邊文婕

（山西省政法管理干部學院 山西省太原市 030012）

在大數(shù)據(jù)時代，計算機信息處理技術(shù)更為先進，融合了人工智能、大數(shù)據(jù)、云計算等各種新技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)運行更加通暢，存儲容量更大，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺的兼容性更為良好。目前，在計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中配置人工智能技術(shù)，有助于改善網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運行狀況，提升運行安全，降低網(wǎng)絡(luò)病毒和外界因素（如磁場、雷雨天氣）對網(wǎng)絡(luò)的負面影響。與此同時，能夠改善軟件服務(wù)功能，實現(xiàn)軟件服務(wù)功能多樣化與智能化，為用戶提供良好的軟件應(yīng)用體驗，提高電腦畫面質(zhì)感。另外，隨著科技水平的不斷提升以及各種新軟件相繼成功開發(fā)，中國計算機網(wǎng)絡(luò)行業(yè)的發(fā)展態(tài)勢也更加良好，辦公自動化水平也得以大幅度提高。

1 辦公自動化中計算機信息處理技術(shù)的優(yōu)勢

從基本概念來看，辦公自動化是借助計算機處理技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)來開展辦公作業(yè)，代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工操作，減輕工作人員的負擔，提升辦公效率，降低人為性失誤率。對于事業(yè)單位辦公自動化來講，主要應(yīng)用領(lǐng)域體現(xiàn)在五個方面：

（1）實現(xiàn)物質(zhì)化辦公；

（2）加強流程化協(xié)作；

（3）做好信息化文字處理與排版工作；

（4）做好信息存儲工作，并實現(xiàn)信息共享；

（5）加強內(nèi)部溝通[1]。

簡而言之，加強事業(yè)單位辦公自動化建設(shè)，有助于消除傳統(tǒng)辦公模式的不足，促進本單位辦公自動化系統(tǒng)持續(xù)升級，實現(xiàn)信息采集、加工處理、傳輸、存儲一體化，加強各部門的有效溝通，全面提高單位辦公效率，完善辦公體系，充分確保辦公質(zhì)量。

從計算機信息處理技術(shù)功能來看，其主要功能體現(xiàn)在四個方面：

1.1 數(shù)據(jù)管理功能

在大數(shù)據(jù)時代，計算機信息處理技術(shù)水平更高，能夠做好數(shù)據(jù)信息收集、整合存儲、加工提煉、組織、傳輸工作，對數(shù)據(jù)進行有效匯總，全面提高數(shù)據(jù)管理效率[2]。在事業(yè)單位辦公自動化中，發(fā)揮計算機信息處理技術(shù)數(shù)據(jù)應(yīng)用管理功能，可以迅速獲取更為精確的結(jié)果，自動生成直觀化統(tǒng)計圖表，完善工作數(shù)據(jù)，并獨立展示數(shù)據(jù)信息。在當代事業(yè)單位內(nèi)部數(shù)據(jù)信息管理工作中，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)管理功能，可以全面做好數(shù)據(jù)資料收集工作，深度分析數(shù)據(jù)內(nèi)容，幫助本單位策劃最合理、有效的方案。

1.2 郵件傳輸功能

據(jù)了解，在不少單位內(nèi)部，會運用電子郵件來傳輸重要信息，下發(fā)通知，同時，設(shè)有自動化電子郵箱。和傳統(tǒng)紙質(zhì)文書發(fā)布工作相比，電子郵件更為簡便、靈活、高速，可以節(jié)省信息傳輸成本，滿足了無紙化辦公需求。在計算機信息化技術(shù)的支撐下，事業(yè)單位內(nèi)部郵件技術(shù)也在不斷升級，能夠滿足“一對多”和“多對一”的傳輸[3]。另外，因為計算機信息化技術(shù)具備兼容效果，所以能夠滿足多種不同內(nèi)容的傳輸需求，包括文本、圖片、數(shù)據(jù)、音頻、視頻等，均能夠運用電子郵件實施傳輸。工作人員可以運用單位郵箱來下載郵件，做好各種文件查收工作。

1.3 文字圖表處理功能

各單位辦公自動化系統(tǒng)在持續(xù)升級，在日常工作中，會運用計算機信息處理技術(shù)做好各種圖像、表格以及文字處理工作。舉例而言，工作人員會借助Excel 開展圖表管理工作，依次完成圖表設(shè)計、管理、制表作業(yè)，實現(xiàn)圖表智能化管理。Excel 屬于圖表管理工具，促進該項工具和計算機信息技術(shù)應(yīng)用的有機融合，能夠進一步提高數(shù)據(jù)信息編輯、記錄和傳輸工作效率，使辦公自動化體系更為規(guī)范。

1.4 數(shù)據(jù)通訊功能

在計算機信息處理技術(shù)的支持下，事業(yè)單位數(shù)據(jù)通訊傳輸體系更加完善。在日常辦公過程中，能夠借助自動化數(shù)據(jù)通訊技術(shù)收集、存儲、管理和傳輸各種信息資料（包括圖像與文本信息），進一步優(yōu)化信息共享效果。計算機信息處理技術(shù)具備數(shù)據(jù)通訊功能，各單位不僅會運用該技術(shù)來完成信息資料處理工作，而且會借助該技術(shù)召開遠程會議，擬定科學的會議決策，對決策方案進行整理、評估與打印，提高了會議交互性，突破了傳統(tǒng)會議在時間與空間領(lǐng)域的界限。

2 辦公自動化中計算機信息處理技術(shù)的應(yīng)用

在信息時代，辦公自動化中計算機信息處理技術(shù)的應(yīng)用體現(xiàn)在四個方面：

2.1 運用計算機信息處理技術(shù)改善單位辦公環(huán)境

隨著辦公自動化建設(shè)的不斷加強，各單位辦公環(huán)境也得以有效改善，辦公模式得到了創(chuàng)新與優(yōu)化，提高了各部門與工作人員之間的溝通效率，單位協(xié)作更有效，能夠滿足跨部門辦公和遠程云辦公需求。事業(yè)單位通常要和上級單位、外部組織進行交流，在對外溝通過程中，借助本單位辦公自動化系統(tǒng)，能夠使交流領(lǐng)域得以拓寬，消除空間上的界限，提高對外交流效果。在日常辦公中，單位內(nèi)部工作人員能夠借助Microsoft Word、Office 和Lotus 完成書面材料的編寫工作，及時錄入案卷檔案，迅速做好圖表編輯作業(yè)[4]。與此同時，事業(yè)單位能夠依托辦公自動化系統(tǒng)迅速傳達辦公文件，避免出現(xiàn)辦公文件下發(fā)不及時問題。目前，在計算機信息技術(shù)應(yīng)用中，圖文制作演示是比較常見的，辦公人員可以結(jié)合自身的工作需求，對相應(yīng)的圖片視頻、聲音進行辯護處理，設(shè)計成自己喜歡的形式，通過幻燈片的方式展現(xiàn)出來。圖文制作及演示可以進一步增強文字表達的形象性，更容易突出表達主題。辦公人員在日常工作中涉及大量的文字信息處理工作，如報告、文件等處理，工作人員可以借助計算機信息技術(shù)來實現(xiàn)對文字信息的處理。

2.2 降低事業(yè)單位工作成本

在傳統(tǒng)辦公模式下，事業(yè)單位通常要對大量的辦公文件與檔案文書進行打印，為此采購大量的A4 紙和打印墨水等，同時要定期維修打印設(shè)備，耗用了許多資金成本[5]。隨著辦公自動化的深入，無紙化辦公模式應(yīng)運而生，這樣無須打印過多的文件，能夠節(jié)省大量的成本，減少資源浪費問題。

2.3 推進辦公規(guī)范化管理

在傳統(tǒng)辦公模式下，事業(yè)單位通常要以人為方式來實現(xiàn)辦公規(guī)范化管理，這樣難免存在人為性失誤，無法確保相關(guān)制度的執(zhí)行標準。事業(yè)單位在實施辦公自動化模式以后，充分引進了計算機信息處理技術(shù)，可以在本單位辦公系統(tǒng)內(nèi)錄入各項標準制度，這樣不僅能夠建立完善的辦公考評系統(tǒng)，使內(nèi)部管理體系更完善，而且能夠?qū)Ρ締挝晦k公行為進行合理約束，加強辦公規(guī)范化管理，也能夠及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，減少人為性失誤。

2.4 提高事業(yè)單位會議效率

各事業(yè)單位為了提升辦公效率，做好各項管理工作，經(jīng)常會借助網(wǎng)絡(luò)來召開遠程會議，當前計算機信息技術(shù)為視頻會議的順利召開提供了有力的支撐,進一步創(chuàng)新和完善了單位辦公模式。目前,各單位在召開遠程視頻會議的過程中，常用軟件有騰訊會議、釘釘、云視頻會議和QQ 等[6]。事業(yè)單位會通過召開視頻會議的方式突破傳統(tǒng)會議的時間與地點，促進各部門、上下級之間的和諧，及時做好會議統(tǒng)計工作，制定科學的會議決策，提高辦公實效性。

4 辦公自動化計算機信息處理技術(shù)的優(yōu)化途徑

4.1 完善辦公自動化系統(tǒng)

優(yōu)化辦公自動化中計算機信息處理技術(shù)應(yīng)用方案，首先要充分借助計算機信息化技術(shù)完善事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)，建立科學的辦公系統(tǒng)框架。從整體結(jié)構(gòu)來看，辦公自動化系統(tǒng)組合要素主要包括B/S 模式服務(wù)器、計算機信息傳輸服務(wù)器客戶端和自動化辦公統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫。其中，B/S 模式服務(wù)器能夠滿足各項服務(wù)功能，提升辦公效率，降低辦公成本。計算機信息傳輸服務(wù)器客戶端能夠做好信息安全傳輸服務(wù)工作，自動化辦公統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫會對數(shù)據(jù)信息進行統(tǒng)一整合處理與安全存儲，方便隨時調(diào)閱和查詢。

其次，要設(shè)置好各項應(yīng)用功能模塊，滿足多樣化功能需求。據(jù)了解，當前不少事業(yè)單位所設(shè)置的應(yīng)用功能模塊大致分為以下五種：

（1）公文管理功能模塊。該模塊能夠滿足事業(yè)單位公文無紙化辦公需求，提升公文管理工作效率，促進事業(yè)單位內(nèi)部公文擬稿、審核、發(fā)布和歸檔等工作流程的有效對接，全面實現(xiàn)公文自動化管理，提升接收發(fā)文的溝通效果。

（2）個人辦公管理模塊。該模塊的主要功能是為事業(yè)單位內(nèi)部工作人員提供個人辦公業(yè)務(wù)處理支持，細化各項事務(wù)的處理流程，落實工作人員的個人職責，做好日常安排和通訊安排工作，對通訊錄、地址簿和電子郵件予以細化。工作人員可以運用個人辦公管理模塊做好各種權(quán)限信息的新建、編輯、接收、發(fā)布與查閱工作，設(shè)置詳細的標題與內(nèi)容，編輯好附件，合理規(guī)范發(fā)布范圍。

（3）日常事務(wù)處理模塊。對于事業(yè)單位來說，該模塊的主要功能是做好本單位各項會議管理工作，編制和發(fā)布會議計劃，做好會議安排，優(yōu)化會議總結(jié)方案，實現(xiàn)會議通知通告的及時發(fā)送。

（4）行政管理模塊。該模塊能夠管理好事業(yè)單位各項事務(wù)，包括辦公用品管理工作、事務(wù)管理工作和車輛管理工作。對于事業(yè)單位內(nèi)部辦公用品管理工作，運用該模塊能夠?qū)崿F(xiàn)辦公用品采購、入庫管理、信息統(tǒng)計、登記和辦公用品發(fā)放以及報廢處理工作的一體化管理。對于事務(wù)管理，運用行政管理模塊能夠做好事務(wù)組織安排工作與人員接待工作。對于車輛管理工作，運用該模塊可以登記車輛信息，科學安排車輛的出行，做好車輛申請工作，隨時掌握車輛的使用狀況。

（5）公共信息管理模塊。該模塊用于管理事業(yè)單位內(nèi)部的信息發(fā)布工作，包括各項規(guī)章制度、公告與討論決策的發(fā)布。

4.2 提高無線辦公效率

在信息時代，運用計算機信息處理技術(shù)優(yōu)化事業(yè)單位辦公自動化模式，可以有效提升無線辦公效率。當代事業(yè)單位會借助Wi-Fi 將本單位的計算機網(wǎng)絡(luò)和工作人員個人辦公設(shè)備相連接，從而實現(xiàn)無線辦公[7]。工作人員借助筆記本電腦、平板電腦或者智能手機等移動設(shè)備均可以完成辦公信息無線傳輸作業(yè)，及時與本單位進行有效溝通。例如在召開視頻會議的過程中，運用計算機信息處理技術(shù)能夠完整呈現(xiàn)辦公信息的畫面，加強各部門與工作人員之間的溝通，了解工作人員的辦公狀況，解決一系列現(xiàn)狀問題。

4.3 滿足遠程辦公通訊需求

在當前融入計算機處理技術(shù)的辦公自動化系統(tǒng)中，不少事業(yè)單位為該系統(tǒng)配置了BWV3.24F/D 軟件，這樣能夠有效降低通訊軟件的運行成本，優(yōu)化計算機使用功能，改善Windows 操作系統(tǒng)，滿足遠程辦公通訊需求。BWV3.24F/D 軟件安裝非常方便，運行安全可靠，通常是以程序安裝包的方式進行安裝（用磁盤也能夠?qū)崿F(xiàn)安全安裝），在具體安裝過程中，無須調(diào)制解調(diào)器，傳輸速度較快，能夠滿足遠程辦公通訊需求。另外，部分事業(yè)單位會給486/33的計算機配置2400bps的調(diào)制解調(diào)器，這樣能夠讓本單位辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息（以文件為主）實現(xiàn)遠程通訊傳輸?shù)哪繕薣8]。

4.4 加強計算機信息處理技術(shù)安全應(yīng)用

在21 世紀的信息時代，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為各單位辦公自動化建設(shè)提供了諸多便利，然而，也伴隨著網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客攻擊和信息泄露問題。對此，要注重加強計算機信息處理技術(shù)安全應(yīng)用，提高單位辦公自動化系統(tǒng)安全等級，設(shè)置安全防火墻，發(fā)揮安全加密技術(shù)的作用。一般來講，在防火墻設(shè)置工作中，首先需要建立智能化防火墻，將網(wǎng)絡(luò)分為內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)，防火墻所保護的網(wǎng)絡(luò)就屬于內(nèi)網(wǎng)，防火墻會為內(nèi)網(wǎng)設(shè)置安全賬戶，禁止非法登錄。外網(wǎng)在訪問內(nèi)網(wǎng)之前，必須經(jīng)過驗證，驗證合格方可允許訪問，這樣可以避免內(nèi)網(wǎng)受到非法攻擊，做好信息保護工作。其次，要注意不斷健全防火墻識別機制，以便于準確判斷潛藏性病毒，及時防預(yù)來自外網(wǎng)的攻擊，進一步加強辦公自動化系統(tǒng)安全建設(shè)。據(jù)調(diào)查了解，不少單位內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)安全加密技術(shù)運用了數(shù)學模型，這樣不法分子一般很難破解，這樣能夠大幅度提高信息處理技術(shù)安全等級。當前安全加密技術(shù)常用的模型有兩種，一種是空間實體模型，另一種是拓撲關(guān)系模型。后者主要是Polyvrt 結(jié)構(gòu)，其記錄內(nèi)容為鏈信息，在多個不同對象中，可以共用運用同樣的節(jié)點，這樣能夠節(jié)約存儲空間[9]。然而，拓撲關(guān)系模型有顯著的不足之處——該模型結(jié)構(gòu)組合復雜，難以做好數(shù)據(jù)編輯與維護工作。對此，可以運用空間實體模型來彌補這些缺陷，這種模型的公共節(jié)點時常會重復出現(xiàn)，即使修改模型內(nèi)的某個對象，也不會影響其他對象，能夠有效增強空間數(shù)據(jù)的可維護性。在辦公自動化系統(tǒng)安全管理模型構(gòu)建工作中，可以對這兩種數(shù)據(jù)模型的優(yōu)點進行結(jié)合，這樣能夠設(shè)計出節(jié)省存儲空間且便于維護和編輯的數(shù)學模型?？偠灾?，滿足辦公自動化系統(tǒng)安全運行需求，必須注重提升單位內(nèi)部數(shù)據(jù)保密等級，引入先進的保密技術(shù)，以便于為本單位辦公自動化系統(tǒng)設(shè)置完善的防護層。同時，要對訪問密碼進行定期更改，以此維護內(nèi)部存儲數(shù)據(jù)信息安全管理。在數(shù)據(jù)傳輸過程中，有時受網(wǎng)絡(luò)病毒的影響，可能會出現(xiàn)攔截現(xiàn)象，為了避免這種問題，需要構(gòu)建完善的信息傳遞線路保護機制，采用信息加密方式優(yōu)化數(shù)據(jù)保護層，避免不法分子惡意攻擊系統(tǒng)，不斷加強辦公自動化系統(tǒng)數(shù)據(jù)保密等級，為本單位日常工作創(chuàng)建良好的環(huán)境。目前，不少事業(yè)單位會運用人工智能神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為來改善本單位辦公自動化系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，進一步優(yōu)化辦公軟件安全防護功能，在處理海量信息的過程中，運用人工智能神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不僅可以有效提高信息的安全程度，而且能夠使單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全知識的儲備量得以增加，預(yù)測后期有可能面臨的風險問題，運用數(shù)字模型分析各種網(wǎng)絡(luò)風險，自動提出應(yīng)對方案。在運行辦公軟件系統(tǒng)的過程中，運用人工智能神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以對軟件所涉及的各種入侵信息實施迅速檢測，如果發(fā)現(xiàn)入侵軟件存在危險因素，就會立刻迅速識別，及時攔截風險，發(fā)出預(yù)警信息，查殺網(wǎng)絡(luò)病毒。此外，當前事業(yè)單位在辦公自動化系統(tǒng)中配置的新技術(shù)還有多層感知技術(shù)、循環(huán)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和入侵檢測技術(shù)等，這些技術(shù)共同組建了完整的入侵檢測神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，有效提高了神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)檢測功能的精準度，能夠及時消除網(wǎng)絡(luò)風險，避免出現(xiàn)單位內(nèi)部信息竊取和惡意篡改問題。

5 結(jié)束語

綜上所述，優(yōu)化辦公自動化中計算機信息處理技術(shù)應(yīng)用方案，首先要充分借助計算機信息化技術(shù)完善事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)，建立科學的辦公系統(tǒng)框架。其次，要設(shè)置好公文管理功能模塊、個人辦公管理模塊、日常事務(wù)處理模塊、行政管理模塊和公共信息管理模塊，以此滿足事業(yè)單位辦公自動化需求。再次，要注重提升無線辦公效率，實現(xiàn)遠程通訊傳輸目標。另外，要注重加強計算機信息處理技術(shù)安全應(yīng)用，提高事業(yè)單位內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)安全等級。