葉立華

摘 要：學科建設、人才培養(yǎng)、技術創(chuàng)新作為構成醫(yī)院核心競爭力的三個要素，對醫(yī)院發(fā)展至關重要，在學科建設中，學科檔案有著舉足輕重的作用。本文以重點學科檔案的管理和延伸服務為切入點，系統(tǒng)討論了醫(yī)院重點學科檔案的管理現(xiàn)狀以及存在的問題，提出從遵循學科發(fā)展規(guī)律、做好基礎工作、建章立制、提高檔案意識、加強復合型人才培養(yǎng)等方面進行規(guī)范化、制度化和標準化管理，探索通過創(chuàng)新性服務，促進學科檔案的有效利用，為學科發(fā)展助力，推動醫(yī)院高質量發(fā)展。

關鍵詞：重點學科建設；檔案管理；服務

學科建設是醫(yī)院的一項基礎性與戰(zhàn)略性工作，在醫(yī)院的發(fā)展中處于舉足輕重的地位，關系到醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。近年來，從國家層面到各省市對醫(yī)院學科建設越來越重視，通過遴選臨床診療能力強、有科研創(chuàng)新潛力、人才梯隊建設合理的優(yōu)勢學科而形成重點學科。重點學科檔案作為重點學科建設重要的組成部分，在學科發(fā)展中的作用越來越不可忽視，但學科檔案管理的現(xiàn)狀及發(fā)展要求與醫(yī)院的高質量發(fā)展是不相匹配的，是滯后的，需要多措并舉、綜合施治，全面發(fā)力推動醫(yī)院重點學科檔案管理規(guī)范化、制度化和標準化，以適應重點學科在醫(yī)院發(fā)展中的重要地位。

一、醫(yī)院重點學科檔案管理現(xiàn)狀

1.對重點學科檔案管理缺乏重視

重點學科建設關系到醫(yī)院的核心競爭力和可持續(xù)發(fā)展，為保障建設目標的完成，醫(yī)院投入大量精力、物力和人力，通過持續(xù)推進和全面布局，重點學科在人才團隊建設、科技創(chuàng)新和醫(yī)療技術水平等方面都有明顯提升。重點學科檔案作為學科建設的重要組成部分，發(fā)展一直處于滯后狀態(tài)。醫(yī)院領導層對檔案工作重要性缺乏認識，沒有認識到重點學科檔案對醫(yī)院高質量發(fā)展的重要意義，對學科檔案規(guī)范化、標準化發(fā)展缺乏必要的物力與財力支持，造成重點學科檔案的硬件設備設施陳舊與落后，不適應重點學科快速發(fā)展的需要。

2.醫(yī)院重點學科檔案管理制度不完善

建立健全的制度是重點學科檔案規(guī)范化和標準化的重要保障。衛(wèi)生行業(yè)主管部門對重點學科的申報、評審和考核等制定相關政策、標準與規(guī)范，其規(guī)范和標準并未涉及重點學科檔案的管理問題，制度機制的缺失造成工作推行難度加大。由于缺乏制度的統(tǒng)一約束，醫(yī)院重點學科檔案管理良莠不齊、分布零散，影響重點學科檔案的開發(fā)和應用。截至目前，重點學科檔案管理人員以兼職為主，醫(yī)療機構對重點學科檔案有明確管理制度的不足10%，由于缺乏重點學科檔案管理制度的支撐，重點學科檔案管理工作沒有納入績效考核、職稱評定和年度考核，影響員工參與重點學科檔案工作的積極性和主動性，致使重點學科檔案工作規(guī)范化進程緩慢。

3.檔案規(guī)范化進程與醫(yī)院重點學科建設工作發(fā)展不協(xié)調(diào)

重點學科檔案是重點學科建設過程的記錄和總結，是重點學科建設工作不可或缺的一部分?！笆奈濉睍r期是我國衛(wèi)生健康事業(yè)高質量發(fā)展時期，衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展規(guī)劃要求加強重點專科能力建設，提升專科能力水平，各級醫(yī)院高度重視重點學科建設工作，醫(yī)院重點學科建設工作發(fā)展迅速。與之相對應的，作為重點學科重要組成部分的檔案工作發(fā)展滯后，醫(yī)務人員對重點學科材料的價值缺乏認識，鑒別能力差，檔案缺乏統(tǒng)一管理。重視學科建設過程，輕視檔案的收集、整理、歸檔和延伸服務，是現(xiàn)階段學科檔案管理工作的突出特點，導致重點學科建設與學科檔案割裂，無法做到協(xié)調(diào)推進與良性發(fā)展，重點學科檔案的作用得不到充分體現(xiàn)。

4.對醫(yī)院重點學科檔案的潛在價值認識不足

醫(yī)院重點學科對推動醫(yī)院學科建設水平提升引領學科的發(fā)展發(fā)揮著重要作用，醫(yī)院重點學科檔案產(chǎn)生的作用和效益也得到認證。但受傳統(tǒng)定勢思維影響，醫(yī)院重點學科檔案意識薄弱，服務模式單一，重點學科檔案的利用率較低，其價值尚未得到進一步研究與挖掘，醫(yī)院管理者對重點學科檔案在醫(yī)院高質量發(fā)展過程中的作用和價值缺乏認識，對其促進醫(yī)療水平提升、促進科技創(chuàng)新的應用價值缺乏重視。

二、影響重點學科檔案規(guī)范化管理的因素

檔案管理作為重點學科管理的重要一環(huán)，在整個管理過程中最容易被忽視，往往存在諸多問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.醫(yī)院未將重點學科檔案納入醫(yī)院檔案管理

學科建設工作主要是針對臨床與醫(yī)技科室，涉及人群主要是醫(yī)務人員，醫(yī)院檔案室和檔案管理人員對學科建設工作涉獵少，缺乏了解，學科建設與檔案管理分屬于不同的科室，有的醫(yī)院設立專門的學科管理辦公室，有的屬于醫(yī)務科管理，而檔案管理屬于醫(yī)院辦公室管理，業(yè)務范疇不同，造成工作內(nèi)容不了解。

2.檔案意識薄弱

醫(yī)院重點學科建設周期較長，一般為3～5年，涉及部門多，參與學科建設的人員廣，產(chǎn)生大量重點學科檔案資料散落在個人手中。首先，學科管理辦公室和學科帶頭人普遍重視重點學科的申報與考核，沒有接受過檔案管理方面的培訓，缺乏相應的歸檔意識。其次，醫(yī)務人員忙于業(yè)務工作，對學科建設過程中產(chǎn)生的材料不注重歸檔，導致一個學科內(nèi)產(chǎn)生的檔案材料歸多人管理，對檔案集中統(tǒng)一管理認識不到位，進而對重點學科檔案資料的收集缺乏主動性和積極性，使重點學科檔案材料雜亂無章，管理混亂。最后，醫(yī)院檔案管理部門沒有積極介入重點學科檔案工作，不能夠結合檔案管理業(yè)務工作要求，對學科檔案管理提出指導性意見。

3.缺乏復合型重點學科檔案管理人才

首先，醫(yī)院是知識密集型單位，醫(yī)療行業(yè)的高風險和職業(yè)的特殊性，對醫(yī)學專業(yè)人才的學歷與學識提出了更高要求，而檔案管理專業(yè)作為醫(yī)院的“小學科”，在“以醫(yī)療為中心”的大背景下，引進檔案管理人才難度大，從業(yè)人員年齡老化、知識結構單一。其次，由于缺乏良好的職業(yè)前景規(guī)劃，醫(yī)院檔案管理人員普遍缺乏工作激情，創(chuàng)新能力弱。最后，檔案專業(yè)知識普及率低，重點學科兼職檔案管理人員對檔案工作的重要意義缺乏認識，嚴重影響工作熱情和對檔案工作價值的認同感。

4.重點學科檔案管理經(jīng)費缺乏保障

重點學科檔案管理要規(guī)范發(fā)展必須要有持續(xù)和足夠的資金支持，才能保障滿足學科發(fā)展的需要。近些年，由于醫(yī)療衛(wèi)生體制改革，取消了藥品和耗材的加成，政府財政補充不足，加之新冠病毒的影響，公立醫(yī)院門診、住院人數(shù)大幅度減少，造成醫(yī)院經(jīng)濟運行困難，對于無法直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益的重點學科檔案管理工作，經(jīng)費投入就更加難以保障。學科檔案管理規(guī)范化與信息化需要經(jīng)費投入和支持，在經(jīng)費不足的情況下，大多數(shù)學科帶頭人先要保障科研和人才培養(yǎng)經(jīng)費，以及影響學科整體規(guī)劃和布局的重大事項，重點學科檔案需要的庫房等設備設施和信息化建設根本無從考慮，造成重點學科檔案管理落后。

三、實現(xiàn)重點學科檔案管理規(guī)范化、制度化與標準化的途徑

1.必須納入醫(yī)院總體規(guī)劃之中

醫(yī)院領導必須高度重視重點學科檔案管理工作，把重點學科檔案管理上升到和醫(yī)院重點學科建設工作同等重要的高度，必須同部署、同落實、同檢查、同考核。另外，要打破部門壁壘，各部門之間要密切合作，檔案管理部門在制定檔案管理工作規(guī)劃時要將重點學科檔案管理與設備檔案、基建檔案和文書檔案等地位對等，把重點學科檔案當作醫(yī)院檔案管理的重要部分統(tǒng)籌規(guī)劃，高起點、高定位、高標準推進學科檔案的發(fā)展。

2.必須強化檔案意識

重點學科帶頭人作為學科建設第一責任人，不僅要擔負起學科建設重任，也要把學科檔案管理的重任扛在肩上、抓在手中、立在心里，將學科檔案的管理工作抓實、抓細、抓出成效。要發(fā)揮學科人員歸檔的主觀能動性，牢固樹立管檔、治檔和用檔意識，從被動催繳到主動收集，使制度的約束性和個人的自覺性有機結合，使學科檔案的收集、整理與歸檔工作內(nèi)化為學科帶頭人和醫(yī)務人員的自覺行為。另外，醫(yī)院檔案管理部門要有針對性地開展檔案方面的培訓，提高學科內(nèi)人員檔案知識的普及率和知曉率，了解學科檔案的歸檔范圍、歸檔流程和查閱方法，培訓課程務必做到簡便、實用，使臨床業(yè)務人員盡快掌握檔案專業(yè)的基本技能。

3.材料收集必須全面

醫(yī)院重點學科檔案管理中的首要任務就是材料的收集，也是一項學科檔案管理的基礎性工作。收集重點學科檔案材料時要遵循學科發(fā)展規(guī)律，把握學科建設的周期和特點，采用“縱橫交互”法，所謂“縱”要到底，指的是根據(jù)重點學科的建設時長，從申報開始到評估結束，所有的材料都要甄別和整理完全；“橫”要到邊，指的是重點學科建設橫跨的科室多，有上級主管部門的文件、評估材料，科研部門和學科管理辦公室的材料，學科內(nèi)部產(chǎn)生的材料和個人材料等。

4.建立健全重點學科檔案管理制度、完善激勵機制

制度的剛性是保障重點學科檔案推動落實和建立長效機制的關鍵。首先，要完善重點學科檔案工作制度和組織體系建設，明確醫(yī)院學科管理辦公室作為責任部門，與檔案室共同管理重點學科檔案，增強工作協(xié)同性。組建學科建設工作小組，由各重點學科建設工作小組成員兼任檔案管理員，承擔學科資料的收集、整理和歸檔工作，構建醫(yī)院重點學科檔案三級網(wǎng)絡。其次，學科帶頭人作為學科建設的第一責任人，必須熟悉、掌握和遵守檔案管理制度，履行自身職責，引導醫(yī)務人員重視重點學科檔案工作，不斷提高其責任意識，確保學科檔案及時歸檔。最后，要實行激勵機制，建立重點學科檔案工作評價體系，其涵蓋的標準和指標應體現(xiàn)工作量、工作質量和效益績效，通過完善的激勵措施，激發(fā)醫(yī)務人員參與重點學科檔案工作的積極性和主動性。

5.人才培養(yǎng)模式要適應新時代的要求

發(fā)展是第一要務，人才是第一資源。新形勢下，醫(yī)院重點學科檔案管理人才培養(yǎng)要以提升崗位勝任力為核心，持續(xù)加強檔案管理者的能力建設。以繼續(xù)教育培訓為抓手，將健康管理知識、醫(yī)學知識和檔案知識培訓納入常態(tài)化培訓，不斷增加檔案管理人員（包括重點學科建設小組成員）的知識儲備。醫(yī)院要為檔案管理人員暢通職業(yè)上升通道，檔案管理人員本人應做好個人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，以期獲得職業(yè)成就感。復合型人才缺乏是重點學科檔案管理工作面臨的人才困境。高校承擔為國育才的重任和使命，全民健康關乎民族昌盛和國家富強，因此，高校在人才培養(yǎng)方向要適應新時代發(fā)展需要，滿足公眾不斷增長的多層次、多樣化的健康需求，優(yōu)化專業(yè)布局，大力推動新文科建設，推進醫(yī)學信息學與健康管理等“醫(yī)+文”交叉學科的融合發(fā)展。

四、進一步延伸重點學科檔案的創(chuàng)新服務與應用

1.增強服務的主動性

學科檔案管理最終落腳點要落實到為學科建設和醫(yī)院發(fā)展服務上。要改變工作思路，增強主動服務意識，摒棄以往的單純借閱的單一式服務，不斷提高綜合素質，培養(yǎng)掌握醫(yī)學知識、檔案知識和信息技術的復合型人才，提高編研水平，瞄準學科發(fā)展前沿，結合學科三年規(guī)劃和年度計劃，通過詳細調(diào)查統(tǒng)計以及分析學科檔案，利用所掌握的知識，為廣大醫(yī)務人員提供更有針對性的服務。

2.加強重點學科檔案管理的重要意義

（1）醫(yī)院重點學科檔案反映醫(yī)院的整體業(yè)務水平和管理水平。醫(yī)院對重點學科給予大力扶持，包括科研基金的投入、人才專項基金投入、政策傾斜、設備設施的投放等方面，一般學科無法企及，高投入必須要求高回報，重點學科檔案管理工作體現(xiàn)醫(yī)院整體管理水平，醫(yī)院檔案管理人員必須強化責任意識，按照重點學科檔案考核標準的要求，不斷提高重點學科檔案工作的規(guī)范化與制度化水平，帶動和引領醫(yī)院整體檔案管理工作達到新高度。

（2）重點學科檔案能夠反映出學科的傳承。醫(yī)院的重點學科從小到大、從弱到強的發(fā)展過程，凸顯歷代醫(yī)務工作者的奮斗歷程，重點學科的歷史間接反映了醫(yī)院的發(fā)展和壯大。重點學科檔案里的文字、圖片、影像等資料記錄科室的重大活動、事件和人物，利用科室建立紀念日、醫(yī)院的院慶日、新職工入科等重要的時間節(jié)點，制成展板或微視頻，弘揚學科文化，傳承學科精神，通過榜樣的力量，鼓舞和教育年輕職工，救死扶傷，恪盡職守，增強職業(yè)自豪感和使命感，提高科室凝聚力。

（3）個人從重點學科檔案中能夠受到啟發(fā)，找到學術研究創(chuàng)新點。根據(jù)疑難危重病例、三四級手術等，以及其他指標的分析對比中找出規(guī)律，深入分析，提高個人的臨床服務能力和技術創(chuàng)新能力。通過科研檔案受到啟發(fā)，找出專業(yè)研究的創(chuàng)新點與學習研究方法，避免研究重復，少走彎路，降低科研成本，提高科技創(chuàng)新效率，為職業(yè)發(fā)展助力。

3.充分利用數(shù)字化管理，做好延伸服務

互聯(lián)網(wǎng)技術、大數(shù)據(jù)技術與5G技術等信息技術為檔案服務的創(chuàng)新發(fā)展提供了技術支持。目前，醫(yī)院重點學科檔案以紙質檔案為主，數(shù)字化技術的發(fā)展對重點學科檔案管理工作提出新的挑戰(zhàn)，檔案從業(yè)人員的學習力要迅速適應“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的快速發(fā)展。隨著檔案軟件不斷開發(fā)和利用，數(shù)字檔案逐步取代了紙質檔案，重點學科建設周期長、資料多，保存紙質檔案需要占用空間大、查找利用不方便及易丟失等缺點，利用數(shù)字化檔案管理，會更加方便、省時與省力，也可以最大限度地發(fā)揮檔案資料應有的作用和價值，為醫(yī)務工作者提供服務，為醫(yī)院高質量創(chuàng)新發(fā)展提供助力。

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（作者單位：山東省淄博市第一醫(yī)院）