摘 要：運(yùn)用全生命周期分析影響文書(shū)檔案質(zhì)量的各種因素，有針對(duì)性地采取措施，對(duì)提高檔案管理質(zhì)量和效率具有重要意義。本文以某單位文書(shū)檔案為例，從觀察組、對(duì)照組各選取50份文書(shū)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，運(yùn)用全生命周期理論，探討了前端、中端、末端影響文書(shū)檔案質(zhì)量的各種因素，并在此基礎(chǔ)上提出了提升文書(shū)檔案管理質(zhì)量的對(duì)策，以期大幅度提升文書(shū)檔案管理整體質(zhì)量和水平。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；檔案質(zhì)量；全生命周期

引言

梁山縣工業(yè)和信息化局在檔案管理方面積極推行電子化管理，建立了完善的檔案系統(tǒng)，注重檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化，將質(zhì)量控制作為檔案管理的重要組成部分，持續(xù)完善檔案管理制度和流程，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。但在文書(shū)檔案質(zhì)量控制方面仍存在一些不足。分析影響檔案質(zhì)量的因素，有針對(duì)性地采取措施，對(duì)提高檔案管理質(zhì)量和效率具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

《文書(shū)檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）中提出，“文書(shū)檔案”是反映黨務(wù)、行政管理活動(dòng)的檔案。文件是文書(shū)檔案前身，文書(shū)檔案是文件的最終歸宿。全生命周期用于文書(shū)檔案管理，是將文書(shū)檔案作為一個(gè)有始有終、不斷發(fā)展變化的對(duì)象，從收集、整理、保管、利用、銷(xiāo)毀五個(gè)環(huán)節(jié)動(dòng)態(tài)地將文書(shū)檔案經(jīng)歷劃分為形成期、發(fā)展期、成熟期、衰退期，即文書(shū)檔案全生命周期（參見(jiàn)表1）。文書(shū)檔案全生命周期中，無(wú)論是前端的形成期，還是中端的發(fā)展期、成熟期，亦或是末端的衰退期，任一環(huán)節(jié)中的任一因素，都會(huì)直接影響文書(shū)檔案管理整體質(zhì)量[1]。因此，需要詳細(xì)分析文書(shū)檔案不同階段影響質(zhì)量因素，采取針對(duì)性、差別化管理措施，嚴(yán)格控制前端、中端、末端三個(gè)環(huán)節(jié)、形成期、發(fā)展期、成熟期和衰退期四個(gè)周期文書(shū)檔案質(zhì)量[2]。結(jié)合文書(shū)檔案管理現(xiàn)實(shí)需要，運(yùn)用全生命周期理論，不斷提升文書(shū)檔案管理總體質(zhì)量和水平，最大程度地發(fā)揮文書(shū)檔案在存史、資政、育人的功能和價(jià)值。

文種是否正確；公文格式是否規(guī)范；文件字跡是否準(zhǔn)確，等等。 文檔收集是否完整、分類(lèi)是否準(zhǔn)確、整理是否規(guī)范、裝訂是否符合要求、入庫(kù)是否及時(shí)，等等。 統(tǒng)計(jì)與分析是否準(zhǔn)確；編輯與研究是否全面；借閱與歸還是否安全，等等。 文書(shū)檔案鑒定、銷(xiāo)毀是否準(zhǔn)確，等等。

1 資料與方法

1.1 資料

利用隨機(jī)數(shù)字表法將從檔案室收集的2021年1—12月期間的文書(shū)檔案分為兩組：對(duì)照組和觀察組，每一組50份。將對(duì)照組與觀察組文書(shū)檔案質(zhì)量進(jìn)行比較。

1.2 指標(biāo)

基于全生命周期文書(shū)檔案質(zhì)量控制理論，將文書(shū)檔案質(zhì)量按前端質(zhì)量、中端質(zhì)量和末端質(zhì)量賦分。發(fā)放問(wèn)卷調(diào)查表50份。參與評(píng)價(jià)的有局領(lǐng)導(dǎo)、中心及部門(mén)負(fù)責(zé)人、一般工作人員、企業(yè)經(jīng)營(yíng)者。采用百分制，分別對(duì)文書(shū)檔案管理效果和文書(shū)檔案合格率進(jìn)行評(píng)價(jià)：（1）文書(shū)檔案管理效果。80—100分為高效；60—79分為一般；59分（含）以下為不滿。其中“高效+一般”為總管理效果。（2）文書(shū)檔案合格率。80—100分為正確；60—79分為達(dá)標(biāo)；59分（含）以下為不合格。其中“正確率+達(dá)標(biāo)率”為總合格率。

1.3 方法

對(duì)照組采用傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理方法，進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用和銷(xiāo)毀。觀察組運(yùn)用全生命周期理論進(jìn)行文書(shū)檔案管理。采用SPSS23.0處理統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，采用百分比表示計(jì)數(shù)資料，用x2檢驗(yàn)，P＜0.05時(shí)表示差異具有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義。

2 結(jié)果

2.1 管理效果

從兩組文書(shū)檔案管理效果統(tǒng)計(jì)對(duì)比來(lái)看（見(jiàn)表2），運(yùn)用全生命周期理論管理文書(shū)檔案，總有效率96%，傳統(tǒng)的檔案管理模式下文書(shū)檔案管理總有效率為86%。

2.2總合格率。

從兩組文書(shū)檔案管理總合格率統(tǒng)計(jì)對(duì)比來(lái)看（見(jiàn)表3），全生命周期理論應(yīng)用于文書(shū)檔案質(zhì)量管理，總合格率達(dá)98%，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理總合格率為84%。

對(duì)比兩組文書(shū)檔案管理效果、總合格率，運(yùn)用全生命周期理論均有顯著提升。

3 分析

從全生命周期視角分析《檔案法》《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》《文書(shū)檔案案卷格式》等法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，前端、中端和末端都有相關(guān)因素影響著文書(shū)檔案質(zhì)量。

3.1 前端

文書(shū)檔案的前身是文件[3]。文件形成階段是公文處理的首要環(huán)節(jié)，也是影響文書(shū)檔案質(zhì)量的首要階段。文書(shū)檔案形成期作為文書(shū)檔案前端，該環(huán)節(jié)的文件質(zhì)量高低會(huì)直接影響文書(shū)檔案質(zhì)量的高低。因此，控制好文書(shū)檔案前端具有重要意義。從觀察組和對(duì)照組的文書(shū)檔案質(zhì)量因素分析來(lái)看，發(fā)生在前端、影響文書(shū)檔案質(zhì)量的因素主要有：（1）正文。文件的正文記載了黨務(wù)、行政管理活動(dòng)信息。文件能否發(fā)揮其應(yīng)有功能，取決于正文內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，文件正文記錄信息是否完整、準(zhǔn)確，正文表達(dá)意圖是否清晰。這些都是評(píng)價(jià)文件質(zhì)量的重要因素，也在很大程度上決定著文書(shū)檔案能否發(fā)揮其查考、憑據(jù)、參考功能。（2）文種。為了使公文能夠有穩(wěn)定的性質(zhì)、特定的用途，公文行文時(shí)會(huì)選擇適當(dāng)?shù)奈姆N。常見(jiàn)的文種有公告、通告、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、報(bào)告、決議、決定、函、紀(jì)要，等等。文種不分或混淆就會(huì)使行文出現(xiàn)錯(cuò)誤。例如，請(qǐng)示是一文一事，請(qǐng)示的事項(xiàng)是尚未開(kāi)始的，需要上級(jí)答復(fù)；而報(bào)告是一文寫(xiě)多事，也可事后行文。將其混用，是影響文書(shū)檔案的重要因素[4]。（3）要素。一份完整的公文由眉首、主體和版記三個(gè)要素組成。根據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第十條規(guī)定，公文通常由份號(hào)、密級(jí)、保密期限、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、主題詞等18個(gè)部分要素組成。任一部分要素出現(xiàn)錯(cuò)誤或疏忽，都會(huì)直接影響公文質(zhì)量，最終影響文書(shū)檔案質(zhì)量。（4）材料。文件除了信息內(nèi)容要求高質(zhì)量，還要保證文件材料選用得當(dāng)。如，應(yīng)選用規(guī)格統(tǒng)一（A3、A4、B5）、耐老化、堅(jiān)韌的公文用紙；公文書(shū)寫(xiě)應(yīng)保證字跡清晰，選用黑色墨水。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆擬稿。

3.2 中端

從全生命周期視角來(lái)看，文書(shū)檔案中端主要包括發(fā)展期和成熟期，主要包括文書(shū)檔案收集、立卷、整理和利用[5]。（1）收集。從收集環(huán)節(jié)來(lái)看，文書(shū)檔案歸檔范圍制定得不具體、不全面，會(huì)影響文書(shū)檔案收集的準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性。例如，收集了“請(qǐng)示”沒(méi)有收集“批復(fù)”；收集了“正文”沒(méi)有收集“底稿”“附件”。（2）立卷。立卷環(huán)節(jié)是影響文書(shū)檔案質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，影響文書(shū)檔案立卷質(zhì)量的因素眾多，包括文件分類(lèi)不準(zhǔn)確、保管期限劃分不精準(zhǔn)、卷內(nèi)文件排列順序顛倒；案卷卷皮格式不統(tǒng)一；卷內(nèi)文件目錄格式不符合要求、卷內(nèi)文件目錄項(xiàng)缺項(xiàng)等。典型的錯(cuò)誤如文書(shū)檔案卷內(nèi)文件目錄項(xiàng)責(zé)任者、備注或順序號(hào)缺項(xiàng)，或把本該“永久”保存的檔案劃分為“定期”。（3）整理。《文書(shū)檔案案卷格式》對(duì)文書(shū)檔案整理過(guò)程中的硬/軟卷皮格式、卷盒規(guī)格、填寫(xiě)要求、卷內(nèi)文件目錄格式、卷內(nèi)備考表格式、案卷各部分的排列格式都做了詳細(xì)規(guī)定，若未按照規(guī)定的格式標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，會(huì)直接影響文書(shū)檔案整理質(zhì)量。（4）利用。利用質(zhì)量也是影響文書(shū)檔案管理的重要因素。隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，文書(shū)檔案的信息化是直接影響檔案利用效率的重要因素，確保檔案利用安全也是其高質(zhì)量管理的重要條件。

3.3 末端

文書(shū)檔案末端，主要是指處于衰退期的管理階段。涉及文書(shū)檔案鑒定和銷(xiāo)毀。（1）鑒定。文書(shū)檔案鑒定是根據(jù)一定原則、標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)地判定其歷史與現(xiàn)實(shí)價(jià)值，確定其保管期限。鑒定就會(huì)涉及拆卷，剔除不需要繼續(xù)留存的文件，并重新組卷；根據(jù)保管期限的調(diào)整及案卷的變化，重新編排文書(shū)檔案案號(hào)，以及重新調(diào)整或更改案卷目錄、全引目錄、專(zhuān)題目錄等檢索工具。鑒定質(zhì)量也是影響文書(shū)檔案質(zhì)量的又一重要環(huán)節(jié)。鑒定是否科學(xué)、全面、準(zhǔn)確，直接關(guān)乎文書(shū)檔案是繼續(xù)保留、銷(xiāo)毀還是做其他相應(yīng)處理。通過(guò)對(duì)到期文書(shū)檔案進(jìn)行鑒定，可進(jìn)一步優(yōu)化館藏檔案資源結(jié)構(gòu)，減輕文書(shū)檔案管理壓力。（2）銷(xiāo)毀。根據(jù)文書(shū)檔案鑒定，對(duì)沒(méi)有繼續(xù)保留價(jià)值的，符合相關(guān)規(guī)定的，要及時(shí)予以銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀不及時(shí)、不全面，必然會(huì)占用館藏檔案資源；銷(xiāo)毀不準(zhǔn)確、超范圍銷(xiāo)毀，勢(shì)必會(huì)造成難以估量的損失。因此，既要做到應(yīng)銷(xiāo)毀盡銷(xiāo)毀，還要確保不應(yīng)銷(xiāo)毀的堅(jiān)決做好安全保存，確保文書(shū)檔案安全。

4 對(duì)策

文書(shū)檔案的前身是文件，文件的質(zhì)量是影響文書(shū)檔案質(zhì)量的首要因素[6]。之后，文書(shū)檔案收集、整理、歸檔、管理、編研和利用等，都會(huì)直接影響著文書(shū)檔案管理質(zhì)量。因此，要樹(shù)立全生命周期理念，優(yōu)化檔案管理流程，完善規(guī)章制度，提升檔案管理者業(yè)務(wù)素養(yǎng)，綜合施策，切實(shí)提升文書(shū)檔案管理質(zhì)量。

4.1 提高前端文書(shū)處理質(zhì)量

文書(shū)與檔案是同一事物在功能、管理方面存在的差異。要嚴(yán)格規(guī)范文書(shū)制作和處理，向前延伸質(zhì)量控制關(guān)口。文書(shū)制作及處理要嚴(yán)格按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》等的規(guī)定。規(guī)范文書(shū)處理格式和內(nèi)容。要加大文書(shū)處理的審核監(jiān)督。通過(guò)建立健全規(guī)章制度、強(qiáng)化崗位職責(zé)、加強(qiáng)文檔一體化業(yè)務(wù)素能培訓(xùn)，增強(qiáng)文件制作對(duì)文書(shū)檔案的重要性認(rèn)識(shí)[7]。要提高相關(guān)人員職業(yè)修養(yǎng)。文件起草者要細(xì)心、耐心和嚴(yán)謹(jǐn)，在公文格式選擇、處理程序方面要嚴(yán)格規(guī)范。一是注重文書(shū)外在形態(tài)。從公文的起草、核稿、定稿、簽發(fā)到印刷的各個(gè)環(huán)節(jié)，均做到真實(shí)、完整和權(quán)威。二是注重對(duì)文書(shū)流轉(zhuǎn)過(guò)程的處理。規(guī)范收集、整理發(fā)文稿紙、文書(shū)處理等，將文書(shū)分發(fā)、傳遞等流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)做精做細(xì)，確保文書(shū)流轉(zhuǎn)質(zhì)量[8]。三是注重文書(shū)內(nèi)在信息質(zhì)量。文書(shū)審核、簽發(fā)、擬辦、批辦、承辦等內(nèi)在信息質(zhì)量決定其文件的“是否辦理、誰(shuí)辦理、如何辦理、辦理結(jié)果”等細(xì)節(jié)，這些信息組合與關(guān)聯(lián)程度也直接關(guān)系到文書(shū)檔案利用效率及效果。

4.2 嚴(yán)控文書(shū)檔案管理質(zhì)量

要按照全生命周期理念做好文件到文書(shū)檔案的轉(zhuǎn)變，并切實(shí)做好文書(shū)檔案收集、整理、歸檔、利用[9]。其中關(guān)鍵是要明確文書(shū)檔案管理流程及其質(zhì)量要求，暢通文件到文書(shū)檔案管理從組織形式到具體工作流程的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分工負(fù)責(zé)、密切配合。即，由分管文書(shū)及檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任文書(shū)檔案工作質(zhì)量控制領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人，統(tǒng)籌調(diào)配資源，一體化推進(jìn)質(zhì)量管理。要求文件起草部門(mén)在做好公文起草時(shí)就要把握文書(shū)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，規(guī)范公文登記、收集、錄入和掃描，并按照文書(shū)檔案歸檔范圍做好收集。要嚴(yán)格做好文書(shū)檔案整理、分類(lèi)、裝訂，凡涉及公文全周期文件資料、具有保存價(jià)值的都應(yīng)納入歸檔范疇。嚴(yán)格《文書(shū)檔案案卷格式》《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，做好文書(shū)檔案的整理、裝訂、入架。此外，要加快推進(jìn)文書(shū)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展，既要做好存量的文書(shū)檔案數(shù)字化，也要加快推進(jìn)增量文書(shū)檔案直接數(shù)字化，按照“單軌制”理念，打造暢通信息渠道。利用現(xiàn)代信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)，做好文書(shū)檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析和編研工作，提高文書(shū)檔案現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。

4.3 嚴(yán)把末端文書(shū)檔案安全質(zhì)量

一方面，要提升文書(shū)檔案鑒定質(zhì)量。從黨和國(guó)家根本利益出發(fā)，從文書(shū)檔案內(nèi)容的重要程度、檔案內(nèi)容的獨(dú)特性、時(shí)效性角度，用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)，判定文書(shū)檔案價(jià)值，對(duì)其作出精準(zhǔn)鑒定。全面的觀點(diǎn)就要求將本單位與社會(huì)其他部門(mén)、長(zhǎng)遠(yuǎn)與當(dāng)前、行政業(yè)務(wù)與學(xué)術(shù)研究，編史修志等需求全面結(jié)合起來(lái)進(jìn)行價(jià)值鑒定。歷史的觀點(diǎn)就是要尊重歷史，將文書(shū)檔案作為機(jī)關(guān)“今世賴之以知古”的重要載體，分析文書(shū)檔案的各種價(jià)值因素。發(fā)展的觀點(diǎn)就是要做到以“后世賴之以知今”的視角和價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)評(píng)判，從文書(shū)檔案價(jià)值的時(shí)效性、擴(kuò)展性進(jìn)行鑒定。另一方面，要切實(shí)做好文書(shū)檔案銷(xiāo)毀工作。經(jīng)鑒定后，確實(shí)不具有繼續(xù)保存價(jià)值的文書(shū)檔案，應(yīng)及時(shí)銷(xiāo)毀，減少庫(kù)存容量，減輕工作壓力。文書(shū)檔案銷(xiāo)毀要嚴(yán)格按照程序和要求，堅(jiān)持檔案銷(xiāo)毀標(biāo)準(zhǔn)，按照保管期限表規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)等，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。根據(jù)文書(shū)檔案載體形式選擇相應(yīng)的銷(xiāo)毀方式，如物理粉碎、電子消磁、紙張熔漿再生、無(wú)害化焚燒等。嚴(yán)格執(zhí)行銷(xiāo)毀流程，做好清點(diǎn)在冊(cè)、報(bào)批，并安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，在目錄上注銷(xiāo)，其他統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬注明。

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作者簡(jiǎn)介：范敏（1974— ），漢族，梁山縣工業(yè)和信息化局高級(jí)會(huì)計(jì)師，本科，主要從事檔案學(xué)基礎(chǔ)理論與發(fā)展研究。