摘要:在“互聯(lián)網(wǎng)+”的影響下,檔案管理工作制度及管理方法都在不斷升級(jí)優(yōu)化,數(shù)字化和信息化技術(shù)的應(yīng)用提高了檔案管理的效率。而伴隨著成人教育招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大,成人教育學(xué)籍檔案管理面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。只有與“互聯(lián)網(wǎng)+”充分連接,明確當(dāng)前檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題,并從“互聯(lián)網(wǎng)+”的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)入手,提出對(duì)應(yīng)的發(fā)展及管理策略,檔案管理人員才能不斷地提高成人教育學(xué)籍檔案管理能力,規(guī)范學(xué)籍管理行為,維護(hù)學(xué)生權(quán)益和教育教學(xué)秩序,提升管理系統(tǒng)的科學(xué)性和先進(jìn)性。
關(guān)鍵詞:“互聯(lián)網(wǎng)+”;成人教育;學(xué)籍;檔案管理
近些年,我國(guó)大力發(fā)展繼續(xù)教育,要求在全社會(huì)范圍內(nèi)推進(jìn)建成“人人皆學(xué)、處處能學(xué)、時(shí)時(shí)學(xué)習(xí)”的良好氛圍。學(xué)籍管理是保障教育教學(xué)工作順利開(kāi)展的基礎(chǔ),我國(guó)《中華人民共和國(guó)檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等多部專(zhuān)門(mén)針對(duì)檔案管理和高校檔案管理的法律法規(guī),明確地指出了對(duì)學(xué)校辦學(xué)學(xué)籍管理規(guī)范性及真實(shí)性的要求[1]。成人教育是我國(guó)高等教育的一個(gè)分支,且這一分支極為特殊。因?yàn)槌扇私逃€(xiàn)上及線(xiàn)下教學(xué),大部分成人教育學(xué)生是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)授課的形式參與學(xué)習(xí),學(xué)生群體遍布各地,這區(qū)別于傳統(tǒng)高等教育在同樣環(huán)境中進(jìn)行學(xué)習(xí)的特點(diǎn)。也正是因?yàn)檫@一原因,成人教育的學(xué)籍管理難度很大,傳統(tǒng)的學(xué)籍管理方法漸漸無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)前大規(guī)模成人教育群體的要求。
一、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下成人教育學(xué)籍檔案管理的內(nèi)容及特征
(一)“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案管理的內(nèi)容
成人教育學(xué)籍檔案在成人教育教學(xué)過(guò)程中起到了基礎(chǔ)憑證的作用。學(xué)籍檔案中記錄了該學(xué)生自入學(xué)以來(lái)的所有成績(jī)以及日常學(xué)習(xí)完成情況,因此與其他高等教育教學(xué)檔案一樣,成人教育學(xué)籍檔案也收集了所有學(xué)生本人的教學(xué)材料,包括教學(xué)活動(dòng)的完成情況、教學(xué)管理及任務(wù)執(zhí)行情況、教學(xué)服務(wù)記錄、教學(xué)過(guò)程中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文件資料等內(nèi)容。但是因?yàn)槌扇私逃奶厥庑?,學(xué)生沒(méi)有群體性特征,也不在統(tǒng)一的學(xué)校范圍內(nèi)入學(xué)接受教育,所以成人教育學(xué)籍檔案一直都是依靠互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),完成“線(xiàn)上學(xué)籍收錄”工作,一部分線(xiàn)下會(huì)由紙質(zhì)文件代收。但目前隨著時(shí)代的不斷發(fā)展,紙質(zhì)文件的代收情況逐漸變少,線(xiàn)上信息收錄仍然是主流。信息通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)從學(xué)生個(gè)體傳遞到學(xué)校的檔案管理部門(mén),由部門(mén)人員完成對(duì)應(yīng)檔案的收錄工作,最后遞交給學(xué)生的有線(xiàn)上檔案信息和線(xiàn)下紙質(zhì)檔案兩種。學(xué)籍檔案從學(xué)生進(jìn)行全國(guó)成人高考統(tǒng)一招生考試,并成功被錄取的時(shí)候就已開(kāi)始累積,學(xué)生入學(xué)時(shí)期出具的所有個(gè)人信息,均被記錄在個(gè)人學(xué)籍檔案中,學(xué)生姓名、學(xué)號(hào)、身份證號(hào)等內(nèi)容均會(huì)成為學(xué)籍調(diào)取的關(guān)鍵詞,是保證學(xué)籍真實(shí)性的關(guān)鍵。此后學(xué)生的學(xué)習(xí)、考試、畢業(yè)這一時(shí)間段內(nèi)出現(xiàn)的所有具備利用價(jià)值的文件材料,均會(huì)按照各自要求,系統(tǒng)、完整、真實(shí)地記錄在學(xué)籍檔案中。學(xué)籍檔案事無(wú)巨細(xì)地包含了學(xué)生個(gè)體在受教育期間輸出的所有價(jià)值性文件和數(shù)據(jù),此后用人單位若想了解學(xué)生的實(shí)際受教育情況,直接線(xiàn)上調(diào)取和查閱學(xué)生的檔案信息就能夠一覽無(wú)余。
(二)“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案管理的特征
第一,學(xué)籍內(nèi)容成型于互聯(lián)網(wǎng)。由于成人高等教育的特殊教學(xué)模式,互聯(lián)網(wǎng)幾乎是成人教育的基礎(chǔ)依托,依靠互聯(lián)網(wǎng)完成教育教學(xué)工作和學(xué)籍檔案的收集工作,并且學(xué)生學(xué)籍信息的變化和內(nèi)容的填充基本也都在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行。由于學(xué)生沒(méi)有固定的位置,學(xué)校一般是在線(xiàn)上向?qū)W生發(fā)出任務(wù),學(xué)生完成任務(wù),將此作為學(xué)籍內(nèi)容收集的主流渠道。但這一渠道存在諸多風(fēng)險(xiǎn),學(xué)生學(xué)籍檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性無(wú)法得到保障。
第二,學(xué)籍檔案成型時(shí)間不一。目前我國(guó)成人高等教育辦學(xué)時(shí)間最少固定在2.5年,在線(xiàn)上可以通過(guò)學(xué)信網(wǎng)調(diào)取到成人教育學(xué)籍信息,有具體的辦學(xué)時(shí)間。但是并非所有學(xué)生都能按照固定時(shí)間畢業(yè),很多學(xué)生都存在留級(jí)和拖延畢業(yè)的現(xiàn)象,有些學(xué)生甚至能拖延六年時(shí)間再畢業(yè)。如此大的時(shí)間跨度增加了學(xué)籍檔案內(nèi)容的復(fù)雜程度。學(xué)籍檔案管理人員無(wú)法統(tǒng)一按照學(xué)年對(duì)學(xué)生的學(xué)籍信息進(jìn)行批次管理,而互聯(lián)網(wǎng)雖然為管理系統(tǒng)提供了管理便捷,但是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用不充分也導(dǎo)致很多管理過(guò)程存在漏洞。
第三,學(xué)籍管理時(shí)間不一。目前我國(guó)成人高等教育學(xué)籍材料一般可選擇定期保存和永久保存。定期保存為十年,永久保存為三十年。定期保存一般是指一些有時(shí)效性的文件材料,例如在受教育過(guò)程中的獎(jiǎng)懲材料、教學(xué)調(diào)研的材料、一般活動(dòng)總結(jié)等等,這些比較系統(tǒng)的文件材料通??杀4娑ㄆ谑?。另外一些類(lèi)似日??荚嚦煽?jī)、畢業(yè)論文類(lèi)型的材料,一般只保存三年。而永久保存的學(xué)籍信息通常是指學(xué)生的學(xué)籍卡、錄取名冊(cè)等能夠直接找到學(xué)生個(gè)人受教育實(shí)況的資料。但是受現(xiàn)實(shí)情況的制約,學(xué)生的學(xué)籍信息收錄一般是在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行,但是管理部門(mén)因?yàn)樾畔⒒夹g(shù)的應(yīng)用水平不足,所以只能利用比較低端或者初級(jí)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來(lái)執(zhí)行學(xué)籍檔案管理工作。這導(dǎo)致線(xiàn)上工作效率不高,甚至延伸出了很多線(xiàn)下不必要的工作任務(wù)。比如,線(xiàn)上進(jìn)行檔案總結(jié)時(shí)出現(xiàn)檔案內(nèi)容不一致的情況,沒(méi)有辦法利用當(dāng)前的管理系統(tǒng)執(zhí)行檔案內(nèi)容回溯,因此,雖然劃分學(xué)籍管理時(shí)間的目的是盡量減輕檔案管理的負(fù)擔(dān),但是受軟硬件條件的制約,導(dǎo)致檔案管理執(zhí)行過(guò)程中仍然存在很多的困難。
二、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下成人教育學(xué)籍檔案管理存在的問(wèn)題
(一)檔案管理任務(wù)執(zhí)行水平較低
成人教育學(xué)籍檔案內(nèi)容繁多,很多基礎(chǔ)類(lèi)信息的收集雖然簡(jiǎn)單,但是成人教育無(wú)法直面?zhèn)鬟f信息,很容易就造成了信息數(shù)據(jù)的丟失,影響學(xué)籍檔案的完整性?;ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展影響和推動(dòng)著成人教育的進(jìn)步,可以說(shuō)成人教育就是依托互聯(lián)網(wǎng)而生的高等教育模式。因此,成人教育學(xué)籍檔案管理始終選擇互聯(lián)網(wǎng)管理形式,大多為線(xiàn)上總結(jié)資料并完成收集。但是在長(zhǎng)久的發(fā)展過(guò)程中,成人教育學(xué)籍管理系統(tǒng)并未完全實(shí)現(xiàn)單套制管理,始終都是雙套制管理并行。紙質(zhì)文件和電子文件的堆疊進(jìn)一步加重了學(xué)籍檔案的整理負(fù)擔(dān),因此檔案管理任務(wù)執(zhí)行水平并不高。
(二)檔案管理系統(tǒng)執(zhí)行效率較低
目前我國(guó)成人教育數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)尚在進(jìn)行中,很多系統(tǒng)尚不具備深層次的管理能力,包括學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)在內(nèi)。當(dāng)下成人教育學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)只初步維持了數(shù)據(jù)信息的被動(dòng)捕捉能力,但還沒(méi)發(fā)展延伸出主動(dòng)捕捉。很多高校成人教育檔案部門(mén)并不重視對(duì)計(jì)算機(jī)的使用,檔案管理系統(tǒng)沒(méi)有深層次的開(kāi)發(fā),并且大多數(shù)學(xué)籍信息的查閱都以人工為主,沒(méi)有實(shí)現(xiàn)智能化和自動(dòng)化。伴隨著成人教育的不斷發(fā)展,未來(lái)受教育人數(shù)會(huì)越來(lái)越多,學(xué)生的學(xué)籍檔案處理會(huì)越來(lái)越復(fù)雜,如果不對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行進(jìn)一步的更新?lián)Q代,可能會(huì)進(jìn)一步削弱檔案管理的效率,出現(xiàn)檔案收集問(wèn)題的概率也會(huì)越來(lái)越大。
(三)檔案管理人員基本素質(zhì)較低
成人教育學(xué)籍檔案管理長(zhǎng)期處于粗放式管理,管理過(guò)程中主客觀(guān)因素很多,并未第一時(shí)間得到解決,由此發(fā)展成了更大的問(wèn)題,成了影響學(xué)籍檔案管理的障礙。在這些問(wèn)題中比較突出的是主觀(guān)問(wèn)題,也就是人為因素影響下的管理問(wèn)題。學(xué)籍檔案管理專(zhuān)業(yè)人才較少,并且在過(guò)去長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展過(guò)程中成人教育檔案整理工作并不對(duì)檔案管理人員的基本素質(zhì)做過(guò)多要求。今時(shí)不同往日,如今這一問(wèn)題被暴露出來(lái),除了有管理人員本身的問(wèn)題之外,還有成人教育的實(shí)際發(fā)展速度太快,如今成人教育系統(tǒng)越發(fā)專(zhuān)業(yè)化、完整化。學(xué)籍檔案管理作為成人高等教育的重要一環(huán),其管理效率和管理人員素質(zhì)變得尤為重要。
三、“互聯(lián)網(wǎng)+”助力成人教育學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的價(jià)值
(一)升級(jí)檔案管理體系
成人教育事業(yè)區(qū)別于普通全日制教育,具有受教對(duì)象特殊、教育內(nèi)容普適、教育過(guò)程開(kāi)放的特點(diǎn),因此成人教育的檔案管理也區(qū)別于全日制教育,呈現(xiàn)出檔案信息收集難、管理難、甄別難等特點(diǎn)。部分高校(約15%)在成人教育檔案管理上進(jìn)行了信息化管理的積極探索和初步建設(shè),但從深度來(lái)看,缺乏對(duì)檔案管理模式和制度上的根本性創(chuàng)新[2]。在信息時(shí)代下,成人教育檔案管理體系要充分利用互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)的發(fā)展成果,將檔案管理與信息技術(shù)相融合,從模式上升級(jí)成人教育檔案管理體系,建設(shè)全面深化的信息化檔案管理制度,實(shí)時(shí)掌握受教對(duì)象的教育變量,不僅可以提高成人教育檔案管理的效率與精度,也可以為單套制檔案管理的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。
(二)實(shí)現(xiàn)雙套制管理向單套制管理轉(zhuǎn)變
目前我國(guó)的成人教育信息采集基本上以紙質(zhì)版+電子版的雙套制管理為主,這是傳統(tǒng)管理制度向信息化管理制度過(guò)渡時(shí)期的必然產(chǎn)物。但雙套制的缺點(diǎn)也很明顯,雙套制在信息采集過(guò)程中依然以紙質(zhì)信息為主,由于受教對(duì)象特殊,在信息填寫(xiě)時(shí)很容易草草了事,導(dǎo)致其填寫(xiě)紙質(zhì)信息時(shí)填寫(xiě)不規(guī)范。這不僅為后期的信息歸檔工作增加難度,也容易發(fā)生錯(cuò)填、漏填的現(xiàn)象。如果采用單套制管理方式,在常規(guī)信息采集端口使用輸入法輸入的內(nèi)容,或者同步之前的教育檔案,首先不會(huì)發(fā)生信息難以辨認(rèn)的情況,其次,在特殊信息收集項(xiàng)目中采用必填形式,錯(cuò)項(xiàng)或者漏項(xiàng)都無(wú)法提交信息。用技術(shù)手段強(qiáng)制實(shí)現(xiàn)規(guī)范填寫(xiě),可以大大減輕后期信息甄別的難度,提高檔案管理的效率。單套制并不意味著所有的內(nèi)容全部由輸入法完成。隨著移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展,智能終端也越來(lái)越普及。在重要的信息傳遞、確認(rèn)時(shí),應(yīng)當(dāng)配合智能終端的手寫(xiě)功能,由學(xué)員利用筆跡簽字確認(rèn),加強(qiáng)信息規(guī)范,強(qiáng)化學(xué)員對(duì)文件內(nèi)容等重要信息的認(rèn)知。單套制的管理模式也能夠大大降低信息抵觸出現(xiàn)的矛盾,由于采用單一的信息載體,配合必填內(nèi)容和手寫(xiě)筆跡簽字確認(rèn),在實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公的同時(shí),也為檔案管理的信息準(zhǔn)確度、管理效率帶來(lái)巨大提升。
(三)提高檔案管理的效率
隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”和5G技術(shù)的成熟發(fā)展,越來(lái)越多的行業(yè)采用數(shù)字技術(shù)為傳統(tǒng)工作賦能。在成人教育的檔案管理上,還存在“互聯(lián)網(wǎng)+”管理的技術(shù)滲透率低,在細(xì)分功能上也缺乏足夠的市場(chǎng)需求來(lái)催生針對(duì)性的解決方案。但總體來(lái)看,數(shù)字化、信息化工具的使用,以及“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)賦能已經(jīng)在成人教育的檔案管理工作中顯現(xiàn)優(yōu)勢(shì)。數(shù)字化辦公手段、“互聯(lián)網(wǎng)+”等技術(shù)工具對(duì)檔案管理的應(yīng)用有利于提升學(xué)籍檔案管理與網(wǎng)絡(luò)信息化融合、有助于促進(jìn)用人單位對(duì)繼續(xù)教育對(duì)象的認(rèn)可,有助于促進(jìn)我國(guó)成人繼續(xù)教育事業(yè)的發(fā)展。利用網(wǎng)絡(luò)信息化工具對(duì)繼續(xù)教育學(xué)生的學(xué)籍進(jìn)行管理,既可以實(shí)現(xiàn)“不見(jiàn)面辦公”“無(wú)紙化辦公”也可以讓檔案管理工作實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、科學(xué)化、信息化。例如學(xué)籍檔案遺失、補(bǔ)辦困難等問(wèn)題可以直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化工具一鍵辦理,大大提高了檔案管理的效率和可靠性。
四、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下成人教育學(xué)籍檔案管理策略
(一)提高任務(wù)執(zhí)行力,升級(jí)檔案管理系統(tǒng)
未來(lái)大數(shù)據(jù)時(shí)代,檔案信息需要朝著數(shù)字化和信息化方向發(fā)展,科學(xué)整合數(shù)據(jù)資源,保障資源共享才是未來(lái)發(fā)展的重點(diǎn)。因此成人教育學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)受此感召,從管理系統(tǒng)層面出發(fā),提升自己的管理系統(tǒng)智能化水平。不僅要實(shí)現(xiàn)電子化和網(wǎng)絡(luò)化辦公,還要在管理單元內(nèi)部構(gòu)建數(shù)字化管理細(xì)節(jié),比如要增添更多的信息聯(lián)網(wǎng)掃描,提供云錄像、云錄音、云儲(chǔ)存等等。很多成人教育檔案在收集過(guò)程中仍然采用的是人工收集方案。但是伴隨著成人教育規(guī)模的不斷擴(kuò)大,人工操作的執(zhí)行效率太低。因此需要充分調(diào)動(dòng)計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng),為成人教育學(xué)籍管理提供主動(dòng)信息收集能力。在此建議高??梢詮男@網(wǎng)系統(tǒng)入手進(jìn)行升級(jí),進(jìn)一步延伸到學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)中去,讓學(xué)籍管理系統(tǒng)可以借力高校其他單元的信息管理模式,達(dá)到信息互聯(lián)的目的。學(xué)校在收集檔案信息資料時(shí),全面實(shí)現(xiàn)單套制作業(yè),不論是從學(xué)生執(zhí)行層面還是管理人員信息歸總層面來(lái)看,都需要實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化作業(yè),讓電子數(shù)據(jù)取代紙質(zhì)文件資料,從根本上降低可能出現(xiàn)的材料遺漏和文件丟失問(wèn)題。
(二)完善數(shù)字化管理制度,優(yōu)化人員配置
數(shù)字化管理系統(tǒng)的運(yùn)行需要有管理制度的對(duì)應(yīng)保障。遵循標(biāo)準(zhǔn)化、智能化、體系化的管理原則,管理制度的制定和完善要從數(shù)字化管理系統(tǒng)的實(shí)際情況入手。在檔案數(shù)據(jù)基礎(chǔ)內(nèi)容采集工作中,要保證數(shù)字化信息的收集、加工、檢查和傳輸?shù)裙ぷ饕惑w化完成,制度要確定在這項(xiàng)管理工作中的具體人員執(zhí)行情況和崗位運(yùn)作情況,在實(shí)際工作過(guò)程中相關(guān)人員要完全按照?qǐng)?zhí)行標(biāo)準(zhǔn)來(lái)完成工作,以保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不丟失、數(shù)字檔案不短缺、數(shù)據(jù)資源更完整。要建設(shè)復(fù)合型人才隊(duì)伍,完善升級(jí)管理人員素質(zhì),優(yōu)化人員配置,并落實(shí)數(shù)字化管理制度的相關(guān)要求。人員配合規(guī)章制度的引導(dǎo),完成數(shù)字化管理的相關(guān)內(nèi)容,并根據(jù)人員崗位分配的不同,進(jìn)行互相的合作和監(jiān)督。不僅要有對(duì)硬件設(shè)備使用嫻熟的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才,還要有對(duì)軟件和管理制度執(zhí)行情況非常明確的管理人才,這樣才能夠從根本上提升檔案管理的效率。
(三)增強(qiáng)檔案系統(tǒng)保護(hù),構(gòu)建安全保護(hù)體系
數(shù)字化檔案系統(tǒng)的運(yùn)行需要強(qiáng)有力的線(xiàn)上安全保障,安全保護(hù)是現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)中非常重要的環(huán)節(jié)。考慮到成人教育學(xué)籍檔案在歸納收集過(guò)程中的影響因素復(fù)雜繁多,因此安全系統(tǒng)需要執(zhí)行多方監(jiān)管。首先,要在系統(tǒng)使用過(guò)程中明確端口的操作權(quán)限,對(duì)應(yīng)崗位和對(duì)應(yīng)職權(quán)的管理人員才能夠?qū)π畔?nèi)容進(jìn)行更改和記錄,并且不允許將學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)隨意帶出檔案室,要求在崗位內(nèi)執(zhí)行相關(guān)的工作內(nèi)容。其次,要建立防火墻機(jī)制,面對(duì)網(wǎng)絡(luò)上隨處可見(jiàn)的病毒問(wèn)題進(jìn)行查殺,保障數(shù)據(jù)流通和安全性。最后要不斷完善自我保護(hù)系統(tǒng),做到能夠辨別自身信息的安全性,達(dá)到由內(nèi)向外促進(jìn)檔案系統(tǒng)的安全。
五、結(jié)束語(yǔ)
伴隨著成人教育的不斷普及,我國(guó)成人教育學(xué)籍檔案管理遇到的問(wèn)題會(huì)越來(lái)越多。在互聯(lián)網(wǎng)大環(huán)境的影響下,學(xué)籍檔案管理朝數(shù)字化和信息化方向發(fā)展是必然的。目前要做的是認(rèn)清發(fā)展現(xiàn)狀,抓住問(wèn)題,明確發(fā)展的基本價(jià)值,從自身實(shí)際發(fā)展和應(yīng)用需求入手進(jìn)行進(jìn)一步的實(shí)踐。
作者單位:周瑋琪 江陰職業(yè)技術(shù)學(xué)院
參? 考? 文? 獻(xiàn)
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周瑋琪(1983-),女,漢族,江蘇建湖,本科,助理研究員,研究方向:繼續(xù)教育、成人教育、社區(qū)教育、繼續(xù)教育學(xué)籍管理。