李京珂　鄭聯(lián)珠

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，多媒體平臺(tái)在檔案服務(wù)領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用，加之高校檔案館服務(wù)意識(shí)的提高，用戶逐漸參與到檔案館藏資源的建設(shè)中。用戶參與是檔案館收集檔案材料的外聯(lián)形式之一，該形式在豐富檔案信息資源、促進(jìn)用戶表達(dá)、創(chuàng)新檔案利用方式等方面有突出貢獻(xiàn)。

檔案是“任何公共或私人機(jī)構(gòu)的記錄，這些記錄被認(rèn)為值得永久保存以供參考或研究，并且已經(jīng)存放或被選擇存放在檔案機(jī)構(gòu)”。在數(shù)字時(shí)代，人們不斷地記錄、創(chuàng)建、獲取和保存檔案，在當(dāng)下的技術(shù)環(huán)境中，每個(gè)人都可以建立檔案，每個(gè)人也都能成為檔案管理員。隨著社會(huì)檔案意識(shí)的不斷提高以及檔案相關(guān)知識(shí)的普及，檔案資源共建共享的概念逐漸傳播開來(lái)。高校檔案資源作為檔案資源建設(shè)中的重要一環(huán)，在記錄和保存社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化資源方面起著巨大的作用。充分發(fā)揮公眾在高校檔案資源建設(shè)中的參與作用是強(qiáng)調(diào)檔案社會(huì)屬性的表現(xiàn)，也是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值、高效利用檔案資源的關(guān)鍵舉措。高校檔案館與公眾建立聯(lián)系，有利于提高人們對(duì)其信息資源收集能力和服務(wù)水平的認(rèn)識(shí)，同時(shí)其應(yīng)構(gòu)建良性互動(dòng)機(jī)制，為豐富館藏資源、輸出檔案文化提供機(jī)會(huì)。本文以用戶參與行為與感知價(jià)值理論為支撐，結(jié)合數(shù)字時(shí)代日益豐富的信息資源和用戶更加個(gè)性、高效的信息需求，將高校檔案館、高校師生、社會(huì)公眾等主體納入研究框架中，探索數(shù)字時(shí)代用戶參與模式下高校檔案資源建設(shè)的新路徑。

理論背景

用戶參與行為

我國(guó)的檔案有著悠久的歷史，但專業(yè)人才與專業(yè)設(shè)備較少，因此在檔案事業(yè)進(jìn)入大眾視野之初，社會(huì)公眾對(duì)檔案事業(yè)的運(yùn)行機(jī)制知之甚少，也很少有參與行為。在后現(xiàn)代主義思潮的影響和經(jīng)濟(jì)、網(wǎng)絡(luò)、社交媒體平臺(tái)的多重推動(dòng)下，檔案在Web2.0時(shí)代拓展出了越來(lái)越豐富的內(nèi)容，其邊界和維度打破了原有的局限，檔案范式不再僅限于記錄和證據(jù)，檔案的文化功能日益凸顯，在社會(huì)層面廣泛傳播開來(lái)。

參與文化不僅適用于商業(yè)管理領(lǐng)域，也可以應(yīng)用于社會(huì)治理方面。參與模式的介入改變了傳統(tǒng)的檔案管理范式，促進(jìn)了檔案工作模式的更新，在實(shí)際的檔案管理工作中構(gòu)建了更復(fù)雜的管理體系。參與模式所包含的人員、載體、文件等要素在推動(dòng)檔案館業(yè)務(wù)對(duì)外開放方面有著多元作用。一方面，館藏資源的來(lái)源渠道與館藏形式更加豐富，社會(huì)檔案觀逐漸形成，檔案服務(wù)社會(huì)化也表明了檔案事業(yè)向全社會(huì)靠攏的趨勢(shì)。另一方面，原有檔案管理理念已無(wú)法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，檔案治理理念的提出、檔案行政管理部門的職能調(diào)整和檔案工作的公眾參與等充分體現(xiàn)出“社會(huì)模式”是在參與文化影響下所作出的積極改變。日益廣泛的參與途徑為檔案事業(yè)帶來(lái)了更廣闊的發(fā)展空間，同時(shí)參與式管理也創(chuàng)造了多元協(xié)作、良性互動(dòng)的檔案工作新模式。不少學(xué)者從不同角度闡述了在線參與式檔案工作的積極影響，連志英、朱宏濤指出，社會(huì)公眾的參與行為是當(dāng)前環(huán)境下檔案信息服務(wù)權(quán)力的交換，社交媒體為參與者提供便捷的平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的獲取，參與式檔案信息服務(wù)體現(xiàn)了互動(dòng)、平等、聯(lián)動(dòng)、共享的理念。張江珊等學(xué)者指出，在檔案學(xué)語(yǔ)境下，“參與”打破了“壟斷式管理”的模式，用戶變成了積極的角色，“參與”所表達(dá)的概念內(nèi)涵具有多樣性及復(fù)雜性，用戶與檔案機(jī)構(gòu)之間的關(guān)聯(lián)性促使用戶、檔案館及外部實(shí)體能夠構(gòu)建內(nèi)容和形式都更加豐富的館藏資源，有益于檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。Theimer提出打造“參與式檔案館”，她認(rèn)為參與式檔案館是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的一種組織、網(wǎng)站或集合，這種組織或集合不僅包括檔案專業(yè)人員的管理與服務(wù)，同時(shí)也容納了其他人員參與檔案知識(shí)或資源的組織、收集、整理，從而促進(jìn)社會(huì)公眾對(duì)檔案的理解。

高校檔案館存在受眾單一、資源較少的不足，完善參與式檔案工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。利用受眾的主動(dòng)性與社交媒體平臺(tái)的便捷性，用戶參與模式能夠更好地推動(dòng)高校檔案館或檔案室的建設(shè)，動(dòng)員社會(huì)力量共同參與檔案資源的收集、整理、保管以及利用等環(huán)節(jié)，解決用戶需求不高、資源利用水平不高、館藏建設(shè)內(nèi)容空洞等問(wèn)題，進(jìn)而推動(dòng)高校檔案事業(yè)發(fā)展，使其在育人體系中發(fā)揮更大的作用。

感知價(jià)值理論

感知價(jià)值是一個(gè)人行為舉動(dòng)的內(nèi)在動(dòng)機(jī)，商業(yè)、管理等多個(gè)領(lǐng)域的學(xué)者對(duì)因感知價(jià)值產(chǎn)生行為的現(xiàn)象進(jìn)行了研究，德魯克在《管理前沿》一書中將感知價(jià)值的概念解釋為消費(fèi)者對(duì)所要消費(fèi)的產(chǎn)品或服務(wù)的價(jià)值估量。早期學(xué)者對(duì)感知價(jià)值的研究更多從理性的角度出發(fā)，例如，門羅認(rèn)為客戶感知價(jià)值是感知收益與感知成本之間的差距；武永紅以企業(yè)為主體，認(rèn)為客戶感知價(jià)值是企業(yè)在權(quán)衡各種相關(guān)利益和努力過(guò)程中對(duì)有特定需求的客戶進(jìn)行的整體評(píng)價(jià)。還有一些學(xué)者對(duì)以理性為主的研究觀點(diǎn)進(jìn)行了補(bǔ)充，如劉合友等人提出，顧客在對(duì)比商品或服務(wù)的收益與成本之間的關(guān)系后所得到的價(jià)值感知，同時(shí)還考慮了功能價(jià)值、情感價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。不論是高校師生還是社會(huì)公眾，不同用戶群體對(duì)檔案信息的需求不同，其掌握和提供的信息也不盡相同，用戶只有感知到某條信息的價(jià)值才會(huì)愿意主動(dòng)提供信息，或?qū)n案編研成果提出建議。參與模式下的檔案管理方式為用戶群體收集和提供有價(jià)值的檔案信息提供了有效途徑。

動(dòng)機(jī)理論

動(dòng)機(jī)是個(gè)體或組織的特定行為活動(dòng)，往往是為了自身內(nèi)在需要和行為外部誘因相統(tǒng)一，驅(qū)使主體行為朝著既定目標(biāo)發(fā)展的一種內(nèi)在驅(qū)動(dòng)力。動(dòng)機(jī)理論最早由心理學(xué)家提出，他們發(fā)現(xiàn)動(dòng)機(jī)作為人類各種復(fù)雜行為的根本原因，有激勵(lì)或抑制人的行為意圖和表明主體行為意愿的作用。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展及社交媒體的普及，越來(lái)越多的學(xué)者關(guān)注到用戶在網(wǎng)絡(luò)空間的行為動(dòng)機(jī)，并對(duì)用戶參與各種虛擬社區(qū)和社交媒體平臺(tái)的動(dòng)機(jī)進(jìn)行了深入探討。例如，寧婧怡將用戶在網(wǎng)絡(luò)游戲直播平臺(tái)上的動(dòng)機(jī)總結(jié)為信息動(dòng)機(jī)、娛樂(lè)動(dòng)機(jī)、交際動(dòng)機(jī)、自我實(shí)現(xiàn)動(dòng)機(jī)；L.Guenwoo利用Facebook論壇的用戶數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)用戶參與度受到互惠動(dòng)機(jī)、娛樂(lè)動(dòng)機(jī)、專業(yè)聲譽(yù)動(dòng)機(jī)和親社會(huì)動(dòng)機(jī)的影響。

信息動(dòng)機(jī)

信息動(dòng)機(jī)表現(xiàn)為用戶獲取某類信息的需求。信息需求被定義為個(gè)體對(duì)信息的不足感和求足感，是用戶信息行為的目標(biāo)指引。例如，老年人出于保持健康、控制疾病、獲取醫(yī)療信息等需求而使用互聯(lián)網(wǎng)健康信息服務(wù)；用戶希望獲取更多信息價(jià)值而對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行評(píng)價(jià)或跟帖。信息有用性、信息經(jīng)驗(yàn)分享是促進(jìn)用戶網(wǎng)絡(luò)信息分享行為的正向影響因素。本文的信息動(dòng)機(jī)是指用戶希望通過(guò)參與高校檔案資源建設(shè)來(lái)獲取和分享各類有用的知識(shí)信息，推動(dòng)高校檔案事業(yè)發(fā)展，這一目標(biāo)受到內(nèi)在需求和外在條件兩方面因素的影響。

當(dāng)前高校檔案資源建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題

技術(shù)瓶頸制約檔案數(shù)字化水平

高校檔案數(shù)字化建設(shè)由來(lái)已久，但受技術(shù)水平及成本的制約，檔案數(shù)字化進(jìn)程仍較為緩慢。部分高校主要由檔案管理員使用檔案著錄軟件錄入檔案信息，再抽樣檢查保證檔案信息數(shù)據(jù)的質(zhì)量，這種完全依賴人工錄入和檢查的粗放型模式有很大的局限性，難以保證檔案信息的可信度。還有不少高校采用原件掃描或顯微掃描膠片處理的方法。掃描原件進(jìn)行數(shù)字化處理是一項(xiàng)費(fèi)時(shí)費(fèi)力的工程，一般需要采購(gòu)昂貴的設(shè)備來(lái)保證數(shù)字化處理過(guò)程中信息的完整性，還需要安排專門的人員負(fù)責(zé)后期維護(hù)。檔案資料數(shù)字化的基本原理是將文件掃描成圖片格式保存，這種數(shù)字化方法是目前最常用的方法，但不利于后期使用。由于目前的智能識(shí)別系統(tǒng)還不成熟，檔案材料在轉(zhuǎn)換過(guò)程中很容易輸出錯(cuò)誤信息，無(wú)法保證檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。此外，智能識(shí)別系統(tǒng)一般都造價(jià)不菲，后續(xù)還需要維護(hù)和更新，對(duì)于高校檔案館來(lái)說(shuō)成本較高。

多媒體信息反饋率有待提高

隨著多媒體在人們工作和生活中的廣泛應(yīng)用，多媒體信息已然成為檔案信息的一部分。多媒體信息如何與檔案系統(tǒng)接軌是一個(gè)值得思考的問(wèn)題。首先，多媒體信息具有靈活、廣泛、分散等特性，傳統(tǒng)的面向文本信息的結(jié)構(gòu)化關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)已然無(wú)法適應(yīng)多媒體信息的特性，這就需要建立面向多媒體信息的非結(jié)構(gòu)化多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。其次，多媒體信息有別于傳統(tǒng)文本信息，具有多樣性、載體分散性的特點(diǎn)，傳統(tǒng)的基于文本的檢索方法已不適用于多媒體信息。因此，為便于對(duì)多媒體信息進(jìn)行管理和利用，需要開發(fā)多媒體模糊檢索技術(shù)。但用戶使用檔案接收系統(tǒng)和查詢系統(tǒng)的頻率并不高，對(duì)一些專門的檔案管理系統(tǒng)了解較少，限制了檔案管理信息的反饋。

信息安全存在隱患

檔案信息安全是檔案管理工作的基礎(chǔ)，如何防止檔案信息泄露或丟失是檔案信息轉(zhuǎn)換過(guò)程中的一大難題。檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用不僅順應(yīng)了時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，便于檔案信息管理，同時(shí)也為用戶查詢和利用檔案信息提供了便利渠道。檔案管理系統(tǒng)使檔案信息與用戶通過(guò)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通，同時(shí)檔案館內(nèi)的信息資源也不再受限于煩瑣的借閱程序和固定的閱覽空間，數(shù)字化和信息化技術(shù)的發(fā)展為檔案管理部門和社會(huì)公眾提供了共享平臺(tái)，任何人只要通過(guò)密鑰或者獲得部分權(quán)限就可以實(shí)現(xiàn)檔案訪問(wèn)。但數(shù)據(jù)共享最大的隱患就是無(wú)法保證檔案信息的安全性和保密性。推動(dòng)完善信息安全法是一項(xiàng)長(zhǎng)遠(yuǎn)的任務(wù)，目前我國(guó)檔案領(lǐng)域還沒(méi)有構(gòu)建完善的電子文件標(biāo)準(zhǔn)、多媒體信息標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字檔案書目標(biāo)準(zhǔn)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)等。全面完善此類基礎(chǔ)性標(biāo)準(zhǔn)，建立健全現(xiàn)代檔案管理規(guī)范及安全的信息資源體系絕非易事，還需要行業(yè)內(nèi)多方共同努力。

結(jié)構(gòu)形式單一

目前，高校檔案館的檔案以紙質(zhì)文件為主，其他載體的檔案以及學(xué)校的榮譽(yù)、獎(jiǎng)杯、人事檔案等特殊類型的檔案占比很小，沒(méi)有形成完整、全面的檔案資源體系，不利于檔案館更深入地開展工作，也無(wú)法滿足信息共享時(shí)代師生及社會(huì)公眾的多方面需求。隨著信息時(shí)代的快速發(fā)展，優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)、豐富檔案類型成為時(shí)代變化的客觀要求。只有協(xié)同多方力量共同參與，高校檔案館才能更好地豐富檔案資源，開展檔案成果編研工作。

對(duì)策與建議

健全收集制度，確保檔案完整

高校檔案館的資源內(nèi)容較為單一，但隨著時(shí)代發(fā)展，實(shí)際工作中會(huì)出現(xiàn)具有新的內(nèi)容與形式的檔案材料，這就需要檔案工作人員按照國(guó)家關(guān)于歸檔范圍的指導(dǎo)性文件要求，與各職能處室和二級(jí)學(xué)院的檔案管理員進(jìn)行溝通協(xié)商，根據(jù)學(xué)校工作內(nèi)容，對(duì)現(xiàn)有制度進(jìn)行修改、補(bǔ)充和完善，建立可操作性更強(qiáng)的檔案收錄歸檔制度，擴(kuò)大檔案館館藏范圍。例如，學(xué)生參加各種比賽的相關(guān)獎(jiǎng)項(xiàng)、材料內(nèi)容、賽事流程等多項(xiàng)材料往往難以完整保存；行政部門與教學(xué)單位合作進(jìn)行的活動(dòng)，其信息材料存在分散保存的情況，不利于檔案的收集與儲(chǔ)存。因此，為保證教學(xué)、科研類檔案應(yīng)歸盡歸，要建立健全相關(guān)制度，確保歸檔檔案的完整性，為各部門開展檔案工作提供明確指導(dǎo)，提高師生參與館藏建設(shè)的積極性，使檔案以共享的方式與師生和社會(huì)公眾接觸，提高檔案館館藏資源的多樣性。

加強(qiáng)人力物力保障

檔案管理部門以滿足社會(huì)和公共服務(wù)需求為宗旨，自身沒(méi)有創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的渠道，在開展業(yè)務(wù)時(shí)缺少資金支持。檔案館信息化建設(shè)是一項(xiàng)投資較大、進(jìn)程較慢的工程，需要大量人力、物力、財(cái)力來(lái)保障數(shù)字化設(shè)備的更新和檔案系統(tǒng)的維護(hù)，因此檔案館必須積極爭(zhēng)取資金支持，同時(shí)也可以通過(guò)豐富編研成果、推動(dòng)科研項(xiàng)目建設(shè)等規(guī)范合理的方式增加收入，為檔案館信息化建設(shè)提供物質(zhì)支撐。另外，目前仍有很多高校檔案館或檔案室的工作由非檔案專業(yè)人員負(fù)責(zé)，他們的工作經(jīng)驗(yàn)不足以支撐其處理實(shí)際工作中遇到的問(wèn)題，無(wú)法嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定收集和保管檔案。檔案專業(yè)人才只專注于檔案館或檔案室的日常工作而跟不上時(shí)代發(fā)展步伐，現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)無(wú)法滿足社會(huì)公眾多樣化的信息需求，因此構(gòu)建多媒體形式的參與式檔案互動(dòng)平臺(tái)對(duì)創(chuàng)新檔案服務(wù)形式、提高師生檔案意識(shí)、提升高校檔案利用率等具有重大意義。

注重檔案信息安全

信息安全關(guān)系著檔案事業(yè)的前途命運(yùn)。目前，大多數(shù)高校檔案館都利用專門的檔案管理系統(tǒng)來(lái)開展日常工作，為學(xué)校師生及社會(huì)公眾提供數(shù)字化檔案利用平臺(tái)。為確保檔案數(shù)據(jù)安全，各高校檔案部門應(yīng)該時(shí)刻關(guān)注并提高工作人員的安全意識(shí)，積極組織培訓(xùn)、演練等活動(dòng)，提高檔案管理工作的組織性和專業(yè)性；加強(qiáng)信息管理系統(tǒng)的建設(shè)與維護(hù)，保證設(shè)備設(shè)施的安全穩(wěn)定，采取設(shè)置防火墻、技術(shù)認(rèn)證等關(guān)鍵措施，保證區(qū)域網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定；關(guān)注檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的安全，做好數(shù)字檔案的備份工作，利用移動(dòng)硬盤、光盤等多種載體備份；建立健全管理制度，形成檔案信息安全保護(hù)長(zhǎng)效機(jī)制，確保檔案歸檔環(huán)節(jié)合理有序，實(shí)現(xiàn)借閱過(guò)程全程追蹤。