陳秋月 李洪安 姜溪

摘 要：隨著電力行業(yè)的高速發(fā)展，其工程檔案的重要性也愈加體現(xiàn)，由于相關(guān)文件分布分散、數(shù)據(jù)類型復(fù)雜，相當(dāng)數(shù)量的工程檔案總體缺乏系統(tǒng)性、科學(xué)性的歸檔流程。在互聯(lián)網(wǎng)2.0的時代背景下，如何做到電力工程檔案歸檔和后期管理利用工作與信息化新興技術(shù)相結(jié)合，最大限度提高歸檔管理工作效率，是各電力部門單位、企業(yè)仍需關(guān)注的問題。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)2.0時代；信息化；歸檔管理

電力工程檔案記載著各參建單位的業(yè)務(wù)活動，為各參建單位的業(yè)務(wù)過程提供信息支撐，是電力項(xiàng)目竣工之后運(yùn)營管理、維護(hù)管理等查考利用的重要信息資產(chǎn)和歷史記錄[1]。 新形勢下，電力工程數(shù)量逐漸增多，開展周期長，涉及單位廣、關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)多，建設(shè)內(nèi)容日益復(fù)雜、供電任務(wù)越發(fā)艱巨，產(chǎn)生的信息資料和電子數(shù)據(jù)比較龐大，導(dǎo)致現(xiàn)階段電力工程檔案的收集、管理、利用等方面工作日趨復(fù)雜，在許多城市尤其在基層中仍存在許多的缺陷和問題。在互聯(lián)網(wǎng)2.0時代，如何將信息化技術(shù)與電力工程檔案管理工作深入融合，促進(jìn)檔案管理規(guī)范合理、科學(xué)有效，需要相關(guān)部門重點(diǎn)研究。

1 互聯(lián)網(wǎng)2.0時代電力工程檔案信息化歸檔管理主要特點(diǎn)

互聯(lián)網(wǎng)2.0時代以“面向未來、以人為本”為目標(biāo)，信息技術(shù)發(fā)展引發(fā)的網(wǎng)絡(luò)革命，是由用戶主導(dǎo)而生成的內(nèi)容互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品模式。在政務(wù)體系中，電力工程檔案管理具有多個特點(diǎn)。

1.1 一體化建設(shè)全覆蓋

在傳統(tǒng)的工程檔案歸檔模式中，大多是基于紙質(zhì)檔案進(jìn)行人工移交接收，歸檔范圍極為分散，管理難度較為復(fù)雜，管理效率低下，不能夠?qū)崿F(xiàn)共建共享。在互聯(lián)網(wǎng)2.0時代，信息技術(shù)的不斷發(fā)展和政府的大力支持，使得信息資源共建共享成為當(dāng)前社會重點(diǎn)關(guān)注的熱點(diǎn)，社會認(rèn)同進(jìn)一步提升，為實(shí)現(xiàn)電力工程檔案共建共享機(jī)制提供了有利平臺，促使各行各業(yè)工程檔案管理部門借勢發(fā)展、轉(zhuǎn)型升級。部分電力工程檔案負(fù)責(zé)部門充分利用當(dāng)?shù)卣?wù)云平臺，將各級電力工程檔案管理單位、企業(yè)互聯(lián)互通，全力打破信息壁壘提供了科學(xué)合理、規(guī)范一致的電子工程檔案歸檔管理、移交接受平臺，實(shí)現(xiàn)各地區(qū)、各行業(yè)、各單位信息資源從征集、歸檔、整理的全流程單套制管理。通過資源共享，推動單位間數(shù)據(jù)互通有無、互補(bǔ)不足，同時結(jié)合發(fā)展實(shí)際情況，加強(qiáng)部門間聯(lián)系，綜合優(yōu)化檔案信息內(nèi)容，避免垃圾文件、無用數(shù)據(jù)造成資源重復(fù)和浪費(fèi)，最終實(shí)現(xiàn)工程檔案歸檔流程的合理配置，擴(kuò)大使用范圍，提高歸檔效率[2]。

1.2 貫穿檔案管理全流程

傳統(tǒng)歸檔模式下，由于重視程度、人員結(jié)構(gòu)、設(shè)備配置等因素，各單位歸檔流程、工作水平參差不齊，流程框架和定義不一致，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，造成各層級工程檔案管理部門工作流程割裂、上下無法貫通，整體歸檔效率難以實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步優(yōu)化。在此背景下，互聯(lián)網(wǎng)2.0時代可將各單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行整合，使用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程對各單位產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化歸檔移交，將統(tǒng)一工程規(guī)劃、統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一歸檔管理、統(tǒng)一審計監(jiān)督、統(tǒng)一分析評價原則落到實(shí)處。各單位在工作開展過程中實(shí)現(xiàn)工程檔案的形成、收集、歸檔、存儲、利用等環(huán)節(jié)的全流程業(yè)務(wù)閉環(huán)。

1.3 推動檔案數(shù)據(jù)賦能

目前，行業(yè)內(nèi)電力工程檔案涉及范圍較廣、數(shù)據(jù)類型較為復(fù)雜，信息資源庫中的圖片檔案、視頻檔案、文書檔案、音頻檔案等結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)難以整合、難以分類，無法達(dá)到“增量電子化、存量數(shù)字化”的要求。部分發(fā)達(dá)地區(qū)建成的電子工程檔案歸檔系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子工程檔案的規(guī)范管理，進(jìn)一步明確電子文件的存儲著錄格式、接收范圍、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)以及歸檔、接收要求，在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化和集準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性為一體的檢測功能，可實(shí)時統(tǒng)一歸集各單位服務(wù)子系統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)，切實(shí)推動傳統(tǒng)載體檔案和數(shù)字化副本同步移交策略，逐步建立以電子檔案為主導(dǎo)的檔案數(shù)字資源體系，并同步落實(shí)數(shù)字證書、數(shù)字簽名、PDF固化等技術(shù)措施，防止電子檔案被篡改，保證接收的電子檔案來源可靠、管理可信、長期可用，為今后實(shí)現(xiàn)電力工程檔案服務(wù)高質(zhì)量發(fā)展和資源開放共享提供有力基礎(chǔ)。

1.4 實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)永久保存

傳統(tǒng)的工程檔案以紙質(zhì)文件為主，對其存儲、管理需要大量的庫房空間和人力、物力。同時由于外部因素，極易導(dǎo)致紙張老化、破損、丟失、霉變，對檔案本身造成不可逆?zhèn)?。隨著互聯(lián)網(wǎng)2.0時代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，采用電子數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔管理的方式是各檔案部門發(fā)展的趨勢。其目的在于可將數(shù)據(jù)集中安全保存，保證永久存儲安全性，并且減輕工程檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，節(jié)省大量成本，優(yōu)化歸檔流程，實(shí)現(xiàn)高效管理。同時，現(xiàn)有的“雙密鑰”加密技術(shù)和防篡改技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)在傳送間不被竊取和損害，達(dá)到信息安全最高級別。

2 互聯(lián)網(wǎng)2.0時代電力工程檔案信息化歸檔管理面臨問題

2.1 歸檔意識缺乏

在過去一段時間內(nèi)，電力工程部門單位對于檔案資料的整理工作不夠重視。沒有科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范的管理機(jī)制，對未來工作的開展與研究不夠全面，對文件歸檔工作的重要性認(rèn)識不夠深刻。普遍認(rèn)為歸檔僅僅是對信息進(jìn)行簡單的歸納整理，并不清楚其蘊(yùn)含的重要價值，無法將其與實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展掛鉤。

2.2 管理平臺較為分散

目前電力工程負(fù)責(zé)單位和下屬單位數(shù)量只減不增。檔案信息管理平臺建設(shè)不夠規(guī)范、應(yīng)用效率低下，在建立初期大多單獨(dú)開發(fā)，部分功能與實(shí)際工作不貼切，存在各自為政、自成體系、重復(fù)投資、重復(fù)建設(shè)等問題。導(dǎo)致整體發(fā)展受到嚴(yán)重制約，系統(tǒng)整合工作難以開展，互聯(lián)互通的目標(biāo)短時間內(nèi)無法實(shí)現(xiàn)。

2.3 歸檔流程仍需優(yōu)化

在電力工程的實(shí)際開展過程中，外部自然環(huán)境、人員問題、規(guī)劃制定不規(guī)范等不確定因素，會使各類文件檔案產(chǎn)生的時機(jī)與內(nèi)容具有隨機(jī)性、緊急性，相關(guān)負(fù)責(zé)人員無法第一時間獲取事件信息，導(dǎo)致歸檔不及時、信息不完整、文件丟失損壞等問題的產(chǎn)生。同時，由于檔案內(nèi)容涉密較多，對外開放利用較少，部分檔案人員從未接觸相關(guān)文件整理工作，對其實(shí)際收錄、歸檔、分類、管理不清楚，造成收集方式被動、可操作性不強(qiáng)、文件資源利用滯后的問題不斷出現(xiàn)，不利于全局工作的順利開展。

2.4 歸檔人員水平低下

無論是電力管理部門單位還是公司企業(yè)，檔案管理崗大多是閑職。所配備的人員年齡大、學(xué)歷水平低、專業(yè)程度差，具有相關(guān)的知識結(jié)構(gòu)、技術(shù)能力、綜合素養(yǎng)、創(chuàng)新意識、責(zé)任意識，都無法滿足新時代電力行業(yè)發(fā)展要求。在項(xiàng)目建設(shè)完成后，相關(guān)檔案管理人員沒有開展或者無法開展工程檔案資料的歸檔整理工作，無法保質(zhì)保量完成檔案接收整理工作。

3 互聯(lián)網(wǎng)2.0時代電力工程檔案信息化歸檔管理優(yōu)化措施

3.1 搭建高效管理平臺

在互聯(lián)網(wǎng)2.0時代，各電力工程負(fù)責(zé)部門單位應(yīng)緊跟時代潮流、順應(yīng)趨勢發(fā)展，積極向政府尋求政策、資金支持，加大信息化軟硬件設(shè)備投入，加強(qiáng)管理平臺建設(shè)。作為領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)深入調(diào)研、考察，與先進(jìn)地區(qū)、先進(jìn)行業(yè)、專業(yè)公司深入研究探討，全面尋求適合自身發(fā)展的系統(tǒng)建設(shè)方案，不斷更新系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，防止出現(xiàn)功能設(shè)計不合理、底層構(gòu)架不規(guī)范、系統(tǒng)應(yīng)用不完善等問題。同時要在業(yè)務(wù)流程體系和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的框架內(nèi)，依托電子政務(wù)云、大數(shù)據(jù)資源平臺等優(yōu)勢，充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)、人工智能等新技術(shù)新模式，加強(qiáng)頂層設(shè)計，合理規(guī)劃，逐步完成本部門政務(wù)信息系統(tǒng)全面整合工作，建成深度應(yīng)用、上下聯(lián)動、縱橫協(xié)管的業(yè)務(wù)協(xié)同大系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息系統(tǒng)的歸檔更加及時、管理更加規(guī)范、應(yīng)用更加高效，達(dá)到檔案管理工作人員提效率、強(qiáng)本領(lǐng)的目標(biāo)[3]。

3.2 優(yōu)化文件歸檔流程

在文件歸檔全流程中，文件的生成質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。這就需要管理者在工程開展過程中進(jìn)行監(jiān)督檢查與跟蹤指導(dǎo)，及時做好信息傳遞和變更記錄，力求工程邊建成、邊驗(yàn)收、邊立卷，從而保證電力工程檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確。一是監(jiān)督檢查人員要深入工程現(xiàn)場，及時了解項(xiàng)目建設(shè)的規(guī)模、計劃、進(jìn)展、成果，與工程檔案歸檔負(fù)責(zé)人員時刻保持聯(lián)系，要求及時跟進(jìn)收集工作，從立項(xiàng)開始將文件歸檔與工程同步進(jìn)行。二要對具體施工單位和監(jiān)理單位進(jìn)行針對性、跟蹤式業(yè)務(wù)指導(dǎo)，開展檔案的文件格式、內(nèi)容框架、形成方式等內(nèi)容的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。例如，要用耐久性強(qiáng)、不易損壞的紙張，不得使用易褪色書寫材料；文字字跡要清楚，圖片要清晰，視頻拍攝要完整，音頻錄制雜音要消除；竣工圖要與施工圖相契合，修改痕跡要做到完整準(zhǔn)確、清晰規(guī)范，盡量做到文、圖、物相符；歸檔要針對原件，對其復(fù)印件的把控要形成清單，全方位保證工程檔案組卷質(zhì)量及其成套性和完整性。三是要求電力工程文件歸檔人員列席所有會議，定期深入現(xiàn)場，及時收集文件材料，精準(zhǔn)把控工程進(jìn)度。四是監(jiān)督人員在跟蹤指導(dǎo)中，對發(fā)現(xiàn)的新情況和新問題，要及時協(xié)同施工單位和監(jiān)理單位認(rèn)真分析、組織解決，將會議紀(jì)要、研究意見、方案措施等文件資料交與歸檔負(fù)責(zé)人員，為今后工程的開展提供扎實(shí)的理論保障。

3.3 建立科學(xué)規(guī)范體系

電力工程檔案的歸檔和后期管理利用工作要實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展，建立健全科學(xué)規(guī)范的體系尤為重要。一要完善工作機(jī)制，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確相關(guān)責(zé)任人具體負(fù)責(zé)電子檔案信息收集整理、整合共享協(xié)調(diào)工作的推進(jìn)，重點(diǎn)在工作層面、操作層面、執(zhí)行層面加強(qiáng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，有序推動各項(xiàng)工作開展。二要依據(jù)國家和地方標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合本部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)和信息化建設(shè)的需要，制訂本部門的文件歸檔管理工作方案，并根據(jù)總體工作方案分階段細(xì)化實(shí)施方案。三要采取自上而下、由表及里、由淺入深的方法，將歸檔工作逐步擴(kuò)展，把每一步工作都要做到扎扎實(shí)實(shí)，防止出現(xiàn)偏差，避免造成后續(xù)工作的浪費(fèi)[4]。四要建立完善電力工程檔案歸檔和管理工作的跟蹤監(jiān)測和考核評價機(jī)制，在文件收集過程中注重真實(shí)性、完整性、流程規(guī)范性的評估，客觀全面反映各種情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并持續(xù)改進(jìn)，整體提升文件歸檔的綜合效益。

3.4 優(yōu)化干部隊伍結(jié)構(gòu)

在開展電力工程檔案管理工作的進(jìn)程中，要不斷加強(qiáng)相關(guān)檔案管理人員的培訓(xùn)，為提升工程檔案的管理和管理質(zhì)量打下良好基礎(chǔ)。一要加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，要求其對工程檔案管理的相關(guān)方針、規(guī)則有全面的了解，對歸檔、管理、利用等相關(guān)事務(wù)要做到駕輕就熟，對計算機(jī)技術(shù)、檔案管理知識及電力工程知識要做到深入了解。二要創(chuàng)造機(jī)會，讓檔案管理人員長于和工程設(shè)計和建造方進(jìn)行定期交流，對各項(xiàng)工程的整體設(shè)計和建造進(jìn)程有全面的把握。三要增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識，進(jìn)一步提高思想認(rèn)識，拓寬視野，明確努力方向，強(qiáng)化干事創(chuàng)業(yè)的積極性和主動性，使其在工作開展的過程中更加投入，也可建立相應(yīng)的獎懲機(jī)制來提升工作的積極性和主動性，避免出現(xiàn)敷衍了事的行為。四要將外出學(xué)習(xí)交流作為干部學(xué)習(xí)培訓(xùn)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，定期開展培訓(xùn)活動，選擇行業(yè)內(nèi)先進(jìn)單位學(xué)習(xí)其實(shí)踐中總結(jié)積累的寶貴經(jīng)驗(yàn)和先進(jìn)做法，對標(biāo)先進(jìn)發(fā)現(xiàn)自身存在的問題與薄弱環(huán)節(jié)，進(jìn)一步理清工作思路。

3.5 推出共建共享共管模式

互聯(lián)網(wǎng)2.0時代，加快檔案信息資源建設(shè)，制定統(tǒng)一的信息化系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)單位間互聯(lián)互通，打破“信息孤島”，將檔案信息資源庫進(jìn)行合理配置、方便利用，是各電力負(fù)責(zé)部門今后發(fā)展的主流趨勢。一是要清除“僵尸”政務(wù)信息系統(tǒng)，針對系統(tǒng)使用與實(shí)際業(yè)務(wù)流程長期脫節(jié)、功能可被其他系統(tǒng)替代、所占用資源長期處于空閑狀態(tài)、運(yùn)行維護(hù)停止更新服務(wù)，以及使用范圍小、頻度低的“僵尸”政務(wù)信息系統(tǒng)進(jìn)行全面清理、關(guān)停下架。二要加快部門內(nèi)部政務(wù)信息系統(tǒng)整合。各地域、各單位要結(jié)合實(shí)際，按照業(yè)務(wù)閉環(huán)管理要求對部門業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全面梳理和優(yōu)化重構(gòu)，以核心業(yè)務(wù)為主線、以數(shù)據(jù)融合為核心、以資源協(xié)同為支撐，對已建政務(wù)信息系統(tǒng)進(jìn)行歸并整合，對新增業(yè)務(wù)功能進(jìn)行模塊化耦合[5]，將分散、獨(dú)立的政務(wù)信息系統(tǒng)整合為一個互聯(lián)互通、信息共享、業(yè)務(wù)協(xié)同的“大系統(tǒng)”，大幅提升信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同水平。三要以共享為原則、不共享為例外，推動不同單位電力工程數(shù)據(jù)資源共享。檔案管理人員要學(xué)會利用現(xiàn)代化的辦公條件，將檔案歸檔整理、保存利用工作變得愈加高效化和自動化，逐步完成徹底的數(shù)字化，替代之前的紙質(zhì)化檔案管理方式，同時對電子檔案文件進(jìn)行相關(guān)開放鑒定，篩選部分利用價值大、部門間利用率高的檔案上傳平臺共建共享共同管理，充分發(fā)揮電子化優(yōu)勢，促進(jìn)部門間互利共贏。

綜上所述，作為電力工程檔案負(fù)責(zé)部門，必須調(diào)整工作思路，采用新方法，緊跟互聯(lián)網(wǎng)2.0時代需求，借助云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等信息化新興技術(shù)在歸檔管理模式、共享利用質(zhì)量、對外服務(wù)手段上邁上新的臺階，搭建高效平臺、優(yōu)化人才隊伍、建立健全體系、建構(gòu)共享平臺，實(shí)現(xiàn)種類繁多的電力工程檔案科學(xué)有效管理，從而拓展電力工程檔案的管理實(shí)效性，提升電力工程成果應(yīng)用水平，為電力工程行業(yè)實(shí)現(xiàn)新時代高質(zhì)量發(fā)展、創(chuàng)造更大社會和民生效益貢獻(xiàn)檔案力量。

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作者簡介：陳秋月（1985— ），國網(wǎng)濟(jì)南市歷城區(qū)供電公司檔案管理員、館員，研究方向：數(shù)字化檔案管理。李洪安（1988— ），國網(wǎng)濟(jì)南市歷城區(qū)供電公司辦公室工程師，具體負(fù)責(zé)綜合、接待管理，研究方向：檔案數(shù)字化管理。