石金女

作為市場正常經(jīng)營的重要環(huán)節(jié)，地勘單位合同管理對于項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益的提高、合同風(fēng)險(xiǎn)的分割等方面具有非常積極的作用。地勘單位要高度重視合同管理，在當(dāng)今科技時(shí)代背景下，有效應(yīng)用信息化技術(shù)開展管理工作，其中包括起草合同、重要條款協(xié)商和確定、審查合同、印簽合同、授權(quán)委托以及歸檔使用等，以此保證地勘單位各項(xiàng)事宜科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)，從而避免締約風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

合理應(yīng)用信息化技術(shù)可以最大程度減少人工勞動，加快數(shù)據(jù)信息處理速度，借此提高信息數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)度和可靠性。同時(shí)，地勘單位可以通過信息化技術(shù)管理合同，避免合同給項(xiàng)目帶來不可估量的安全風(fēng)險(xiǎn)。

一、地勘單位信息化建設(shè)的重要性

（一）促進(jìn)地勘單位實(shí)現(xiàn)全面創(chuàng)新

在科技時(shí)代背景下，信息化技術(shù)逐漸滲透到各行各業(yè)，給人類生產(chǎn)和生活帶來了極大的便利。合理應(yīng)用信息化技術(shù)有助于促進(jìn)地勘單位走向全面創(chuàng)新之路，以創(chuàng)新發(fā)展理念作為導(dǎo)向，通過創(chuàng)新技術(shù)手段幫助地勘單位實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新、經(jīng)營理念創(chuàng)新、資產(chǎn)配置創(chuàng)新以及市場發(fā)展創(chuàng)新。經(jīng)營管理創(chuàng)新指的是地勘單位管理人員要具備先進(jìn)的信息化管理意識，立足于實(shí)際發(fā)展情況實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，帶動地勘單位各項(xiàng)事宜實(shí)現(xiàn)全面創(chuàng)新，促進(jìn)地勘單位可持續(xù)發(fā)展。

（二）促進(jìn)地勘單位實(shí)現(xiàn)信息化經(jīng)營改革

地勘單位實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)并非一朝一夕可以完成，和單位經(jīng)營改革結(jié)合在一起，可以相輔相成，互相融合?；诖?，地勘單位在經(jīng)營過程中，必須針對經(jīng)濟(jì)時(shí)期背景下形成的不適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)要求、落后的經(jīng)營方式以及低效率的管理流程等進(jìn)行更深層次的改革。在信息時(shí)代背景下，網(wǎng)絡(luò)上擁有非常豐富的信息資源，以此幫助地勘單位全面了解外界信息、感知世界和競爭對手的情況。充分利用Wed站點(diǎn)，以最實(shí)惠的價(jià)值讓社會公眾都知道地勘單位的存在、產(chǎn)品和服務(wù)能力，加強(qiáng)和社會的溝通，充分凸顯地勘單位的基本文化，促使地勘單位可以更好地融入?yún)^(qū)域經(jīng)濟(jì)，朝著信息化經(jīng)營改革的方向發(fā)展。

（三）促進(jìn)地勘單位加強(qiáng)管理信息處理工作

地勘單位在經(jīng)營過程中，要想在瞬息萬變的市場環(huán)境中及時(shí)應(yīng)對不斷調(diào)整的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、競爭對手成長、科技進(jìn)步以及宏觀環(huán)境變動等方面的沖擊，并且可以及時(shí)反應(yīng)，做出應(yīng)對措施，地勘單位必須要根據(jù)自身的發(fā)展情況，不斷提高管理水平，其中最基礎(chǔ)的便是處理信息工作。地勘單位在管理手段上必須要及時(shí)建立適應(yīng)市場競爭發(fā)展的信息化管理系統(tǒng)以及決策支持系統(tǒng)，在合理引進(jìn)企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)的基礎(chǔ)上將各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)應(yīng)用其中，構(gòu)建完整的資源管理系統(tǒng)，全面分析地勘單位經(jīng)營過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，并充分利用各種數(shù)據(jù)資源，大大降低經(jīng)營成本，最大程度上提高地勘單位的經(jīng)濟(jì)效益，從而做出準(zhǔn)確決策，促使地勘單位的經(jīng)營業(yè)務(wù)流程信息化，管理規(guī)范化、系統(tǒng)化和科學(xué)化，全面提高地勘單位的管理水平。

（四）促進(jìn)地勘單位經(jīng)濟(jì)實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展

一般來說，地勘單位的生產(chǎn)規(guī)模相對較小，受到管理理念、經(jīng)營條件以及員工職業(yè)素養(yǎng)的限制，地勘單位在實(shí)際經(jīng)營期間還存在一定的問題。例如經(jīng)營規(guī)模小、資產(chǎn)總量低、科技水平低以及管理理念落后等，同時(shí)還存在融資困難、人才匱乏以及信息閉塞等問題?；诖?，地勘單位在經(jīng)營管理過程中，通過信息化建設(shè)工作的開展有助于為地勘單位發(fā)展提供更多的優(yōu)秀人才，培養(yǎng)出一批批既懂得經(jīng)營管理，又能熟練掌握信息化技術(shù)的全面型人才。合理應(yīng)用信息化技術(shù)，還能為地勘單位和不同背景、不同經(jīng)濟(jì)條件且在同一條起跑線上的企業(yè)競爭時(shí)創(chuàng)造機(jī)遇。

二、地勘單位合同管理信息化建設(shè)

地勘單位合同管理作為一項(xiàng)非常重要的管理事宜，需要將項(xiàng)目的重點(diǎn)條款以及辦理審查過程通過文字記錄下來，便于促進(jìn)項(xiàng)目得以順利開展，以及在產(chǎn)生合同糾紛的時(shí)候可以得到妥善解決的依據(jù)和有效途徑。何為合同管理，指的是以自身作為當(dāng)事人的合同，按照相關(guān)法律修訂、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、履行、終止、審核以及監(jiān)督管理等一系列工作的總稱。隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷變更，合同管理成為現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展管理的重點(diǎn)內(nèi)容?，F(xiàn)階段，地勘經(jīng)濟(jì)正處于發(fā)展階段，地勘單位每一年訂立的合同數(shù)量成百上千，合同價(jià)款也從幾萬到幾千萬，甚至按照億元來計(jì)算，合同的履行周期從幾個(gè)月到幾年，年復(fù)一年累積起來的合同數(shù)不勝數(shù)。這些合同能否有效履行，直接關(guān)系到經(jīng)濟(jì)能否正常變現(xiàn)，也和地勘單位資產(chǎn)的安全息息相關(guān)。所以，強(qiáng)化地勘單位合同管理信息化工作，不但是單位自身發(fā)展管理的客觀需要，也是經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)展的必然要求。那么，如何加強(qiáng)地勘單位合同信息化管理，可以從以下幾個(gè)方面入手：

（一）構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化合同管理體系

網(wǎng)絡(luò)化合同管理體系的構(gòu)建，就是地勘單位在開展合同管理工作過程中，要盡量構(gòu)建一個(gè)上下貫通、組織健全、結(jié)構(gòu)合理、管理有序、職責(zé)分明的管理系統(tǒng)，在整個(gè)管理系統(tǒng)中包括組織形式和結(jié)構(gòu)兩個(gè)方面：

1.組織形式

組織形式分為集中制、分散制和綜合制。地勘單位需要根據(jù)實(shí)際情況選擇適合自身發(fā)展的組織形式。集中制組織形式主要是由地勘單位專門設(shè)立負(fù)責(zé)合同管理的機(jī)構(gòu)或者專門安排專業(yè)人員進(jìn)行合同管理，由地勘單位法定代表人授權(quán)相關(guān)管理人員負(fù)責(zé)單位內(nèi)部所有合同的簽訂、變更、履行和解除等工作，并實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理的組織形式。一般來說，這種組織形式適用于單位主體較少、一年簽訂的合同數(shù)量少的地勘單位。分散制指的是由地勘單位法定負(fù)責(zé)人，直接在單位內(nèi)部的各個(gè)職能科室、二級單位制定專門管理合同的人員，來負(fù)責(zé)該科室的管理工作以及二級單位的相關(guān)合同，所以被稱為分散制。在此過程中，法定代表人、科室和二級單位管理人員屬于上下級關(guān)系，所以也被稱為直線制。綜合制則是上述兩種組織形式的綜合，負(fù)責(zé)合同管理的部門、職能部門以及二級單位屬于平行關(guān)系，都是由法定代表人統(tǒng)一管理和領(lǐng)導(dǎo)，合同管理部門的主要職責(zé)是負(fù)責(zé)簽訂合同、監(jiān)督管理合同得以全面落實(shí)、促進(jìn)各個(gè)職能科室和二級單位科學(xué)管理合同，針對職能部門和二級單位簽訂合同時(shí)給予指導(dǎo)和監(jiān)督，并針對實(shí)際情況負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)好地勘單位的合同管理工作。

2.組織結(jié)構(gòu)

組織結(jié)構(gòu)分為決策、監(jiān)督和執(zhí)行。決策階段包括地勘單位法定代表人、合同管理小組、合同分管人員等。一般來說，這些人員的主要工作職責(zé)是負(fù)責(zé)各種類型合同的管理工作、根據(jù)實(shí)際情況制定行之有效的合同管理制度，負(fù)責(zé)重要合同的簽訂以及審批，產(chǎn)生合同糾紛時(shí)討論出解決方案等。監(jiān)督階段包括合同統(tǒng)籌管理部門、法律事務(wù)部門以及審計(jì)部門等等。這些工作人員的工作職責(zé)是：定期檢查合同管理制度的落實(shí)情況，統(tǒng)一管理地勘單位各個(gè)部門對外簽訂的各種合同，針對各個(gè)部門簽訂的合同進(jìn)行審查、登記以及分類歸檔，負(fù)責(zé)合同范本、合同專用蓋章、法定負(fù)責(zé)人授權(quán)委托證明的使用和管理等，合同糾紛時(shí)參與協(xié)商、調(diào)解和仲裁等工作。執(zhí)行階段主要是地勘單位內(nèi)部從事合同管理的專業(yè)以及兼職承辦管理人員，由具備一定文化素養(yǎng)和合同管理專業(yè)知識的管理人員承擔(dān)相關(guān)工作，主要工作職責(zé)是：按照法律簽訂、變更和解除合同；參加重要合同的簽訂、變更和解除；審查簽訂的合同內(nèi)容，避免出現(xiàn)不合法、不完整的合同。

（二）構(gòu)建信息化合同管理系統(tǒng)

地勘單位經(jīng)營發(fā)展過程中構(gòu)建信息化合同管理系統(tǒng)，可以更加高效地分析和整合各種經(jīng)營數(shù)據(jù)資源，促使合同內(nèi)容履行情況更加接近地勘單位管理的基本要求。信息化合同管理系統(tǒng)可以將大部分的紙質(zhì)版合同內(nèi)容轉(zhuǎn)移到電子計(jì)算機(jī)當(dāng)中，并和各種類型的辦公軟件（例如word、Excel等）結(jié)合起來，將各種合同管理流程通過文字和表格等形式存儲在合同管理系統(tǒng)中，實(shí)時(shí)監(jiān)督管理和分析各種數(shù)據(jù)信息。以信息化合同系統(tǒng)作為基礎(chǔ)，建立一套完整的管理制度，以此保證各種合同管理工作得以順利開展。例如：合同管理制度、管理授權(quán)制度、單位內(nèi)部會計(jì)管理制度以及經(jīng)營成本控制制度等等。地勘單位管理人員可以通過建立科學(xué)合理的管理制度，明確并規(guī)范各個(gè)部門的工作職能等，并以此形成完整、高效率的運(yùn)營管理制度。同時(shí)，地勘單位可以通過信息化管理手段全面落實(shí)“部門、人員、制度”三個(gè)方面，保證合同管理工作得以有序開展。再者，根據(jù)地勘單位的實(shí)際發(fā)展情況落實(shí)信息化合同管理工作，加強(qiáng)各個(gè)部門的管理流程和電子化控制之間的聯(lián)系。最后，地勘單位發(fā)展過程中可以通過內(nèi)部資源共享、電子審批等方式，全面落實(shí)地勘單位的合同管理工作，提高效率，進(jìn)而提高地勘單位的管理水平。不但如此，信息化合同管理系統(tǒng)可以靈活控制地勘單位的經(jīng)營成本以及監(jiān)控成本等，促使地勘單位在經(jīng)營中實(shí)現(xiàn)以變應(yīng)變的管理效果。

（三）構(gòu)建信息化合同審批流程

地勘單位在建立相關(guān)項(xiàng)目合同的時(shí)候，相關(guān)人員需要根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況和財(cái)政條件明確合同內(nèi)容的各項(xiàng)細(xì)節(jié)，并針對實(shí)際性情況完成合同起草和審批工作，充分利用信息化技術(shù)提高合同簽訂工作效率。首先，建立信息化線上簽訂審查平臺有助于改進(jìn)合同起草、簽訂和審查流程效率，例如：初次擬定的合同，合同管理人員可以通過線上第一時(shí)間發(fā)送給對方，用戶可以通過權(quán)限設(shè)定后，在權(quán)力允許的情況下針對合同進(jìn)行查看、審批以及修改等工作，加快合同信息傳遞的速度，從根本上解決紙質(zhì)版合同信息流通效率不高的問題，從而提高合同起草的工作效率。其次，合同管理人員可以合理構(gòu)建并應(yīng)用云數(shù)據(jù)庫，通過自動檢索的方式查找需要的信息，進(jìn)而采取措施優(yōu)化管理工作。最后，合同管理人員可以合理應(yīng)用區(qū)塊鏈技術(shù)，區(qū)塊鏈技術(shù)自身具有一定的閉環(huán)效果，該項(xiàng)技術(shù)集成了分布式數(shù)據(jù)存儲、點(diǎn)對點(diǎn)傳輸以及算法加密等先進(jìn)技術(shù)，從根本上提高合同文件的安全性，避免信息泄露。在合同管理過程中，相關(guān)人員可以使用密碼學(xué)來構(gòu)建合同管理數(shù)據(jù)臺賬，避免無關(guān)人員隨意篡改和盜取。

（四）構(gòu)建信息化合同履行程序

一旦雙方簽訂的合同生效之后，如果在項(xiàng)目合同履行期間，根據(jù)實(shí)際情況需要修改部分合同條款或者是其他內(nèi)容的時(shí)候，修改的合同內(nèi)容需要交給項(xiàng)目主要負(fù)責(zé)部門完成內(nèi)容起草和變更，并從根本上保證全新起草后的合同內(nèi)容的審批流程和原來的合同審批保持一致。根據(jù)項(xiàng)目合同管理工作的實(shí)際情況，在執(zhí)行合同內(nèi)容的時(shí)候，經(jīng)常會因?yàn)橛龅揭馔馐录蛘咄话l(fā)性情況而需要更改或者終止合同條款。在傳統(tǒng)的人工合同管理方式上，信息傳遞和流通的速度比較慢，合同變更的效率也會相應(yīng)降低，在使用信息化技術(shù)之后，相關(guān)人員可以在軟件平臺上及時(shí)查看合同變更的基本情況，最大程度上提高業(yè)務(wù)處理效率。在此過程中，對無法繼續(xù)執(zhí)行的合同，合同管理人員也可以通過相關(guān)的管理流程審核評估之后，最終判斷是否選擇終止合同。

合理應(yīng)用信息化技術(shù)，合同管理不再屬于單個(gè)部門的日常工作，而是在信息化管理平臺上形成一個(gè)以主辦部門為主法律為輔的管理制度，所有部門合作共同參與管理。如此，促進(jìn)地勘單位內(nèi)部資源配置更加優(yōu)化，工作職責(zé)劃分更加清晰明了，以此提高信息傳遞的速度和效率，最大程度降低合同管理工作的漏洞。為了更好地發(fā)揮各個(gè)部門的專業(yè)職能，相關(guān)人員需要在信息化管理系統(tǒng)中確定每一個(gè)部門在合同管理中的相關(guān)責(zé)任，從根本上提高合同管理效率。

結(jié)語：

綜上所述，地勘單位在經(jīng)營發(fā)展過程中，面臨的經(jīng)濟(jì)市場環(huán)境越來越復(fù)雜，市場競爭壓力也越來越大。為了最大程度提高自身的核心競爭力，地勘單位管理人員需要及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思想，高度重視合同管理信息化建設(shè)力度，并充分發(fā)揮出信息化技術(shù)的高效性、準(zhǔn)確性以及資源共享性等優(yōu)勢，最大程度避免合同執(zhí)行過程中可能會出現(xiàn)的各種安全風(fēng)險(xiǎn)。在合同管理中，相關(guān)人員還要高度重視合同重點(diǎn)內(nèi)容的控制工作，才能保證地勘單位各項(xiàng)事項(xiàng)得以有序完成，以此促進(jìn)地勘單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。