摘 要：文書檔案安全保密管理是國家檔案安全建設(shè)治理的重要問題，關(guān)系到國家安全、文書檔案安全及其相關(guān)機(jī)關(guān)工作運(yùn)行。大數(shù)據(jù)的到來對文書檔案安全保密管理是喜憂參半。當(dāng)下文書檔案安全保密管理在精細(xì)化、專業(yè)化、法治化、社會(huì)化、智能化方面存在一些不足，與檔案安全治理現(xiàn)代化相差較遠(yuǎn)。鑒于此，新時(shí)代大數(shù)據(jù)背景下，文書檔案部門應(yīng)以質(zhì)量強(qiáng)國、強(qiáng)檔為契機(jī)，加強(qiáng)文書檔案安全保密管理的精細(xì)化和專業(yè)化建設(shè)；以全面依法治國、治檔為契機(jī)，注重文書檔案安全保密管理的制度建設(shè)與法治建設(shè)，推動(dòng)文書檔案安全保密管理制度化運(yùn)行；以檔案的共管共建共享格局建設(shè)為契機(jī)，加大文書檔案安全保密管理的能力提升，夯實(shí)文書檔案安全保密管理的主體力量；以數(shù)字強(qiáng)國、強(qiáng)檔為契機(jī)，加大文書檔案安全保密管理的智能化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；文書檔案；安全保密管理

在貫徹落實(shí)總體國家安全觀的今天，文書檔案的安全保密管理顯得更為重要。作為一種特殊的、常用的文件類檔案，文書檔案的安全保密管理工作一直以來受到重視，實(shí)際工作也一直在開展。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，為文書檔案安全保密管理帶來便利，也帶來一些問題，需要好好應(yīng)對處理。從檔案安全治理現(xiàn)代化視角來看，文書檔案的安全保密管理工作還有很多方面與建設(shè)平安中國、檔案強(qiáng)國、檔案安全等方面存在一些差距 [1]。學(xué)界研究往往從檔案視角開展研究，從治理角度研究不足。本文選擇從檔案安全治理的現(xiàn)代化視角研究大數(shù)據(jù)背景下文書檔案安全保密管理問題。在闡釋文書檔案的內(nèi)涵、種類及其安全保密管理的重要性的基礎(chǔ)上，分析大數(shù)據(jù)及其相關(guān)技術(shù)給文書檔案安全保密管理帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，調(diào)研分析當(dāng)下文書檔案安全保密管理存在的不足及其原因，并研究提出今后文書檔案安全保密管理完善的對策。

1 文書檔案的內(nèi)涵、種類及其安全保密管理的重要型

1.1 文書檔案的內(nèi)涵與種類

文書檔案具有豐富的內(nèi)涵。通常是指向各類組織在行政管理各項(xiàng)活動(dòng)中形成的一些重要文件，其名稱和形式多樣，主要包括決策性的命令、指示和決定的文書檔案，還有通知性的布告、請示、報(bào)告、批復(fù)、通知、簡報(bào)等的文書檔案，最后一類是日常工作記載性的會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等文書檔案。

1.2 文書檔案安全保密的重要性

1.2.1國家安全建設(shè)對文書檔案安全保密的要求。黨的二十大報(bào)告部署國家安全治理問題。在這種背景下，各級組織的國家安全責(zé)任更是不可輕視。文書檔案工作作為所有組織的重要工作，其國家安全意義十分重大，國家安全建設(shè)和治理大力推行的今天，更是直接提出了很多的安全保密管理的要求。

1.2.2文書檔案本身功能發(fā)揮和可持續(xù)發(fā)展，也需要做好自身安全保密管理。文書檔案作為一個(gè)組織內(nèi)的重要工作，本身也存在可持續(xù)發(fā)展的問題，這種可持續(xù)發(fā)展就是其功能和作用要持續(xù)發(fā)揮作用。要持續(xù)發(fā)揮文書檔案的作用，就需要做好相關(guān)的安全保密管理工作，以便能夠更安全地發(fā)揮好文書檔案的作用。

1.2.3文書檔案服務(wù)社會(huì)的各類檔案需求，需要做好自身檔案安全保密管理工作。管理文書檔案最終目的還是做好各項(xiàng)服務(wù)，用戶對象有內(nèi)部的，也有外部的，這些用戶的需求也是多種多樣的。但是一個(gè)基本的前提條件，就是這些文書檔案本身要是安全真實(shí)有效的。這是質(zhì)量有保證。在質(zhì)量強(qiáng)國建設(shè)的今天，對文書檔案本身及其安全保密管理的質(zhì)量要求是更為緊要。這些情況下，加強(qiáng)各類組織文書檔案安全保密管理工作的改革創(chuàng)新就非常有必要。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代給文書檔案安全保密管理帶來的挑戰(zhàn)和機(jī)遇

2.1 大數(shù)據(jù)的內(nèi)涵影響與特征、功能

2.1.1大數(shù)據(jù)的內(nèi)涵與影響?，F(xiàn)在的社會(huì)是一個(gè)高速發(fā)展的社會(huì)，科技發(fā)達(dá)，信息流通，人們之間的交流越來越密切，生活也越來越方便，大數(shù)據(jù)就是這個(gè)高科技時(shí)代的產(chǎn)物。隨著來臨，大數(shù)據(jù)（Big data）也吸引了越來越多的關(guān)注。大數(shù)據(jù)（Big data）通常用來形容一個(gè)公司創(chuàng)造的大量非結(jié)構(gòu)化和半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)在下載到關(guān)系型數(shù)據(jù)庫用于分析時(shí)會(huì)花費(fèi)過多時(shí)間和金錢。大數(shù)據(jù)分析常和云計(jì)算聯(lián)系到一起，因?yàn)閷?shí)時(shí)的大型數(shù)據(jù)集分析需要像MapReduce一樣的框架來向數(shù)十、數(shù)百或甚至數(shù)千的電腦分配工作。大數(shù)據(jù)帶給我們?nèi)齻€(gè)顛覆性觀念轉(zhuǎn)變：是全部數(shù)據(jù)，而不是隨機(jī)采樣；是大體方向，而不是精確制導(dǎo)；是相關(guān)關(guān)系，而不是因果關(guān)系。

2.1.2大數(shù)據(jù)具有諸多的特征。一是數(shù)據(jù)量上涵蓋信息量巨大。這主要體現(xiàn)在大數(shù)據(jù)的起始計(jì)量單位至少是P（1000個(gè)T）、E（100萬個(gè)T）或Z（10億個(gè)T）。二是大數(shù)據(jù)涉及的數(shù)據(jù)類型多樣化。這主要有網(wǎng)絡(luò)日志、音頻、視頻、圖片、地理位置信息等，這些不同類型的數(shù)據(jù)資料資源對大數(shù)據(jù)的處理、開發(fā)利用能力提出更高更多的要求。三是大數(shù)據(jù)的價(jià)值密度相對低。這方面主要體現(xiàn)在，隨著物聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，信息感知無處不在，信息海量，但價(jià)值密度較低，如何通過強(qiáng)大的機(jī)器算法更迅速地完成數(shù)據(jù)的價(jià)值“提純”，是大數(shù)據(jù)時(shí)代亟待解決的難題。也就是說，如何從海量的大數(shù)據(jù)提取所需要的資料是有很大的挑戰(zhàn)和難度的。四是速度上看，大數(shù)據(jù)處理問題的速度特快，展現(xiàn)出一種非常強(qiáng)的時(shí)效性。這是與傳統(tǒng)技術(shù)下的數(shù)據(jù)資料的收集、整理、處理的一個(gè)最為明顯的不同特征特點(diǎn)。

2.2 大數(shù)據(jù)給文書檔案安全保密管理帶來的便利與挑戰(zhàn)

2.2.1大數(shù)據(jù)給文書檔案安全保密管理帶來的便利。一是確保文書檔案保存的質(zhì)量能夠大幅度提升。傳統(tǒng)的檔案保存是紙質(zhì)版，大數(shù)據(jù)及其技術(shù)開發(fā)利用，檔案保存實(shí)現(xiàn)革命性變化，紙質(zhì)保存發(fā)展到云儲存，放在硬盤、光盤上，從時(shí)間的保存長度到安全的系數(shù)等方面都不是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存可以比擬的。二是文書檔案安全管理工作效率大為提高。與傳統(tǒng)紙質(zhì)版的文書檔案的安全管理相比，大數(shù)據(jù)及其相關(guān)技術(shù)，使得文書檔案的收集、整理與歸類、存儲、查詢、檢查和消毒等方面都非常快捷方便，可以這樣講，大數(shù)據(jù)及其相關(guān)技術(shù)讓文書檔案安全管理工作實(shí)現(xiàn)革命的變化。三是文書檔案安全管理各方面的成本大幅度減少。傳統(tǒng)檔案管理方式，基本上都是手工，這樣付出的人力、物力、財(cái)力等方面的成本都是巨大的。與之相比，大數(shù)據(jù)及其相關(guān)技術(shù)使得文書檔案安全保密管理以及相關(guān)工作所付出的成本少得多，尤其是在物力和人力成本上節(jié)省很多。

2.2.2大數(shù)據(jù)給文書檔案安全保密管理帶來的挑戰(zhàn)。文書檔案安全不僅僅是指向環(huán)境的安全，還包括文書檔案本身內(nèi)容上的安全， 必須遵守黨紀(jì)國法。所以，文書檔案安全保密管理，不僅僅是文書檔案的承載環(huán)境、使用環(huán)境的安全，還包括其本身的安全品質(zhì)。正因?yàn)檫@樣，大數(shù)據(jù)及其相關(guān)技術(shù)為文書檔案安全保密管理帶來以上的諸多便利 [2]，也帶來環(huán)境上一些不安全的風(fēng)險(xiǎn)。

一是大數(shù)據(jù)給文書檔案安全保密管理系統(tǒng)中的檔案收集方面帶來一些風(fēng)險(xiǎn)。大數(shù)據(jù)帶來的海量數(shù)據(jù)，對文書檔案建設(shè)要求精細(xì)化收集有一定的風(fēng)險(xiǎn)。加之傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案依然在使用，需要進(jìn)行數(shù)字化處理，很有可能導(dǎo)致一些重要的檔案信息被忽略。 二是大數(shù)據(jù)給文書檔案安全保密管理層面帶來一定的風(fēng)險(xiǎn)。這方面的風(fēng)險(xiǎn)重要體現(xiàn)在，大數(shù)據(jù)的儲存載體——優(yōu)盤、硬盤、光盤等載體，本身也存在容易掉，容易損壞的缺點(diǎn)，給文書檔案安全保密管理帶來非常的考驗(yàn)。加之信息化時(shí)代，電腦本身的病毒也存在，加之有黑客的突發(fā)攻擊，導(dǎo)致文書檔案的管理存在很大的安全隱患。三是大數(shù)據(jù)給文書檔案信息利用環(huán)節(jié)帶來一定風(fēng)險(xiǎn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來文書檔案使用的方便，打破了檔案使用的時(shí)空限制，但是也帶來一些挑戰(zhàn)和風(fēng)險(xiǎn)，比如文書檔案的使用者的訪問監(jiān)督滯后，難免會(huì)導(dǎo)致文書檔案安全保密工作有些漏洞；防止信息損失的一些軟件工具可能也會(huì)帶來文書檔案信息的泄露和丟失等不良現(xiàn)象的發(fā)生。

3 當(dāng)下文書檔案安全保密管理存在的不足

3.1 文書檔案安全保密中檔案自身建設(shè)的問題

3.1.1檔案分類上的不準(zhǔn)確。主要體現(xiàn)為文書檔案工作沒有很好按照國家關(guān)于文書檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行[3]，結(jié)合本單位實(shí)際按照標(biāo)準(zhǔn)及評分標(biāo)準(zhǔn)收集相關(guān)工作記錄并進(jìn)行分類歸檔做得不理想，無法做到檔案內(nèi)容“要看的看得見”。

3.1.2檔案內(nèi)容上的不翔實(shí)。主要體現(xiàn)為文書檔案建設(shè)的日常工作中，沒有很好按照檔案安全保密的檔案資料建設(shè)工作，不注意留存記錄要求，保密管理記錄不完整，填寫整理不規(guī)范，檔案材料無法說明日常工作開展情況。

3.1.3檔案材料邏輯上的不嚴(yán)密。主要體現(xiàn)在現(xiàn)有的文書檔案工作沒有嚴(yán)格落實(shí)國家關(guān)于文書檔案的安全保密管理要求，受控節(jié)點(diǎn)未落實(shí)管控要求，審批流程、審批權(quán)限、記錄日期等信息前后有沖突、邏輯不嚴(yán)密、數(shù)據(jù)零散。

3.2 文書檔案安全保密管理上的問題

當(dāng)下文書檔案安全保密管理的現(xiàn)實(shí)情況不是很理想，主要存在管理載體的安全保密管理做得不夠細(xì)致、安全保密管理的要求執(zhí)行不嚴(yán)格、文書檔案放置的空間安全保密做得不夠好等問題。這些問題在很大程度上影響管理效能提升。

3.3 文書檔案工作人員安全保密管理的責(zé)任與能力不強(qiáng)

除了文書檔案自身存在的安全隱患、管理上的安全隱患外，文書檔案安全保密管理另外一個(gè)關(guān)鍵的因素是檔案工作人員本身的素質(zhì)和能力問題。一是文書檔案安全保密管理的工作人員的責(zé)任意識與素質(zhì)不高。文書檔案是一個(gè)組織的重要文件，一些文書檔案保密管理的工作人員素質(zhì)不高，責(zé)任心和事業(yè)心以及保密意識不強(qiáng)，工作作風(fēng)不夠嚴(yán)謹(jǐn)嚴(yán)格，對文書檔案的重要性分類保管做得不夠好，在調(diào)閱、銷毀、移出文書檔案等工作中，一些工作人員沒有按照組織規(guī)定、檔案管理規(guī)定手續(xù)進(jìn)行相關(guān)的安全管理處理，這樣可能帶來文書檔案安全保密管理上的一些漏洞。二是在應(yīng)付檔案檢查中只管應(yīng)付過關(guān)，影響文書檔案安全保密管理的質(zhì)量問題。檔案工作和檔案安全檢查是每一年都要進(jìn)行的重要工作，是對文書檔案安全保密管理質(zhì)量的一次大考。本來各個(gè)組織的文書檔案管理部門應(yīng)好好把握機(jī)會(huì)，進(jìn)行每一年的文書檔案安全保密管理的質(zhì)量提升。但是現(xiàn)實(shí)運(yùn)行中，好多組織的文書檔案管理部門基本上抱持一種應(yīng)付的心態(tài)，弄虛作假應(yīng)付審查。個(gè)別單位日常保密管理工作中未按照國家法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)保密責(zé)任，未執(zhí)行單位保密管理制度，保密工作檔案內(nèi)容缺失，在認(rèn)定前搞突擊、補(bǔ)記錄，用不真實(shí)的材料應(yīng)付審查。

4 大數(shù)據(jù)下文書檔案安全保密管理完善的檔案安全治理對策

從以上研究可以得出，當(dāng)下文書檔案安全保密管理工作存在的所有問題，其實(shí)都可以歸結(jié)到管理上存在問題。檔案自身建設(shè)的問題、檔案載體的安全管理、檔案工作人員的問題都可以從管理中找到癥結(jié)和原因。大數(shù)據(jù)帶來的各種風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避也是屬于管理問題[4]。因此，如何提升當(dāng)下大數(shù)據(jù)背景下文書檔案安全保密管理質(zhì)量勢在必行。根據(jù)調(diào)研發(fā)現(xiàn)大數(shù)據(jù)下文書檔案安全保密管理存在的不足，借助檔案治理現(xiàn)代化、精細(xì)化、專業(yè)化、社會(huì)化、法治化以及智能化的要求，立足國家安全建設(shè)、國家檔案安全建設(shè)、文書檔案安全建設(shè)的現(xiàn)實(shí)和質(zhì)量強(qiáng)國的要求，當(dāng)下文書檔案管理部門應(yīng)該從以下幾個(gè)方面注重加強(qiáng)檔案安全保密管理的完善。

4.1 以治理精細(xì)化和專業(yè)化建設(shè)為重點(diǎn)，注重文書檔案載體本身內(nèi)在安全品質(zhì)的提升

針對文書檔案安全保密管理中檔案自身的安全品質(zhì)問題，各個(gè)組織的文書檔案部門應(yīng)以社會(huì)治理精細(xì)化、專業(yè)化建設(shè)為契機(jī)，對每一份文書檔案，不管是紙質(zhì)版的，還是電子版的，都要進(jìn)行內(nèi)在安全品質(zhì)的把控。按照檔案安全治理精細(xì)化和專業(yè)化的要求，對所有文書檔案進(jìn)行道德層面、法律層面的安全考量，以此確保文書檔案自身內(nèi)容上的安全品質(zhì)沒有問題。

4.2 以治理法制化建設(shè)為契機(jī)，注重文書檔案安全保密管理的制度建設(shè)與法治建設(shè)，推動(dòng)文書檔案安全保密管理制度化運(yùn)行

針對文書檔案安全保密管理的制度建設(shè)與執(zhí)行方面的問題，各個(gè)組織的文書檔案部門應(yīng)以全面依法治國治檔案為契機(jī)，加大文書檔案的收集、整理、保存、傳送、查閱、開發(fā)利用、宣傳、研究等方面使用環(huán)節(jié)的立法、執(zhí)法、司法和守法等方面的建設(shè)與執(zhí)行，以此推動(dòng)文書檔案安全保密管理工作法治化運(yùn)行。

4.3 以治理社會(huì)化建設(shè)為契機(jī)，加大文書檔案安全保密管理的能力提升，夯實(shí)文書檔案安全保密管理的主體力量

推動(dòng)文書檔案安全保密管理，最終還是要落實(shí)到人。因此，針對文書檔案安全保密管理中檔案管理工作人員、檔案用戶等存在的安全意識和能力不強(qiáng)的 問題，抓好文書檔案工作人員和組織內(nèi)部所有工作人員的安全保密管理素質(zhì)、能力的教育培訓(xùn)，以此提升其安全保密管理的意識、素質(zhì)和能力；堅(jiān)持共建共享共治的原則，建構(gòu)組織內(nèi)部的文書檔案安全保密管理的大格局；同時(shí)，加大對文書檔案利用用戶的安全保密管理的教育和管理，以此從外部形成一個(gè)安全保密管理的用戶群體。

4.4 以治理智能化和信息化建設(shè)為契機(jī)，加大文書檔案安全保密管理的智能化建設(shè)

針對文書檔案安全保密管理技術(shù)層面存在的風(fēng)險(xiǎn)和問題，各個(gè)組織的文書檔案管理部門應(yīng)高度重視智能化和信息化技術(shù)的采用，充分利用好大數(shù)據(jù)及其相關(guān)技術(shù)，堅(jiān)持技術(shù)賦能的強(qiáng)大動(dòng)力發(fā)揮，在充分利用大數(shù)據(jù)及其相關(guān)技術(shù)的便利的時(shí)候，必須要做好文書檔案運(yùn)行的各個(gè)環(huán)節(jié)的安全風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避，尤其是要做好文書檔案收集和整理歸類中的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、文書檔案利用中的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、文書檔案傳送中的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、文書檔案保存中的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避等，以此推動(dòng)文書檔案安全保密管理信息化、智能化發(fā)展。

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作者簡介：王建海，大學(xué)學(xué)歷，山東省泗水縣檔案館館員，研究方向：檔案管理，