文/陳鑫蕾

隨著信息技術(shù)不斷更新?lián)Q代，對我國事業(yè)單位電子化信息化辦公提出了新要求，相對于早期文字記錄和人工辦理的模式，事業(yè)單位在內(nèi)部管理方面，不斷推出和應(yīng)用更加高效、功能齊全、管理貫通的各類系統(tǒng)軟件，事業(yè)單位在業(yè)務(wù)辦理模式上得到了質(zhì)的變化。與此同時(shí)，信息技術(shù)支撐下的軟件系統(tǒng)不可避免會產(chǎn)生更為復(fù)雜多樣、種類繁多、保密要求更高的數(shù)據(jù)信息，對于新時(shí)期檔案管理工作提出了新的要求。本文通過展現(xiàn)國內(nèi)事業(yè)單位檔案電子化現(xiàn)狀，簡要分析事業(yè)單位檔案實(shí)時(shí)電子化優(yōu)勢，初步探析了事業(yè)單位推進(jìn)檔案電子化過程中存在的問題，并從加強(qiáng)制度建設(shè)、加強(qiáng)人才培養(yǎng)、推進(jìn)檔案應(yīng)用等三個(gè)層面提出優(yōu)化事業(yè)單位檔案電子化研究路徑，為事業(yè)單位發(fā)展、管理和使用電子檔案提供可行性參考

為提高檔案管理規(guī)范化水平，各事業(yè)單位不斷鼓勵(lì)和提倡檔案實(shí)施電子化，通過信息技術(shù)手段將各類紙質(zhì)檔案進(jìn)行存檔、備案和管理，也逐漸成為事業(yè)單位檔案管理體系中重要的檔案類型。檔案電子化在一定程度上提高了事業(yè)單位檔案管理水平，但仍存在重視程度不高、信息技術(shù)應(yīng)用水平低、人員隊(duì)伍建設(shè)力度不強(qiáng)等問題，亟待對檔案電子化在原有的基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新管理模式。

一、國內(nèi)事業(yè)單位檔案電子化現(xiàn)狀

近年來，面對新時(shí)期國內(nèi)高速發(fā)展現(xiàn)狀和國家推進(jìn)數(shù)字經(jīng)濟(jì)、數(shù)字政府和數(shù)字社會的大背景下，檔案資源急劇增多，原有紙質(zhì)檔案已無法滿足事業(yè)單位發(fā)展需要。為此，國家鼓勵(lì)政企事業(yè)單位對檔案電子化工作作部署和安排，事業(yè)單位檔案也呈現(xiàn)出由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化的趨勢，對于事業(yè)單位發(fā)展起到了較好的促進(jìn)作用。檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是檔案工作應(yīng)對新形勢、新任務(wù)、新要求的必然選擇。2021 年編制《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，進(jìn)一步明確了檔案信息化建設(shè)目標(biāo)任務(wù)，即：進(jìn)一步融入數(shù)字中國建設(shè)，新一代信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用更為廣泛，信息化與檔案事業(yè)各項(xiàng)工作深度融合，檔案管理數(shù)字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型。隨著事業(yè)單位檔案電子化建設(shè)力度的持續(xù)加強(qiáng)，新時(shí)期對該項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)和要求也在不斷提高，給檔案電子化和規(guī)范化管理帶來了新的挑戰(zhàn)。

二、事業(yè)單位檔案電子化優(yōu)勢

（一）檔案管理更加規(guī)范

以計(jì)算機(jī)、掃描機(jī)、移動硬盤為代表的信息化設(shè)備，可以為檔案管理人員提供更加高效的檔案掃描、檔案備份、檔案檢索功能。其中計(jì)算機(jī)可以通過分類和篩選等功能，進(jìn)一步提高借閱人員借閱效率，節(jié)約檔案室（館）空間。傳統(tǒng)的掃描機(jī)可以將紙質(zhì)檔案形成電子檔，有利于長期電子化保管，避免突發(fā)事件對檔案產(chǎn)生不可挽回的損壞。移動硬盤可以做到備份和專人保密保管。由此可見，檔案電子化可以避免傳統(tǒng)檔案效率低、人工成本高、易分類錯(cuò)誤、查閱不便等問題，可以較好地提高檔案管理規(guī)范化水平。

（二）檔案管理更加降本

傳統(tǒng)檔案管理多以文件、合同、憑證、照片及其他影像資料為主，整理和制作需要耗費(fèi)大量的資金成本、人力成本和時(shí)間成本，借閱和查閱檔案需要專門配備較大空間的借閱處。同時(shí)，紙質(zhì)檔案易因管理失誤或不可抗拒因素而導(dǎo)致不可挽回的損壞、破壞等，有可能給事業(yè)單位造成巨大的損失。

（三）檔案管理更加高效

檔案電子化可以以搭建自有數(shù)據(jù)庫為前提，確保安全的情況下，將電子化檔案上傳數(shù)據(jù)庫或云端。在管理方式上采用授權(quán)和審批的管理模式，做好借閱人權(quán)限設(shè)定、審批流程和借閱痕跡化存檔，便于事業(yè)單位各部門、各單位高效查閱檔案，確保領(lǐng)導(dǎo)層高質(zhì)量開展事業(yè)單位管理工作，有利于做好保密工作，避免重要檔案泄露。

三、事業(yè)單位檔案電子化存在問題

（一）對檔案電子化重視程度不高

少數(shù)事業(yè)單位對檔案電子化的重要性和作用認(rèn)識不高，片面認(rèn)為傳統(tǒng)檔案和檔案電子化功能作用一樣，沒有建設(shè)的必要性和不可或缺性，沒有很好地意識到檔案電子化在推動事業(yè)單位各項(xiàng)工作高質(zhì)量發(fā)展中發(fā)揮的重要作用，進(jìn)而存在檔案管理制度不健全，檔案電子化缺乏規(guī)劃部署，預(yù)算資金不足，管理模式老舊等問題。

（二）檔案電子化人才隊(duì)伍缺乏

當(dāng)前，事業(yè)單位檔案電子化對檔案管理人員在計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)編碼、辦公軟件等方面要求較高，少數(shù)單位缺乏計(jì)算機(jī)技術(shù)過硬的人才，影響和制約了檔案電子化工作進(jìn)一步開展，需要事業(yè)單位在下一步檔案管理工作中更加注重人才的培養(yǎng)和引進(jìn)，不斷提升人員綜合技能。

（三）檔案電子化推廣應(yīng)用不足

在這里我們需要明確的是，檔案電子化存在兩個(gè)層面的意義，一是技術(shù)層面對于檔案電子化計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫、掃描機(jī)、移動硬盤等電子設(shè)備的配備和使用。二是管理層面對于電子檔案的使用和推廣，支撐事業(yè)單位業(yè)務(wù)開展，進(jìn)而優(yōu)化內(nèi)部管理，支撐單位決策。但一些事業(yè)單位存在設(shè)施設(shè)配配備充足，管理應(yīng)用程度不高的問題。

四、事業(yè)單位檔案電子化優(yōu)化思路

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)

事業(yè)單位首先要在思想上認(rèn)識到檔案電子化的重要性和意義，加強(qiáng)管理制度建設(shè)，明確文書檔案管理規(guī)范。同時(shí)要結(jié)合工作實(shí)際，對檔案電子化的錄入、編排和校準(zhǔn)、管理、借閱和銷毀等環(huán)節(jié)制定完善的制度機(jī)制，要加強(qiáng)保密工作，對計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備以及互聯(lián)網(wǎng)等加強(qiáng)管理，保障檔案資料安全。另一方面，檔案電子化是依靠電子設(shè)施設(shè)備不斷發(fā)展的，當(dāng)以計(jì)算機(jī)為代表的電子設(shè)備得到升級和功能優(yōu)化后，檔案電子制度就需要?jiǎng)討B(tài)調(diào)整和跟進(jìn)，也意味著檔案電子化需要事業(yè)單位在后續(xù)跟進(jìn)資金、人力和設(shè)施設(shè)備的投入，確保電子檔案有著較好的資金支持和人才支撐。

（二）加強(qiáng)人才培養(yǎng)

要注重加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，規(guī)范化建設(shè)檔案室（館），檔案管理人員要做到專人專職，嚴(yán)格遵守事業(yè)單位檔案管理制度及國家有關(guān)規(guī)定，具有較高的職業(yè)道德和職業(yè)操守，熟知檔案管理、編排、存檔、借閱、銷毀等程序手續(xù)，熟練掌握計(jì)算機(jī)等電子設(shè)施設(shè)備。同時(shí)要建立健全激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)檔案管理人員職稱評定，結(jié)合單位實(shí)際開展績效考核，提高檔案人員干事創(chuàng)業(yè)的激情和活力。

（三）推進(jìn)檔案應(yīng)用

事業(yè)單位要制定一套完整、高效、符合實(shí)際的電子檔案管理機(jī)制，全面梳理檔案建檔、檔案查閱、檔案銷毀等流程，在電子檔案管理實(shí)施全流程痕跡化管理。檔案查閱部門嚴(yán)格進(jìn)行審批，對檔案范圍進(jìn)行明確鑒定，對單位不同層級或不同分工的人進(jìn)行權(quán)限制定，對電子檔案風(fēng)險(xiǎn)把控要做好充足的準(zhǔn)備工作。

綜上，事業(yè)單位開展檔案電子化工作既是時(shí)代產(chǎn)業(yè)也是工作要求，事業(yè)單位需要在檔案電子化工作中做到充分認(rèn)識工作意義、全面加強(qiáng)人才建設(shè)、高效推進(jìn)檔案應(yīng)用，要做到技術(shù)層面和管理層面的有機(jī)結(jié)合，逐步從制度機(jī)制、人才隊(duì)伍、管理流程等方面不斷優(yōu)化，使得事業(yè)單位檔案電子化工作符合發(fā)展要求，促進(jìn)各項(xiàng)工作全面展開。