段穎群
全媒體時代的到來在很大程度上推動了事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)和利用。全媒體為事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)和利用提供了平臺支持?,F(xiàn)針對全媒體時代事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)和利用及這一過程中產生的問題,提出建立檔案信息資源開發(fā)和利用管理體系,根據用戶需求實現(xiàn)交互管理,形成多元化的開發(fā)和利用模式等有效路徑。
在2021年,中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)了《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》,深入推進檔案資源體系建設,充分利用檔案開展國家記憶工程被列為現(xiàn)階段檔案工作的主要任務之一。這意味著檔案資源的開發(fā)和利用工作受到越來越多的重視?,F(xiàn)階段,中國媒體已經進入了一個全新的時期,信息化、智能化的發(fā)展態(tài)勢明顯,不同媒介之間不斷進行深度融合。在此契機下,事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)和利用既迎來了新的機遇,也面臨著新的挑戰(zhàn)。
全媒體時代開發(fā)和利用事業(yè)單位檔案信息資源的重要性
全媒體的概念
全媒體就是以媒介為載體,在廣播、電視、報紙、手機等既有共同點又有互補性的媒介中,采用文字、聲音、影像等多種表現(xiàn)手段,進行信息傳播的一種運作模式。
全媒體對檔案信息資源開發(fā)的影響
檔案資源是一種信息資源。為了保障檔案信息資源的真實性、完整性和有效性,促進社會的全面發(fā)展,需要合理應用新興技術,提高檔案信息查找的便捷性、即時性和聯(lián)動性,將檔案信息由靜態(tài)化轉為動態(tài)化,充分挖掘檔案信息資源的內在價值,對其進行反復提取和利用,如此才能達到提高事業(yè)單位社會效益和經濟效益的作用。事業(yè)單位利用全媒體技術開發(fā)和利用檔案信息資源,符合現(xiàn)代用戶獲取信息的習慣。全媒體時代背景下,檔案信息資源的開發(fā)和利用需要利用相關的信息處理技術和管理系統(tǒng),使檔案資源的生產、集成、管理和利用環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系起來[1],盤活現(xiàn)有檔案信息資源,創(chuàng)新檔案信息資源的開發(fā)和利用模式,以最大限度地發(fā)揮檔案信息資源的作用。
檔案信息資源開發(fā)和利用的客觀要求
有效利用全媒體對檔案信息資源進行開發(fā)和利用是事業(yè)單位檔案信息資源全面發(fā)展的基礎,可以保障檔案信息資源的作用最大限度地發(fā)揮出來,這也是全媒體時代檔案信息資源融合發(fā)展的必然結果。隨著時代的發(fā)展,用戶對檔案信息資源的需求也發(fā)生了變化,他們不再滿足于單向地接收檔案信息。在這種變化趨勢下,檔案信息資源的開發(fā)和利用需要運用全媒體技術、大數(shù)據技術和數(shù)字通信技術等新興技術。這不僅可以快速提高檔案管理工作人員的工作效率,還能降低用人成本,對推進檔案管理信息化建設具有重要意義。
全媒體時代,檔案信息資源的開發(fā)和利用需要摒棄保守、陳舊的落后觀念,樹立開拓創(chuàng)新、包容開放、注重效率的先進理念,以檔案管理信息化建設為抓手,轉變管理與服務模式、工作機制和體系,不斷提高檔案信息資源開發(fā)和利用的現(xiàn)代化水平。
在傳統(tǒng)檔案開發(fā)和利用過程中,檔案大多依靠工作人員手動收集,以紙質形式進行保存和管理,這就導致檔案查找難度大,檔案安全性低,給檔案信息資源的開發(fā)和利用造成了一定的阻礙。但是事業(yè)單位的工作相互關聯(lián),往往需要跨區(qū)域查找檔案,由于缺乏檔案信息資源共享平臺,檔案信息資源的開發(fā)和利用受到嚴重制約。全媒體的快速發(fā)展使這些問題得到了解決。利用全媒體技術和平臺,查找和調配檔案信息資源變得方便快捷,同行業(yè)跨區(qū)域查詢和利用檔案信息資源的速度得到了有效提高。借助全媒體平臺和技術,檔案信息資源的開發(fā)和利用可以真正做到以用戶為中心,根據用戶的多樣化需求管理、開發(fā)和利用檔案信息資源,事業(yè)單位的檔案工作將實現(xiàn)有序、高效運行。
事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)利用的現(xiàn)狀和存在的問題
檔案信息資源的開發(fā)理念相對落后
當前,部分事業(yè)單位對檔案的重要性缺乏足夠的認識,其檔案管理工作更多是為了服務于行政工作和學術研究,真正面向社會大眾的檔案信息資源比較少。很多事業(yè)單位的檔案信息資源開發(fā)和利用理念落后,在一定程度上阻礙了本單位對檔案信息資源的開發(fā)和利用。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)和利用以檔案匯編為主,工作內容多是零散化和低密度的檔案借閱查詢、匯編匯總,這種比較簡單和單一的工作內容使得檔案信息資源的開發(fā)和利用存在一些比較突出的問題,比如服務作用沒有顯現(xiàn),檔案利用率較低,無法實現(xiàn)檔案實時共享等。檔案工作無法適應信息化時代的發(fā)展需求,就難以滿足事業(yè)單位業(yè)務發(fā)展的需求。
檔案信息資源開發(fā)方式比較單一
全媒體背景下,事業(yè)單位檔案信息資源的形態(tài)發(fā)生了變化,之前提供檔案原件或基礎檔案信息的傳統(tǒng)檔案開發(fā)和利用方式發(fā)生了改變。在此背景下,檔案工作人員應該首先了解不同用戶對檔案的具體需求,對檔案信息資源進行深度加工,變被動為主動,為用戶提供更高質量的檔案信息資源以及優(yōu)質的服務,讓用戶悅聽、悅讀、悅覽,促進事業(yè)單位檔案工作的信息化轉型。
從目前來看,事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)和利用方法仍較為落后,還是集中在檔案展覽、專題匯編和文獻編纂等方面,對檔案內容和載體的開發(fā)缺乏重視[2]。如何對檔案信息資源的廣度和深度進行挖掘,需要相關人員進一步關注。
檔案信息資源利用的智能化程度不高
現(xiàn)階段,檔案信息資源利用的智能化程度較低,這也在一定程度上阻礙了檔案信息資源的利用。一是檔案信息資源共享平臺建設緩慢。各事業(yè)單位檔案系統(tǒng)處在“各自為政”的狀態(tài),沒有全面對接業(yè)務系統(tǒng)、財務系統(tǒng),這對檔案信息資源的整合、共享產生了較大的影響。二是檔案數(shù)據分析和管理程度不夠。全媒體時代,事業(yè)單位檔案管理部門要積極運用新技術,對檔案信息數(shù)據進行分析,深入挖掘用戶的隱性需求,助力供給服務模式向需求服務模式轉變[3]。當前,事業(yè)單位檔案工作信息化轉型整體處于起步或發(fā)展階段,檔案信息的智能化開發(fā)和利用主要處于數(shù)字化平臺準備階段,推進過程相對緩慢。正因如此,檔案數(shù)字化建設并沒有使檔案管理工作出現(xiàn)根本性的變革,檔案數(shù)據之間也沒有密切的聯(lián)系,檔案信息資源的利用仍然依賴傳統(tǒng)的人工檢索和查閱[4]。三是部分事業(yè)單位在檔案信息資源開發(fā)和利用上的技術、資金和人力投入嚴重不足,嚴重阻礙了檔案工作的發(fā)展。
全媒體時代事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)路徑
事業(yè)單位檔案管理部門應堅持以人為本的原則,從用戶的需求出發(fā),進一步優(yōu)化檔案信息資源的開發(fā)路徑和方向,主動運用現(xiàn)代信息技術,在全媒體時代搭建多元的傳播渠道,對檔案信息資源進行全方位的開發(fā),進一步提升檔案信息資源的利用效果。
建立全媒體檔案信息資源管理體系
傳統(tǒng)檔案存在和展現(xiàn)的方式主要是紙張、照片、膠片等。全媒體時代,檔案信息資源更多以文本、音頻、視頻、圖片等形式展現(xiàn),并依靠全媒體平臺實現(xiàn)快速傳輸和多維度使用。因此,事業(yè)單位在開發(fā)檔案信息資源的過程中,應該主動使用全媒體技術,將其應用到檔案信息資源開發(fā)和利用的各個環(huán)節(jié),通過信息化管理,進一步挖掘檔案信息資源的潛能。
在全媒體背景下,事業(yè)單位要想推動檔案信息資源的開發(fā)和利用,必須建立一個全新的檔案信息資源管理工作模式,積極推動不同部門的檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)兼容。首先,構建完善的檔案信息資源管理系統(tǒng),加強對檔案的整理分類、安全管理、便捷存取和高效利用;構建統(tǒng)一的全媒體平臺,促進電子檔案、音像檔案等不同形式的檔案通過全媒體平臺發(fā)揮本身的作用,實現(xiàn)內容整合、資源共享、傳播互通,有力推動檔案信息資源的開發(fā)和利用。其次,在檔案信息資源管理系統(tǒng)與業(yè)務管理系統(tǒng)協(xié)同建設的過程中,需要對檔案管理系統(tǒng)、業(yè)務管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)進行重新設計,使檔案信息資源管理系統(tǒng)更加科學化、一體化,便于檔案信息資源的檢索和利用。最后,拓寬檔案信息資源開發(fā)和利用的廣度和深度。全媒體平臺不僅是融合多種媒介的立體宣傳矩陣,還是突破檔案信息單向傳播局限性的有效手段。工作人員可以利用VR、3D等技術,多維度地展示檔案利用開發(fā)情況和實體場景環(huán)境,為用戶提供沉浸式體驗和全方位感受。
定位用戶需求,實現(xiàn)交互管理
全媒體技術為檔案信息資源的開發(fā)和利用帶來了新的發(fā)展契機,社交媒體的交互性功能在檔案信息資源傳播中體現(xiàn)出了極大的優(yōu)勢。因此以用戶需求為導向,挖掘檔案內容,主動為事業(yè)單位的發(fā)展和管理提供信息支撐,成為檔案管理工作新的發(fā)展方向。在對事業(yè)單位檔案信息資源進行開發(fā)和利用的過程中,工作人員要著重了解用戶的實際情況,可以對用戶進行劃分,如將其劃分為機關人員、研究人員、一般公眾等,根據用戶的不同需求設置檔案信息全媒體平臺的接入口和模塊,提供特色服務,提高用戶的體驗感。通過開發(fā)留言、投票、分享功能,工作人員可以在推動檔案信息資源二次傳播的同時,在全媒體平臺上及時了解用戶的意見,加強檔案工作人員和用戶的交互。檔案工作人員可以根據用戶反饋的信息,對檔案信息資源進行更有針對性和目的性的開發(fā)和利用,精準定位用戶的需求,注重提高用戶的參與感、獲得感、滿意度,并在此基礎上開展編研工作,提高事業(yè)單位檔案編研成果的質量。
采取多樣化的檔案信息資源開發(fā)方式
全媒體時代,檔案信息資源的開發(fā)方式正由傳統(tǒng)單一、封閉的方式變得具有多元性和開放性。這種新的檔案信息資源開發(fā)方式既能滿足全媒體時代用戶對檔案信息資源的多樣化需求,又能豐富檔案信息資源的種類。首先,拓寬事業(yè)單位檔案信息資源的傳播渠道。通過廣播、電視、報紙、手機等多種媒介,拓寬檔案信息資源的傳播渠道。其次,構建自媒體平臺。工作人員轉變檔案資源的開發(fā)和利用方向,從原來的注重“編”轉變?yōu)樽⒅亍把小?,積極利用全媒體技術,在對事業(yè)單位的檔案信息資源進行編研的同時,還要對檔案的內容進行深度挖掘和分析,提煉精華,撰寫專題檔案資料,生成電子檔案展品,根據“一次開發(fā),多次產出”的原則,通過微信、微博等平臺,把具有更高思想高度和研究價值的檔案提供給用戶。最后,加強與相關機構的合作,進一步擴大檔案信息資源的服務范圍。通過構建線上線下多種服務模式,形成以用戶為中心的跨媒介、個性化服務模式,積極與新聞媒體、檔案館、科技博物館等相關單位合作,學習這些文化機構在檔案編研、展覽舉辦、文創(chuàng)開發(fā)等方面的經驗,對事業(yè)單位的專業(yè)性、特色性檔案信息資源進行梳理,運用音、視、像方面的技術,豐富檔案信息資源的開發(fā)形式,編研出具有本單位、本行業(yè)特色的專題檔案成果,并通過全媒體平臺進行有效展示和傳播,讓檔案“活起來,走出去”,更好地滿足用戶對不同檔案信息資源的需求,使用戶更全面透徹地了解某個事業(yè)單位在某一時期的歷史文化、經營狀況、科研成果等信息。這樣既彰顯了檔案信息資源的開發(fā)價值,又提高了事業(yè)單位的影響力。
促進檔案管理高素質人才隊伍建設
全媒體時代,提高檔案工作人員的專業(yè)水平和綜合素質,加強檔案工作人才隊伍建設,對事業(yè)單位的檔案管理工作將起到極大的推動作用。通過業(yè)務知識培訓、建立高校聯(lián)合培養(yǎng)機制、設立人才基金等方式,可以激勵檔案管理人員在不斷學習現(xiàn)代檔案管理理論和新媒體技術的基礎上,樹立先進的檔案工作理念,加快創(chuàng)新開展高質量、深層次的檔案開發(fā)工作,挖掘檔案中蘊含的重大價值。這對提升事業(yè)單位檔案管理部門的工作能力具有積極的作用。
事業(yè)單位檔案信息資源作為事業(yè)單位的知識庫和信息庫,在推動事業(yè)單位的生產經營和管理活動中發(fā)揮著不可替代的作用。在全媒體不斷發(fā)展的趨勢下,事業(yè)單位應該深刻認識檔案信息資源開發(fā)和利用的重要意義,逐步建立起完善的檔案信息資源管理體系,更精準地定位用戶,滿足用戶需求,為發(fā)揮檔案資源的作用作出更大貢獻。
(作者單位:湖南省遙感地質調查監(jiān)測所)