簡遠(yuǎn)征

摘 要：檔案管理是我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位的主要工作內(nèi)容之一，其具體管理方法與水平不僅影響機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部的管理質(zhì)量，更能影響國家的利益。傳統(tǒng)檔案管理工作具有一定的局限性，在科學(xué)技術(shù)水平發(fā)展迅猛的今天，如何創(chuàng)新機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的開展方式，實(shí)現(xiàn)電子化管理，提高工作效率，成為相關(guān)工作人員關(guān)注的重點(diǎn)。本文旨在就機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的電子化建設(shè)展開討論，為實(shí)踐提供參考。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；電子化建設(shè)

新時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)已普遍應(yīng)用于各機(jī)關(guān)事業(yè)單位的日常工作中，做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的電子化建設(shè)能夠有效提高具體工作的效率與質(zhì)量，有利于充分發(fā)揮自身職能。信息化時(shí)代給這項(xiàng)工作帶來機(jī)遇和挑戰(zhàn)，需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員以發(fā)展的眼光看待問題，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，在開展相關(guān)工作時(shí)不斷調(diào)整管理策略、完善管理方法和優(yōu)化管理效果，依托電腦等設(shè)備設(shè)施和電子化技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的電子化建設(shè)，不斷提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位開展檔案管理工作電子化建設(shè)的意義

1.遵循國家發(fā)展要求

信息化時(shí)代，合理利用信息技術(shù)和相關(guān)設(shè)備設(shè)施能夠有效提高工作效率與質(zhì)量，減少出現(xiàn)工作失誤的概率，也有助于在實(shí)際應(yīng)用中提高我國信息技術(shù)水平。因此，我國重視信息技術(shù)的研發(fā)工作與實(shí)際應(yīng)用，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的電子化建設(shè)也制訂了相關(guān)規(guī)定，提出了一定的要求。檔案管理工作的改革亦是我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位深化改革工作的內(nèi)容之一。因此，相關(guān)工作人員合理利用信息技術(shù)與電子設(shè)備設(shè)施推動(dòng)檔案管理電子化建設(shè)，不僅提高了機(jī)關(guān)事業(yè)單位相關(guān)工作的開展效率與質(zhì)量，也是遵循國家發(fā)展要求的必要舉措。

2.提高檔案管理工作的科學(xué)性

傳統(tǒng)的檔案管理工作是依托紙質(zhì)檔案開展的，由具體相關(guān)工作人員在紙質(zhì)文件上記錄信息，之后將紙質(zhì)文件統(tǒng)一整理和保存。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書檔案中往往包含大量極具價(jià)值的信息，檔案管理人員依據(jù)不同需求將具體信息提煉出來，并整理后能夠作為極具參考和研究價(jià)值的重要資料，為相關(guān)工作提供參考。傳統(tǒng)的檔案管理模式效率較低，需要檔案管理人員手動(dòng)在檔案室內(nèi)翻找紙質(zhì)資料，而紙質(zhì)資料因其自身特性亦容易出現(xiàn)筆跡褪色等情況，在這一過程中管理人員有可能因?yàn)橹T多因素出現(xiàn)工作失誤，導(dǎo)致整個(gè)檔案管理與使用流程煩瑣且難度較大。

做好文書檔案管理電子化建設(shè)后，檔案管理人員就可以通過電腦在數(shù)據(jù)庫中方便、快捷地檢索出需要的具體信息，不容易出現(xiàn)工作失誤。電子信息技術(shù)也能夠自動(dòng)整理相關(guān)檔案資料，再結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位的具體情況和發(fā)展需求開展分析，利用大數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)為相關(guān)工作人員提供較為科學(xué)的建議，以此幫助相關(guān)人員做出科學(xué)與合理的分析與決策。

工作人員也可以通過開展大數(shù)據(jù)分析工作，以此判斷某一具體操作和指令是否恰當(dāng)，進(jìn)而提高檔案管理人員工作的科學(xué)性以及合理性，提高其工作效率與質(zhì)量。

3.提高檔案管理工作的便利性

傳統(tǒng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作較為復(fù)雜，具有流程煩瑣、難度較大以及內(nèi)容繁多等特點(diǎn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式是依托紙質(zhì)檔案開展的，一般情況下機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書檔案資料都具有總量較大和覆蓋面較廣等特點(diǎn)，導(dǎo)致檔案管理人員需要在大量的紙質(zhì)檔案文件中尋找某一份具體的檔案文件，將是較為煩瑣和困難的工作過程，而且容易出現(xiàn)失誤。檔案管理人員不僅需要做好日常的檔案管理工作，還要負(fù)責(zé)檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)聯(lián)動(dòng)工作，而依托紙質(zhì)檔案開展的傳統(tǒng)檔案管理模式難以做到檔案資料的及時(shí)查找與共享。因此，相關(guān)業(yè)務(wù)聯(lián)動(dòng)工作的開展往往缺乏效率。

做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理電子化建設(shè)就能自動(dòng)生成電子檔案目錄，工作人員可以利用檢索功能快速實(shí)現(xiàn)對(duì)具體檔案資料的檢索與閱覽。依托信息技術(shù)也能夠?qū)崿F(xiàn)各項(xiàng)相關(guān)工作、各個(gè)環(huán)節(jié)之間的有效銜接，檔案管理人員通過計(jì)算機(jī)就能夠與其他部門的工作人員實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)溝通交流，做好檔案信息的傳遞工作，以此提高檔案管理相關(guān)工作的便利性和效率。

4.進(jìn)一步保證檔案管理工作的安全性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位本質(zhì)上是由國家機(jī)關(guān)或其他組織利用國有資產(chǎn)舉辦的社會(huì)服務(wù)組織，其內(nèi)部部分文書檔案是涉密資料，而機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的核心要點(diǎn)便是保證內(nèi)部檔案信息的安全。傳統(tǒng)檔案管理模式本身具有一定的安全漏洞，如紙質(zhì)檔案資料難以長期保存，時(shí)間的流逝和環(huán)境溫濕度的變化都容易導(dǎo)致紙張出現(xiàn)發(fā)黃、筆跡褪色等現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案內(nèi)容模糊難以辨認(rèn)，影響后續(xù)相關(guān)工作的順利開展。同時(shí)，紙質(zhì)檔案巨大的數(shù)量也導(dǎo)致管理工作變得更加復(fù)雜和困難，以上因素都會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作的安全性不足。

做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作電子化建設(shè)就能將文書檔案以電子信息的形式存儲(chǔ)于云端或單位數(shù)據(jù)庫內(nèi)，依托電子信息技術(shù)設(shè)置電子密碼就能實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部文書檔案的安全保存。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作電子化建設(shè)現(xiàn)狀

1.缺乏完善的制度體系

傳統(tǒng)的檔案管理工作制度體系已經(jīng)不適用于當(dāng)前煩瑣以及復(fù)雜的檔案管理工作，無法滿足機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理相關(guān)工作的開展需求。目前，我國部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部仍然缺乏關(guān)于檔案管理工作電子化建設(shè)的制度體系，導(dǎo)致檔案管理相關(guān)工作人員因缺乏完善的制度體系指導(dǎo)，而對(duì)自身職責(zé)沒有清晰的認(rèn)知，出現(xiàn)因工作失誤導(dǎo)致管理事故卻又互相推諉責(zé)任的現(xiàn)象，這是機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作電子化建設(shè)的重視程度不足，或自身缺乏制度體系設(shè)計(jì)能力所導(dǎo)致的。具體來講，就是部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)既缺乏針對(duì)檔案管理工作電子化建設(shè)的清晰思路，也沒有設(shè)置實(shí)際工作目標(biāo)與具體規(guī)劃部署的能力，導(dǎo)致檔案管理人員各行其是，根據(jù)自身工作習(xí)慣決定劃分職責(zé)，開展檔案管理工作。

2.對(duì)電子化建設(shè)的重視程度不足

我國部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位仍然保持傳統(tǒng)的檔案管理模式，對(duì)檔案管理工作電子化建設(shè)的重視程度不足，導(dǎo)致檔案管理工作電子化建設(shè)發(fā)展緩慢甚至停滯。部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子化建設(shè)缺乏清晰的理解與認(rèn)知，導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作無法順利實(shí)現(xiàn)電子化建設(shè)，限制了機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理水平的提升和檔案管理工作的順利開展。

3.電子化建設(shè)效果不佳

相較于發(fā)達(dá)國家信息技術(shù)在我國檔案管理領(lǐng)域?qū)嶋H應(yīng)用較晚，相關(guān)信息技術(shù)尚未實(shí)現(xiàn)全面普及，且建設(shè)進(jìn)度較為緩慢，部分事業(yè)單位檔案管理部門沒有自己的線上辦公平臺(tái)，仍使用普通辦公軟件開展檔案管理相關(guān)工作。也有部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位因資金不足等問題尚未配備足夠的電子化設(shè)備設(shè)施，也沒有足夠的數(shù)字化硬件和軟件支撐其完成電子化建設(shè)，加之我國專業(yè)人才的培養(yǎng)速度相對(duì)較慢，以上問題都導(dǎo)致了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作電子化建設(shè)進(jìn)度緩慢。

互聯(lián)網(wǎng)本身具有開放性和虛擬性等特征，依托互聯(lián)網(wǎng)開展的檔案管理工作自然也存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)。目前，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)電子檔案開展的安全管理工作仍然存在漏洞，這種情況下，若機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部數(shù)據(jù)庫遭到黑客的入侵，相關(guān)工作人員可能缺乏及時(shí)有效的應(yīng)對(duì)手段，導(dǎo)致內(nèi)部文書檔案資料出現(xiàn)丟失和損壞等情況。

三、機(jī)關(guān)事業(yè)單位開展電子化檔案管理工作的具體措施

1.完善檔案管理相關(guān)制度體系

完善的制度體系是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員開展相關(guān)工作的依據(jù)，也是保證檔案管理工作效率與質(zhì)量的重要基石。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和具體工作人員需要重視檔案管理工作的電子化建設(shè)，以發(fā)展的眼光看待該問題，擴(kuò)寬視野，吸收先進(jìn)的管理理念與優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，并以此作為參考完善本單位檔案管理工作電子化建設(shè)相關(guān)制度體系。單位領(lǐng)導(dǎo)需要做好頂層設(shè)計(jì)工作，遵循國家相關(guān)要求，結(jié)合單位自身的具體情況和發(fā)展需求制定科學(xué)、合理的規(guī)章制度，規(guī)章制度內(nèi)容要完全覆蓋檔案管理工作的整個(gè)流程，以此充分發(fā)揮制度體系的規(guī)范性職能。同時(shí)，規(guī)章制度需要包含每個(gè)相關(guān)工作人員的具體職責(zé)與工作內(nèi)容，以此實(shí)現(xiàn)針對(duì)單位檔案管理工作電子化建設(shè)的科學(xué)化管理，發(fā)揮規(guī)章制度的作用，為相關(guān)工作人員提供明確的工作指導(dǎo)和具體要求。

規(guī)章制度中也要明晰相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與具體工作人員的職責(zé)和權(quán)利，做好科學(xué)、合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)員工具體工作行為的監(jiān)督和引導(dǎo)，促進(jìn)工作人員提高自身工作水平和工作積極性。規(guī)章制度中也要體現(xiàn)對(duì)電子檔案安全性的重視，相關(guān)工作人員需要不斷提高自身安全管理能力與技術(shù)水平，不斷完善電子資料的安全管理機(jī)制，可以通過做好加密管理工作或設(shè)置安全密鑰來保證電子檔案資料的安全。

科學(xué)和完備的制度體系能夠在機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部構(gòu)建模范化和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作流程，以此引導(dǎo)相關(guān)工作人員重視電子化建設(shè)的落實(shí)與推進(jìn)。在規(guī)章制度中也要體現(xiàn)對(duì)單位不同部門、不同崗位工作人員間協(xié)同合作的重視，促進(jìn)具體工作人員間的協(xié)同合作，引導(dǎo)工作人員團(tuán)結(jié)合作，共同做好檔案管理電子化建設(shè)工作，強(qiáng)化其責(zé)任意識(shí)，避免出現(xiàn)因工作失誤而導(dǎo)致工作人員互相推諉的惡劣現(xiàn)象。

2.深入推進(jìn)檔案管理電子化建設(shè)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)與相關(guān)工作人員需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作電子化建設(shè)的重視程度，加大人力資源和物力資源的投入力度，完善相關(guān)制度政策，以此推進(jìn)電子化建設(shè)的落實(shí)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)需要結(jié)合本單位檔案管理工作的實(shí)際情況和未來發(fā)展需求，配備相應(yīng)數(shù)量的高性能計(jì)算機(jī)和其他專業(yè)硬件設(shè)施，確保滿足本單位檔案管理工作電子化建設(shè)的需求。與硬件設(shè)備設(shè)施相對(duì)應(yīng)的便是軟件，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要重視檔案管理工作平臺(tái)與信息庫的建設(shè)工作，檔案管理人員可以借助信息共享技術(shù)做好信息庫與單位內(nèi)部管理平臺(tái)的數(shù)據(jù)對(duì)接工作。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員需要重視電子檔案的時(shí)效性與準(zhǔn)確性，借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子檔案系統(tǒng)和內(nèi)部管理系統(tǒng)的信息互通，保證單位電子檔案資料的準(zhǔn)確性、時(shí)效性，便于各部門工作人員協(xié)同開展工作。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)需要督促檔案管理人員著手構(gòu)建電子化檔案管理系統(tǒng)，保證單位檔案管理工作的順利開展。具體來講，就是檔案管理人員需要利用電子信息技術(shù)搭建機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部的管理系統(tǒng)，將單位檔案以電子信息的形式保存于數(shù)據(jù)庫中，并上傳至管理系統(tǒng)，讓各部門的工作人員都能登錄檔案管理系統(tǒng)檢索、瀏覽需要的檔案資料，充分體現(xiàn)檔案資料的使用價(jià)值，有利于實(shí)現(xiàn)檔案資料在單位內(nèi)各部門間的流通，簡化檔案管理聯(lián)動(dòng)工作的具體流程，為檔案管理相關(guān)工作創(chuàng)造更好的環(huán)境，也能為后續(xù)電子檔案信息的追蹤工作提供依據(jù)。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)也可以指派具體工作人員搭建對(duì)外開放的門戶網(wǎng)站，把可公開的檔案、工作流程、工作成果等信息上傳至門戶網(wǎng)站，供廣大人民群眾查閱瀏覽，這樣，不僅符合國家“政務(wù)公開”的政策原則，也能在一定程度上提高本單位在群眾心中的公信力。同時(shí)，檔案管理人員可以通過門戶網(wǎng)站與民眾直接溝通，廣泛吸收各方的意見和建議，有助于完善其工作流程，提高檔案管理工作水平。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以通過開展學(xué)習(xí)交流會(huì)的形式加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，幫助其認(rèn)識(shí)安全管理的重要性，形成安全管理意識(shí)，并切實(shí)提高自身工作水平。單位領(lǐng)導(dǎo)需要針對(duì)檔案管理人員的具體行為做好監(jiān)督工作，盡量避免出現(xiàn)因人為操作失誤而引發(fā)的電子信息安全事故，檔案管理人員也需要提前設(shè)置好應(yīng)急預(yù)案，以防萬一。

3.重視檔案管理隊(duì)伍建設(shè)工作

機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以結(jié)合自身實(shí)際情況和檔案管理工作發(fā)展需求，擴(kuò)充人員招聘數(shù)量，改善傳統(tǒng)招聘模式中重視求職人員學(xué)歷和工作履歷的情況，將更多的招聘條件放在其信息技術(shù)專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備與實(shí)踐操作水平、思想道德修養(yǎng)和工作態(tài)度上，對(duì)于優(yōu)秀人才可適當(dāng)放寬對(duì)其學(xué)歷和工作履歷的要求。同時(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作人員的培養(yǎng)與考核工作，可以定期針對(duì)檔案管理相關(guān)人員開展現(xiàn)代信息技術(shù)方面的培訓(xùn)與考核，提高其專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)與實(shí)際工作水平，考核中成績不佳的工作人員應(yīng)予以適當(dāng)?shù)膽土P，以此充分調(diào)動(dòng)其自我完善意識(shí)，提高其工作水平與主觀能動(dòng)性，有利于充分發(fā)揮檔案管理人員的自身職能，推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的電子化建設(shè)。

四、結(jié)束語

綜上所述，在新時(shí)代背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位充分運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的電子化建設(shè)，能夠有效提高檔案管理工作的效率與水平，保證單位檔案資料的安全性，這也是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)的必由之路和實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的必要措施，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和具體工作人員指明了方向，賦予其新的使命，也為其提出了更高的要求。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員需要充分認(rèn)識(shí)到電子化建設(shè)的重要性，利用現(xiàn)代技術(shù)手段提高自身工作水平和工作效率，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

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（作者單位：福建省龍巖市永定區(qū)委區(qū)政府總值班室）