業(yè)資料管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)力度

企業(yè)要想進(jìn)一步提高其內(nèi)業(yè)資料管理人員的綜合素質(zhì)水平，加強(qiáng)對(duì)內(nèi)業(yè)資料管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)力度，可結(jié)合當(dāng)前企業(yè)的實(shí)際情況，采取以下措施：

首先，做好內(nèi)業(yè)資料管理人員的培訓(xùn)工作，以確保其能夠熟練掌握和深入了解內(nèi)業(yè)資料管理工作的基礎(chǔ)知識(shí)內(nèi)容。除完成培訓(xùn)活動(dòng)之外，企業(yè)還應(yīng)組織內(nèi)業(yè)資料的管理人員進(jìn)行定期考核，并制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，以此來提高內(nèi)業(yè)資料管理人員的積極性，從主觀上提高內(nèi)業(yè)資料管理人員的綜合素質(zhì)水平。

其次，企業(yè)要想進(jìn)一步提高內(nèi)業(yè)資料管理人員的能力水平，還應(yīng)結(jié)合內(nèi)業(yè)資料管理的具體業(yè)務(wù)流程、實(shí)際操作步驟等內(nèi)容對(duì)其開展針對(duì)性的技術(shù)培訓(xùn)，以確保內(nèi)業(yè)資料管理人員能夠嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)來完成內(nèi)業(yè)資料的相關(guān)管理工作。

最后，企業(yè)還應(yīng)定期組織內(nèi)業(yè)資料管理人員開展參觀、交流等學(xué)習(xí)活動(dòng)，并在此類活動(dòng)中向其宣傳最新的內(nèi)業(yè)資料管理資訊以及先進(jìn)的內(nèi)業(yè)資料管理理念，使得管理人員能夠?qū)⑵湔系狡髽I(yè)當(dāng)前的工程內(nèi)業(yè)資料的管理工作中，在提高內(nèi)業(yè)資料管理人員綜合素質(zhì)的同時(shí)也能進(jìn)一步強(qiáng)化內(nèi)業(yè)資料的管理水平。

3.4?完善內(nèi)業(yè)資料管理制度

首先，企業(yè)在對(duì)工程內(nèi)業(yè)資料開展管理工作之前，需建立健全的內(nèi)業(yè)資料管理制度，同時(shí)還要注重對(duì)該管理制度的可行性與操作性的優(yōu)化和完善，以確保工程內(nèi)業(yè)資料管理工作能夠充分發(fā)揮其積極作用。

其次，企業(yè)還應(yīng)持續(xù)完善工程內(nèi)業(yè)資料的內(nèi)部管理體系，以此來保障內(nèi)業(yè)資料的管理制度能夠與市場的發(fā)展趨勢相契合，從而幫助企業(yè)早日實(shí)現(xiàn)內(nèi)業(yè)資料管理的標(biāo)準(zhǔn)化和精細(xì)化目標(biāo)。

最后，內(nèi)業(yè)資料管理人員還需針對(duì)項(xiàng)目管理所涉及的各個(gè)環(huán)節(jié)制定有針對(duì)性的內(nèi)業(yè)資料管理制度，以保障內(nèi)業(yè)資料管理工作開展的合理性和高效性。

3.5?實(shí)現(xiàn)工程內(nèi)業(yè)資料管理的信息化

科技的快速發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)信息的普及為工程項(xiàng)目內(nèi)業(yè)資料管理工作的開展提供了新思路，信息化的內(nèi)業(yè)資料管理技術(shù)手段也逐步代替了傳統(tǒng)的以紙質(zhì)載體為主的內(nèi)業(yè)資料管理模式。在企業(yè)開展內(nèi)業(yè)資料管理工作時(shí)，可以充分利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化手段對(duì)企業(yè)內(nèi)業(yè)資料實(shí)行統(tǒng)一的管理，并針對(duì)工程內(nèi)業(yè)資料創(chuàng)建相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，并在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建獨(dú)立的內(nèi)業(yè)資料信息庫，努力推動(dòng)工程內(nèi)業(yè)資料管理工作向信息化方向的發(fā)展步伐。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)還可通過合理地利用信息技術(shù)手段，將工程項(xiàng)目中各施工環(huán)節(jié)的內(nèi)業(yè)資料及相關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行統(tǒng)一編制，以便于企業(yè)的管理層在需要時(shí)隨時(shí)查閱相關(guān)內(nèi)業(yè)資料信息，從而顯著提高企業(yè)對(duì)工程內(nèi)業(yè)資料的管理效率，為工程項(xiàng)目的順利完工添加助力。

4?結(jié)論

雖然現(xiàn)階段部分企業(yè)在開展工程內(nèi)業(yè)資料管理的過程中依然存在內(nèi)業(yè)資料管理人員的管理意識(shí)薄弱、內(nèi)業(yè)資料管理人員缺乏業(yè)務(wù)培訓(xùn)、內(nèi)業(yè)資料管理信息化水平有待提高等諸多問題，但是企業(yè)可以通過加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)內(nèi)業(yè)資料管理的重視、對(duì)內(nèi)業(yè)資料檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督、加強(qiáng)對(duì)內(nèi)業(yè)資料管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)力度、完善內(nèi)業(yè)資料管理制度、實(shí)現(xiàn)工程內(nèi)業(yè)資料管理的信息化等措施來有效地解決上述問題，以此來強(qiáng)化企業(yè)的項(xiàng)目管理成效，為工程內(nèi)業(yè)資料管理工作的高效開展創(chuàng)造良好的條件。

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