摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，檔案管理方式也從傳統(tǒng)方式向數(shù)字化、信息化悄然發(fā)生著改變，檔案數(shù)字化和信息化建設(shè)成為各級各類檔案機(jī)構(gòu)發(fā)展的必然趨勢。檔案數(shù)字化徹底改變了傳統(tǒng)檔案管理模式下檔案信息的收集、處理和保存方式，使檔案的內(nèi)在活力和價(jià)值得到充分釋放。在此背景下的高校檔案工作實(shí)錄變化，也能夠從側(cè)面反映出高校檔案數(shù)字化建設(shè)的重要意義。西藏民族大學(xué)近些年的檔案工作發(fā)展迅速，在陜西省教育廳檔案工作檢查評估中獲評優(yōu)秀等次，在檔案館庫建設(shè)和檔案信息化建設(shè)方面也多次受到陜西省檔案界專家和西藏兄弟單位的贊譽(yù)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；數(shù)字化、信息化

西藏民族大學(xué)檔案管理中心成立于2013年1月，科級建制，歸口圖書館管理，是學(xué)校檔案資料的收集、保管、開發(fā)、利用中心，收藏有西藏公學(xué)、西藏民族大學(xué)（西藏民族學(xué)院）2個(gè)全宗檔案，截至2020年12月底，館藏紙質(zhì)檔案共計(jì)11036卷（盒），19730件；照片檔案19041張，實(shí)物檔案231件，電子檔案共計(jì)255.62GB。

一、強(qiáng)基固本，全面提升檔案工作整體水平

1.加強(qiáng)組織管理和制度建設(shè)，健全檔案工作機(jī)制

學(xué)校非常重視檔案管理和歸檔工作，把檔案工作列入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃以及學(xué)校各項(xiàng)管理制度中，加強(qiáng)了檔案管理工作的組織保障，成立校領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確專職檔案員工作制度，劃定了檔案工作建設(shè)階段性任務(wù)、目標(biāo)，采取了組織管理措施，為我校檔案管理工作規(guī)范化、制度化建設(shè)提供組織保障。

為加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作，提高檔案管理水平，發(fā)揮檔案作用，學(xué)校2003年形成下發(fā)了《檔案管理辦法》，為學(xué)校檔案事業(yè)各項(xiàng)工作的規(guī)范化管理提供明確指導(dǎo)，2015年出臺(tái)《關(guān)于印發(fā)加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案管理工作的實(shí)施意見》的文件，分別從檔案工作管理體制建設(shè)、檔案資源體系建設(shè)和安全體系建設(shè)、檔案工作服務(wù)層次、檔案工作保障力度和檔案宣傳工作的推進(jìn)等方面提出新形勢下我校檔案工作的實(shí)施方式。

制度建設(shè)是檔案工作的基礎(chǔ)性工作。通過學(xué)習(xí)國家檔案法規(guī)和相關(guān)制度，中心制定完善了檔案“收、管、用”方面的規(guī)定和制度，按照黨群、行政、教學(xué)、科研、規(guī)劃建設(shè)、儀器設(shè)備、產(chǎn)品生產(chǎn)、出版物、外事、財(cái)會(huì)、聲像、實(shí)物等12類檔案進(jìn)行歸檔分類。這是學(xué)校進(jìn)行檔案管理工作的理論基礎(chǔ)，也是檔案歸檔工作所遵循的基本規(guī)章和制度依據(jù)。

學(xué)校實(shí)行檔案管理中心集中統(tǒng)一管理檔案，專職檔案員負(fù)責(zé)檔案管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門日常形成的各類文件材料的收集、整理。業(yè)務(wù)部門立卷制度，由學(xué)校相關(guān)部門聯(lián)合制定專職檔案員和兼職檔案員崗位職責(zé)和考核細(xì)則，形成了完善的校兼職檔案員管理網(wǎng)絡(luò)，使歸檔的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性得以保證。由于各級、各部領(lǐng)導(dǎo)重視，制度保障有力，較好地完成了學(xué)校各門類檔案的立卷歸檔任務(wù)。

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也非常重視檔案工作的建設(shè)與檔案事業(yè)的發(fā)展，多次為檔案事業(yè)發(fā)展設(shè)置和增加專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)。同時(shí)，按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對檔案館庫建設(shè)方案進(jìn)行專題討論和專家論證，最終確立檔案館庫房建設(shè)方案并遵照執(zhí)行。2015年前后進(jìn)行檔案數(shù)字化環(huán)境改造，對檔案庫房存儲(chǔ)設(shè)備、工作設(shè)備、數(shù)字化設(shè)置設(shè)備等進(jìn)行升級，替換掉一批不符合檔案數(shù)字化、信息化發(fā)展的老化設(shè)備，2016年對檔案管理中心庫房進(jìn)行氣體消防系統(tǒng)部署，2017年批準(zhǔn)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)用于檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)等。

2.重視檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，形成檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)體系

檔案管理中心配備5名專職檔案管理人員，其中主任1名、檔案管理員4名。檔案工作人員實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任，現(xiàn)有副研究館員1名、館員4名，檔案學(xué)專業(yè)人員1名。根據(jù)工作需要，專職檔案員多次參與高校檔案學(xué)會(huì)和檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門舉行的各種培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，同時(shí)，工作人員也通過網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)等方式提升自己，以高質(zhì)量的檔案管理專業(yè)水平，積極熱情地為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，從而進(jìn)一步提升檔案管理隊(duì)伍的整體工作能力。

為進(jìn)一步做好文件材料收集、歸檔工作，推動(dòng)各二級歸檔部門重視和支持檔案工作，學(xué)校明確主管校長分管檔案工作，各二級單位和職能部門主要負(fù)責(zé)人為部門檔案工作的第一負(fù)責(zé)人，同時(shí)，每個(gè)單位指定專人作為本單位的兼職檔案員，專門負(fù)責(zé)本單位的文件歸檔和整理工作。檔案管理中心定期面向全校專、兼職檔案工作人員，開展系統(tǒng)性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。除此以外，檔案管理中心利用網(wǎng)絡(luò)解答、現(xiàn)場指導(dǎo)和電話遠(yuǎn)程解釋的方式幫助兼職檔案員完成檔案收集整理工作，切實(shí)提高了兼職檔案員檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，確定并鞏固檔案管理的三級網(wǎng)絡(luò)體系，并逐步實(shí)現(xiàn)了檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，最大限度地發(fā)揮了檔案的作用。

3.持續(xù)推進(jìn)檔案規(guī)范化建設(shè)，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)管理制度

首先，推進(jìn)全校檔案收集、整理規(guī)范化。學(xué)校根據(jù)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)和文件整理的相關(guān)規(guī)范和規(guī)則，在2014年以后生成的檔案實(shí)行按“件”整理，按照文件的內(nèi)在聯(lián)系科學(xué)組卷，簡明扼要地?cái)M寫案卷題名，準(zhǔn)確劃分保管期限，規(guī)范填寫案卷封面、案卷目錄和歸檔文件目錄，保證案卷組卷科學(xué)、合理，文件裝訂美觀結(jié)實(shí)。同時(shí)，學(xué)校制定實(shí)施了規(guī)范的檔案歸檔收集制度，明確了檔案材料的分類標(biāo)準(zhǔn)和整理規(guī)范，并且在收集、整理過程中嚴(yán)格執(zhí)行。目前，業(yè)務(wù)立卷部門基本能夠依據(jù)計(jì)劃在每年7月底按時(shí)完成紙質(zhì)檔案移交任務(wù)。

其次，庫房管理安全責(zé)任制度完善。為保證實(shí)體檔案的安全性，圖書館設(shè)定了檔案管理中心安全領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對庫房進(jìn)行安全檢查。定期要求各科室認(rèn)真檢查所轄范圍各種電氣設(shè)備是否正常運(yùn)轉(zhuǎn)，線路、插排是否老化、消防通道有無存放物品、周邊有無雜物等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告，立即整改。針對檔案庫房溫濕度需求，購置溫濕度監(jiān)控設(shè)備，定時(shí)記錄和監(jiān)控庫房溫濕度，當(dāng)溫濕度超標(biāo)時(shí)自動(dòng)報(bào)警，并派專人負(fù)責(zé)及時(shí)處理。堅(jiān)持定期檢查檔案實(shí)體安全，定期投放防蟲藥物并做好防蟲、防鼠換藥記錄。要求庫房管理員樹立檔案實(shí)體安全意識(shí)，嚴(yán)格遵守安全保密制度，工作人員對檔案內(nèi)容不討論、不外帶，對于密級文件配備涉密電腦進(jìn)行分類錄入，涉密檔案不上網(wǎng)、上網(wǎng)檔案不涉密，對涉密和非涉密檔案分開存放，確保檔案的電子安全和物理安全管理沒有疏漏。

最后，檔案利用流程規(guī)范化。為優(yōu)化檔案實(shí)體利用流程，保證檔案利用過程的便捷性和安全性，檔案管理中心依據(jù)檔案查借閱制度，嚴(yán)格履行檔案保密制度，對檔案利用進(jìn)行嚴(yán)格審核，借出、移進(jìn)檔案實(shí)時(shí)登記。

4.加快檔案信息化建設(shè)步伐，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理

檔案資源數(shù)字化是信息時(shí)代的必然要求，檔案數(shù)字化對檔案工作的現(xiàn)代化管理、使用和傳播等都具有很重要的作用，也是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作。檔案信息化建設(shè)的首要條件是硬件設(shè)備設(shè)施建設(shè)，學(xué)校前期進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)環(huán)境改造，為檔案部門配備基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等硬件設(shè)備設(shè)施；后期為適應(yīng)數(shù)字化、信息化的管理需求，購置“南大之星”檔案管理軟件，利用檔案管理軟件對綜合檔案進(jìn)行分級管理，建設(shè)館藏檔案資源的目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)案卷級和文件級目錄的機(jī)讀檢索，后期通過申請專項(xiàng)資金開展館藏檔案的數(shù)字化工作。2019年7月，完成全部館藏檔案的數(shù)字化工作，共計(jì)144302條記錄，140萬余頁，檔案全文實(shí)現(xiàn)OCR識(shí)別功能，全文檢索效果良好。自2020年起，學(xué)校每年投入專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)用于新增檔案的數(shù)字化加工，完成建校以來的學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化工作任務(wù)。實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)和OA辦公系統(tǒng)的無縫對接，確保電子文件與紙質(zhì)文件同步形成、同步整理和同步歸檔，推動(dòng)電子文件歸檔工作得到全面落實(shí)，提升了信息化條件下紙電同步歸檔的工作效率，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的信息化管理與利用。

二、攻堅(jiān)克難，協(xié)同發(fā)展檔案事業(yè)發(fā)展新機(jī)遇

1.持續(xù)推進(jìn)人員隊(duì)伍建設(shè)，努力提升檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)素養(yǎng)

由于學(xué)校人才引進(jìn)的指標(biāo)偏向教學(xué)科研一線，所以，檔案管理人員的引進(jìn)指標(biāo)少，專業(yè)隊(duì)伍人員得不到及時(shí)補(bǔ)充，人員隊(duì)伍存在專業(yè)結(jié)構(gòu)不合理現(xiàn)象，現(xiàn)有專職檔案人員缺乏檔案學(xué)專業(yè)背景，不利于相關(guān)業(yè)務(wù)的開展。隨著信息化建設(shè)的推進(jìn)，檔案管理中心亟須能承擔(dān)檔案信息化工作的計(jì)算機(jī)專業(yè)、檔案學(xué)專業(yè)人員，針對學(xué)校檔案專業(yè)人員緊缺、隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理的情況，學(xué)校通過幾個(gè)途徑不斷推進(jìn)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)：

（1）通過加強(qiáng)在職繼續(xù)教育培訓(xùn)、督促脫崗培訓(xùn)學(xué)習(xí)、推進(jìn)學(xué)歷素養(yǎng)提升等多個(gè)途徑提升檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。

（2）拓展兼職檔案員隊(duì)伍，加強(qiáng)專職檔案員對兼職檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，通過構(gòu)建專、兼職檔案員隊(duì)伍，擴(kuò)大檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

（3）進(jìn)一步引導(dǎo)檔案人員提高政治站位，自覺服從服務(wù)政治大局，注重各項(xiàng)能力的建設(shè)和提升，保持檔案隊(duì)伍良好的服務(wù)態(tài)度和工作作風(fēng)，始終堅(jiān)持為檔案利用者提供主動(dòng)、熱心、周到的服務(wù)。

2.重視檔案利用需求，著力優(yōu)化檔案數(shù)字化服務(wù)方式

檔案工作實(shí)際是一項(xiàng)服務(wù)型工作，收集、保存檔案的主要目的是提供方便、快捷的利用。為了更好提升檔案資源的利用過程、規(guī)范利用流程，學(xué)校制定完善了西藏民族大學(xué)檔案查閱制度和保密制度，確定檔案利用服務(wù)登記制度，并在此基礎(chǔ)上積極開展檔案信息咨詢及利用服務(wù)，充分發(fā)揮檔案資源的作用，服務(wù)校內(nèi)各職能部門教職工、校友以及持介紹證明的校外相關(guān)人員。在“6.9國際檔案日”前后，中心開展了多種形式的檔案宣傳教育活動(dòng)，讓更多的師生了解檔案資源，也提升了學(xué)校各部門歸檔資源的積極性和主動(dòng)性，同時(shí)充分發(fā)揮兼職檔案員的輔助宣傳作用，多批次對兼職檔案員進(jìn)行檔案收集和利用方式的培訓(xùn)，通過現(xiàn)場示范、網(wǎng)絡(luò)指導(dǎo)和電話答疑的方式解決各相關(guān)單位檔案歸檔和利用過程中的各種問題，助力學(xué)校的教學(xué)和科研工作。中心有針對性地收集脫貧攻堅(jiān)、疫情防控、“二十大”等專題檔案，對專題檔案數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行整合加工，主動(dòng)對學(xué)校宣傳部門、疫情防控部門進(jìn)行推送和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，同時(shí)不斷創(chuàng)新檔案工作方法，優(yōu)化檔案數(shù)字化服務(wù)方式，探索靈活多樣的檔案利用方法，切實(shí)發(fā)揮檔案的價(jià)值，滿足利用者的檔案需求。

3.創(chuàng)新檔案信息服務(wù)方式，開發(fā)拓展檔案資源的宣傳、教育工作

檔案管理各項(xiàng)工作需要有充足的運(yùn)行經(jīng)費(fèi)做支撐，如檔案管理人員的繼續(xù)教育經(jīng)費(fèi)支出、每年增量檔案的數(shù)字化建設(shè)經(jīng)費(fèi)支出、編研開發(fā)等新業(yè)務(wù)均需要大量經(jīng)費(fèi)的支持，但是學(xué)校用于檔案管理的經(jīng)費(fèi)僅能支持傳統(tǒng)服務(wù)，無法滿足開拓新服務(wù)的需求。針對檔案管理工作正常運(yùn)行經(jīng)費(fèi)短缺的情況，檔案管理中心積極挖掘開發(fā)館藏資源，充分利用已有館藏資源，通過舉辦線上、線下展覽，制作青春紀(jì)念冊、校友紀(jì)念品，積極開展檔案專題展覽或知識(shí)競賽等宣傳教育工作。還創(chuàng)新檔案信息服務(wù)方式，利用“6.9國際檔案日”等宣傳契機(jī)，開展了檔案主題照片展、“真人檔案館”講座等活動(dòng)，開發(fā)拓展檔案資源的宣傳教育工作。同時(shí)，依據(jù)現(xiàn)有成果，積極拓展高校檔案社會(huì)化服務(wù)，宣傳檔案工作取得的成績，及時(shí)推介檔案專題成果和檔案宣傳教育，提高社會(huì)對檔案工作的認(rèn)知度和認(rèn)可度，提升全校師生和校友的檔案意識(shí)和檔案素養(yǎng)。

4.加快檔案數(shù)字化建設(shè)，穩(wěn)步推進(jìn)檔案資源信息化建設(shè)力度

檔案管理工作專業(yè)技術(shù)性很強(qiáng)，學(xué)校檔案工作基礎(chǔ)薄弱，檔案管理諸多方面不甚規(guī)范、合理，業(yè)務(wù)流程亟須優(yōu)化，需要專業(yè)素質(zhì)強(qiáng)大、業(yè)務(wù)水平熟練的專家型人才進(jìn)行實(shí)地指導(dǎo)。信息化建設(shè)是推進(jìn)檔案資源服務(wù)利用的基礎(chǔ)性工作，檔案管理中心持續(xù)加大檔案資源的信息化建設(shè)力度，上線獨(dú)立的檔案管理中心網(wǎng)站，利用網(wǎng)絡(luò)發(fā)布檔案管理中心工作制度、利用服務(wù)范圍和流程，及時(shí)更新中心動(dòng)態(tài)；積極推進(jìn)聲像、基建圖紙等特殊資源的數(shù)字化建設(shè)程度，穩(wěn)步推進(jìn)整體檔案資源的信息化建設(shè)力度。

結(jié)語

綜上所述，檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、持續(xù)性、長久性的工作，是一項(xiàng)功在當(dāng)代、利在千秋的事業(yè)。西藏民族大學(xué)檔案管理中心以檔案數(shù)字化為契機(jī)，按照習(xí)近平總書記對檔案工作的重要指示精神，結(jié)合學(xué)校整體信息化建設(shè)規(guī)劃的目標(biāo)和任務(wù)，進(jìn)一步提升檔案的信息化建設(shè)水平，提升數(shù)字賦能效果，拓展為師生服務(wù)的寬度，不斷推動(dòng)學(xué)校檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

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（作者單位：西藏民族大學(xué)圖書館）

基金項(xiàng)目：2019年度西藏自治區(qū)教育科學(xué)“十三五”規(guī)劃項(xiàng)目“西藏高校檔案數(shù)字化質(zhì)量管控體系研究” （項(xiàng)目編號：XZJKY19409）。

作者簡介：李麗（1988—），女，漢族，河南鎮(zhèn)平人，碩士研究生，館員，研究方向：高校檔案管理。