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        普通高中電子文件與電子檔案管理的核心問題及研究對策

        2023-06-01 10:50:02陳小微
        蘭臺內(nèi)外 2023年1期
        關(guān)鍵詞:電子文件電子檔案普通高中

        摘 要:近幾年,由于計算機(jī)等多媒體技術(shù)在普通高中的推廣與發(fā)展,大量的電子文檔檔案給普通高中的檔案管理帶來新的問題。本文結(jié)合自己的工作實(shí)踐,結(jié)合高中教育檔案的概念、特點(diǎn),分析其特點(diǎn)、功能與問題,并就如何加強(qiáng)檔案的管理,提出一些具體的對策,使之能夠更加科學(xué)、合理、有序地開展。

        關(guān)鍵詞:普通高中;電子文件;電子檔案;檔案管理

        普通高中檔案管理是一項基礎(chǔ)性工作,其發(fā)展、評估、各種檢查都要依靠檔案管理。然而,在普通高中的檔案管理工作中,人們對其工作的認(rèn)識和重視程度并不高。隨著高中教育的發(fā)展與改革,傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足當(dāng)前普通高中檔案工作面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn),對檔案進(jìn)行有效管理,是當(dāng)前普通高中檔案工作改革的一個重點(diǎn)和必然趨勢。

        一、電子文件的特點(diǎn)

        1.應(yīng)用發(fā)展的階段性

        應(yīng)用 AIS是一個不斷發(fā)展和變化的過程。設(shè)備也越來越多,如部分單位就是由三四年前的幾十個小型局域網(wǎng),發(fā)展到如今幾百個終端,乃至網(wǎng)際網(wǎng)路。所處理的業(yè)務(wù)也從一開始的點(diǎn)到面,基本上涵蓋了整個辦公室的工作過程。電子文件在不同的應(yīng)用發(fā)展階段具有不同的功能,即草稿電子文件(電腦只是作為打字機(jī))、輔助電子文件(以紙質(zhì)文件為主,電子文件為輔)、正式電子文件(電子文件為輔)、無紙電子文件(使用中完全取消紙質(zhì)形式的電子文件)。

        2.設(shè)備依賴性

        沒有計算機(jī)及其有關(guān)軟件,就不能產(chǎn)生、傳遞和識別電子文件。數(shù)字編碼、硬件、軟件、設(shè)備更新、加密等因素是影響設(shè)備依賴度的主要因素。只是設(shè)備的更新,就會對長期保存的電子文檔造成極大的難度。普通電腦在數(shù)年內(nèi)會被更新,而像 CD這樣的電子檔案,或許還能維持?jǐn)?shù)十年乃至百年,現(xiàn)在還能夠找到讀取光盤的設(shè)備。幾年后,也許會有一張完整的 CD,但是卻找不到將其解讀的工具。

        3.信息與載體的相分離性

        不同的電腦或不同的載體都可以進(jìn)行復(fù)制電子文檔。因此,很難判斷出哪一份是“原件”。其特征與保證電子文檔的真實(shí)性、可靠性、完整性有著密切的關(guān)系。為保證其安全和正確,需要解決許多技術(shù)問題。

        4.多媒體集成性

        文字、圖片、聲音、影像等各種媒介信息都能獨(dú)立或互相配合,形成電子文檔的內(nèi)容,因此,其構(gòu)成與結(jié)構(gòu)要比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔更加復(fù)雜,而且還可能導(dǎo)致同一電子文檔中的數(shù)據(jù)存在于不同的載體中,從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)的存儲問題。

        5.非實(shí)體歸檔的可能

        不管電子文檔在哪里,它都能實(shí)現(xiàn)邏輯存檔,而不會改變它的物理存儲位置。即被視為“集中”存檔的電子文檔,其實(shí)分散在電腦網(wǎng)絡(luò)的每一個角落,即使相隔十萬八千里。問題是,一旦網(wǎng)絡(luò)被破壞,這些電子文檔就會永久消失。

        6.對背景信息和元數(shù)據(jù)的依賴性

        背景信息是指伴隨著電子文檔的產(chǎn)生與運(yùn)行而產(chǎn)生的人員、機(jī)構(gòu)等相關(guān)的信息。對于一般的紙質(zhì)文檔,通常在原始文檔上或隨附的表格中,都會有單位交接、報批簽字等內(nèi)容,即文檔自身已經(jīng)有相關(guān)的背景資料。而在電子文檔中,由于背景信息和文檔的內(nèi)容信息往往是分開存儲的,一旦丟失了,將會對其作為憑證的功能和價值產(chǎn)生直接的影響。元數(shù)據(jù)是構(gòu)成電子文件資料的全部資料,如格式資訊、資料詞典、資料庫說明、邏輯與實(shí)體模式、系統(tǒng)平臺及軟件資料、有關(guān)制作及還原的資料。元數(shù)據(jù)本身的隱蔽性使得人們常常忽略其存在,但是元數(shù)據(jù)一旦被破壞或遺失,其原有的形式就會發(fā)生變化,甚至喪失其可讀性??梢?,確保背景和元數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性是非常關(guān)鍵的。

        二、普通高中教學(xué)檔案的特點(diǎn)

        1.特殊且多樣性

        由于大部分高中都是在秋季入學(xué),所以每個學(xué)期都有自己的教學(xué)記錄。一方面,各個學(xué)科的教學(xué)大綱、教師的教學(xué)計劃都會有一些交叉;另一方面,如學(xué)生的成績單等則是從入校到畢業(yè)后所形成。另外,在這個過程中所形成的各類載體和形式,包括公文報告、請示等,以及教學(xué)檔案有文字資料、有聲像資料、有影像資料,這是它與其他類型檔案不同的地方。

        2.真實(shí)且豐富性

        教學(xué)檔案是真實(shí)反映和記載教學(xué)方法的載體,真實(shí)地反映出學(xué)校教學(xué)的真實(shí)狀態(tài)。教學(xué)檔案中有人文、社會科學(xué)、自然科學(xué)、技術(shù)等方面的文獻(xiàn),種類繁多,涉及面廣,內(nèi)容豐富,是對教學(xué)科研、人才評價、用人單位負(fù)責(zé),所以,教學(xué)檔案的記載要客觀、真實(shí)。

        3.成套且共通性

        學(xué)生是高中教育的主體,從開學(xué)到畢業(yè),整個學(xué)習(xí)、教育、培養(yǎng)的全部過程都有一個完整的程序,而教育的規(guī)律決定了不同年級的學(xué)生在教師授課內(nèi)容、方式方法、政策制度等方面的共通性。

        三、電子文件檔案管理在普通高中檔案管理中的作用

        首先,提高檔案的利用率,充分發(fā)揮檔案的作用。利用現(xiàn)代信息技術(shù)對電子文檔進(jìn)行加工,便于各學(xué)校以及各部門的使用,實(shí)現(xiàn)資源的共享。其次,加快檔案查詢的速度。采用光盤、U盤、電腦作為載體的電子文檔,不但可以節(jié)省原來的紙質(zhì)文檔存儲空間,還能方便地利用電腦進(jìn)行查詢。最后,加強(qiáng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化,既是檔案管理的基本要求,又是對檔案本身存在的問題進(jìn)行有效的制約。

        四、電子文件檔案在檔案管理中存在的問題

        1.重視程度偏低

        通過實(shí)際調(diào)研發(fā)現(xiàn),盡管許多部門都實(shí)行了自動化辦公,存有大量的電子文檔,但由于各部門的領(lǐng)導(dǎo)對電子文檔管理工作的重視程度較低,并沒有制定相應(yīng)的政策,從而影響了整個系統(tǒng)的正常運(yùn)行。另外,在實(shí)際調(diào)研中,許多部門領(lǐng)導(dǎo)對電子文檔的管理缺乏足夠的重視,缺乏必要的資料,導(dǎo)致許多工作無法正常進(jìn)行,嚴(yán)重制約著電子文檔的管理。

        2.檔案管理制度不完善

        在實(shí)踐中,許多部門的電子文檔管理體系還不夠健全,嚴(yán)重制約著電子文檔的正常運(yùn)行。比如,許多學(xué)校都沒有建立電子文檔的管理責(zé)任制,對每個人的職責(zé)不明確,導(dǎo)致電子文檔的管理存在著很大的隨意性,從而嚴(yán)重影響電子檔案的管理水平。另外,一些學(xué)校雖已建立電子文檔檔案管理系統(tǒng),但由于缺乏具體的管理機(jī)制,致使其處于一種形式化的狀態(tài),不能真正發(fā)揮其應(yīng)有的約束作用,從而對其工作質(zhì)量產(chǎn)生一定的影響。

        3.檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低

        在實(shí)踐中,有些學(xué)校部門的檔案工作人員素質(zhì)較差,嚴(yán)重影響檔案工作的質(zhì)量。比如,許多部門缺少專門的電子檔案管理人員,而這些人員的技術(shù)水準(zhǔn)又不足以應(yīng)付現(xiàn)代化的電子檔案管理,從而嚴(yán)重制約著電子文檔的管理工作。另外,在實(shí)際調(diào)研中,許多從事電子文檔檔案管理工作的人員存在著職業(yè)道德低下、推諉責(zé)任、馬馬虎虎等問題,給電子文檔檔案管理工作的質(zhì)量帶來很大的影響。

        4.存儲格式不明確

        電子文件的儲存在電子文件的歸檔和管理中占有很大的比重。在電子文件的存儲中,文件的存儲方式是至關(guān)重要的,只有選擇適當(dāng)?shù)拇鎯Ψ绞?,才能保證電子文件的長久使用。但實(shí)際上,許多學(xué)校對其存儲格式的要求并不嚴(yán)格,常常造成不能完全保存的情況,造成文件丟失或損壞,從而造成電子文件不能重置。

        5.缺乏文檔檢測標(biāo)準(zhǔn)

        在電子文件的存儲與管理中,必須對其進(jìn)行相應(yīng)的檢驗(yàn),達(dá)到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn),以提高其應(yīng)用價值。然而,目前我國許多學(xué)校尚無相關(guān)的檢驗(yàn)規(guī)范,導(dǎo)致對電子文件的管理不到位,不能確保電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性和可用性,從而嚴(yán)重影響了電子文件的再次利用。

        6.網(wǎng)絡(luò)安全問題

        網(wǎng)絡(luò)的軟、硬件是否能正常工作、操作人員是否能規(guī)范操作、是否設(shè)置防火墻以確保不被黑客侵入,這些都會影響到電子文檔的信息內(nèi)容安全。在網(wǎng)絡(luò)安全中,電子文檔的真實(shí)性和可靠性是不能得到保障的。

        五、有效提高普通高中電子文件檔案管理的措施

        1.制定科學(xué)的制度

        建立健全電子文件管理體系,是實(shí)現(xiàn)電子文件、電子文件系統(tǒng)的重要保障。學(xué)校要根據(jù)目前存在的問題,制定出一套適合于學(xué)校各個部門的電子文件管理體系,并完善相關(guān)的操作和檢查,對文件的存儲格式和接口進(jìn)行規(guī)范。只有這樣,才能建立起一套科學(xué)、規(guī)范的電子文件存檔與電子文件管理體系,使電子文件的存檔與管理工作得到規(guī)范化,并提高學(xué)校的電子文件使用效率。

        2.明確存儲格式

        電子文件的儲存在學(xué)校的電子文件歸檔和管理中起著舉足輕重的作用,所以要明確各種文件的存儲形式,確保其安全、完整、合理。根據(jù)學(xué)校的具體情況,開發(fā)出適合自己的文件存儲格式,采用統(tǒng)一的文件存儲方式,以便于學(xué)校資源的再次利用。在文檔存檔時,要將其文件格式轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一的格式。

        3.制定元數(shù)據(jù)管理方案

        元數(shù)據(jù)在電子文件的管理中起著舉足輕重的作用,學(xué)校要結(jié)合自己的具體情況,制訂出適合自己的元數(shù)據(jù)管理計劃。元數(shù)據(jù)是指用于描述文本的各種信息,利用元數(shù)據(jù)可以更好地實(shí)現(xiàn)文件的歸檔、分類、存儲、查詢和利用,從而提高文件的管理效率。學(xué)校在制定項目時,要確保項目的科學(xué)性、正確性、元數(shù)據(jù)所涉及的內(nèi)容、獲得方法等。

        4.歸檔范圍

        學(xué)校應(yīng)清楚了解電子文件的存檔范圍,并確定其合理的存檔范圍。電子文件的歸檔應(yīng)當(dāng)盡量包括學(xué)校內(nèi)部的重要文件,這些文件包括各個部門的電子文件,并將這些重要的可重復(fù)使用的數(shù)據(jù)存檔,所以學(xué)校必須建立嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn),幫助教師正確判斷這些文件的價值,以便更好地完成電子文件的歸檔。

        5.文檔檢測

        在電子文件的存檔和管理中,必須對其進(jìn)行一系列的檢查,以便于對其進(jìn)行再利用。在進(jìn)行文檔檢查時,應(yīng)確保文檔的安全性、完整性、可用性、真實(shí)性。只有在電子文檔的安全、完整、可用和真實(shí)的情況下,電子文檔的存檔和管理工作才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用,從而使相關(guān)的文檔得到重用。

        6.科學(xué)設(shè)定歸檔接口

        歸檔接口的設(shè)定是進(jìn)行檔案管理工作的關(guān)鍵之一,學(xué)校應(yīng)根據(jù)實(shí)際,合理設(shè)置存檔界面,制定出相應(yīng)的界面設(shè)計方案,并不斷改進(jìn)自己的功能。在存檔界面上進(jìn)行電子文件的檢測,能更好地管理電子文件,防止電子文件的管理出現(xiàn)混亂。

        7.加強(qiáng)電子文件檔案管理的重視

        在當(dāng)前電子文檔日益普及的形勢下,各部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)更加重視。要使各部門的領(lǐng)導(dǎo)和員工對電子文檔的管理意義加強(qiáng)重視,制定相應(yīng)的政策,從而使其更好地管理。而作為一個部門的領(lǐng)導(dǎo),要為其提供必要的資源支持,以保證其正常運(yùn)行。

        8.加強(qiáng)電子文件檔案管理人才隊伍建設(shè)

        加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)是提升檔案管理工作的關(guān)鍵,以提高檔案管理的質(zhì)量。(1)通過校園招聘、社會招聘等形式招聘電子文件管理人員,加強(qiáng)招聘復(fù)合型電子文檔管理人員,以使電子文檔管理人才隊伍達(dá)到現(xiàn)代化電子文件檔案管理的要求,進(jìn)而能夠有效提高電子文件檔案管理水平。(2)要建立健全檔案管理制度,定期、不定期開展檔案管理工作,加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn),培養(yǎng)其職業(yè)道德,樹立正確的工作態(tài)度,重視檔案管理工作,以提高檔案管理工作的質(zhì)量。

        9.加強(qiáng)電子文件檔案管理安全化

        由于電子文檔存在著易篡改、易毀的安全隱患,因此為保證文檔的完整性和安全性,需要采用科學(xué)的技術(shù)手段,如訪問控制、網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)測、網(wǎng)絡(luò)防病毒、身份驗(yàn)證、加密備份等技術(shù)?;谶@一點(diǎn),我們建議采用加密的電子文檔,采用身份認(rèn)證等方式來控制文件,只有經(jīng)過認(rèn)證的人才能進(jìn)行操作。此外,還可以利用防火墻技術(shù)來阻止病毒、黑客等對電子文檔造成威脅的不確定性,實(shí)現(xiàn)對電子文檔的安全儲存。

        10.認(rèn)真進(jìn)行總體規(guī)劃

        要切實(shí)推動檔案信息化,必須從兩個方面著手。第一,學(xué)校要從長遠(yuǎn)的、短期的、學(xué)校的、部門的信息化建設(shè)的整體規(guī)劃,保證信息化的順利進(jìn)行。第二,就是要制定一個“標(biāo)準(zhǔn)”,對整個網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行統(tǒng)一管理,實(shí)現(xiàn)資源的共享,保證各個部門、各單位的文件都能快速、便捷地得到。

        11.明確歸檔范圍

        依據(jù)電子文檔的產(chǎn)生來源、載體形式,決定其歸檔范圍。由 DOC、 XLS、 PPT等辦公軟件所生成的電子文檔,依據(jù)載體的不同,對于具有相應(yīng)紙質(zhì)載體的電子文檔,應(yīng)當(dāng)按《學(xué)校歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》進(jìn)行歸檔;沒有相應(yīng)的紙質(zhì)載體的電子文檔(如視頻、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)頁等),由檔案局和各業(yè)務(wù)單位共同決定。

        12.解決好立體化方向發(fā)展問題

        在過去的數(shù)千年里,檔案管理一直是一條直線發(fā)展的路徑,而隨著人們對檔案使用的關(guān)注,把它和其他基礎(chǔ)工作有機(jī)地融合在一起,構(gòu)成一個只能反映出紙質(zhì)文檔實(shí)際狀況的平面結(jié)構(gòu)。由于電子文件和文件種類的迅速增加,其基本工作和使用工作也呈現(xiàn)出不同的特點(diǎn),因此,在原有的平面結(jié)構(gòu)之上,加入一種新的文件資料載體,使其成為一個立體的空間,并形成一個立體的管理架構(gòu)。檔案管理結(jié)構(gòu)的內(nèi)容、特點(diǎn)、持續(xù)發(fā)展與創(chuàng)新,尚需進(jìn)一步的研究與探索。

        六、結(jié)論

        在當(dāng)前電子文檔日益普及的形勢下,各部門領(lǐng)導(dǎo)對其重視和支持顯得尤為重要。各部門領(lǐng)導(dǎo)和員工應(yīng)加強(qiáng)對電子文檔的管理意識,正確理解其重要性,同時還要制定各類電子文檔的管理制度,以達(dá)到有效提升電子文檔的管理水平,作為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo),要為其提供必要的資源支持,以保證其正常運(yùn)行。

        參考文獻(xiàn):

        [1]徐 佳.企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理問題及對策研究[J].中國金屬通報,2020

        [2]李從衛(wèi),傅艷華.企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理問題及對策研究[J].機(jī)電兵船檔案,2020

        [3]霍倩倩.高職院校電子文件檔案管理的問題與對策研究[J].陜西檔案,2021

        [4]陳斐然.水務(wù)企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理問題及對策[J].蘭臺內(nèi)外,2021

        (作者單位:賀州第二高級中學(xué))

        基金項目:中學(xué)檔案有效管理研究及實(shí)踐,項目編號:KTLX2021C213。

        作者簡介:陳小微(1973—),女,漢族、廣西賀州昭平人,本科,中級(館員),研究方向:檔案管理。

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