文/王艷
防疫檔案數(shù)字化工作是新形勢(shì)下檔案工作發(fā)展的必然要求,但高校的防疫檔案數(shù)字化工作距國家要求還有一定差距,不能完全滿足疫情發(fā)展需要。本文分析了當(dāng)前“防疫檔案”數(shù)字化建設(shè)的重要意義,并提出了建議,以促進(jìn)高校疫情檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有序推進(jìn),提高高校檔案數(shù)字化質(zhì)量
防疫檔案是指學(xué)校、各單位及個(gè)人在疫情防控過程中直接形成的有利用和保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體和形態(tài)的原始記錄。
高校防疫檔案資料是高校開展疾病監(jiān)測、預(yù)防及控制的重要依據(jù),能夠?yàn)閷W(xué)校及時(shí)做出疫情防控預(yù)案提供有力保障。在新形勢(shì)下,疫情暴發(fā)以來,高校的防疫檔案管理工作應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn),加快防疫檔案數(shù)字化建設(shè),這也是特殊時(shí)期高校檔案管理發(fā)展趨勢(shì)及各項(xiàng)工作開展的現(xiàn)實(shí)要求。
防疫檔案真實(shí)記錄了學(xué)??箵粢咔榈娜^程、規(guī)律和特點(diǎn),見證了全校師生眾志成城、共克時(shí)艱,和國家整個(gè)防疫過程和防疫政策高度保持一致,是反映學(xué)校綜合治理能力的一種真實(shí)體現(xiàn)和記錄,對(duì)當(dāng)前的疫情防控和以后可能發(fā)生的類似疫情防治工作具有重要參考經(jīng)驗(yàn)和借鑒價(jià)值,也是未來進(jìn)行歷史研究、科學(xué)研究、宣傳教育的基礎(chǔ)素材。記錄好、收集好、保存好疫情防控檔案,是各單位認(rèn)真貫徹落實(shí)習(xí)近平總書記對(duì)檔案工作重要批示的重要舉措。
防疫檔案數(shù)字化管理工作,主要是借助現(xiàn)代信息技術(shù),把在開展新冠肺炎疫情防控工作過程中形成的檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息,并將其以電子信息形式進(jìn)行存儲(chǔ),通過現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字存儲(chǔ)與信息共享的一種檔案管理方式。此次新冠肺炎疫情是一次突發(fā)公共衛(wèi)生事件,其特點(diǎn)是無法預(yù)測和不確定性,這給檔案管理工作帶來了較大困難。但對(duì)疫情檔案進(jìn)行數(shù)字化,能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)于檔案館數(shù)字檔案信息資源的高效管理,具有快速響應(yīng)、精準(zhǔn)提供檔案利用的特點(diǎn),從而能幫助決策機(jī)構(gòu)快速判斷疫情形勢(shì),做出正確決策,讓抗疫工作不走彎路,起到事倍功半的作用。
1.歸檔范圍。在防疫過程中直接形成的有利用和保存價(jià)值的各門類和載體的記錄(包括紙質(zhì)文件材料、聲像文件材料、電子文件材料和實(shí)物等),都應(yīng)當(dāng)納入收集歸檔范圍。
2.歸檔原則。疫情防控檔案要做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸;移交入館的疫情防控檔案要做相應(yīng)的專題整理立卷,檔案目錄清晰準(zhǔn)確,移交手續(xù)齊全完備。
3.歸檔要求及流程。學(xué)校疫情防控領(lǐng)導(dǎo)小組及各二級(jí)單位要切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),明確責(zé)任,指定專人認(rèn)真做好新冠疫情防控檔案的收集整理和移交歸檔工作。
3.1 分類與排列:所形成材料按照文本、照片(含藝術(shù)創(chuàng)作類)、錄音、視頻、實(shí)物、其他(包括業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁、社交媒體)等進(jìn)行分類。同一類別反映同一主題活動(dòng)的文件應(yīng)排列在一起,按文件時(shí)間(或重要程度)先后排列。
3.2 存儲(chǔ)與命名:電子文件命名格式采用建立層級(jí)文件夾的形式進(jìn)行存儲(chǔ)。文件夾命名格式:“文件形成單位+年度+主題詞”命名,比如:xx 處2020 年疫情防控文件(或照片)匯總。每一個(gè)文件題名按時(shí)間+單位+問題(事由)+文種等命名,比如:20220505xxx 處關(guān)于疫情期間教職工出入校園的通知。照片和視頻檔案以時(shí)間+單位(人物)+地點(diǎn)+事由為題名(關(guān)鍵信息要完整體現(xiàn))。
3.3 檔案館收集指導(dǎo)室工作人員全程指導(dǎo)部門歸檔人員做好防疫紙質(zhì)文件的鑒定、分類、組卷、編號(hào)、編目、裝訂等立卷整理.
綜上所述,疫情檔案管理是一項(xiàng)非常繁重、復(fù)雜的工作,尤其是疫情檔案數(shù)字化工作。由于疫情的不確定性導(dǎo)致整理過程中沒有固定的模式,隨時(shí)會(huì)增減項(xiàng)目,數(shù)字化成本增加。但為了能及時(shí)給決策提供幫助,因此,在疫情背景下,面對(duì)數(shù)目較多、內(nèi)容繁雜的疫情檔案數(shù)據(jù),急切需要將疫情檔案數(shù)字化工作做細(xì)做實(shí),這就要求一方面高校檔案館要增強(qiáng)現(xiàn)有檔案數(shù)字化管理水平,加強(qiáng)檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高檔案工作人員的應(yīng)急處理能力;另一方面,高校要高度重視檔案工作,加大對(duì)檔案館建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投資,從人力、物力等多方面支持檔案工作,從而讓檔案工作全面發(fā)展,為學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展服務(wù)。