王威

摘 要：書稿檔案是圖書出版過程的原始記錄，是解決法律糾紛的核心證據(jù)，是檢驗編輯業(yè)務能力的重要標準，是國家檔案的組成部分，具有重要的歷史憑證價值、情報信息價值和開發(fā)利用價值。收集整理書稿檔案是編輯的重要職責。信息時代，必須完善檔案管理工作機制，推動編輯適應多平臺辦公需要、順應多媒體出版趨勢、響應信息化建設需求，著力強化書稿檔案的價值意識、歷史意識和利用意識，加強書稿檔案的收集、整理和歸檔，提升書稿檔案的質(zhì)量和開發(fā)利用水平。

關鍵詞：檔案管理 書稿檔案 檔案價值 編輯檔案意識

書稿檔案是出版社編輯出版圖書過程中形成的需要歸檔保存的文件材料。原國家新聞出版署、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布的《出版社書稿檔案管理辦法》[1]（1992年）明確規(guī)定：“書稿檔案是圖書編輯出版過程的歷史記錄，是國家檔案的組成部分。”“書稿檔案由編輯室收集、整理、立卷后，總編室負責歸檔、管理，并定期移交出版社檔案機構。”原國家新聞出版署早在1998年頒布《圖書編輯工作基本規(guī)程》，明確規(guī)定：“圖書檔案由責任編輯負責收集、整理、立卷，經(jīng)編輯室審核字交總編室歸檔管理?！盵2]這兩部規(guī)章，從制度上明確了書稿檔案的地位作用、管理職責和編輯的崗位職責，是出版社檔案管理的重要法規(guī)依據(jù)和基本工作指南。從圖書編輯出版實踐看，責任編輯最了解圖書內(nèi)容、編校信息的價值，特別是信息時代，適應多平臺辦公需要、順應多媒體出版趨勢、響應信息化建設需求，強化編輯的書稿檔案意識，完善檔案管理工作機制，加強書稿檔案的收集，規(guī)范書稿檔案的整理，完整記錄圖書編輯信息，提升書稿檔案的歷史價值和文化價值至關重要。

一、強化編輯的書稿檔案價值意識，切實增強歸檔工作的責任感

檔案價值在不同的歷史階段、不同的利用目的上，有不同的表現(xiàn)形式，學界稱為檔案的價值形態(tài)。顧名思義，檔案的價值形態(tài)是指檔案價值在工作中的具體表現(xiàn)形式，其實質(zhì)就是檔案的具體價值。檔案的價值體現(xiàn)在對其形成部門的原始價值，以及對其他使用者的從屬價值。原始價值即第一價值，包括書稿檔案形成單位需求的行政價值、財務價值、法律價值等。書稿檔案的從屬價值即對其他的書稿檔案使用者所具備的第二價值，其中包括了證據(jù)價值，并且，書稿檔案的價值大小作為檔案價值鑒定的依據(jù)。[3]具體來講，檔案的原始價值，又稱為歷史憑證價值，我們從書稿檔案的基本屬性、書稿檔案的內(nèi)容和形式特征看，書稿檔案是真實可靠的，并且具有法律效力。書稿檔案的從屬價值，主要是指書稿檔案的情報信息價值和證據(jù)價值，從書稿檔案的信息儲備和所反映的內(nèi)容來看，檔案信息可供各項工作借鑒、參考。書稿檔案是出版社從事出版業(yè)務活動重要的檔案資料，包含選題策劃、約稿組稿、編輯加工、合同協(xié)議、內(nèi)部審批、稿酬版稅、裝幀設計、印刷發(fā)行等內(nèi)容，是各出版單位圖書出版的原始記錄憑證，具有十分重要的歷史憑證價值、情報信息價值和證據(jù)價值。因此，圖書編輯必須深刻認識書稿檔案的價值，切實增強書稿檔案歸檔的工作責任感。

一是書稿檔案是解決著作權等法律糾紛的核心證據(jù)，其歷史憑證價值特別是法律價值地位顯要。對于出版單位而言書稿檔案是從圖書選題、圖書策劃、圖書組稿、審稿，到后期圖書編輯加工、發(fā)稿、出版全過程，是歷史的真憑實據(jù)，是具有法律效力的歷史證據(jù)。書稿檔案作為歷史記錄，反映圖書出版物編輯加工印制出版的過程，與其他的物證、證人、證言相比，是具有較高的證明效力，同時也是版權糾紛、履約糾紛中的重要證據(jù)。比如，編輯如果未經(jīng)作者同意，就對其作品進行實質(zhì)性修改、增刪，導致出版社與作者間的知情權、修改權糾紛；再比如，簽訂合同時，如果對作者署名（特別是多個作者）、權利歸屬、授權范圍、稿酬方式等約定不明確，就容易引起署名權、出版權、發(fā)行權及稿酬或版稅糾紛。此外，作者如果未經(jīng)出版單位同意就將已經(jīng)出版的作品轉給第三方使用，或者將已經(jīng)出版的作品多媒體版、網(wǎng)絡版、電子書等電子出版物的版權轉給其他第三方使用，造成版權糾紛等等。而裁定或判別糾紛責任的主要法律依據(jù)，就是圖書編輯出版過程的相關書稿檔案，比如編輯與作者的溝通記錄（信件、稿件、電子郵件或電話記錄、微信聊天記錄等）及出版合同或相關協(xié)議等。

二是書稿檔案是承載編輯出版業(yè)務的重要信息資源，其情報價值特別是編輯參考價值作用顯著。書稿檔案記錄了圖書出版的事實和經(jīng)過，書稿檔案對編輯來說是非常重要的信息資源，特別是現(xiàn)在智能編校系統(tǒng)在各出版機構普遍使用的情況下，圖書編輯出版的數(shù)據(jù)信息可實時更新，極大地方便了編輯快速和準確地獲取所需要的圖書編輯信息，同時也為編輯未來的工作規(guī)劃和出版方向提供了參考。比如，出版社在與作者約定出版紙質(zhì)版后，假如對于該圖書還有數(shù)據(jù)庫版、網(wǎng)絡版、數(shù)字版等其他版本的出版規(guī)劃，書稿檔案中關于圖書編輯過程記錄原始文字、圖片，或經(jīng)排版、修圖等編校后的定稿，是其他版本所需要的基礎資料，可以大幅提高后續(xù)環(huán)節(jié)的工作效率。再比如，再版修訂版本的圖書，編輯可通過比對書稿檔案中關于上一版本與最新版本之間的差異，防止誤用版本導致印制錯誤。[4]

三是書稿檔案是檢驗編輯業(yè)務能力的重要標準，其行政價值特別是潛在利用價值日益凸顯。書稿檔案記錄了編輯工作的內(nèi)容，可以比較直觀地反映出一個圖書編輯的工作態(tài)度，更能反映一個圖書編輯的學識水平和業(yè)務能力情況?？梢詮牟邉澾x題來看是否切中當前熱點，從審稿意見來看寫得是否細致、有見地，可作為編輯業(yè)務質(zhì)量和能力的考核指標。[5]同時，書稿檔案對編輯的職稱評定、圖書質(zhì)量檢測等發(fā)揮重要作用。書稿檔案中的知名專家的題詞、各級審稿意見、對圖書的評論、重大選題批復等，可以增加圖書評獎材料的優(yōu)勢。此外，新入職的編輯可以通過整理書稿檔案快速了解圖書生產(chǎn)流程和環(huán)節(jié)，有利于新編輯的成長；對于老編輯來說，親自整理書稿檔案可以梳理工作脈絡、總結經(jīng)驗教訓、及時查漏補缺，進而不斷提升自身編輯業(yè)務能力。

二、強化編輯的書稿檔案歷史意識，確保檔案資料收集的完備性

書稿檔案反映了每種圖書編輯出版的全過程，是圖書編輯出版的歷史記錄，具有系統(tǒng)性、連續(xù)性和完整性的特點。這就要求編輯在收集書稿檔案時，要牢固樹立歷史意識，本著對自己負責、對工作負責、對作者負責、對圖書質(zhì)量負責的態(tài)度，全面系統(tǒng)、完整準確地收集書稿檔案信息，保證每一份書稿檔案的完整齊備，使自己編輯出版的每一本圖書經(jīng)得住時間的考驗、歷史的檢驗。

一要全面系統(tǒng)收集書稿檔案資料?！冻霭嫔鐣鍣n案管理辦法》（1992年）第五條規(guī)定：“每一種圖書的書稿檔案，應反映編輯出版的全過程?！辈α⒕須w檔的文件、材料范圍作了明確規(guī)定。要求書稿檔案的立卷文件和材料，要涵蓋從選題策劃、作者溝通、編輯加工、內(nèi)部審批、合同簽訂、封面設計、編校印刷、稿酬版稅、圖書發(fā)行等全過程形成的重要文件、資料、記錄等。這些書稿檔案信息主要包括：選題策劃方案、出版合同及協(xié)議；與作者就書稿內(nèi)容修改、確認付印稿、稿酬版稅、署名授權、樣書的溝通記錄（包括電子郵件、QQ或微信等聊天記錄等）；編輯加工記錄、各校次校樣和各級審稿意見；圖書出版過程中歷次請示報告及審批的文件；與美術編輯就封面設計的溝通記錄；與圖書印制部門就圖書付印問題的溝通記錄；作者交付的圖書原稿；圖書書評及宣傳材料；圖書獎懲記錄；等等。

二要完整準確收集書稿檔案資料。書稿檔案收集的難點在于與作者溝通的信息。當前，隨著通訊技術的發(fā)展和工作環(huán)境的變化，網(wǎng)絡平臺多、溝通載體多，已經(jīng)遠遠超出了以電話、傳真為主的時代，特別是電子郵件、微信等網(wǎng)絡社交工具的廣泛使用，編輯與作者的溝通方式越來越個性化、隨意化，對于編輯與作者之間的溝通信息難以全面收集保存，因此保證書稿檔案完整性的難度增大。特別是編輯與作者之間的約稿信息、出版合同版本、圖書的書稿原稿、書稿歷次修改稿、付印清樣確認和稿酬的支付、樣書的寄送、圖書的重印、圖書再版等關鍵信息，是出版單位擁有合法版權資源的重要證物，對于證明事實、分清責任具有重要意義。所以責任編輯在發(fā)稿和付印時要注意收集和歸檔。比如，作者發(fā)來的電子原稿要及時備份，編校部門用稿另外復制，不覆蓋原稿。圖書的歷次加工稿以及作者修改稿、確認稿要備份；編輯與作者間就版權、署名、授權、重印、再版等關鍵信息，特別是電子郵件等要及時打印備份。一旦發(fā)生法律糾紛，如果書稿檔案資料中缺少應有的項目，特別是關鍵性的資料，出版單位就要承擔無法舉證的責任和造成的相關經(jīng)濟損失。

三要協(xié)同配合收集書稿檔案資料。書稿檔案涵蓋圖書編輯出版的全流程，除責任編輯外，還涉及策劃、審稿、校對、美編、編務、法務、財務、印務、發(fā)行等多部門、多崗位，需要各相關部門和人員的協(xié)同配合。應堅持“誰創(chuàng)建，誰收集和整理”的原則，由責任編輯個人來整理自己在各平臺、各時段所創(chuàng)建的書稿檔案，同時負責協(xié)調(diào)其他各相關部門的人員收集該圖書編輯出版過程中的檔案信息資料。此外，圖書出版完成，書稿檔案第一次備份后，如果有新的書稿資料產(chǎn)生，要及時補充更新。

三、強化編輯的書稿檔案利用意識，著力提升檔案整理的規(guī)范性

書稿檔案是圖書編輯出版的歷史見證，也是出版經(jīng)營活動的“活化石”。歸檔的目的在于開發(fā)利用。檔案的利用是檔案的生命力和價值體現(xiàn)。書稿檔案的利用率與質(zhì)量標準成正比，沒有質(zhì)量保證的書稿檔案其利用價值必然大打折扣。高質(zhì)量的書稿檔案是建立在高標準、規(guī)范化的檔案管理工作之上。圖書編輯要抱著對檔案質(zhì)量負責、對歷史負責的態(tài)度，為利用者提供準確可靠、清晰完整的高質(zhì)量的書稿檔案信息。

一是適應多平臺辦公需要，健全書稿檔案生成機制。隨著辦公自動化的發(fā)展，大多數(shù)出版社的辦公系統(tǒng)實現(xiàn)了多平臺化、網(wǎng)絡化，甚至遠程化，極大改變了過去在辦公室按工作流程形成工作檔案的檔案生成模式，因此，必須適應多平臺辦公需要，完善書稿檔案的形成機制。這些辦公系統(tǒng)，既有PC電腦終端，也有移動互聯(lián)終端；既有OA系統(tǒng)，也有智能編校系統(tǒng)，還有諸如騰訊會議、WeLink、微信、電子郵件等會議平臺和交流平臺。特別是疫情期間，很多出版社的編輯能夠通過這些平臺實現(xiàn)遠程辦公、移動辦公。編輯與作者及其他相關人員的信息溝通大多通過電話或網(wǎng)絡在線完成，這些信息大多是書稿檔案信息，需要及時生成書稿檔案。特別是存儲在各社交平臺中的文檔信息等文件，要及時保存，否則就有可能造成書稿檔案的丟失。有些使用單位的郵箱或辦公系統(tǒng)的賬號，一旦工作變動，如果賬號注銷，也同樣難以查到其中保存的內(nèi)容。因此，編輯要及時收集、整理這些電子文件，建立至少存儲在2個載體（如電腦硬盤和U盤）的電子檔案，確保書稿檔案的安全性和完整性。

二是順應多媒體出版趨勢，優(yōu)化書稿檔案立卷要求。數(shù)字化時代，圖書出版由紙質(zhì)圖書向電子書、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡版、數(shù)字版等多媒體方向發(fā)展，圖書的載體發(fā)生了較大變化，書稿檔案信息的形態(tài)、載體也相繼發(fā)生了較大變化。我們必須順應多媒體出版趨勢，及時調(diào)整書稿檔案的立卷要求和歸檔細目。對照《出版社書稿檔案管理辦法》（1992年），明確書稿檔案立卷范圍，細化歸檔條目和要求，確立合理的保管期限。特別要針對當前編輯與作者聯(lián)系大都演變?yōu)殡娮余]件、電話、微信等無紙化方式，要及時將這些書稿檔案的電子信息備份存檔，同時重要的電子郵件、微信記錄等電子信息應及時打印歸檔，重要的電話應做好書面記錄；要合理確定保管期限、具有重要價值的書稿檔案。

三是響應信息化建設需求，便于書稿檔案開發(fā)利用。推進檔案信息化建設，是充分保護和利用檔案的有效舉措，能顯著提升檔案的檢索、查考和傳輸、利用效率。新修訂的《中華人民共和國檔案法》（2021年1月1日起正式實施），增加了檔案信息化建設和檔案監(jiān)督管理的有關規(guī)定，提出“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”，這是以法律的形式確認了電子檔案的地位。從目前我國出版工作信息化現(xiàn)狀看，綜合運用文字、圖片、表格、音頻、視頻等多種電子形式進行業(yè)務溝通已成為常態(tài)，但對文件的格式尚無統(tǒng)一規(guī)定，導致電子文件的格式五花八門。比如，文字有word、pdf、txt等多種格式，圖片有bmp、jpg、png、tif、gif等格式，視頻有avi、wma、rmvb、rm、mp4、mid等格式。不同格式的文件需要不同軟件才能閱讀或播放，出版社可根據(jù)自身業(yè)務需要，選擇主流、通用的格式作為書稿檔案的格式，構建自己的書稿電子檔案的格式標準。

四、結語

編輯的書稿檔案意識養(yǎng)成是一個系統(tǒng)的、長期的過程，需要多管齊下、齊抓共管。一要加強組織領導，完善工作機制。要建立健全出版單位黨委統(tǒng)一領導、黨政齊抓共管、各出版部門各負其責，責任編輯具體負責的書稿檔案領導體制和工作機制，將書稿檔案整理歸檔作為編輯和總編室的年度考核指標，與其薪酬績效、評優(yōu)評先、職稱評定等掛鉤，確保思想上能真正重視，行動上能有效落實。二要順應出版行業(yè)發(fā)展新形勢，完善書稿檔案管理制度。要主動適應多平臺辦公需要、順應多媒體出版趨勢、響應信息化建設需求，構建紙質(zhì)檔案和電子檔案標準體系、立卷范圍、資料細目，建立內(nèi)部協(xié)同、督查督辦、定期核查、安全保密等工作機制，實現(xiàn)書稿檔案及時完整歸集和保存，保障每一份書稿檔案的完整齊備。三要加強法律合規(guī)培訓，提高書稿檔案質(zhì)量。加強對編輯、書稿檔案管理人員的著作權、合同法等法律及書稿檔案知識培訓，增強圖書編輯人員自我保護意識和相關的法律常識。為防止法律糾紛，特別要認真填寫出版合同，避免出版格式合同的待填項目出現(xiàn)空白或隨意劃掉的情況；要與作者核對作品中涉及的人物照片的授權；要加強稿件審核，避免過度引用及引用未標注而導致的侵權隱患；確定書稿、簽訂合同或領取稿酬時，如作者不能到現(xiàn)場簽字，由作者本人出示授權委托書。有多個作者的，應逐一由其本人簽授權委托書，不能由其他人代簽。[6]

（作者單位系人民交通出版?zhèn)髅焦芾碛邢薰荆?/p>