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        信息化背景下建設項目檔案規(guī)范化管理探究

        2023-06-05 23:35:28孟雪
        蘭臺內外 2023年9期
        關鍵詞:體系建設規(guī)范化信息化

        摘 要:在信息化時代背景下,建設項目檔案進入了全新的時代,面臨了新形勢,也出現(xiàn)了亟待解決的問題。本文從信息化觀念滯后、人才缺乏、治理體系不完善等問題入手,對新形勢下檔案規(guī)范化管理進行了路徑探索。認為,推動建設檔案規(guī)范化管理需要建立檔案信息化建設頂層設計、打造工程項目檔案信息化管理模式、著力加強工程項目檔案信息安全、著力加強項目工程檔案規(guī)范化制度體系建設。

        關鍵詞:信息化;規(guī)范化;體系建設

        《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出,加快推進檔案信息化建設,引領檔案管理現(xiàn)代化。信息化建設是做好新時代建設項目檔案規(guī)范化管理的必由之路,將推動整個建設行業(yè)提質增效、高質量發(fā)展。因此,深入分析建設項目檔案面臨的信息化新形勢,深入分析原因,提出可行方案,將有利于推動建設項目檔案規(guī)范化科學化水平。

        1 信息化背景下建設項目檔案面臨的形勢

        1.1 信息技術突飛猛進

        近年來,我國信息化步伐逐步加快,5G技術和大數(shù)據(jù)已經融入社會發(fā)展的方方面面,極大改變了社會發(fā)展進程和人民生活業(yè)態(tài)。信息技術為檔案領域帶來了革命性的變化,讓數(shù)據(jù)多跑路,實現(xiàn)“一分鐘查檔”已成常態(tài)。檔案信息化的核心價值是根據(jù)用戶需求,精準快速地提供檔案的查詢利用服務,通過檔案信息系統(tǒng)打破了時間、空間限制,收集歸檔及時準確、利用便捷快速,為查詢和利用工作的高效開展奠定了堅實基礎。

        1.2 電子檔案大勢所趨

        建設項目的紙質檔案存儲耗財耗力,查找程序煩瑣,隨著信息技術的引入,電子檔案應運而生。電子檔案“低成本、高效率、好統(tǒng)計”等優(yōu)點凸顯,進一步減輕建設項目單位的負擔,代替“沉睡中”的紙質檔案,大大降低成本支出,激活建設項目數(shù)據(jù),讓檔案擁有生命力,實現(xiàn)了檔案價值最大化,越來越多的企業(yè)告別傳統(tǒng)紙質模式,開啟電子檔案管理時代。新形勢下,建設項目檔案的規(guī)范化勢必將向電子檔案管理轉變。

        1.3 精準化服務作用凸顯

        在建設項目推進中,檔案資料扮演著重要角色,特別是建設的規(guī)劃、圖紙、批復等,查詢速度關系到企業(yè)是否能第一時間搶占制高點。新形勢下,信息化為工程建設帶來了極大的便利,查詢者能夠更加便捷地利用大數(shù)據(jù)統(tǒng)計提供服務,擴大了檔案服務領域,工程檔案服務走向了定制化、精準化,滿足了利用主體多元化、個性化的需要,為用戶提供了良好的查詢體驗。

        1.4 資源共享度不斷提升

        各部門之間橫向聯(lián)系的加強,也為信息共享提出了更高要求,信息技術的成熟,帶來了建設項目檔案資源的多樣化和大數(shù)據(jù)應用的擴展,資源共享打破了信息孤島,解決了檔案數(shù)量巨大且分散,無法集中管理,無法對其進行有效組織等問題。

        1.5 檔案管理時效性提高

        建設項目檔案管理系統(tǒng)可以極大提高檔案信息運用的及時性,查詢不再深入庫房,節(jié)省了大量的人力物力成本,快速、簡潔成為新時期檔案管理的特性。檔案管理人員能夠利用自主查詢系統(tǒng),實現(xiàn)一分鐘查檔,高效地完成檔案資源的數(shù)據(jù)管理,從而生成所需要的檔案信息,展現(xiàn)檔案信息查詢的便捷性。

        2 信息化背景下建設項目檔案規(guī)范化管理亟待解決的問題

        2.1 建設項目檔案的信息化規(guī)范管理理念落后

        建設項目檔案在推進信息化過程中,存在著歸檔不及時、利用方式傳統(tǒng)等諸多問題,歸根到底是信息化規(guī)范管理理念落后,重視不夠,沒有將信息化融入檔案規(guī)范化管理的全過程。項目檔案貫穿從總承包到施工方等諸多單位,涉及人員多,規(guī)范化意識參差不齊,很難站在統(tǒng)一標準上衡量。建設項目檔案涉及種類多,面對信息化的加速融入,有些檔案人員尚未樹立先進的檔案信息化管理意識,面對出現(xiàn)的檔案新形勢、新業(yè)態(tài)、新介質,是否保管、如何保管等問題認識不清,不利于檔案信息規(guī)范化水平的提升。

        2.2 建設項目檔案信息化水平滯后

        信息化核心技術的應用、信息系統(tǒng)的引入都需要支付高昂的軟硬件成本,對項目單位來說,這些成本的投入收益遠遠低于其他生產要素投入收益。因此,對大部分建設企業(yè)而言,在綜合收益率的考量下,對建設項目檔案信息化投入的期望值很低,不會投入大量財力開發(fā)自主檔案信息系統(tǒng),大部分采取的是外包方式,沒有擁有自主產權、安全性、持久性更好的項目集成利用系統(tǒng)。

        2.3 規(guī)范化管理人才缺失

        工程項目中重施工前管理的現(xiàn)象由來已久。各大工程項目上檔案管理人員大多數(shù)是兼職人員,且無一名檔案專業(yè)科班出身。筆者對10個工程項目調查研究發(fā)現(xiàn),專職檔案管理人員占比僅有12.5%,參與過專業(yè)檔案管理培訓的人員只有25.6%,大多數(shù)管理人員身兼數(shù)職,知識的學習大多依靠自學或者傳幫帶,專業(yè)知識陳舊,無法跟上時代步伐。面對信息化的快速發(fā)展,工程檔案規(guī)范化管理早已脫離了紙質檔案手工歸檔時代,檔案信息化和工程檔案規(guī)范化既需要專業(yè)技能,又需要進行連續(xù)的專業(yè)化培訓,樹立終身學習的理念。工程檔案管理復合型人才的缺乏,成為制約規(guī)范化管理的瓶頸。

        2.4 工程項目檔案管理不完善

        一是工程項目檔案形成方管理不到位,制度規(guī)范執(zhí)行有偏差,各二級單位之間標準化規(guī)范化水平差距很大。二是內部規(guī)章制度執(zhí)行不到位,有些流于形式,脫離工作實際。同時,信息化背景下的規(guī)章制度明顯落后于時代發(fā)展,制度規(guī)范的調整不到位,有的沿用十多年前的老標準,未能按照國家規(guī)范加以修訂。筆者調查的10個工程項目中,有5個項目部未強調電子文件收集整理,2個項目沿用上世紀檔案整理標準,3個項目部無檔案規(guī)范匯編的文件。

        3 信息化背景下建設項目檔案規(guī)范化管理的實施路徑

        3.1 建立檔案信息化建設頂層設計

        建設項目檔案頂層設計是運用系統(tǒng)論的方法,從全局的角度,對檔案規(guī)范化管理的各方面、各層次、各要素統(tǒng)籌規(guī)劃,以集中有效資源,高效快捷地實現(xiàn)目標。當前,信息技術催生檔案管理體系的變革,越來越多工程項目單位認識到檔案信息化建設的重要性,并采取一系列組合拳推動項目檔案的規(guī)范化,提升科學管理水平,使得規(guī)范會水平邁上新臺階。

        3.1.1建立檔案集中管理體制。項目總承包單位對檔案工作管理實行集中領導,發(fā)揮集中力量辦大事的管理優(yōu)勢,建立獎懲機制,把工程檔案信息化規(guī)范化管理納入工程考核全過程,倒逼責任部門提升重視程度,進一步明確參與方和各二級單位在檔案管理中的權責,做到不缺位、不丟位。各責任單位作為主體,要對檔案管理崗位提高認識,與施工、財務、質量等專業(yè)部門同級,檔案工作與項目建設工作同安排、同部署、同落實。

        3.1.2優(yōu)化檔案管理流程。流程建設關乎建設項目檔案收集的齊全完整。筆者對5家房產項目檔案調研發(fā)現(xiàn),有3家項目檔案移交城建檔案館時2次以上質量不達標,究其原因就是流程管理混亂,收集不齊全,檔案質量不過關。要推進管理流程再造,明確管理各流程的職責、范圍、時間、標準,以科學化流程提升規(guī)范化水準。

        3.1.3建立明晰整理標準。建設項目檔案種類繁多、載體豐富、自成體系,不同檔案類型整理歸檔要求不一,要建立系統(tǒng)、便于操作的各類型檔案管理標準。制定統(tǒng)一的整理規(guī)范,便于各工程部在實際中操作;制定檔案掃描標準、介質等,利于后續(xù)整合運用,有條件的企業(yè)可以進行系統(tǒng)培訓,推動檔案應收盡收、應歸盡歸。

        3.2 打造建設項目檔案信息化管理模式

        信息技術在檔案管理中的應用是整體的、無死角的,從檔案資源的產生到銷毀的全過程 [1]。如文件的形成、存量檔案數(shù)字化、檔案信息網絡檢索查詢等。但是,信息技術只是信息化時代其中一個要素,在信息技術的實際應用過程中,非技術因素也起著重要作用[2]。

        3.2.1搭建檔案信息化系統(tǒng)平臺。信息系統(tǒng)建設是推動建設項目檔案信息化程度的載體,選擇適宜的檔案信息化系統(tǒng)平臺顯得尤為關鍵。綜合各地經驗,檔案信息化系統(tǒng)平臺的建設主要有兩種模式,第一是自主研發(fā)搭建信息系統(tǒng),這種方式個性化強、安全保密性高、節(jié)約外包成本、投入產出效果好,大型工程項目企業(yè)傾向于此種方式。第二種是建立第三方合作關系,用信息公司搭建的平臺進行管理,該方式簡單快捷、投入低,但是維護成本高,系統(tǒng)穩(wěn)定性受外包公司影響大。以某地大型工程建設部門的信息化平臺為例,該平臺主要包括內外網館室一體化平臺、集中式檔案室系統(tǒng)、檔案業(yè)務督導系統(tǒng)、電子檔案移交接收系統(tǒng)、檔案資源共享利用系統(tǒng)、外網后臺管理系統(tǒng),實現(xiàn)了工程檔案管理的全流程再造,實現(xiàn)了“讓數(shù)據(jù)多跑路、人員少跑腿”,提升了工作效率。該系統(tǒng)兼容性高,進數(shù)據(jù)對接加密,可對接其他項目檔案管理系統(tǒng),實現(xiàn)了企業(yè)內部數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通。但是也有的企業(yè),系統(tǒng)兼容性低,無法實現(xiàn)與其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)互通共享,影響了整體工作效率提高。

        3.2.2提升檔案人員信息化職業(yè)技能。業(yè)務能力精湛、綜合素質過硬的檔案管理隊伍,是推動建設項目檔案規(guī)范化信息化的基石,提升檔案人員信息化水平顯得至關重要。一是做好招才引智。瞄準檔案規(guī)范化的需求,筑巢引鳳,通過良好的薪酬、晉升平臺等吸引專業(yè)化的人才加入。要加強人才質量把握,結合建設項目檔案工作實際需求,科學制定人才引入標準,提高精準度。要加強內部挖潛,把有能力潛力的骨干放在前沿位置拼搏打磨。二是高水平開展培訓活動。堅持引進來和走出去相結合,通過開設檔案大講堂、邀請知名專家授課或集中學習充電等方式讓員工熟悉信息化規(guī)范化理論,系統(tǒng)掌握信息化管理的理念、方法、技能,提升專業(yè)素養(yǎng)。要與高等院校建立合作關系,定期舉行檔案人員培訓班。據(jù)筆者調查,中國人民大學、武漢大學、蘇州大學等都有定期面向工程檔案人員的專題培訓,內容豐富、可操作性強,有利于員工更新理念,獲取新知。要著力培養(yǎng)專家型人才,破除傳統(tǒng)理念,配備好專職檔案人才,讓檔案管理人員有更多的精力從事本職工作。三是實行績效考核制度??冃Э己耸羌ぐl(fā)員工潛力、調動積極性創(chuàng)造性的有力抓手。工程單位要結合實際,制定切實可行的績效考核制度,避免陷入假大空。要注重選取定性與定量相結合的方式,對檔案工作人員的工作業(yè)績給予客觀公正的評價。要建立職業(yè)榮譽感,檔案工作人員的薪酬及晉升等方面要和其他關鍵崗位人員一樣,激發(fā)工作熱情。要強化結果運用,把成績突出、埋頭苦干的一線檔案人員重用提拔起來,形成信息化建設的強大合力。

        3.3 著力加強建設項目檔案信息安全

        3.3.1安全防范措施要到位。目前,為了防止黑客和病毒入侵,主要的防范系統(tǒng)包括:一是構筑防火墻。這是目前公認的最高水平的安全網絡。成熟的防火墻把系統(tǒng)過濾的功能做得比較完備,當出現(xiàn)一系列緊急情況,比如病毒入侵等,防火墻將自動開啟并提醒檔案管理者,檔案防火墻技術是保障檔案系統(tǒng)內部網絡安全的重要武器。二是建設防水墻。防水墻是應對外界病毒、介質入侵的最新成果,其主要作用是保護檔案信息數(shù)據(jù)安全性,目前已經被廣泛應用。三是用戶數(shù)據(jù)保護。內部系統(tǒng)中一般都會設置檔案管理賬目,但是為了防止信息泄露,會引導用戶設置非重復性密碼,增強用戶賬號的保密性。四是采用漏洞掃描工具。這種主要是針對系統(tǒng)的漏洞,采取的補救措施,防止系統(tǒng)出現(xiàn)缺口。五是使用入侵檢測系統(tǒng)。主要作用是監(jiān)測和偵查,通過調閱日志、訪問記錄等,查看安全漏洞,及時采取補救措施。

        3.3.2安全保密教育要到位。要認真抓好項目檔案人員的保密教育,提高保密素養(yǎng),筑牢信息安全的思想防線。一是持續(xù)加強保密知識學習常態(tài)化教育。檔案人員要熟悉國家保密的法律法規(guī),熟知泄密的范圍,涉密計算機的存儲介質等,做到心中有數(shù),提升保密專業(yè)化水平。[3]二是持續(xù)加強防范能力建設。檔案信息化建設快速發(fā)展,對檔案保密工作的要求也越來越高,檔案人員必須提高自身防范技能,比如,對最新的計算機病毒傳輸、特性了如指掌,對各種殺毒軟件運用自如等。切實加強計算機知識學習,既做檔案管理的行家里手,也做保密防范的專家能人。三是持之以恒加強保密意識教育。要堅持教育為先,充分運用失泄密典型案例,讓從業(yè)人員明底線、不踏紅線,守好保密紀律這個基礎。

        3.4 著力加強建設防水墻規(guī)范化制度體系建設

        一套安全高效的建設項目檔案規(guī)范制度體系是組織規(guī)范的保障之一。通過對10家企業(yè)項目檔案制度流程的分析,要確保檔案的規(guī)范化制度化,需要做到:一是主體責任單位要切實擔責。制度運行需要監(jiān)督強化,通過召開例會、年度會議、表彰總結等形式,展現(xiàn)主責的擔當,有良好的執(zhí)行和監(jiān)督,檔案規(guī)范化的各項標準才能落實到位。二是參與單位要善于總結提升。規(guī)范制度的運行需要通過實踐進行檢驗,要堅持解剖麻雀,善于從工程檔案實踐中尋找規(guī)律性認識,歸納出符合項目實際的標準規(guī)范。三是要堅持小步快走、先行先試。在實踐中總結出可推廣的經驗做法,堅持典型示范。四是始終具有奉獻精神。檔案工作崗位默默無聞,許多人在檔案工作崗位默默奉獻一輩子,對名利要求不高,但是敬業(yè),檔案管理的作用平時凸顯不出來,關鍵時候卻有大作為,要加強職業(yè)榮譽感的教育,組織開展最美檔案人、我身邊的蘭臺模范的活動,選出身邊的檔案工作榜樣,提高檔案人員的獲得感和幸福感,激發(fā)工作熱情,打造一支留得住、主業(yè)強的建設項目檔案工作隊伍。

        參考文獻:

        [1]譚錦儀.淺談地質檔案管理方法與數(shù)字化趨勢[J].華北自然資源,2019(08):36.

        [2]施秀平.高校學籍檔案信息化建設的思考[J].武夷學院學報,2017(08):5.

        [3]孫美婷.基于知識圖譜的我國數(shù)字檔案館研究熱點及趨勢探析[J].蘭臺世界,2022(06):50.

        作者簡介:孟雪,中國石油撫順石化公司檔案員,研究方向:企業(yè)檔案管理、建設項目檔案管理。

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