摘 要：在社會經(jīng)濟水平不斷提高的過程中，醫(yī)院的醫(yī)療環(huán)境也得到了明顯改善，在該背景下，提高醫(yī)院人事檔案管理水平更具現(xiàn)實意義，該類檔案涉及醫(yī)院職工的個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)以及業(yè)務(wù)能力等多項內(nèi)容，可以為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)開展人才培養(yǎng)工作提供信息支持，進而促進醫(yī)院高質(zhì)量、可持續(xù)發(fā)展。因此，進一步提高醫(yī)院人事檔案管理水平在當(dāng)下具有重要的實際意義，本文對如何開展該項工作進行思考，并提出做好檔案管理工作的有效路徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理；提升路徑；人力資源；改進措施

醫(yī)院人事檔案是對醫(yī)院職工實際工作情況的記錄，也是醫(yī)院人事制度改革的重要依據(jù)，有效應(yīng)用醫(yī)院人事檔案開展工作，極大程度地便捷了醫(yī)院人才的有效利用以及相關(guān)管理工作的開展。除此之外，醫(yī)院發(fā)掘人才、培養(yǎng)人才、選拔干部以及晉升干部都需要人事檔案提供信息支持。由此可見，人事檔案對于醫(yī)院發(fā)展意義重大，提升檔案管理質(zhì)量也成了當(dāng)下醫(yī)院的重要工作內(nèi)容之一，通過高水平開展人事檔案管理工作，確保醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展的實際需求可以得到充分滿足，并為管理工作的高水平開展創(chuàng)造有利條件。

一、人事檔案管理工作的實際價值

醫(yī)院檔案管理水平的提升不僅可以提升相關(guān)人員查詢以往資料的效率，將相關(guān)資料作為醫(yī)院培養(yǎng)人才、選拔干部以及晉升干部的依據(jù)，還可以為之后待遇的提高提供數(shù)據(jù)保障，因此，做好人事檔案管理工作是相關(guān)管理人員的重要職責(zé)。但是，隨著時代的不斷發(fā)展，人事檔案的數(shù)量越來越多，相關(guān)內(nèi)容也不僅涉及傳統(tǒng)文字的應(yīng)用，其中涉及的內(nèi)容也越來越廣泛，工作人員必須積極增強自身的檔案管理能力。高質(zhì)量完成檔案管理任務(wù)的實際價值主要體現(xiàn)在以下幾個方面：（1）提高檔案管理質(zhì)量，使醫(yī)院檔案管理工作可以得到規(guī)范有序開展，實現(xiàn)工作科學(xué)性以及合理性的增強，對于醫(yī)院未來發(fā)展意義重大。（2）促進檔案管理效率的提升。在提升管理水平的過程中，相關(guān)工作人員可以積極應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)，通過相關(guān)技術(shù)對檔案進行整理，既能提升檔案整理效率，便捷檔案管理工作高效開展。同時，還能使醫(yī)院人事檔案得到更有效應(yīng)用，充分發(fā)揮醫(yī)院人事檔案的價值。

二、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作存在的問題

1.醫(yī)院人事檔案管理方式不合理

過去醫(yī)院的管理都是由上級單位負責(zé)，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理方式與機關(guān)人事檔案管理方式非常相似，人事檔案重藏輕用，相關(guān)管理人員在開展工作的過程中也更加注重檔案的收集、整理以及保管，嚴(yán)重忽略人事檔案的實際價值以及意義，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案的利用率非常低。并且，部分醫(yī)院使用的人事檔案也相對陳舊，并且更新遲緩，從而導(dǎo)致在開展人才培養(yǎng)工作以及干部晉升工作的過程中，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)無法獲得最新的人才信息，得不到充足的信息支持。在這種情況下，人才晉升往往無法得到醫(yī)院職工的全面肯定與支持。除此之外，在對醫(yī)院人事檔案進行管理的過程中，管理模式過于陳舊也是管理方式不合理的主要表現(xiàn)之一。過去醫(yī)院在對人事檔案進行編號時采用的是姓氏筆畫排列，但是醫(yī)院在發(fā)展過程中，職工數(shù)量大幅度增加，如果還使用該種方式開展編號工作，在后續(xù)應(yīng)用人事檔案信息時，將導(dǎo)致工作人員對相應(yīng)檔案進行查找以及鎖定的效率非常低下。例如，某醫(yī)院“黃”姓檔案就多達478冊，如果要找到某黃姓職工的人事檔案，相關(guān)工作人員就需要在這478冊檔案中漫無頭緒地尋找，嚴(yán)重浪費人力資源以及相關(guān)工作人員的精力。因此，轉(zhuǎn)變當(dāng)前不合理的人事檔案管理方式是相關(guān)人員的重要工作內(nèi)容。

2.院方對醫(yī)院人事檔案管理工作的重視程度有所不足

當(dāng)前，部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)并沒有意識到醫(yī)院人事檔案所具有的重要價值，導(dǎo)致在當(dāng)今信息時代的背景下，有些醫(yī)院并不重視檔案部門的數(shù)字化、信息化建設(shè)工作。在開展人事檔案管理工作的過程中，部分醫(yī)院還使用紙質(zhì)作為媒介，雖然該種保管方式更加直接并且高效，但是在保管過程中，醫(yī)院人事檔案也很容易受到環(huán)境的影響，如受潮、風(fēng)化、變黃，導(dǎo)致人事檔案信息丟失，并且無法恢復(fù)，同時相關(guān)人事變動信息，工作人員也無法第一時間記錄在紙質(zhì)檔案上。除此之外，部分醫(yī)院還存在長期沒有專人負責(zé)人事檔案管理工作的情況，從而導(dǎo)致人事檔案管理工作根本得不到有效開展，造成近十年歸檔的散材料堆積，未歸入個人檔案里，積累了20多萬份。某院在管理近6000冊人事檔案的情況下，僅配備了一名專職檔案崗，開展歷年積壓散材料歸檔工作時人手嚴(yán)重不足，導(dǎo)致相關(guān)工作內(nèi)容根本得不到有效落實。由此可見，當(dāng)前，部分醫(yī)院并沒有認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性，也不愿意花費更多的資源開展人事檔案管理工作。

3.醫(yī)院人事檔案管理人員綜合素質(zhì)相對一般

受到醫(yī)院對人事檔案管理工作重視程度不夠的影響，醫(yī)院高素質(zhì)、專業(yè)化檔案管理人才嚴(yán)重不足，相關(guān)管理人員并不具備人事檔案管理的專業(yè)知識與技能。通常情況下，人事檔案管理崗位的工作人員都是從其他部門借調(diào)過來的，所以其人事檔案管理水平相對較低，綜合素養(yǎng)也較一般。受到該種情況的影響，在開展人事檔案管理工作的過程中，遺漏等錯誤問題經(jīng)常發(fā)生，相關(guān)工作人員對檔案所有者提交的資料也不夠重視，沒有第一時間將相關(guān)資料入檔，導(dǎo)致后期相關(guān)人員人事檔案資料缺失。除此之外，由于院方對醫(yī)院人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識普遍不足，相關(guān)崗位的福利待遇也相對一般，導(dǎo)致相應(yīng)崗位的工作人員競爭意識嚴(yán)重不足，開展人事檔案管理工作的積極性也相對一般，由于工作質(zhì)量高與工作質(zhì)量低并沒有非常明顯的差異，導(dǎo)致整個部門的檔案管理質(zhì)量都相對較低，醫(yī)院人事檔案的實際價值也得不到充分發(fā)揮。在這種情況下，醫(yī)院職工的人事檔案內(nèi)容相對空洞，一般相應(yīng)檔案中只是列舉了檔案所有者的工作經(jīng)歷、獲獎情況以及基本信息，缺少檔案所有者的詳細資料，并且沒有其工作表現(xiàn)以及工作業(yè)績，導(dǎo)致在人才培養(yǎng)工作以及職位晉升工作開展的過程中，領(lǐng)導(dǎo)無法將人事檔案作為有效依據(jù)，真正有能力的職工得不到充分發(fā)揮才能的機會，導(dǎo)致醫(yī)院的高質(zhì)量發(fā)展受到直接影響。

三、提高醫(yī)院人事檔案管理水平的思考及相關(guān)路徑

1.優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理模式

為了提高醫(yī)院人事檔案管理水平，優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理模式既是基礎(chǔ)也是重中之重。在互聯(lián)網(wǎng)時代的大背景下，對人事檔案管理模式進行優(yōu)化的過程中應(yīng)當(dāng)確保其與時代發(fā)展趨勢相適應(yīng)，在時代大勢的推動下實現(xiàn)高質(zhì)量、可持續(xù)發(fā)展。因此，在對醫(yī)院人事檔案管理模式進行優(yōu)化的過程中，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)強化計算機技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，通過計算機以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)對醫(yī)院人事檔案的高效管理，進一步提升人事檔案管理的信息化、規(guī)范化水平。通過計算機技術(shù)以及信息技術(shù)的有效應(yīng)用，醫(yī)院人事檔案管理工作以及歸檔工作的效率都得到顯著提升，并且管理過程中存在的問題也得到了有效解決。例如，上文提到某院存在接近6000冊檔案的積壓資料歸檔工作，通過傳統(tǒng)工作模式開展該項工作不僅需要耗費大量人力、物力，還需要相當(dāng)長一段時間才能完成該項工作。但是，通過計算機技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的有效應(yīng)用，相關(guān)問題迎刃而解。工作人員可以通過先將所有散材料按照類別分好類，再將每一份以自然數(shù)編號，同時將姓名、類別、編號三組信息錄入EXCEL表。目前，已將所有歷年散材料進行編號錄入，需要找具體某位職工的散材料時，只需在EXCEL表里輸入該職工的姓名，即可一次性篩選出該職工共有多少份散材料未歸檔，分別是哪類材料，以及對應(yīng)類別中的編號，然后找到相應(yīng)資料再進行歸檔即可。通過計算機技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的有效應(yīng)用，醫(yī)院職工零散材料的搜尋時間大大縮短，過去花費數(shù)小時都不一定收集齊全的材料，當(dāng)下通過計算機幾分鐘就可以完成，可見，通過計算機技術(shù)對管理模式進行優(yōu)化之后，醫(yī)院人事檔案管理水平、管理效率以及管理準(zhǔn)確性都大幅度提升，對于促進人事檔案充分發(fā)揮實際作用也有著重要意義。雖然當(dāng)前可以通過計算機來高效完成歸檔工作，但是醫(yī)院過去紙質(zhì)人事檔案的錄入工作也有著不小的工程量，并且通過姓氏筆畫來搜尋相關(guān)人員的人事檔案也具有一定難度，所以，有效對紙質(zhì)檔案的編號方式進行優(yōu)化也是一項重要的工作內(nèi)容。當(dāng)前該問題已經(jīng)得到充分解決，醫(yī)院工作人員通過對姓氏筆畫編號法進行改進，采用五位數(shù)法編號，確保每冊人事檔案都有其獨立、唯一的編號，既是身份識別碼又是定位碼，如張三對應(yīng)的編號為56507，知道了他的編號后可快速定位這冊檔案在5排6列5格07號。同時，將相應(yīng)編號與電子檔案的編號統(tǒng)一，從而有效提高了檔案查找和零散材料歸檔的效率，實現(xiàn)紙質(zhì)人事檔案以及電子信息人事檔案的合理協(xié)調(diào)應(yīng)用。該項舉措顯著提高了醫(yī)院人事檔案管理水平，并為醫(yī)院人才管理工作以及職位晉升工作的高質(zhì)量開展提供了重要幫助。

2.提高對醫(yī)院人事檔案管理工作的重視程度

提高對醫(yī)院人事檔案管理工作的重視程度對于人事檔案管理水平的提升也有著重要的實際意義。首先，為了確保醫(yī)院人事檔案的價值能夠得到有效體現(xiàn)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)先要加強對人事檔案的重視，在進行職位晉升決策的過程中，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)重視人事檔案中的資料內(nèi)容，如相關(guān)人員的工作成績等，將其作為晉升依據(jù)，不僅保證了職位晉升工作的合理性，讓全體醫(yī)院職工信服，還有效凸顯了醫(yī)院人事檔案的重要價值，使相關(guān)人事檔案管理人員認(rèn)識到該項工作的重要性，從而確保人事檔案管理工作可以得到高質(zhì)量開展。其次，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)當(dāng)深入挖掘人事檔案的實際價值，促使人事檔案的利用效率進一步提升，尤其是在人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)已經(jīng)基本完成的當(dāng)下。

例如，可以將醫(yī)院人事檔案在信息化管理的基礎(chǔ)上，進一步對職工人事檔案進行分類，將不同部門的職工人事檔案進行分類管理，在歸檔職工資料的過程中將工作業(yè)績、獎懲信息、職位變動以及崗位調(diào)動等信息分別記錄。通過對人事檔案進行細化記錄管理，確保其使用潛力以及使用價值能夠得到進一步發(fā)揮。

最后，在對通過信息技術(shù)開展人事檔案管理工作的過程中，相關(guān)工作人員要加強對檔案內(nèi)容真實性的鑒定。在對檔案信息進行錄入的過程中，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范錄入醫(yī)院職工信息。在相關(guān)檔案信息變動時，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)與相關(guān)崗位的數(shù)據(jù)庫有效對接，從而防止虛假信息以及不實內(nèi)容錄入醫(yī)院職工人事檔案，通過以上措施進一步提升醫(yī)院人事檔案信息的全面性以及準(zhǔn)確性，促進醫(yī)院人事檔案管理水平的進一步提升。

3.加強對醫(yī)院人事檔案管理團隊的建設(shè)

加強醫(yī)院人事檔案管理團隊建設(shè)，提升人事檔案管理人員綜合素養(yǎng)也是提升醫(yī)院人事檔案管理水平的重要手段。尤其是在計算機技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在人事檔案管理中全面普及的當(dāng)下，人事檔案管理工作對工作人員提出了更高的要求。

因此，在醫(yī)院日常運營的過程中，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)針對相關(guān)管理人員積極開展人事檔案管理技能培訓(xùn)工作，利用在職時間幫助相關(guān)管理人員掌握各項技能，使其在工作過程中可以有效應(yīng)用相關(guān)技能，從而進一步增強其人事檔案管理熟練性以及管理水平的提升。除此之外，在相關(guān)人事檔案管理崗位任職的過程中，醫(yī)院管理層應(yīng)當(dāng)積極選聘高素質(zhì)專業(yè)化人才，減少不同崗位的人員調(diào)動，進一步提升人事檔案管理部門專業(yè)化程度，從而促進醫(yī)院人事檔案管理水平的提升。

四、結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院人事檔案管理工作高質(zhì)量、高水平、專業(yè)化開展對于醫(yī)院實現(xiàn)高效可持續(xù)發(fā)展有著重要的實際意義。因此，院方應(yīng)當(dāng)提高對人事檔案管理工作的重視程度，積極促進醫(yī)院人事檔案管理水平的提升，使人事檔案信息為醫(yī)院發(fā)展提供堅實的數(shù)據(jù)支持。

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（作者單位：廣西醫(yī)科大學(xué)第一附屬醫(yī)院）

作者簡介：梁安（1988—），男，漢族，廣西貴港人，本科，經(jīng)濟師，研究方向：人力資源管理和檔案管理。