摘 要：新時期，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展，醫(yī)院綜合檔案也在服務保障醫(yī)療衛(wèi)生改革、推動醫(yī)院科學管理中發(fā)揮著重要作用。本文以鄒城市人民醫(yī)院辦公室管理的綜合檔案為例，探討了新時期醫(yī)院辦公室做好綜合檔案管理應堅持的原則、具體舉措和實現(xiàn)的目標。以期推動新時期醫(yī)院辦公室檔案管理工作，提升醫(yī)院辦公室管理綜合檔案的質(zhì)量和水平。

關(guān)鍵詞：綜合檔案；規(guī)范化；標準化；信息化；精細化

概述

鄒城市人民醫(yī)院始建于1948年，是鄒城地區(qū)融醫(yī)療、教學、科研、預防、保健等功能為一體的綜合醫(yī)院，擁有30余個臨床科室。先后榮獲“全國百姓放心示范醫(yī)院”“全國百姓放心百佳示范醫(yī)院”“中國縣級醫(yī)院競爭力百強醫(yī)院”等榮譽稱號。近年來，鄒城市人民醫(yī)院辦公室積極崇尚“篤學礪行、敦親睦鄰、崇德尚能”的醫(yī)院精神，切實奉行“親情呵護、至微至精”的服務理念，始終堅持“四性”原則，采取“四勢舉措”，大力推動檔案管理“四化”建設(shè)目標的實現(xiàn)，為切實提升醫(yī)院檔案整體管理水平，推動檔案在醫(yī)院科學管理、提質(zhì)增效方面發(fā)揮出重要作用，也為醫(yī)院發(fā)展、領(lǐng)導決策提供優(yōu)質(zhì)服務，進一步提升醫(yī)院管理的“軟實力”和美譽度。

1 堅持“四性”原則

新時代，醫(yī)院辦公室檔案管理工作既要服務于醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展，也要全面貫徹時代賦予檔案人的使命和職責，立足于“醫(yī)院”這一核心，發(fā)揮出“辦公室”這一行政主管職能。始終堅持政治性、服務性、專業(yè)性和示范性原則，切實提升醫(yī)院辦公室檔案管理工作的整體水平[1]。

1.1 政治性

檔案工作的服務方向、管理對象及實質(zhì)都決定了其具有的政治性[2]。醫(yī)院辦公室管理的綜合檔案記錄了黨委政府關(guān)于醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的決策部署，反映了社會政治、經(jīng)濟、文化狀況，關(guān)系到國家利益、單位利益和個人隱私。因此，醫(yī)院辦公室檔案管理工作要始終堅持黨的領(lǐng)導，自覺接受醫(yī)院黨委領(lǐng)導，做到“為黨管檔”，帶頭貫徹落實黨委關(guān)于醫(yī)院管理的一系列決策部署，切實維護醫(yī)院、醫(yī)護人員及患者的切身利益。

1.2 服務性

醫(yī)院辦公室管理的綜合檔案包括醫(yī)院行政管理、人事工作、基礎(chǔ)建設(shè)、醫(yī)療設(shè)備等領(lǐng)域的檔案資料，這些檔案資料為人才資源引進、基礎(chǔ)建設(shè)監(jiān)督、合同糾紛協(xié)調(diào)解決等提供原始憑證，發(fā)揮著重要作用，為醫(yī)院其他部門管理提供服務。因此，醫(yī)院辦公室檔案管理人員要牢固樹立服務意識，堅持全院“一盤棋”思想，主動而為，創(chuàng)新舉措，拓寬檔案查詢、檢索、利用渠道，為醫(yī)院發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效檔案利用服務[3]。

1.3 專業(yè)性

醫(yī)院辦公室檔案工作具有很強的專業(yè)性，無論是檔案收集整理還是利用，都需要嚴格遵守其行業(yè)特性，把握規(guī)律性要求。醫(yī)院行政管理產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案，其數(shù)字化應符合《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》；醫(yī)院基建檔案應執(zhí)行《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》；行政管理過程中產(chǎn)生的電子文件，則要遵守《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》的規(guī)定；醫(yī)院辦公室檔案安全方面則要執(zhí)行《關(guān)于進一步加強檔案安全工作的意見》等規(guī)定，還要執(zhí)行《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》等行業(yè)性檔案管理規(guī)定?？梢?，醫(yī)院辦公室檔案管理工作有其行業(yè)性、專業(yè)性特點，要熟悉檔案、醫(yī)藥衛(wèi)生等領(lǐng)域的具體規(guī)定，并嚴格遵守。

1.4 示范性

醫(yī)院辦公室在醫(yī)院決策部署的上傳下達方面發(fā)揮著極其重要作用，檔案管理作為辦公室工作的重要組成部分，要事事、時時、處處率先垂范，帶頭執(zhí)行醫(yī)院出臺的規(guī)章制度，敢于突破創(chuàng)新。新《檔案法》實施后，在電子檔案日益增多的情況下，要積極推動電子檔案“單軌制”落實，利用數(shù)字化技術(shù)將紙質(zhì)、圖像、照片等傳統(tǒng)檔案數(shù)字化掃描，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案數(shù)字化，不斷提升醫(yī)院檔案現(xiàn)代化水平。目前，鄒城市人民醫(yī)院正在積極爭創(chuàng)三級甲等醫(yī)院，承擔爭創(chuàng)工作的辦公室，在醫(yī)院管理方面也要發(fā)揮示范帶頭作用，按照三甲標準和要求，率先做好檔案管理提質(zhì)達標。

2 采取“四勢”舉措

作為醫(yī)院辦公室綜合檔案管理者，要善于立足醫(yī)院檔案管理之勢，并借勢而上，造勢而為，強勢而行，因勢而用，不斷提升檔案管理能力和水平，發(fā)揮綜合檔案應有價值和功能[4]。

2.1 借勢而上

2.1.1借醫(yī)改契機。鄒城市人民醫(yī)院緊跟醫(yī)改國策，積極響應國家關(guān)于醫(yī)改的一系列決策部署，積極探索緊密型縣域醫(yī)共體、“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)療服務，探索“五個全科化”“實用性備案制人才引進”等項目，醫(yī)院辦公室綜合檔案管理要借醫(yī)改契機，始終堅持檔案工作為醫(yī)院中心工作服務的價值取向，進一步理順檔案管理體制機制，除了加強檔案“收、管、用”，還注重業(yè)務監(jiān)督、指導，推動“文檔一體化”和“大檔案”體系建立。

2.1.2借法規(guī)之力。鄒城市人民醫(yī)院辦公室綜合檔案管理嚴格執(zhí)行《檔案法》《保密法》，以及其他檔案管理領(lǐng)域的法規(guī)，并將其納入到日常辦公室檔案管理學習教育范疇，要求全院各部門都要嚴格遵守。此外，還制定了一系列醫(yī)院檔案管理規(guī)章制度，并將其作為醫(yī)院辦公室檔案管理指南，確保檔案管理剛性約束[5]。

2.1.3借機制之威。成立了醫(yī)院檔案領(lǐng)導工作小組，出臺醫(yī)院檔案管理方案，借領(lǐng)導小組之權(quán)、之力，推動醫(yī)院辦公室綜合檔案管理“四納入”：納入醫(yī)院黨委議事日程、納入醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃、納入醫(yī)院制度機制建設(shè)、納入醫(yī)院崗位職責和目標績效考核范疇，提升醫(yī)院辦公室檔案軟硬件建設(shè)質(zhì)量和水平。

2.2 造勢而為

2.2.1打造人才隊伍。鄒城市人民醫(yī)院辦公室檔案管理注重從隊伍專業(yè)化打造，從檔案專業(yè)人才隊伍引進、培養(yǎng)、使用構(gòu)建檔案人才隊伍培養(yǎng)及激勵約束機制建設(shè)。目前，從事檔案管理人員1人，是醫(yī)院辦公室檔案管理的中堅力量。

2.2.2營造環(huán)境條件。醫(yī)院在經(jīng)費緊張的情況下，毅然加強了醫(yī)院辦公室檔案管理軟硬件環(huán)境改善，添置了密集架、恒溫恒濕控制儀、高速掃描儀，檔案管理設(shè)備基本齊全。

2.2.3創(chuàng)造管理平臺。鄒城市人民醫(yī)院高度重視辦公室綜合檔案管理工作，積極建立醫(yī)院檔案管理平臺，推動醫(yī)院檔案數(shù)字化工作，完成了醫(yī)院辦公室檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，醫(yī)院檔案數(shù)字化率始終位于前列，電子文件管理做到統(tǒng)一標準、統(tǒng)一平臺、統(tǒng)一管理，實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、增量檔案電子化[6]。

2.3 強勢而行

2.3.1強化監(jiān)督管理。鄒城市人民醫(yī)院十分重視檔案管理工作，辦公室每年初制定檔案工作計劃，年中檢查檔案計劃落實，年底進行考核驗收，并在述職評議中進行點評，始終做到歸檔年度內(nèi)檔案歸檔率、完整率和真實性100%。在醫(yī)院新設(shè)備采購，以及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)竣工驗收后，均要求在規(guī)定時間內(nèi)移交檔案。

2.3.2統(tǒng)一標準規(guī)范。鄒城市人民醫(yī)院辦公室綜合檔案管理始終把標準化管理貫穿于檔案管理全過程、各鏈條，始終確保辦公室綜合檔案管有制度、查有依據(jù)、行有規(guī)范、做有標準。

2.3.3夯實管理基礎(chǔ)。鄒城市人民醫(yī)院十分重視檔案管理基礎(chǔ)工作，除了軟硬件建設(shè)及人才配置外，還積極推動館藏檔案數(shù)字化信息化。據(jù)統(tǒng)計，醫(yī)院累計館藏檔案1100余件，其中視音頻等特殊載體檔案350余件。

2.4 因勢而用

近年來，隨著全市醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展，以及人民群眾對醫(yī)療衛(wèi)生需求的持續(xù)增長，醫(yī)院檔案利用量增長迅速，利用頻率更快。僅2022年，鄒城市人民醫(yī)院辦公室檔案接受檔案查詢利用查閱檔案30余卷次。一是服務科研。辦公室管理的綜合檔案是醫(yī)務人員在科研活動中形成、積累的材料，包括醫(yī)療成果、研究、論文論著、發(fā)明專利等，通過查閱這些檔案資料，為新的科研項目立項申報、技術(shù)總結(jié)、成果推廣等，提供參考[7]。二是服務管理。醫(yī)院辦公室綜合檔案在深化醫(yī)院改革、提高醫(yī)療質(zhì)量、精神文明行業(yè)創(chuàng)建等方面也發(fā)揮著越來越重要的作用。挖掘、利用檔案信息資源，使其更便捷、更有效地為醫(yī)院管理服務，對于提高醫(yī)院整體管理水平具有十分重要的意義。例如，根據(jù)人事檔案信息分析，為發(fā)掘、培養(yǎng)、交流、選拔和任用干部提供重要參考，利于醫(yī)院人力資源優(yōu)化高效配置。

3 實現(xiàn)“四化”目標

3.1 源頭“標準化”

醫(yī)院辦公室綜合檔案管理主要涉及人事檔案管理和行政管理檔案，這些都需要從源頭做好檔案標準化，為后續(xù)檔案管理打下扎實基礎(chǔ)。人事檔案管理，要從源頭做好干部檔案審核工作，對新增人員檔案要按照“信息采集+檔案審核”同步推進，并將人員信息及時納入數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)，圍繞“三齡兩歷一身份”重點做好初審、復審，并將《檔案專項審核工作專用干部任免審批表》歸入個人檔案。同時，將新增人員檔案審核信息錄入干部成長綜合管理系統(tǒng)，作為后續(xù)審核參考，切實提高檔案審核工作效率。對行政管理檔案，要從文字書寫是否工整、文稿制發(fā)是否符合規(guī)范、簽字用印是否符合要求、歸檔文件材料紙副大小是否一致，以及歸檔文件表頭填寫是否完整統(tǒng)一，附件名稱、類型及數(shù)量是否詳細等，要從歸檔源頭抓好標準化。還要從規(guī)章制度方面健全，出臺《醫(yī)院電子文件歸檔和電子檔案管理指南》《醫(yī)院電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《醫(yī)院電子公文歸檔規(guī)范》工作規(guī)范性文件，用完善的規(guī)章制度支持和保障醫(yī)院檔案管理工作標準化。

3.2 整理“精細化”

以醫(yī)院辦公室管理的文書、會計和科技檔案為例，要把精細化理念貫穿于醫(yī)院辦公室檔案整理始終。以文書檔案為例，2000年前的文書檔案以“卷”為單位進行整理，并做好卷內(nèi)文件材料的分類、組卷、編目、裝訂、案卷封面、脊背規(guī)范填寫，案卷裝訂采用“三孔一線”左側(cè)線裝方式，頁碼編寫、全引目錄編制、裝盒都要精細規(guī)范。2000年以后的文書檔案應以“件”為單位，按照一份文件為一件，正本、正文、附件按順序擺放，備考表應手簽或蓋章，文件裝訂除了要求整齊、規(guī)范外，還要做到不壓字、不掉頁、不倒頁[8]。以會計檔案為例，整理要按照《會計檔案管理辦法》，從會計檔案案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表、裝訂、全引目錄編制、裝盒等均要符合規(guī)范要求。醫(yī)療科技檔案則按照《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》進行整理，整理以“卷”為單位，保持卷內(nèi)文件有機聯(lián)系，及其成套性和系統(tǒng)性。檢查醫(yī)療科技檔案案卷組成中的卷內(nèi)文件頁號編寫是否規(guī)范，案卷封面、案卷脊背、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷目錄編制是否規(guī)范，符合要求。紙質(zhì)照片檔案和錄音錄像磁帶檔案、實物檔案的整理也要按照《照片檔案管理規(guī)范》《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》等，認真做好排序編號、標簽粘貼等。

3.3 管理“規(guī)范化”

一是規(guī)范檔案管理組織機構(gòu)。由醫(yī)院分管院領(lǐng)導、辦公室負責人主管，各內(nèi)設(shè)機構(gòu)負責人協(xié)管，構(gòu)建醫(yī)院辦公室檔案規(guī)范化管理領(lǐng)導機構(gòu)，為醫(yī)院辦公室檔案管理提供強有力的組織保障和人才支持[9]。二是規(guī)范檔案管理職能分工。醫(yī)院辦公室檔案由辦公室具體負責，下設(shè)檔案室，配備專職、兼職檔案工作人員。專職人員具體負責醫(yī)院辦公室檔案收集、整理、利用等工作，并指導和監(jiān)督各科室檔案資料的歸檔移交歸還等工作。兼職人員要協(xié)助配合辦公室做好本科室檔案的收集、移交工作。三是規(guī)范檔案業(yè)務建設(shè)。既要做好檔案管理規(guī)則的制定，也要做好檔案管理要求的規(guī)范落實，還要做好宣傳，將醫(yī)院辦公室檔案管理要求在醫(yī)院全院宣傳、普及，營造積極參與氛圍，推動醫(yī)院檔案管理規(guī)范化工作。

3.4 利用“信息化”

以先進信息技術(shù)為手段，積極推動醫(yī)院辦公室綜合檔案利用信息化。首先，要加大檔案信息建設(shè)的投資力度，改進利用手段。其次，是要加強信息化利用基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加快檔案信息化建設(shè)，加大資金投入力度，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應的軟硬件，實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。再次，是建立醫(yī)院局域網(wǎng)，實現(xiàn)醫(yī)院檔案利用網(wǎng)絡(luò)化[10]。在規(guī)范醫(yī)院辦公室檔案管理基礎(chǔ)上建立局域網(wǎng)，將文書、人事和圖書檔案納入其中，擴建成為辦公室檔案信息中心，實現(xiàn)資源共享。最后，重視并加強檔案信息安全管理。醫(yī)院辦公室檔案管理者要提高檔案利用安全防范意識，規(guī)范個人行為，既要保證醫(yī)院辦公室實體檔案完好無損，對涂改、丟失或擅自銷毀檔案等行為堅決預防和制止[11]。也要做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息的安全問題，防止醫(yī)院辦公室檔案信息被非法訪問、泄露，甚至篡改，運用人防、物防、技防等，織密醫(yī)院辦公室檔案立體安全防線。

4 結(jié)語

醫(yī)院辦公室綜合檔案標準化、精細化、規(guī)范化和信息化管理，應從醫(yī)院辦公室檔案管理工作的源頭到末端利用，貫穿于醫(yī)院辦公室綜合檔案管理全過程。要樹立全生命周期理念，實行閉環(huán)式管理，這些新思路新理念為新時期醫(yī)院辦公室綜合檔案管理提供了新的方法和新路徑，為滿足人民群眾醫(yī)療衛(wèi)生需求，推動醫(yī)院發(fā)展進步提供了豐富的信息資源支撐，也為建設(shè)有中國特色的社會主義醫(yī)院檔案事業(yè)，為更好地服務于社會主義和諧社會建設(shè)做出積極貢獻。

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作者簡介：李卉子，大學學歷，鄒城市人民醫(yī)院辦公室館員，主要從事辦公室檔案管理工作。