文/張偉

數(shù)智賦能可在一定程度上提高企業(yè)檔案工作的效率、深度挖掘企業(yè)檔案的資產(chǎn)資源價值等。為此，本文在梳理企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀與問題的基礎(chǔ)上，探討數(shù)智時代企業(yè)檔案工作面臨的機遇與挑戰(zhàn)，進而從創(chuàng)新工作機制、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、面向知識開發(fā)、提高工作效率等方面提出具體的路徑與對策

企業(yè)檔案是企業(yè)歷史、企業(yè)文化和企業(yè)精神的重要依托，企業(yè)檔案工作是留存企業(yè)記憶、創(chuàng)建企業(yè)文化、提升企業(yè)行業(yè)競爭力的重要基礎(chǔ)。隨著企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型進程的加快，企業(yè)檔案的資產(chǎn)價值日益凸顯，企業(yè)檔案工作的效率和效能亟待整體提升。2018年4月28日，國家檔案局與科大訊飛簽署全面戰(zhàn)略合作協(xié)議，并建立人工智能聯(lián)合實驗室，積極探索“人工智能+檔案”的更多可能[1]。在此背景下，手寫識別、語音轉(zhuǎn)換、文本挖掘等新興技術(shù)在檔案智慧化管理中的優(yōu)勢顯現(xiàn)，數(shù)智賦能正逐步成為提升企業(yè)檔案工作效率和效能的重要契機和途徑。

一、新時期企業(yè)檔案工作面臨的主要問題

1.企業(yè)檔案工作認知普遍較低

缺乏綜合、全面、長遠的檔案管理認知觀是阻礙企業(yè)檔案工作開展的重要因素。一方面，部分企業(yè)忽視檔案的信息資產(chǎn)價值，對企業(yè)檔案工作的重視程度不夠，如不設(shè)置專門的檔案部門或崗位，長期由兼職檔案員完成檔案工作；另一方面，部分業(yè)務(wù)部門認為檔案工作與自身利益不相關(guān)，不配合歸檔或需求意愿不足，整體制約文檔一體化管理。主客觀原因長期交織疊加，會加劇“檔案無用”認知，并抑制檔案需求。

2.企業(yè)檔案工作機制亟待轉(zhuǎn)變

企業(yè)檔案工作的有效運轉(zhuǎn)依賴外部管理機制和內(nèi)部工作機制的共同驅(qū)動，一套完整的企業(yè)檔案工作保障機制包含制度、技術(shù)、人才、安全等多方面要素的協(xié)同與支持[2]。一方面，縱深化的企業(yè)管理體制下，企業(yè)檔案工作通常自下而上地開展檔案的收集、歸檔、整理、利用等，制約檔案業(yè)務(wù)效率和檔案服務(wù)質(zhì)量；另一方面，傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作流程與模式難以完全適應(yīng)數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下企業(yè)電子文件管理的需求，如非結(jié)構(gòu)化文檔有待歸檔、檔案資源開發(fā)方式有待多元等，以實現(xiàn)多模態(tài)、多渠道、跨部門檔案數(shù)據(jù)的整合與共享。

3.企業(yè)檔案工作效率稍顯落后

影響企業(yè)檔案工作效率的主要因素包括兩方面：一是檔案人員的數(shù)據(jù)素養(yǎng)，檔案數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型對檔案人員的信息素養(yǎng)和知識服務(wù)能力提出了更高要求，檔案專業(yè)知識欠缺、工作程序不規(guī)范、被動式消極服務(wù)等都有可能影響企業(yè)檔案工作效率；二是檔案技術(shù)水平，大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案收集由實體檔案移交轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)實時歸檔，檔案利用從復(fù)印、借閱、展覽等轉(zhuǎn)化為知識挖掘與應(yīng)用，檔案管理系統(tǒng)平臺的功能擴展到數(shù)字檔案加工、檔案信息發(fā)現(xiàn)、檔案知識服務(wù)等多重功能。為此，亟待綜合應(yīng)用海量存儲技術(shù)、信息深加工技術(shù)、檔案信息長期保存等推動檔案一體化管理系統(tǒng)升級[3]。

二、數(shù)智時代企業(yè)檔案工作面臨的主要機遇

數(shù)智時代是“將大數(shù)據(jù)、人工智能、云計算、物聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈等的新一代技術(shù)及其衍生環(huán)境與頂層設(shè)計、思維意識等相融合，并將數(shù)智思維和技術(shù)貫穿各種社會實踐活動，以推動社會生產(chǎn)力快速、高質(zhì)量發(fā)展的一種時代環(huán)境”[4]。隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，部分企業(yè)已初步完成檔案數(shù)字化、檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、電子文件單軌制歸檔等轉(zhuǎn)型。下一階段的重要任務(wù)是借助數(shù)智技術(shù)與方法深層次分析和挖掘企業(yè)檔案的資產(chǎn)價值，提高企業(yè)檔案工作的實際效益。

1.海量企業(yè)檔案數(shù)據(jù)收集與處理

大數(shù)據(jù)是海量的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，具有數(shù)量大（volume）、實時性（velocity）、多樣化（variety）等基本特征[5]。企業(yè)檔案資源是企業(yè)大數(shù)據(jù)的重要組成部分，但是在企業(yè)各類生產(chǎn)經(jīng)營活動中生成的文字、圖片、音頻、視頻等檔案具有多載體、多模態(tài)、分散性、異構(gòu)化等問題。數(shù)智時代的到來，可以為企業(yè)檔案的前端控制、文檔一體化管理等提供更多技術(shù)與方法支撐，如智能生成、規(guī)范化設(shè)計、自動采集、智能標引、批量歸檔等，極大地節(jié)省檔案工作者的工作量，更是提升企業(yè)檔案工作的規(guī)范化與標準化程度。

2.企業(yè)檔案資源智能加工與整理

數(shù)智時代，可以借助文字識別、圖像提取、自然語言處理等技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)進行智能化加工、分類、排序并加強內(nèi)容管理[6]，整合不同來源、形態(tài)、載體的多模態(tài)資源并建立多元關(guān)聯(lián)。在此基礎(chǔ)之上，可以改進檔案資源體系的分類框架，將資源描述粒度從實體轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)，聚焦檔案資源的數(shù)據(jù)價值，優(yōu)化檔案資源的組織加工方式，以探索面向知識利用與服務(wù)的多維企業(yè)檔案價值。

3.企業(yè)檔案資源深度關(guān)聯(lián)與聚合

隨著企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的深入，企業(yè)檔案工作重要任務(wù)轉(zhuǎn)向從信息層面對企業(yè)檔案資源進行深度挖掘和開發(fā)。為此，可以以智慧檔案服務(wù)為導(dǎo)向，通過運用分類、聚類、關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)挖掘手段深入挖掘企業(yè)檔案的知識價值，探索檔案關(guān)聯(lián)服務(wù)、精準服務(wù)等新模式。具體而言，企業(yè)檔案部門應(yīng)深入發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源中的多維聯(lián)系，將檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部其他系統(tǒng)的相關(guān)數(shù)據(jù)進行關(guān)聯(lián)，并進一步利用知識圖譜、本體建模、數(shù)據(jù)可視化等技術(shù)手段加以呈現(xiàn)，促進數(shù)字技術(shù)與檔案工作的深度融合，最終為企業(yè)決策提供數(shù)據(jù)支持和知識服務(wù)。

三、數(shù)智時代企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的可行路徑

1.數(shù)智驅(qū)動企業(yè)檔案工作機制轉(zhuǎn)變

數(shù)智時代到來也對企業(yè)檔案工作的長效機制提出了新的要求。在檔案管理體制上，小型企業(yè)可將層級制、垂直化的管理模式逐步向扁平化的管理結(jié)構(gòu)過渡，而大型企業(yè)可充分借助組織規(guī)模的優(yōu)勢，探索建立企業(yè)數(shù)據(jù)檔案管理中心等創(chuàng)新型檔案知識服務(wù)部門，打造協(xié)同共享的企業(yè)檔案工作體系。在檔案人員素質(zhì)上，以數(shù)智時代檔案工作的轉(zhuǎn)向為依據(jù)，提高企業(yè)檔案從業(yè)人員的準入門檻，如將檔案專業(yè)知識、信息素養(yǎng)水平作為人員考核的重要標準，對檔案人員進行系統(tǒng)培訓(xùn)和考核，為企業(yè)檔案工作機制改革提供支撐。

2.數(shù)智驅(qū)動企業(yè)檔案業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

數(shù)智時代的先進理念與技術(shù)方法有助于打破企業(yè)檔案管理工作各環(huán)節(jié)之間以及與其他業(yè)務(wù)活動之間的壁壘，為來源復(fù)雜、分布離散、形態(tài)多樣的檔案數(shù)據(jù)提供更為流暢的傳輸、加工、處理渠道和平臺，從而一定程度上改進企業(yè)檔案工作的業(yè)務(wù)流程與工作方式。一方面，在企業(yè)總體數(shù)智化轉(zhuǎn)型的過程中，以企業(yè)業(yè)務(wù)需求為主線構(gòu)建企業(yè)信息資源開發(fā)利用系統(tǒng)時，會相應(yīng)建立企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源開發(fā)利用管理體系，從而為企業(yè)檔案業(yè)務(wù)流程調(diào)整提供保障；另一方面，為更好地實現(xiàn)企業(yè)檔案智能服務(wù)，需要實現(xiàn)企業(yè)檔案工作各業(yè)務(wù)流程的聯(lián)動管理，并基于文檔一體化管理原則實現(xiàn)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對接。

3.數(shù)智賦能企業(yè)檔案知識系統(tǒng)開發(fā)

數(shù)據(jù)資產(chǎn)是數(shù)智時代企業(yè)發(fā)展的核心競爭力之一，企業(yè)檔案工作要充分組織、整合、挖掘企業(yè)檔案的數(shù)據(jù)價值，并通過知識化輸出實現(xiàn)價值增值。一是面向知識服務(wù)拓展企業(yè)檔案數(shù)據(jù)收集范圍，除企業(yè)內(nèi)部文件資料外，也多渠道實時收集市場調(diào)研資料、行業(yè)數(shù)據(jù)統(tǒng)計等相關(guān)外部數(shù)據(jù)；二是面向智能服務(wù)加強企業(yè)檔案的精細化存儲和深度化加工，如從不同角度挖掘檔案知識，形成細粒度、多維度的檔案知識單元，充分發(fā)揮企業(yè)大數(shù)據(jù)的規(guī)模效益和資源優(yōu)勢，建立起面向企業(yè)內(nèi)部的共享型、開放型檔案知識系統(tǒng)，成為支持企業(yè)決策和發(fā)展的戰(zhàn)略知識庫。

4.數(shù)智賦能企業(yè)檔案工作效度提升

數(shù)智時代檔案數(shù)據(jù)的收集、加工、存儲以及傳輸工作需要與之相匹配的硬件設(shè)施與軟件技術(shù)，影響著企業(yè)檔案工作的效率和管理水平。在硬件設(shè)施方面，企業(yè)可根據(jù)自身情況配置相應(yīng)的計算機、路由器、大型高速交換機等信息處理設(shè)備。在軟件技術(shù)方面，企業(yè)可在經(jīng)濟條件允許范圍內(nèi)積極開發(fā)或購置服務(wù)于企業(yè)檔案工作的大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，從而在共享型信息網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上對檔案數(shù)據(jù)進行加工處理，切實提高企業(yè)檔案工作的效率。同時，為有效規(guī)避企業(yè)檔案工作數(shù)字化進程中的風(fēng)險挑戰(zhàn)，也應(yīng)加強對檔案數(shù)據(jù)安全的監(jiān)督監(jiān)管，提高企業(yè)信息安全意識，做好檔案數(shù)據(jù)泄露、權(quán)限控制、備份丟失等安全隱患的應(yīng)急預(yù)案，例如可引入PKI 技術(shù)等數(shù)據(jù)加密方式，在對海量檔案資源進行云存儲的過程中提高應(yīng)對數(shù)據(jù)風(fēng)險的能力、提高數(shù)據(jù)安全水平。

由此可見，數(shù)字浪潮之下，以企業(yè)檔案工作提質(zhì)增效為基點，充分探索企業(yè)檔案管理過程中面臨的發(fā)展機遇、現(xiàn)存問題和創(chuàng)新路徑，從數(shù)據(jù)的視角開展企業(yè)檔案服務(wù)，從而促進企業(yè)檔案的數(shù)據(jù)價值實現(xiàn)，推動企業(yè)檔案工作高質(zhì)量、可持續(xù)、創(chuàng)新型發(fā)展。