王文燕　王娜

摘 要：在新時(shí)期企業(yè)單位管理中，人力資源檔案管理的有效性影響著單位內(nèi)部管理效率，對(duì)實(shí)現(xiàn)新時(shí)期企業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展、激發(fā)員工潛力發(fā)揮了重要作用。本文通過(guò)闡述當(dāng)前新時(shí)期企業(yè)單位人力資源檔案管理的重要作用，分析新時(shí)期企業(yè)單位檔案管理存在的問題，提出提升檔案管理水平的有效措施，旨在為檔案管理工作提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期企業(yè)單位；人力資源；檔案管理

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步健全，新形勢(shì)下必須加強(qiáng)對(duì)人才檔案的管理。同時(shí)，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步為新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理工作的信息化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)提供了一條新途徑，也是新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作的重要途徑。新時(shí)期，我國(guó)企業(yè)單位人事檔案管理工作總體上還存在著許多問題，嚴(yán)重制約了人事檔案工作的發(fā)展。因此，深入研究和運(yùn)用科學(xué)、有效的方法，將有助于推動(dòng)新時(shí)期我國(guó)企業(yè)單位人事檔案管理工作取得質(zhì)的飛躍，對(duì)于新時(shí)期的企業(yè)單位來(lái)說(shuō)，是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要的一條重要途徑。

一、新時(shí)期加強(qiáng)人事檔案管理的必要性

新時(shí)期，檔案管理是企業(yè)單位的工作重點(diǎn)，因此，在某種程度上決定了檔案管理一定要更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。信息化管理是指運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，將單位人事檔案以數(shù)字化的方式存入檔案管理系統(tǒng)，以特定的規(guī)則、格式保存與使用，其實(shí)就是通過(guò)復(fù)印和掃描等方式，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字文檔，然后上傳到公共企業(yè)信息管理系統(tǒng)中，將其作為一種電子檔案保存起來(lái)，從而為進(jìn)一步提高其使用的便利性打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

人事檔案記載著個(gè)人的家庭、學(xué)習(xí)、工作業(yè)績(jī)和任免等信息，為人事調(diào)動(dòng)、任免和職稱評(píng)聘等工作提供了重要依據(jù)，是一個(gè)人學(xué)習(xí)、生活和工作經(jīng)驗(yàn)的一個(gè)重要指標(biāo)。在新時(shí)期，搞好人事檔案的管理工作，一方面可以完善其個(gè)人的成長(zhǎng)軌跡，另一方面可以加強(qiáng)人事檔案管理工作。同時(shí)，還能為企業(yè)的人力資源管理和其他方面的工作提供有力的支撐。因此，要搞好人事檔案管理，必須不斷加強(qiáng)人事檔案管理工作，不斷完善人事檔案，持續(xù)增強(qiáng)員工的責(zé)任心與使命感，從而為個(gè)人的發(fā)展加分。人力資源檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，人力資源管理部門要充分關(guān)注其內(nèi)部的相關(guān)資料，并根據(jù)實(shí)際情況不斷加以改進(jìn)，使其發(fā)揮更大的作用。

二、新時(shí)期企業(yè)人力資源檔案管理水平提升的作用

1.推進(jìn)新時(shí)代企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展

檔案管理是新時(shí)期企業(yè)工作的一個(gè)重要組成部分，而人事檔案的管理更是關(guān)系到企業(yè)人才管理的關(guān)鍵問題。在新的歷史條件下，人才是實(shí)現(xiàn)企業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的重要力量。新時(shí)期，有序開展企業(yè)人事檔案管理工作，可以使每個(gè)企業(yè)工作人員的實(shí)際狀況更加清晰，能夠更好地為制定適合其發(fā)展的職業(yè)規(guī)劃，推動(dòng)職工的發(fā)展，為新時(shí)期的企業(yè)單位持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展提供了內(nèi)部動(dòng)力。同時(shí)，在新形勢(shì)下，加強(qiáng)人事檔案管理使人才的內(nèi)在價(jià)值得到充分發(fā)揮，從而達(dá)到企業(yè)內(nèi)部人力資源的最優(yōu)配置，提高員工的工作效率，推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。同時(shí)，隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的健全，新時(shí)期的企業(yè)單位也逐步適應(yīng)了市場(chǎng)環(huán)境，面臨嚴(yán)峻的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，人才是企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的關(guān)鍵。因此，加強(qiáng)企業(yè)人力資源檔案管理，可以使企業(yè)人力資源得到最大程度的發(fā)揮，提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，使企業(yè)立足于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，達(dá)到可持續(xù)發(fā)展的目的。

2.發(fā)掘員工的潛能

新時(shí)期，人力資源是保障企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要基礎(chǔ)，為提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率，必須加大對(duì)員工的激勵(lì)力度，最大程度地激發(fā)員工的工作熱情。同時(shí)，注重提高職工的綜合素質(zhì)，以保證工作開展的穩(wěn)定與高效。人事檔案是對(duì)雇員的真實(shí)狀況進(jìn)行全面、詳細(xì)的記錄，并能對(duì)其進(jìn)行全面的認(rèn)識(shí)。新時(shí)期的企業(yè)管理人員通過(guò)人事檔案可以對(duì)員工進(jìn)行有針對(duì)性的管理，既能有效發(fā)揮其潛能，又能約束其行為，推動(dòng)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化，為單位發(fā)展創(chuàng)造更多價(jià)值。

三、新時(shí)期企業(yè)人力資源檔案管理的不足

1.對(duì)人力資源檔案管理工作的重視度不足

在新的歷史條件下，人力資源檔案管理已成為企業(yè)中的一個(gè)重要部門。但是，檔案管理模式、資金和技術(shù)投入等仍然有很大的問題，如人力資源短缺、管理設(shè)備設(shè)施更新不及時(shí)、技術(shù)運(yùn)用不到位等，在人員調(diào)任、應(yīng)對(duì)核查時(shí)常常將其忽略利用，導(dǎo)致對(duì)人事檔案管理不夠重視，這對(duì)公司的人員資料管理工作產(chǎn)生了不利的影響。此外，單位對(duì)人事檔案工作的關(guān)注不足，導(dǎo)致其制度上的缺陷。在新的歷史條件下，我國(guó)企業(yè)在新的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，其改革與發(fā)展已是不可避免，隨著我國(guó)社會(huì)保障與勞動(dòng)保護(hù)等政策、法規(guī)逐步健全，企事業(yè)單位要結(jié)合新形勢(shì)、新環(huán)境，建立和完善人力資源檔案管理制度，以適應(yīng)新時(shí)期的人力資源管理體制。

2.人力資源檔案管理基礎(chǔ)較為薄弱

在新的歷史階段，企業(yè)對(duì)人力資源檔案工作缺乏足夠的關(guān)注，造成其總體的管理根基比較薄弱，缺乏堅(jiān)實(shí)的管理根基。新時(shí)期，對(duì)檔案工作提出了更高要求，隨著國(guó)家不斷推出新的措施，以規(guī)范新形勢(shì)下企業(yè)檔案工作。然而，在實(shí)施中，各單位未切實(shí)實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，檔案建立不規(guī)范，分類不合理，信息化建設(shè)程度不夠，嚴(yán)重影響了新時(shí)期企業(yè)單位人力資源檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與信息化建設(shè)水平。

3.人力資源檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升

檔案管理人員的綜合素質(zhì)對(duì)檔案工作的質(zhì)量有很大影響。要使檔案管理合理化、規(guī)范化，必須要有高素質(zhì)的人才。當(dāng)前，由于新形勢(shì)下企業(yè)對(duì)人事檔案的重視程度不夠，以及人事檔案管理理念上的滯后，致使單位未設(shè)立人力資源檔案管理部門，由于檔案工作的特殊性和專門性，往往無(wú)法對(duì)其進(jìn)行深入研究。同時(shí)，由于各部門對(duì)檔案管理工作的不重視，使其無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)下企業(yè)人事檔案工作的需要。

4.企業(yè)單位人才聘用制度落后

企業(yè)引入人才的方式具有一定的局限性，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部的人力資源管理工作開展不力，優(yōu)秀的員工得不到上級(jí)的賞識(shí)，工資和職位都不符合他們的要求。企業(yè)所采用的傳統(tǒng)人才引進(jìn)方式與新時(shí)期企業(yè)發(fā)展需要不相適應(yīng)，特別是在目前形勢(shì)下，盡管國(guó)家制定了大量法律、法規(guī)和制度，保證了大學(xué)生畢業(yè)后的就業(yè)機(jī)會(huì)，但企業(yè)中的用人機(jī)制依然十分復(fù)雜。

5.企業(yè)人力資源管理崗位設(shè)置不科學(xué)

新時(shí)期，企業(yè)人力資源管理工作要在建立健全人力資源管理制度的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)人員和崗位的合理配置。然而，目前在企業(yè)內(nèi)部的職位設(shè)置上，明顯存在著一些缺陷，人才利用效率不高，造成資源的浪費(fèi)。同時(shí)，在新的歷史時(shí)期，企業(yè)內(nèi)部人員矛盾也會(huì)不斷加劇，從而造成一定的負(fù)面效應(yīng)，阻礙了職工的工作積極性，束縛了他們的思維，使其在工作中不能創(chuàng)新，而影響了企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展。

四、提升新時(shí)期企業(yè)人力資源檔案管理水平的措施

1.提升新時(shí)期企業(yè)對(duì)人力資源檔案管理的重視

新時(shí)期，企業(yè)對(duì)人力資源檔案的重視程度不夠，在工作中的思想意識(shí)不強(qiáng)，行政力量不夠，工作中的問題比較突出，必須加強(qiáng)對(duì)人力資源檔案管理的重視。首先，企業(yè)管理層必須充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，并對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，以提高其思想觀念。各單位要加強(qiáng)對(duì)檔案的學(xué)習(xí)和管理，并通過(guò)專家講座等形式，加深對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)和管理，合理利用檔案資源，提高人事檔案管理效率。其次，要加大對(duì)人事檔案的投資力度，為檔案事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展提供充分的經(jīng)費(fèi)保障。最后，要加大對(duì)檔案管理的技術(shù)和基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的投入，以確保檔案管理信息化與現(xiàn)代化。同時(shí)，也要加強(qiáng)檔案管理信息化的運(yùn)用。比如，要大力引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，加快計(jì)算機(jī)、掃描儀與監(jiān)控設(shè)備設(shè)施等方面的投資，確保檔案信息化工作順利進(jìn)行，提高人力資源檔案管理的工作效率。

2.加強(qiáng)人力資源檔案管理體系的改革

新形勢(shì)下，企業(yè)人事檔案管理工作涉及領(lǐng)域十分廣泛，工作內(nèi)容也十分繁雜，給管理工作帶來(lái)一定的困難。建立和完善的人事檔案管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。因此，在新的歷史條件下，企業(yè)必須不斷改進(jìn)和完善人才檔案的管理體系。首先，根據(jù)新時(shí)代企業(yè)的具體情況，制定出一套有針對(duì)性的人力資源檔案管理體系，在檔案資料的收集、整理、移交和使用等方面都有相關(guān)的制度基礎(chǔ)，保證檔案工作平穩(wěn)、有序地進(jìn)行。其次，對(duì)人事檔案工作人員的績(jī)效評(píng)價(jià)體系進(jìn)行優(yōu)化，并對(duì)其進(jìn)行定期或不定期的考評(píng)，以全面評(píng)價(jià)其工作能力和專業(yè)素質(zhì)。采用考評(píng)體系可以有效激發(fā)管理者的工作熱情，促進(jìn)員工的工作效率。建立和完善的獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰機(jī)制，對(duì)人事檔案工作進(jìn)行不定期的檢查，其中包括檔案的管理和注冊(cè)，如果發(fā)現(xiàn)文件遺失或私自更改，將對(duì)失職人員問責(zé)，以保證檔案管理工作正常進(jìn)行。

3.加強(qiáng)人力資源檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)

新時(shí)代，要轉(zhuǎn)變對(duì)人事檔案工作的認(rèn)識(shí)，提高對(duì)檔案工作的認(rèn)同，發(fā)揮其積極作用，做好檔案管理工作。首先，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技能培養(yǎng)，發(fā)掘和提升其檔案管理工作的專業(yè)化水平。其次，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的思想政治教育，增強(qiáng)其政治素質(zhì)，使之真正融入工作之中，保持良好的工作作風(fēng)，提高員工專業(yè)素質(zhì)，確保人事檔案管理有效執(zhí)行。新形勢(shì)下，各單位要根據(jù)自身實(shí)際情況進(jìn)行人才配置，形成具有高素質(zhì)、高層次和專業(yè)化的人才，目標(biāo)明確的檔案管理隊(duì)伍，讓每個(gè)部門都能提高自己的責(zé)任心和使命感，積極投入工作中去。

4.提高人力資源檔案工作的信息化程度

在新的歷史階段，大多數(shù)的企業(yè)都在進(jìn)行著數(shù)字化的工作，但由于種種原因，目前的信息化程度還不高，對(duì)企業(yè)的人力資源管理工作產(chǎn)生了很大影響。因此，要想使人力資源檔案管理工作更加規(guī)范化，就要加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作的管理，特別要重視健全檔案管理制度，提高檔案管理水平。首先，要構(gòu)建適合我國(guó)國(guó)情的電子信息體系，建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)更新，并運(yùn)用大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘，歸納其規(guī)律，進(jìn)一步改善人力資源檔案管理工作。其次，強(qiáng)化人事檔案的安全監(jiān)管，健全檔案資料系統(tǒng)，健全人員信息安全管理體系。最后，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)的備份與還原機(jī)制，建立文件的各級(jí)管理機(jī)關(guān)，完善檔案資料的存儲(chǔ)和處理機(jī)制，保障資料的安全性，提高檔案管理工作的整體質(zhì)量。

5.進(jìn)一步完善人才選拔體系

新時(shí)期的企業(yè)要在激烈的市場(chǎng)環(huán)境下發(fā)展，要想留住人才，就必須不斷完善用人制度，將更多的精力和資源投入專業(yè)的人事管理系統(tǒng)中，構(gòu)建科學(xué)、合理的招聘模式，創(chuàng)新觀念。新時(shí)期，傳統(tǒng)的人才招募方法已經(jīng)不能適應(yīng)目前的市場(chǎng)需求，企業(yè)必須擁有優(yōu)秀的人才，為優(yōu)化企業(yè)在新形勢(shì)下的人力資源管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

五、結(jié)語(yǔ)

總之，新時(shí)期企業(yè)人力資源檔案管理對(duì)推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展與發(fā)掘人才的潛能具有十分重要的意義。同時(shí)，在新的歷史條件下，企業(yè)人力資源檔案管理也面臨著新的挑戰(zhàn)。為了解決新形勢(shì)下企業(yè)人力資源檔案管理工作存在的問題，必須提高認(rèn)識(shí)，完善制度，提高員工的綜合素質(zhì)，進(jìn)一步提高企業(yè)人力資源檔案的管理水平，最大限度地發(fā)揮其綜合利用價(jià)值，為新時(shí)期企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展保駕護(hù)航。

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（作者單位：1.臨清市人力資源和社會(huì)保障局；2.臨清市人民醫(yī)院）