摘 要：在信息化時代背景下，建設項目檔案進入了全新的時代，面臨了新形勢，也出現(xiàn)了亟待解決的問題。本文從信息化觀念滯后、人才缺乏、治理體系不完善等問題入手，對新形勢下檔案規(guī)范化管理進行了路徑探索。認為，推動建設檔案規(guī)范化管理需要建立檔案信息化建設頂層設計、打造工程項目檔案信息化管理模式、著力加強工程項目檔案信息安全、著力加強項目工程檔案規(guī)范化制度體系建設。

關鍵詞：信息化；規(guī)范化；體系建設

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，加快推進檔案信息化建設，引領檔案管理現(xiàn)代化。信息化建設是做好新時代建設項目檔案規(guī)范化管理的必由之路，將推動整個建設行業(yè)提質增效、高質量發(fā)展。因此，深入分析建設項目檔案面臨的信息化新形勢，深入分析原因，提出可行方案，將有利于推動建設項目檔案規(guī)范化科學化水平。

1 信息化背景下建設項目檔案面臨的形勢

1.1 信息技術突飛猛進

近年來，我國信息化步伐逐步加快，5G技術和大數(shù)據(jù)已經融入社會發(fā)展的方方面面，極大改變了社會發(fā)展進程和人民生活業(yè)態(tài)。信息技術為檔案領域帶來了革命性的變化，讓數(shù)據(jù)多跑路，實現(xiàn)“一分鐘查檔”已成常態(tài)。檔案信息化的核心價值是根據(jù)用戶需求，精準快速地提供檔案的查詢利用服務，通過檔案信息系統(tǒng)打破了時間、空間限制，收集歸檔及時準確、利用便捷快速，為查詢和利用工作的高效開展奠定了堅實基礎。

1.2 電子檔案大勢所趨

建設項目的紙質檔案存儲耗財耗力，查找程序煩瑣，隨著信息技術的引入，電子檔案應運而生。電子檔案“低成本、高效率、好統(tǒng)計”等優(yōu)點凸顯，進一步減輕建設項目單位的負擔，代替“沉睡中”的紙質檔案，大大降低成本支出，激活建設項目數(shù)據(jù)，讓檔案擁有生命力，實現(xiàn)了檔案價值最大化，越來越多的企業(yè)告別傳統(tǒng)紙質模式，開啟電子檔案管理時代。新形勢下，建設項目檔案的規(guī)范化勢必將向電子檔案管理轉變。

1.3 精準化服務作用凸顯

在建設項目推進中，檔案資料扮演著重要角色，特別是建設的規(guī)劃、圖紙、批復等，查詢速度關系到企業(yè)是否能第一時間搶占制高點。新形勢下，信息化為工程建設帶來了極大的便利，查詢者能夠更加便捷地利用大數(shù)據(jù)統(tǒng)計提供服務，擴大了檔案服務領域，工程檔案服務走向了定制化、精準化，滿足了利用主體多元化、個性化的需要，為用戶提供了良好的查詢體驗。

1.4 資源共享度不斷提升

各部門之間橫向聯(lián)系的加強，也為信息共享提出了更高要求，信息技術的成熟，帶來了建設項目檔案資源的多樣化和大數(shù)據(jù)應用的擴展，資源共享打破了信息孤島，解決了檔案數(shù)量巨大且分散，無法集中管理，無法對其進行有效組織等問題。

1.5 檔案管理時效性提高

建設項目檔案管理系統(tǒng)可以極大提高檔案信息運用的及時性，查詢不再深入庫房，節(jié)省了大量的人力物力成本，快速、簡潔成為新時期檔案管理的特性。檔案管理人員能夠利用自主查詢系統(tǒng)，實現(xiàn)一分鐘查檔，高效地完成檔案資源的數(shù)據(jù)管理，從而生成所需要的檔案信息，展現(xiàn)檔案信息查詢的便捷性。

2 信息化背景下建設項目檔案規(guī)范化管理亟待解決的問題

2.1 建設項目檔案的信息化規(guī)范管理理念落后

建設項目檔案在推進信息化過程中，存在著歸檔不及時、利用方式傳統(tǒng)等諸多問題，歸根到底是信息化規(guī)范管理理念落后，重視不夠，沒有將信息化融入檔案規(guī)范化管理的全過程。項目檔案貫穿從總承包到施工方等諸多單位，涉及人員多，規(guī)范化意識參差不齊，很難站在統(tǒng)一標準上衡量。建設項目檔案涉及種類多，面對信息化的加速融入，有些檔案人員尚未樹立先進的檔案信息化管理意識，面對出現(xiàn)的檔案新形勢、新業(yè)態(tài)、新介質，是否保管、如何保管等問題認識不清，不利于檔案信息規(guī)范化水平的提升。

2.2 建設項目檔案信息化水平滯后

信息化核心技術的應用、信息系統(tǒng)的引入都需要支付高昂的軟硬件成本，對項目單位來說，這些成本的投入收益遠遠低于其他生產要素投入收益。因此，對大部分建設企業(yè)而言，在綜合收益率的考量下，對建設項目檔案信息化投入的期望值很低，不會投入大量財力開發(fā)自主檔案信息系統(tǒng)，大部分采取的是外包方式，沒有擁有自主產權、安全性、持久性更好的項目集成利用系統(tǒng)。

2.3 規(guī)范化管理人才缺失

工程項目中重施工前管理的現(xiàn)象由來已久。各大工程項目上檔案管理人員大多數(shù)是兼職人員，且無一名檔案專業(yè)科班出身。筆者對10個工程項目調查研究發(fā)現(xiàn)，專職檔案管理人員占比僅有12.5%，參與過專業(yè)檔案管理培訓的人員只有25.6%，大多數(shù)管理人員身兼數(shù)職，知識的學習大多依靠自學或者傳幫帶，專業(yè)知識陳舊，無法跟上時代步伐。面對信息化的快速發(fā)展，工程檔案規(guī)范化管理早已脫離了紙質檔案手工歸檔時代，檔案信息化和工程檔案規(guī)范化既需要專業(yè)技能，又需要進行連續(xù)的專業(yè)化培訓，樹立終身學習的理念。工程檔案管理復合型人才的缺乏，成為制約規(guī)范化管理的瓶頸。

2.4 工程項目檔案管理不完善

一是工程項目檔案形成方管理不到位，制度規(guī)范執(zhí)行有偏差，各二級單位之間標準化規(guī)范化水平差距很大。二是內部規(guī)章制度執(zhí)行不到位，有些流于形式，脫離工作實際。同時，信息化背景下的規(guī)章制度明顯落后于時代發(fā)展，制度規(guī)范的調整不到位，有的沿用十多年前的老標準，未能按照國家規(guī)范加以修訂。筆者調查的10個工程項目中，有5個項目部未強調電子文件收集整理，2個項目沿用上世紀檔案整理標準，3個項目部無檔案規(guī)范匯編的文件。

3 信息化背景下建設項目檔案規(guī)范化管理的實施路徑

3.1 建立檔案信息化建設頂層設計

建設項目檔案頂層設計是運用系統(tǒng)論的方法，從全局的角度，對檔案規(guī)范化管理的各方面、各層次、各要素統(tǒng)籌規(guī)劃，以集中有效資源，高效快捷地實現(xiàn)目標。當前，信息技術催生檔案管理體系的變革，越來越多工程項目單位認識到檔案信息化建設的重要性，并采取一系列組合拳推動項目檔案的規(guī)范化，提升科學管理水平，使得規(guī)范會水平邁上新臺階。

3.1.1建立檔案集中管理體制。項目總承包單位對檔案工作管理實行集中領導，發(fā)揮集中力量辦大事的管理優(yōu)勢，建立獎懲機制，把工程檔案信息化規(guī)范化管理納入工程考核全過程，倒逼責任部門提升重視程度，進一步明確參與方和各二級單位在檔案管理中的權責，做到不缺位、不丟位。各責任單位作為主體，要對檔案管理崗位提高認識，與施工、財務、質量等專業(yè)部門同級，檔案工作與項目建設工作同安排、同部署、同落實。

3.1.2優(yōu)化檔案管理流程。流程建設關乎建設項目檔案收集的齊全完整。筆者對5家房產項目檔案調研發(fā)現(xiàn)，有3家項目檔案移交城建檔案館時2次以上質量不達標，究其原因就是流程管理混亂，收集不齊全，檔案質量不過關。要推進管理流程再造，明確管理各流程的職責、范圍、時間、標準，以科學化流程提升規(guī)范化水準。

3.1.3建立明晰整理標準。建設項目檔案種類繁多、載體豐富、自成體系，不同檔案類型整理歸檔要求不一，要建立系統(tǒng)、便于操作的各類型檔案管理標準。制定統(tǒng)一的整理規(guī)范，便于各工程部在實際中操作；制定檔案掃描標準、介質等，利于后續(xù)整合運用，有條件的企業(yè)可以進行系統(tǒng)培訓，推動檔案應收盡收、應歸盡歸。

3.2 打造建設項目檔案信息化管理模式

信息技術在檔案管理中的應用是整體的、無死角的，從檔案資源的產生到銷毀的全過程 [1]。如文件的形成、存量檔案數(shù)字化、檔案信息網絡檢索查詢等。但是，信息技術只是信息化時代其中一個要素，在信息技術的實際應用過程中，非技術因素也起著重要作用[2]。

3.2.1搭建檔案信息化系統(tǒng)平臺。信息系統(tǒng)建設是推動建設項目檔案信息化程度的載體，選擇適宜的檔案信息化系統(tǒng)平臺顯得尤為關鍵。綜合各地經驗，檔案信息化系統(tǒng)平臺的建設主要有兩種模式，第一是自主研發(fā)搭建信息系統(tǒng)，這種方式個性化強、安全保密性高、節(jié)約外包成本、投入產出效果好，大型工程項目企業(yè)傾向于此種方式。第二種是建立第三方合作關系，用信息公司搭建的平臺進行管理，該方式簡單快捷、投入低，但是維護成本高，系統(tǒng)穩(wěn)定性受外包公司影響大。以某地大型工程建設部門的信息化平臺為例，該平臺主要包括內外網館室一體化平臺、集中式檔案室系統(tǒng)、檔案業(yè)務督導系統(tǒng)、電子檔案移交接收系統(tǒng)、檔案資源共享利用系統(tǒng)、外網后臺管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了工程檔案管理的全流程再造，實現(xiàn)了“讓數(shù)據(jù)多跑路、人員少跑腿”，提升了工作效率。該系統(tǒng)兼容性高，進數(shù)據(jù)對接加密，可對接其他項目檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了企業(yè)內部數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通。但是也有的企業(yè)，系統(tǒng)兼容性低，無法實現(xiàn)與其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)互通共享，影響了整體工作效率提高。

3.2.2提升檔案人員信息化職業(yè)技能。業(yè)務能力精湛、綜合素質過硬的檔案管理隊伍，是推動建設項目檔案規(guī)范化信息化的基石，提升檔案人員信息化水平顯得至關重要。一是做好招才引智。瞄準檔案規(guī)范化的需求，筑巢引鳳，通過良好的薪酬、晉升平臺等吸引專業(yè)化的人才加入。要加強人才質量把握，結合建設項目檔案工作實際需求，科學制定人才引入標準，提高精準度。要加強內部挖潛，把有能力潛力的骨干放在前沿位置拼搏打磨。二是高水平開展培訓活動。堅持引進來和走出去相結合，通過開設檔案大講堂、邀請知名專家授課或集中學習充電等方式讓員工熟悉信息化規(guī)范化理論，系統(tǒng)掌握信息化管理的理念、方法、技能，提升專業(yè)素養(yǎng)。要與高等院校建立合作關系，定期舉行檔案人員培訓班。據(jù)筆者調查，中國人民大學、武漢大學、蘇州大學等都有定期面向工程檔案人員的專題培訓，內容豐富、可操作性強，有利于員工更新理念，獲取新知。要著力培養(yǎng)專家型人才，破除傳統(tǒng)理念，配備好專職檔案人才，讓檔案管理人員有更多的精力從事本職工作。三是實行績效考核制度?？冃Э己耸羌ぐl(fā)員工潛力、調動積極性創(chuàng)造性的有力抓手。工程單位要結合實際，制定切實可行的績效考核制度，避免陷入假大空。要注重選取定性與定量相結合的方式，對檔案工作人員的工作業(yè)績給予客觀公正的評價。要建立職業(yè)榮譽感，檔案工作人員的薪酬及晉升等方面要和其他關鍵崗位人員一樣，激發(fā)工作熱情。要強化結果運用，把成績突出、埋頭苦干的一線檔案人員重用提拔起來，形成信息化建設的強大合力。

3.3 著力加強建設項目檔案信息安全

3.3.1安全防范措施要到位。目前，為了防止黑客和病毒入侵，主要的防范系統(tǒng)包括：一是構筑防火墻。這是目前公認的最高水平的安全網絡。成熟的防火墻把系統(tǒng)過濾的功能做得比較完備，當出現(xiàn)一系列緊急情況，比如病毒入侵等，防火墻將自動開啟并提醒檔案管理者，檔案防火墻技術是保障檔案系統(tǒng)內部網絡安全的重要武器。二是建設防水墻。防水墻是應對外界病毒、介質入侵的最新成果，其主要作用是保護檔案信息數(shù)據(jù)安全性，目前已經被廣泛應用。三是用戶數(shù)據(jù)保護。內部系統(tǒng)中一般都會設置檔案管理賬目，但是為了防止信息泄露，會引導用戶設置非重復性密碼，增強用戶賬號的保密性。四是采用漏洞掃描工具。這種主要是針對系統(tǒng)的漏洞，采取的補救措施，防止系統(tǒng)出現(xiàn)缺口。五是使用入侵檢測系統(tǒng)。主要作用是監(jiān)測和偵查，通過調閱日志、訪問記錄等，查看安全漏洞，及時采取補救措施。

3.3.2安全保密教育要到位。要認真抓好項目檔案人員的保密教育，提高保密素養(yǎng)，筑牢信息安全的思想防線。一是持續(xù)加強保密知識學習常態(tài)化教育。檔案人員要熟悉國家保密的法律法規(guī)，熟知泄密的范圍，涉密計算機的存儲介質等，做到心中有數(shù)，提升保密專業(yè)化水平。[3]二是持續(xù)加強防范能力建設。檔案信息化建設快速發(fā)展，對檔案保密工作的要求也越來越高，檔案人員必須提高自身防范技能，比如，對最新的計算機病毒傳輸、特性了如指掌，對各種殺毒軟件運用自如等。切實加強計算機知識學習，既做檔案管理的行家里手，也做保密防范的專家能人。三是持之以恒加強保密意識教育。要堅持教育為先，充分運用失泄密典型案例，讓從業(yè)人員明底線、不踏紅線，守好保密紀律這個基礎。

3.4 著力加強建設防水墻規(guī)范化制度體系建設

一套安全高效的建設項目檔案規(guī)范制度體系是組織規(guī)范的保障之一。通過對10家企業(yè)項目檔案制度流程的分析，要確保檔案的規(guī)范化制度化，需要做到：一是主體責任單位要切實擔責。制度運行需要監(jiān)督強化，通過召開例會、年度會議、表彰總結等形式，展現(xiàn)主責的擔當，有良好的執(zhí)行和監(jiān)督，檔案規(guī)范化的各項標準才能落實到位。二是參與單位要善于總結提升。規(guī)范制度的運行需要通過實踐進行檢驗，要堅持解剖麻雀，善于從工程檔案實踐中尋找規(guī)律性認識，歸納出符合項目實際的標準規(guī)范。三是要堅持小步快走、先行先試。在實踐中總結出可推廣的經驗做法，堅持典型示范。四是始終具有奉獻精神。檔案工作崗位默默無聞，許多人在檔案工作崗位默默奉獻一輩子，對名利要求不高，但是敬業(yè)，檔案管理的作用平時凸顯不出來，關鍵時候卻有大作為，要加強職業(yè)榮譽感的教育，組織開展最美檔案人、我身邊的蘭臺模范的活動，選出身邊的檔案工作榜樣，提高檔案人員的獲得感和幸福感，激發(fā)工作熱情，打造一支留得住、主業(yè)強的建設項目檔案工作隊伍。

參考文獻：

[1]譚錦儀.淺談地質檔案管理方法與數(shù)字化趨勢[J].華北自然資源，2019（08）：36.

[2]施秀平.高校學籍檔案信息化建設的思考[J].武夷學院學報，2017（08）：5.

[3]孫美婷.基于知識圖譜的我國數(shù)字檔案館研究熱點及趨勢探析[J].蘭臺世界，2022（06）：50.

作者簡介：孟雪，中國石油撫順石化公司檔案員，研究方向：企業(yè)檔案管理、建設項目檔案管理。