何麗

［摘 要］隨著科技的飛速發(fā)展、互聯(lián)網多媒體的廣泛應用及以電子信息時代對傳統(tǒng)媒介的沖擊，世界范圍的文化、政治、經濟等方面的合作交流越來越頻繁，因此對檔案管理提出了更高的要求，與此同時檔案管理工作面臨著更多的挑戰(zhàn)，它不僅是各種形式的歷史記錄或文檔保存，更是提升專業(yè)建設的重要資料，關乎企業(yè)發(fā)展和社會穩(wěn)定。做好檔案的保密管理工作是時代發(fā)展的必然趨勢。本文通過介紹當前檔案保密管理的主要內容，探討了檔案保密管理工作中存在的問題，并根據(jù)現(xiàn)階段存在的問題提出了相應的優(yōu)化策略，為以后檔案的保密管理工作提供參考。

［關鍵詞］檔案管理；保密管理；重要性；信息化理念；措施

［中圖分類號］G27文獻標志碼：A

近年來，隨著社會和經濟的迅速發(fā)展，各種數(shù)據(jù)信息量呈幾何式增長，相關數(shù)據(jù)和資料的檔案管理工作也愈來愈具有挑戰(zhàn)性，特別是在大數(shù)據(jù)時代下信息技術的廣泛應用，對檔案管理的保密性提出了更高的要求。檔案管理工作主要包括：檔案收集、整理、保管以及利用等內容，其管理機制要科學化和合理化。檔案的保密工作是一項綜合性的工作，要確保檔案完整翔實記錄，根據(jù)檔案管理規(guī)定和單位情況進行分類歸檔管理，增強檔案管理工作和保密工作的融合性?？梢哉f，檔案管理保密工作是其他管理工作順利開展的基礎，但當前我國的檔案管理保密工作還存在一些問題，尤其是未能實現(xiàn)檔案管理信息化，這嚴重制約著檔案管理的自動化和數(shù)據(jù)化工作的進程。因此，要結合當前的實際情況和時代發(fā)展的背景，對檔案的保密管理工作進行合理的規(guī)劃和應對，以期能夠將檔案的管理工作更加有效地開展下去。

1 檔案管理工作中安全保密管理的重要意義

檔案是指過去以及現(xiàn)階段國家、社會組織以及個人在政治、經濟、文化、科學、技術等各方面活動中形成的各種文字、聲像、圖表等內容的真實記錄，檔案管理中保密管理工作是重要組成部分，將有價值、為今后發(fā)展提供重要參考等內容進行翔實、分類管理。檔案作為重要的信息資源，為各項工作提供重要數(shù)據(jù)支撐。在互聯(lián)網信息化、多媒體數(shù)字化技術快速發(fā)展的背景下，檔案管理工作更加便捷，是社會進步的文明體現(xiàn)，但信息技術的應用同時也為檔案管理帶來更大的安全風險，檔案管理工作者要重視保密管理工作，尤其是重要信息，一旦泄露或落入不法分子之手，影響經濟建設甚至社會安定，由此可見，檔案保密管理的重要性和意義[1]。

2 檔案管理保密工作主要內容

2.1 檔案庫房的管理

檔案管理工作中要把不同的檔案進行分類，建立檔案庫房，以防檔案內容混雜。與此同時，建立檔案庫房可以防止文件被盜，做好檔案庫房管理工作要建立完善的管理制度，嚴格依據(jù)管理制度要求規(guī)定行為和管理。針對閱覽室、檔案庫等要明確各自管理內容，由專人進行管理，以此為檔案庫房管理提供安全保證，實現(xiàn)文檔內容的保密性，同時加大投入建設資金，購置硬件設備，引進軟件系統(tǒng)，滿足保密管理各項需求。

2.2 涉密檔案的管理

檔案管理工作的管理領域廣闊，它所牽涉的機密信息較多，要凸顯檔案保密管理的必要性，如果發(fā)生內容泄密將對經濟、發(fā)展產生很大危害，所以，對檔案的保密工作管理，必須提出針對性的管理規(guī)定，細化職責分工，提高檔案管理工作質量和效率。對涉密檔案進行保密等級的劃分，不同等級的保密檔案需要不同層次的管理人員進行開啟和借閱，降低保密檔案的外泄可能。

2.3 加強檔案的分類管理

檔案分類管理是檔案查閱、借用等工作開展的重要基礎，能夠有效降低檔案管理過程中發(fā)生混亂的機率，針對實際狀況對相關信息內容加以梳理與分類，確定檔案保密工作具體內容，充分發(fā)揮歸檔信息管理的功能與價值，保證信息內容存儲的真實性。與此同時，要維護檔案保密工作管理時期檔案信息內容的完整性，進行密級標注，在條件許可的情況下，實行單獨裝訂和保管，加強歸檔整體管理工作的安全性[2]。

3 檔案管理的保密管理工作面臨的困難和問題

3.1 管理機制存在問題

當前的檔案管理，規(guī)章制度并不完善，這是檔案保密工作的重要隱患。與傳統(tǒng)的線下檔案管理制度不同，文檔保密制度的建立要根據(jù)查閱人員的等級和身份進行嚴格的限定，限制檔案的可編輯性和復制傳輸。外網的攻擊也給數(shù)字化檔案保密管理造成了嚴重的沖擊。由于信息化技術水平的應用程度不同，在指導整個檔案數(shù)字化的管理機制上無法做到面面俱到、疏而不漏。因此，數(shù)字化檔案管理的保密工作受到很大的限制，給檔案的保密管理留下了安全隱患。

3.2 檔案保密管理重視程度不夠

諸多機構、單位的檔案管理工作在相當長一段時間內無法產生實在的經濟效益，而這屬于一種主觀忽視，檔案管理具有漫長的發(fā)展歷程，人們由于歷史因素，人們并沒有真正了解檔案管理，也沒有認識到它的意義。因此，對機構的檔案管理工作的投入和重視程度不足，導致檔案的保密管理工作無法順利開展。

3.3 缺乏檔案保密管理相關的技術人才

檔案管理過程中，數(shù)據(jù)管理軟件未得到普遍使用，再加上管理技術缺乏統(tǒng)一性，導致檔案信息化管理無法有效實施，在歸檔保管工作中也不具備規(guī)范化、完整性的管理技術標準，導致歸檔保管業(yè)務發(fā)展受到極大挑戰(zhàn)。同時，在檔案信息化管理過程中，缺乏相應的現(xiàn)代信息技術和專業(yè)管理知識，制約了檔案管理甚至檔案保密工作發(fā)展，因此，應加強檔案管理專業(yè)人員的吸納，構建專業(yè)培養(yǎng)體系，強化科學管理技術與設備的引進，提升檔案管理水平。

3.4 缺少檔案信息化管理理念

當前我國檔案管理的安全保密工作中缺乏信息化理念是主要問題之一，信息管理手段滯后、技術過時等問題，導致其無法與時代發(fā)展相平衡，更沒有運用先進的計算機技術和網絡技術。新形勢的發(fā)展下，各領域已經逐步應用信息化技術，可檔案管理的信息化建設十分遲緩，導致數(shù)字化檔案管理沒有良好發(fā)展，因此，相關人員要加強學習，明確信息化檔案管理的作用與意義，尤其要加強信息化理念，以此積極開展數(shù)字化檔案管理工作，采取有效措施，切實解決數(shù)字化檔案管理工作進程中存在的困難。

3.5 檔案檢索準確率不高

新時代的檔案管理中，傳統(tǒng)檔案保管模式以數(shù)字化為主，但在實際的保管過程中，基層檔案管理員的現(xiàn)代信息管理水平較弱，在檔案查詢等方面仍然采取傳統(tǒng)的手工查詢方式，影響了檔案管理工作效率，加大了人工編碼計算任務，降低了信息檢索的準確性。

4 檔案管理加強有效保密管理的具體策略

4.1 強化檔案安全保密意識

檔案管理人員要具備良好的安全保密意識，這對檔案保密管理工作的開展有著巨大影響。因此，需要采取不同方式，強化管理人員的保密意識，使其能明確檔案管理的重要性，及時發(fā)現(xiàn)并處理保密管理工作的問題。首先，要加強檔案管理人員的培訓工作，利用常見的檔案工作案例做引導，提高管理人員的保密意識，使其充分認識到安全保密問題產生的重大影響，并掌握基本的檔案安全保密工作方法，促進檔案管理安全保密工作質量的提高。其次，要加強宣傳檔案保密管理工作的重要性，定期組織討論會、研討會等加強管理人員之間的溝通交流，養(yǎng)成管理人員良好的檔案保密意識，從而降低檔案安全問題發(fā)生的概率，促進檔案管理工作有條不紊地開展。

4.2 加強檔案管理信息化建設

當前，社會處于信息時代快速發(fā)展時期，科學技術在各個領域的應用越來越深入。企業(yè)單位、政府等要充分認識到互聯(lián)網的資源優(yōu)勢和信息技術的管理優(yōu)勢，加強運用，以此提高單位管理質量和工作效率，特別需要將其運用于檔案管理上，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。而當前中國的檔案管理信息化建設面臨諸多問題，制約著檔案管理安全性的提高，為此，首先要在硬件方面加強部署，包括計算機主機、電源、散熱設備等，加強定期維護與保養(yǎng)工作，重視檔案備份，防止因為系統(tǒng)受損或操作系統(tǒng)崩潰導致的資料損失。其次，要不斷升級軟件，當前檔案信息數(shù)據(jù)越來越繁雜，內容多樣化，為了更好地實現(xiàn)檔案管理，需要不斷對軟件系統(tǒng)進行升級，針對使用過程中存在的問題不斷優(yōu)化，尤其在權限設置上要符合檔案管理安全保密工作的要求。最后，建立有效的防火墻，特別是檔案管理中密級的信息內容，一旦泄露會造成嚴重影響，需要借助技術力量，加強安全防護。此外，要根據(jù)檔案管理特征和實際需求，構建檔案數(shù)據(jù)庫，不僅要加強檔案的安全保密管理，更要實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的建設，利于資源共享，提高檔案資源的利用效率[3]。

4.3 建立健全檔案安全保密管理制度

檔案管理特別是安全保密管理應建立健全的相關的管理體系，保證文檔的生成、存放、管理以及傳遞等功能順利運行，因此，完善檔案管理內部的制度體系非常有必要，通過嚴格的權限劃分和層層監(jiān)管的機制，加強檔案信息系統(tǒng)的安全保密性，對有關管理人員的責任范圍進行科學合理界定，公開和透明管理程序與權限。針對檔案管理人員，要規(guī)定其行為，包括檔案備份、定期內容檢查等，避免差錯損失，除此之外，要確立權責一體質，規(guī)定管理者的言行責任范圍，合理評價和反映風險，以最小的成本將風險降至最低。

4.4 加強檔案專業(yè)化管理

各單位、機構的綜合管理部門在日常的管理工作過程中應進行專業(yè)化管理，履行職責，以確保檔案的完整性與安全性。首先，凡是調閱檔案人員要嚴格依照程序進行申報，在通過申報審核之后，必須將審批書專夾保存，并裝訂成冊。其次，必須配備專業(yè)專職的檔案管理工作人員，歸檔室大門鑰匙必須由綜合管理部門的專任負責人與辦公室主任共同管理，任何工作人員都不能碰觸該鑰匙，待使用結束后將鑰匙存入保險柜保管。最后，因工作原因進入歸檔室時，必須進行記錄，在離開歸檔室之前，要斷開電源，關閉門窗。此外，檔案室要加強打掃，經常通風換氣，禁止堆放與文件無關的雜物，也不得增添非標配用電設施，保持良好的檔案存儲環(huán)境。

4.5 提高技術保障手段

完善技術保護手段，能夠提升檔案安全保密工作的素質水平。首先，從軟件層面，要引入先進的檔案管理軟件，增強檔案資料的安全性，同時加強先進加密技術和防火墻技術的運用，構建安全、獨立的文檔數(shù)字化運行網絡環(huán)境，避免文檔資料被竊取、修改，及時做好軟件更新和漏洞更新，重視病毒查殺，確保文檔工作環(huán)境的安全。其次，從硬件層面，要設置一定的安全防范體系，選擇優(yōu)質的監(jiān)控設施和先進的電腦防范措施，對電腦的計算機硬件存儲能力進行提升和完善，避免硬盤老化損壞等問題，對計算機硬件設備要定時提升和更新，階段性的管理信息數(shù)據(jù)，避免檔案數(shù)據(jù)的流失和破壞。

4.6 做好檔案管理日常檢查工作

檔案管理的安全保密工作要注意日常檢查，在日常檢查中，首先要注意檢查調閱檔案，日常調閱登記情況，如果出現(xiàn)要素殘缺、無經辦人簽字等情況，要追根溯源，檢查有關文檔是否在檔，并且要和各經辦人和主要責任人進行溝通，弄清事實。其次，要重視查閱存檔日常監(jiān)視錄像，不但要注意存檔專職工作人員是否在崗，檔案室是否有不明工作人員出入，調閱過程中有關工作人員有沒有依照法規(guī)履行登記手續(xù)，無法保證檔案的保密，針對這些問題，要及時進行查究工作[4]。

4.7 提升檔案管理人員的職業(yè)素質

人才是發(fā)展的根本，缺少專業(yè)人才，各項事業(yè)都會受到限制。檔案管理人員更是如此，如果檔案管理工作者的水平不夠，素養(yǎng)不高，更會影響檔案管理工作。所以，選擇檔案管理人員時，應注意選擇專業(yè)水平高、文化基礎深厚、富有潛力的人員，要給他們創(chuàng)造優(yōu)越的工作條件和充分表現(xiàn)能力的平臺。有了人才的保障，檔案管理保密工作以及信息化建設會更加順利。根據(jù)檔案管理工作的需求，聘用專門工作人員承擔檔案保管任務，強化素質訓練，提升檔案保管工作者的職業(yè)道德素質，從而打造高素質的管理團隊。此外，各單位、企業(yè)要大力引進新興人才，與高校加強合作，通過聯(lián)合實踐培訓的方式培養(yǎng)人才，促使人才把專業(yè)知識轉變?yōu)槟芰?，并納入檔案管理工作中，為檔案管理工作注入新鮮血液。

5 結語

綜上所述，檔案管理工作中保密工作是重要的組成部分，應加強對其安全性的重視程度，通過建立完善的檔案保密管理制度，加強人員素質培養(yǎng)，應用信息技術手段，做好檔案管理，日常檢查工作等方式，進一步提高檔案保密管理工作水平，防止不同風險的發(fā)生，及時化解現(xiàn)存問題。與此同時，要重視檔案管理工作與信息技術的結合，充分運用現(xiàn)代科技手段，做好單位檔案保管的安全保密工作，推動我國檔案管理工作的有序開展。

參考文獻

［1］劉梅，張琬，張馨勻，等. 檔案保密工作在檔案管理中的重要性[J].? 2021.

［2］董琳. 對檔案管理中保密工作的幾點認識[J]. 科學大眾，2020，000（012）：P.414-415.

［3］韓春霞.檔案管理的安全保密及信息化檔案管理分析[J].中國市場，2017（15）：193+195.DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2017.15.193.

［4］王建英，齊永真.加強檔案管理安全保密以及信息化檔案管理的思考[J].電腦知識與技術，2019，15（15）：56-57+65.DOI：10.14004/j.cnki.ckt.2019.1587.