摘 要：建設(shè)項(xiàng)目檔案作為記錄工程建設(shè)活動(dòng)全過(guò)程的真實(shí)反應(yīng)，在建設(shè)過(guò)程中起到了非常關(guān)鍵的作用。建設(shè)項(xiàng)目由于工程建設(shè)周期長(zhǎng)，投資數(shù)額大、參建單位眾多以及自身較為復(fù)雜等特點(diǎn)，由此產(chǎn)生了各種繁雜的檔案資料。在建設(shè)項(xiàng)目中，施工單位往往在潛意識(shí)中存在著“重工程，輕檔案”的思想，因此，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理就成為建設(shè)工程項(xiàng)目管理中的薄弱環(huán)節(jié)。本文著重分析當(dāng)前建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀，并根據(jù)問(wèn)題提出相應(yīng)的解決對(duì)策，希望在日后的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中能夠提高檔案管理的水平。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項(xiàng)目；檔案管理；解決對(duì)策

建設(shè)項(xiàng)目作為國(guó)家重點(diǎn)基建工程項(xiàng)目，需要投入大量的人力、物力、財(cái)力去維持其建設(shè)周期。通常來(lái)講，建設(shè)項(xiàng)目分為工程建設(shè)開工前、工程項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中、工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收、工程完工交付使用等幾個(gè)階段，每個(gè)階段都會(huì)隨著工程進(jìn)度產(chǎn)生相應(yīng)的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料。建設(shè)項(xiàng)目檔案是建設(shè)項(xiàng)目的重要組成部分，再加上建設(shè)項(xiàng)目檔案本身的特殊性，由此形成的檔案資料數(shù)量繁多，種類多樣，專業(yè)性極強(qiáng)，這就造成了建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的難度極大。

因此，本文從實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，探究建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)實(shí)狀況、難點(diǎn)以及相應(yīng)的解決對(duì)策，為日后的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作提供更多的思路。

一、建設(shè)項(xiàng)目檔案在建設(shè)工程中的重要作用

1.建設(shè)項(xiàng)目檔案與建設(shè)項(xiàng)目相互依存

在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)周期中，建設(shè)項(xiàng)目檔案與建設(shè)工程是同步生成的，并且，在后期建設(shè)工程實(shí)現(xiàn)了交工驗(yàn)收后，項(xiàng)目檔案依然繼續(xù)產(chǎn)生后期利用的價(jià)值。建設(shè)項(xiàng)目檔案是建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)，也是建設(shè)項(xiàng)目后期合規(guī)性檢查的重要支撐。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作是整個(gè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收工作的前提條件，同時(shí)沒(méi)有建設(shè)工程實(shí)施作為基礎(chǔ)的檔案資料也是無(wú)效的檔案。因此，在整個(gè)過(guò)程中，建設(shè)項(xiàng)目檔案與建設(shè)項(xiàng)目本身是不可分割的整體。

2.建設(shè)項(xiàng)目檔案體現(xiàn)建設(shè)工程的質(zhì)量

建設(shè)項(xiàng)目檔案記錄了整個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目從工程立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收的全部實(shí)施過(guò)程，同時(shí)也是整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從管理過(guò)程到質(zhì)量驗(yàn)收的重要憑證和依據(jù)。當(dāng)前，我國(guó)的建設(shè)項(xiàng)目種類各異且內(nèi)容繁雜，在量化分析和管理的共同推動(dòng)下，對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目的質(zhì)量評(píng)價(jià)不再是以簡(jiǎn)單觀感為評(píng)價(jià)的核心，而是要以精確的數(shù)據(jù)資源和詳細(xì)的文本材料、圖紙作為評(píng)價(jià)質(zhì)量的核心體現(xiàn)，而這種以數(shù)據(jù)、資料為核心的資源是建立在項(xiàng)目檔案的基礎(chǔ)之上的，因此，建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量的綜合評(píng)定都需要大量的項(xiàng)目檔案所提供的現(xiàn)場(chǎng)資料來(lái)確定，項(xiàng)目檔案在建設(shè)工程中起到了決定性的作用，直接反映了工程現(xiàn)場(chǎng)建設(shè)質(zhì)量的高低。

3.建設(shè)項(xiàng)目檔案是建設(shè)單位工作的參考和依據(jù)

在建設(shè)項(xiàng)目整個(gè)生命周期中，建設(shè)項(xiàng)目檔案將在相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)發(fā)揮出重要的參考和憑證作用。建設(shè)項(xiàng)目檔案不僅記錄了整個(gè)工程從無(wú)到有的過(guò)程，更是決定了建設(shè)單位對(duì)后續(xù)項(xiàng)目是否具備相應(yīng)的管理能力，建設(shè)項(xiàng)目檔案對(duì)后期建設(shè)項(xiàng)目的運(yùn)行、維護(hù)、改建、擴(kuò)建工作以及對(duì)后續(xù)項(xiàng)目檔案的有序編制提供了先決條件。與此同時(shí)，建設(shè)項(xiàng)目檔案在維護(hù)項(xiàng)目權(quán)益、開展項(xiàng)目研究、查找數(shù)據(jù)信息等工作中都能發(fā)揮出重要的憑證作用，成為不可多得的寶貴資源，為方便建設(shè)單位對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的后期把控提供了強(qiáng)有力的信息支撐。

二、建設(shè)項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

在建設(shè)項(xiàng)目工程中，項(xiàng)目檔案本應(yīng)該占據(jù)著非常重要的地位，但從當(dāng)前的檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目管理體系中還存在諸多需要解決的地方，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.項(xiàng)目檔案人員未參與項(xiàng)目合同的簽訂

建設(shè)項(xiàng)目合同往往是建設(shè)方和參建方之間互相制約、互相關(guān)聯(lián)的一種文本紐帶，同時(shí)也是建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程的見證。項(xiàng)目檔案管理始終貫穿整個(gè)項(xiàng)目過(guò)程，在建設(shè)項(xiàng)目前期合同談判和簽訂過(guò)程中，部分單位只是項(xiàng)目管理部門參與其中的談判和簽約，根本沒(méi)有讓檔案部門的人員參與其中，這就造成了各參建單位對(duì)于最后形成的檔案質(zhì)量要求一無(wú)所知，導(dǎo)致形成的檔案同建設(shè)單位的要求相差較大。

2.項(xiàng)目檔案收集困難

項(xiàng)目檔案的收集工作是整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的核心內(nèi)容，可以說(shuō)項(xiàng)目檔案的收集質(zhì)量決定著后期項(xiàng)目檔案歸檔的完整性和系統(tǒng)性。鑒于建設(shè)項(xiàng)目檔案數(shù)量多，各單位形成的檔案資料極為分散且檔案工作不被各方所重視，無(wú)疑會(huì)大大增加后期項(xiàng)目檔案收集工作的難度。當(dāng)前，在檔案收集的過(guò)程中，各參建單位往往在工程完工之后，才回過(guò)頭來(lái)補(bǔ)充各種檔案資料，一旦建設(shè)項(xiàng)目工程周期拖長(zhǎng)，再加上管理人員的疏忽，就存在大量建設(shè)項(xiàng)目檔案遺失的可能性。

此外，很多參建單位為了保障工程進(jìn)度，往往會(huì)將工程擺在首位而忽略檔案同步收集和整理的過(guò)程，但是，為保障項(xiàng)目檔案通過(guò)國(guó)家的檔案驗(yàn)收及最終項(xiàng)目驗(yàn)收，往往會(huì)在驗(yàn)收之前對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行突擊歸檔及查漏補(bǔ)缺工作，鑒于之前大量的資料簽署不完善，歸檔不齊全，缺乏項(xiàng)目檔案之間本該有的系統(tǒng)連續(xù)性。

所以，在如此倉(cāng)促的時(shí)間內(nèi)根本無(wú)法保證項(xiàng)目檔案的歸檔質(zhì)量，最終導(dǎo)致大量的項(xiàng)目檔案分散在原始形成單位，甚至丟失，這樣的管理方式極易造成大面積的項(xiàng)目檔案無(wú)法歸檔，項(xiàng)目檔案涂改、破損、無(wú)效等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

3.項(xiàng)目檔案分類組卷標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

當(dāng)前工程建設(shè)項(xiàng)目大部分都實(shí)行總包和分包相結(jié)合的模式，各參建單位任務(wù)繁多，總包單位與分包單位職責(zé)界定不清晰，形成檔案的形式各異，移交的歸檔清單無(wú)法滿足需求，因此，在參建單位提供資料的時(shí)候，其檔案組卷分類方式根本無(wú)法滿足建設(shè)單位對(duì)于歸檔項(xiàng)目檔案的要求，這無(wú)疑加大檔案歸口管理部門對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案的統(tǒng)一管理和后續(xù)利用的難度。因此，如何系統(tǒng)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行分類組卷，以及保障日后的檔案查找利用，同樣是建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中較為突出的難題。

4.項(xiàng)目檔案專職人員缺口較大

項(xiàng)目檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜、煩瑣的工作，因此，要求項(xiàng)目檔案管理人員必須具備高度的責(zé)任心以及過(guò)硬的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理知識(shí)和能力，這些都是專職項(xiàng)目檔案管理人員必須具備的素質(zhì)。但當(dāng)前較為遺憾的是，許多負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的人員都是各單位內(nèi)部的管理人員兼管檔案，有的部分單位甚至連相應(yīng)的資料管理員都沒(méi)有，所以，他們的業(yè)務(wù)水平無(wú)法與專業(yè)的項(xiàng)目檔案人員相提并論，根本不能勝任當(dāng)前繁重復(fù)雜的建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，特別是在當(dāng)前我國(guó)重大建設(shè)項(xiàng)目越來(lái)越多，項(xiàng)目檔案體量越來(lái)越大的情況之下，現(xiàn)有的項(xiàng)目檔案管理專業(yè)人員配置無(wú)論從數(shù)量上，還是質(zhì)量上來(lái)看都無(wú)法滿足當(dāng)前項(xiàng)目檔案工作的要求。

5.需完善項(xiàng)目檔案信息化環(huán)境

信息時(shí)代的大背景之下，大數(shù)據(jù)檔案是未來(lái)的趨勢(shì)所在。為適應(yīng)工作需求，建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化程度必須要不斷提高，項(xiàng)目檔案的信息化環(huán)境包括了硬件環(huán)境、軟件環(huán)境、人力資源環(huán)境等多方面的因素，每一部分都直接影響著項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)工作的有序開展，目前，項(xiàng)目檔案信息化還處于逐步探索的階段，建設(shè)單位務(wù)必要為項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)提供更多的支撐和幫助。

三、建設(shè)項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀的解決對(duì)策

從上述建設(shè)項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，項(xiàng)目檔案管理還存在諸多弊病，因此，為了提高建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平，作者根據(jù)自身工作經(jīng)驗(yàn)及相關(guān)的檔案管理辦法和制度，提出了一些淺顯的解決對(duì)策，希望能在以后的項(xiàng)目檔案工作中攻克這些難點(diǎn)。

1.將項(xiàng)目檔案管理納入項(xiàng)目合同管理

建設(shè)項(xiàng)目在前期雙方簽訂合同的時(shí)候，部分建設(shè)單位在項(xiàng)目檔案的歸檔質(zhì)量要求方面未提出明確要求，以至于在項(xiàng)目檔案移交的時(shí)候發(fā)現(xiàn)很大部分的檔案資料根本不符合檔案部門的歸檔要求，造成了項(xiàng)目檔案驗(yàn)收以及后期項(xiàng)目檔案利用的拖沓。

因此，在建設(shè)單位與項(xiàng)目參建單位簽訂合同的時(shí)候，必須設(shè)立專門的條款，明確項(xiàng)目檔案的管理責(zé)任，要將項(xiàng)目檔案管理方面的內(nèi)容加入合同管理中，并邀請(qǐng)項(xiàng)目檔案人員參加相關(guān)合同的簽訂儀式，并形成相關(guān)會(huì)議紀(jì)要，包括對(duì)形成項(xiàng)目檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求、歸檔范圍、歸檔時(shí)間、違約費(fèi)用，以及對(duì)監(jiān)理部門的審查責(zé)任等都要提出明確的要求，以此來(lái)保障整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目檔案的歸檔質(zhì)量。

2.完善建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)制度和體系

首先，建設(shè)單位作為整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的管理者，在項(xiàng)目建設(shè)啟動(dòng)初期就要積極組織各參建單位共同建立覆蓋各單位的項(xiàng)目檔案管理體系和制度，并將項(xiàng)目檔案管理納入各單位的項(xiàng)目管理體系中。

其次，強(qiáng)化項(xiàng)目檔案的管理力度，制定建設(shè)單位的項(xiàng)目專項(xiàng)檔案的實(shí)施細(xì)則，建設(shè)單位必須與總包單位一起層層落實(shí)項(xiàng)目檔案歸檔責(zé)任，明確責(zé)任主體、責(zé)任范圍。

最后，雙方必須對(duì)項(xiàng)目檔案的歸集工作給予足夠的重視，根據(jù)《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》，各參建單位必須嚴(yán)格落實(shí)建設(shè)項(xiàng)目檔案的歸檔范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求。

3.培養(yǎng)更專業(yè)的項(xiàng)目檔案管理人才

當(dāng)前項(xiàng)目檔案人員的質(zhì)量參差不齊，要想全面提高建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平，很重要的一點(diǎn)便是對(duì)專業(yè)人才的培養(yǎng)，目前，很多項(xiàng)目檔案人員的學(xué)歷及專業(yè)還不足以完全勝任項(xiàng)目檔案管理工作（如表1）。

首先，建設(shè)單位和各參建單位必須嚴(yán)格把關(guān)項(xiàng)目檔案管理人員的招聘標(biāo)準(zhǔn)，不能盲目選擇或者借調(diào)項(xiàng)目檔案管理人員。

其次，必須加大對(duì)項(xiàng)目檔案管理人員的培訓(xùn)力度，建設(shè)單位可聘請(qǐng)建設(shè)項(xiàng)目檔案方面的專家為各參建單位的檔案人員或者資料管理人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，使其技術(shù)能力達(dá)到專業(yè)的項(xiàng)目檔案人員的要求。

最后，建設(shè)單位要同參建單位一起建立相關(guān)的檔案考核機(jī)制，嚴(yán)格落實(shí)多勞多得的獎(jiǎng)懲分配制度，從而調(diào)動(dòng)項(xiàng)目檔案管理人員的積極性，保障項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。

4.加強(qiáng)對(duì)施工過(guò)程的把控及檢查

建設(shè)單位必須與監(jiān)理單位聯(lián)合起來(lái)加強(qiáng)對(duì)施工過(guò)程的把控。依據(jù)檔案管理辦法的相關(guān)要求，加強(qiáng)對(duì)各參建單位項(xiàng)目檔案管理工作的監(jiān)督指導(dǎo)，要督促各單位對(duì)項(xiàng)目檔案及時(shí)進(jìn)行歸檔，檢查項(xiàng)目檔案的收集、整理、組卷等工作，必須做到項(xiàng)目檔案與項(xiàng)目工程建設(shè)同步進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見，并按照約定的時(shí)間進(jìn)行問(wèn)題整改回復(fù)。在整個(gè)施工過(guò)程中，項(xiàng)目檔案的完整性和有效性是檔案工作的核心，建設(shè)單位必須與施工階段的各參建單位保持密切溝通，既要保證施工材料的質(zhì)量過(guò)關(guān)并形成檢驗(yàn)報(bào)告，又要對(duì)施工技術(shù)相關(guān)的操作流程進(jìn)行嚴(yán)格管理并形成日志，這些檔案數(shù)據(jù)和原始記錄必須在項(xiàng)目檔案中去體現(xiàn)。

同時(shí)，在設(shè)計(jì)圖、施工圖、竣工圖等反映工程施工過(guò)程的圖紙中必須將變更內(nèi)容逐一體現(xiàn)，在竣工驗(yàn)收的時(shí)候注意施工質(zhì)量分部、分項(xiàng)、檢驗(yàn)記錄及工程驗(yàn)收記錄、簽字、蓋章手續(xù)是否完善等。加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目施工過(guò)程檔案的把控不僅能夠大大提高建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整性和有效性，還能夠?yàn)檎麄€(gè)建設(shè)工程的施工質(zhì)量提供強(qiáng)有力的保障。

5.加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)

當(dāng)前，單純的人力資源已經(jīng)不能夠完全滿足建設(shè)項(xiàng)目檔案的繁重工作，要想提高建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理水平，準(zhǔn)確把控項(xiàng)目檔案的完整性、有效性、系統(tǒng)性、安全性，就必須創(chuàng)新項(xiàng)目檔案管理模式。建設(shè)單位在項(xiàng)目檔案全過(guò)程管理之外，檔案信息化建設(shè)的開展也必須進(jìn)一步提上日程，數(shù)字化檔案的建設(shè)不僅僅能夠大大降低人工成本和時(shí)間成本，更能夠從管理模式上對(duì)項(xiàng)目檔案的規(guī)范化管理提供強(qiáng)有力的技術(shù)支撐和后期利用保障，因此，項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)就是未來(lái)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的趨勢(shì)和方向。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，越來(lái)越多的建設(shè)工程項(xiàng)目已經(jīng)開始實(shí)施，基建大國(guó)的建設(shè)數(shù)量已經(jīng)不斷突破人們的認(rèn)知，而建設(shè)項(xiàng)目檔案是建設(shè)項(xiàng)目中最為重要的信息資源，只有妥善管理和利用，才能夠更好地推動(dòng)建設(shè)項(xiàng)目的發(fā)展和進(jìn)程。建設(shè)項(xiàng)目檔案詳細(xì)記錄了建設(shè)項(xiàng)目中的每一個(gè)細(xì)節(jié)，這些檔案不僅對(duì)建設(shè)項(xiàng)目施工人員有著重要的指導(dǎo)作用，還能為建設(shè)項(xiàng)目管理人員的決策提供正確的方向，能有效避免因錯(cuò)誤決策而造成的項(xiàng)目合規(guī)性下降，最大限度地保障建設(shè)項(xiàng)目的質(zhì)量和安全?？傊ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案是決定整個(gè)項(xiàng)目管理能否順利的關(guān)鍵因素，而建設(shè)項(xiàng)目檔案的有序管理又是項(xiàng)目檔案是否完備的前提條件。相信在今后建設(shè)單位和參建單位的共同努力下，建設(shè)項(xiàng)目檔案可以在建設(shè)項(xiàng)目管理這條康莊大道上越走越好，從而提升各單位建設(shè)項(xiàng)目檔案的綜合管理能力，并在日后為更大的平臺(tái)提供項(xiàng)目檔案信息存儲(chǔ)和利用服務(wù)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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（作者單位：中國(guó)核動(dòng)力研究設(shè)計(jì)院）

作者簡(jiǎn)介：常宇辰（1990—），男，漢族，河北保定人，碩士，館員，研究方向：項(xiàng)目檔案收集與整理。