韓偉

摘 要：圖書館需要制定信息化管理的新的戰(zhàn)略思維，它包括三個內(nèi)容：1．信息化建設應當和圖書館管理結合起來2．信息化建設的目的是促進信息應用和共享3．信息化建設應把人的信息價值觀和信息行為的形成作為主要內(nèi)容。

關鍵詞：圖書館；信息化管理

如何適應這種迅速發(fā)展的形勢，圖書館在信息化管理方面必須制定新的戰(zhàn)略思維，即：知道如何利用信息化手段有效實施知識管理，增加組織整體知識的質(zhì)量與價值，提高圖書館的知識組織能力，解決管理中問題并創(chuàng)造價值的能力。這個問題含三個方面的挑戰(zhàn)：首先，圖書館管理必須以正確的思維方式對待管理的變化，必須在戰(zhàn)略規(guī)劃、組織文化、信息服務、質(zhì)量控制等管理要素的基礎上，增加信息化管理和對信息化管理重要作用的理解；第二，必須理解信息如何創(chuàng)造價值-通過風險控制、更有效的程序、更好的信息產(chǎn)品和信息服務以及創(chuàng)新；第三，利用信息化使圖書館組織運作更加有效，人們越來越注意共享和使用信息和知識，以及相關的信息行為和文化價值觀。

信息化管理的思維方式

近十五年間圖書館都把戰(zhàn)略規(guī)劃、組織文化、信息服務、質(zhì)量控制視為圖書館管理的重要因素：戰(zhàn)略規(guī)劃涉及圖書館發(fā)展方向和前景；組織文化確定圖書館館員的角色和責任，以及圖書館員工如何將自己的表現(xiàn)與圖書館利益相聯(lián)系的價值觀和行為方式；信息服務和質(zhì)量控制，規(guī)范了圖書館的行為。近幾年來，當圖書館都需要知識這一新的資本來提高核心競爭力的時候，信息化管理在圖書館建設中如何發(fā)揮作用，這是圖書館領導認真探索的問題。早期的信息化建設，是把信息化的重心放在建設圖書館網(wǎng)絡、電子閱覽室、數(shù)據(jù)庫、服務平臺上面，圖書館管理自動化系統(tǒng)已運用信息化的手段來收集、存儲和處理文獻信息。但是隨著人們認識水平的提高，信息化建設的研究逐步向縱深發(fā)展，早期的信息化建設方式最大的缺點是忽略了最重要知識載體-“人”。首先，信息化的發(fā)展要求人們更加重視員工對知識的創(chuàng)造和運用，加強對這個過程的管理（通常稱為“知識管理”），比如，如何暢通圖書館組織內(nèi)部的知識流動渠道，提升個人獲取知識的效率；如何提升組織內(nèi)個體與整體學習知識的能力，如何有效發(fā)揮組織內(nèi)個體成員知識能力與開發(fā)潛能等，以及如何形成有利于知識創(chuàng)新的組織文化與價值觀，如何協(xié)助圖書館發(fā)揮核心競爭力。第二，人們越來越清楚地認識到這個事實：許多圖書館管理并不了解在組織內(nèi)如何發(fā)現(xiàn)、收集、組織、處理和存儲信息的方法，因而缺乏正確的管理。例如，圖書館開展的咨詢參考、培訓研討、報告會議、調(diào)研參觀、經(jīng)驗交流、獎懲登記、制度條例、人事活動等重要信息，由于缺乏有效的管理，這些數(shù)據(jù)未能整理和保存下來，不僅造成資源的浪費，而且組織內(nèi)部不能及時交流，隨著領導的離任和員工的調(diào)離，這些寶貴的經(jīng)驗和知識付之東流。第三，許多圖書館只是將信息化當作一種需要，或是一種降低成本、節(jié)約紙張、信息交流的工具，沒有將它當作實施改革的動力。

圖書館面臨最大挑戰(zhàn)是在信息化管理過程中把握知識應用和共享在價值轉(zhuǎn)換中的作用。人們正確理解信息化這個新動力因素的最大障礙是那些認為傳統(tǒng)的管理因素仍舊完全管用的觀念。對圖書館管理來說，最重要的莫過于建立信息化管理和通過信息化手段來提高服務質(zhì)量和數(shù)量以及運用信息進行決策，最大程度地獲得圖書館的服務價值。我們把這種思維方式稱為信息化管理。圖書館的信息化管理應包括三方面內(nèi)容：

1、信息化建設應和圖書館管理結合起來。

圖書館的信息化發(fā)展優(yōu)先次序應適當?shù)嘏c業(yè)務管理工作結合起來，如果圖書館管理把基礎業(yè)務和信息系統(tǒng)有效結合起來工作，那么信息化應用將會提高業(yè)務工作的效益。

第一，信息化應當改善圖書館業(yè)務工作的效益，現(xiàn)在大多數(shù)圖書館都在應用和更新I-LAS、匯文、INNOPAC等圖書信息系統(tǒng)，這樣做，不僅加強了圖書館圖書期刊的借閱管理，而且提高了速度和對讀者服務的靈活性。

第二，信息化應當改善圖書館通信，以促使業(yè)務流程更為流暢，許多圖書館使用LOTESNOTES協(xié)作軟件和圖書館局域網(wǎng)來改善網(wǎng)絡系統(tǒng)，并使位于不同地點的員工共享信息。他們也使用電子數(shù)據(jù)交換（EDI）和局域網(wǎng)把圖書館的業(yè)務流程與書商和讀者連接在一起。

第三，信息化應當支持圖書館知識管理系統(tǒng)的建設。

圖書館管理系統(tǒng)（Organizational Knowledge Management System）是支持和改建圖書館對知識的創(chuàng)建、存儲、檢索、傳送和應用的信息系統(tǒng)。彼德.美索和羅伯特.史密斯認為：從社會技術的觀點來看，該系統(tǒng)不僅僅只是信息技術系統(tǒng)，而是由技術基礎、企業(yè)文化、知識與人組成管理集成化綜合體。該系統(tǒng)不僅考慮圖書館管理、圖書館文化和人力資源等問題，還考慮了圖書館獲得可持續(xù)競爭優(yōu)勢和發(fā)展。

第四，圖書館信息化應當支持個性化、特色化、精品化方面的創(chuàng)新，促進業(yè)務的增長和新生事物的出現(xiàn)。在力求滿足用戶多元的信息需求外，立足自身的館藏特色，建立特色的信息服務系統(tǒng)，提高信息的精度和內(nèi)在質(zhì)量。

第五，圖書館信息化應當支持圖書館預測風險管理，發(fā)現(xiàn)用戶的閱讀傾向，并通過相關的信息系統(tǒng)幫助人們掌握知識和分享知識，促進管理決策的進行。

2、信息化建設的目的是促進信息應用和共享

圖書館信息化建設面對信息資源的分散化和多樣化，必須堅持以用戶為中心，應當十分關注信息的理解、收集、組織、加工和維護，緊密地將用戶、信息資源和信息系統(tǒng)結合起來，深入研究用戶需求，建立井井有序的用戶存儲和反饋渠道，持續(xù)收集和分析用戶數(shù)據(jù)，如用戶結構、閱讀傾向、閱讀群體數(shù)量和比例，利用圖書館的頻率和方式，對服務需求和滿足程度、將來可能發(fā)展變化等，通過這些數(shù)據(jù)的分析和評估，有針對性調(diào)整服務策略，保持現(xiàn)有用戶，發(fā)展?jié)撛谟脩?，預測圖書服務市場和讀者需求的變化，能夠在讀者的問題變的十分嚴重以前就能夠察覺問題并迅速解決問題，有超前的前瞻能力。這樣的信息應用還表現(xiàn)在其他方面，例如，開展高層次的信息服務：（1）網(wǎng)絡信息導航，通過對網(wǎng)絡信息篩選和分類，將大量同專業(yè)、同主題的信息整合，建立專業(yè)信息導航庫。（2）增值信息服務，按用戶需求收集相關信息，然后提煉加工生成“綜述”、“信息服務”和“研究報告”、專業(yè)文摘”、“主題資料匯編”、“發(fā)展規(guī)劃課題咨詢報告”、舉辦講座、展覽、會議教育培訓之內(nèi)的教育信息服務，用電子郵件等方式將其傳送給特定用戶開展定題信息服務。

3、信息化建設應把人的信息價值觀和信息行為的形成作為關鍵內(nèi)容

如果說第一種觀點重點是信息化建設上，第二種觀點的重點是信息的應用上，那么第三種觀點重點放在“人”上，信息是否被發(fā)現(xiàn)、收集、組織、處理、分析、存儲、共享，其主要原因在于員工的信息行為和信息價值觀。

如果圖書館越來越重視信息和知識的共享和使用，那么圖書館管理應特別注意員工的信息價值觀和信息行為的培養(yǎng)，例如圖書館員工是否積極地在尋找信息；在收集到重要的用戶信息以后，是否及時將信息輸送到系統(tǒng)中去；對用戶和合作伙伴能否迅速做出反應；在有關用戶需要的數(shù)據(jù)庫進行連接方面是否做的富有成效；是否將信息進行了檢索和分類，以確保相關知識和經(jīng)驗能得到再次運用；是否運用信息改善了在團隊中的表現(xiàn)；在共享信息時是否彼此信任；員工們是否相信共享信息能夠提高圖書館的業(yè)績，還是將信息據(jù)為己有；圖書館管理部門是否源源不斷將信息提供給員工，讓他們在團隊中適當?shù)毓蚕硇畔?，以提高他們的工作效率，還是將這些信息控制在管理者手里，不能及時提供；圖書館領導是否重視員工使用新技術，獎勵和鼓勵員工去使用信息和知識，激勵員工協(xié)調(diào)合作，信息共享，促進創(chuàng)新等。

參考文獻：

1．屈文．論知識管理的風險對圖書館人的挑戰(zhàn)．《情報科學》2022.10

2．吳建中．戰(zhàn)略思考，圖書館管理的幾個熱門問題，上?？萍嘉墨I技術出版社，2005年：P128