武啟峰 張萌潔 徐慶峰

摘 ?要：隨著信息技術的跨越式高速發(fā)展，傳統(tǒng)的會計檔案管理模式已無法跟上時代發(fā)展和精細化管理的要求。檔案管理也不再是面對沒有生命的紙張，僅做搬運工作。如何把檔案管好、管活，使其重新煥發(fā)出信息時代數(shù)字躍然眼眸的活力，是擺在管理者面前的又一嶄新課題。本文從檔案信息化建設的政策入手，通過分析現(xiàn)狀與問題，給出了建設會計電子檔案的思路和落地措施。

關鍵詞：電子會計檔案；數(shù)字化票據(jù)；信息共享；圖像采集

Abstract： With the rapid development of information technology by leaps and bounds， the traditional accounting archives management model has been unable to keep up with the requirements of development of times and delicacy management. Archives management is no longer about dealing with lifeless paper and only doing transportation. How to manage the archives so that they can rejuvenate in the information age is another new topic for leaders. Based on the policy of archives informatization construction， this paper proposed the ideas and implementation measures for the construction of accounting electronic files by analyzing the status quo and problems.

Keywords： Electronic accounting archives; Digital bills; Information sharing; Image collection

隨著基于互聯(lián)網(wǎng)的新業(yè)態(tài)、新模式蓬勃興起，電子發(fā)票、電子客票、銀行電子回單等電子會計憑證的應用在我國逐漸普及，加之各單位信息化建設水平和精細化管理水平的日益提升，包括會計憑證、賬簿、報表等在內的會計資料越來越多地以電子化形式生成、傳輸、存檔。[1]雖然各類單據(jù)的電子化傳遞極大方便了使用者，但在傳統(tǒng)會計檔案管理向電子會計檔案管理轉變的過程中，依然存在一些關鍵問題需要解決，諸如單據(jù)的電子化標準、生成規(guī)范、合規(guī)性約定、電子格式和風險防范等，所以迫切需要在新舊模式銜接實踐中對存在問題分析研究，并據(jù)此提出針對性的解決措施，助力電子會計檔案管理順利實行和落地。

1 實施電子會計檔案的政策背景和必要性

1.1 政策背景。為更好地適應我國經(jīng)濟社會的快速發(fā)展和電子信息技術的廣泛普及，2015年12月14日，財政部和國家檔案局聯(lián)合下發(fā)最新修訂后的《會計檔案管理辦法》，自2016年1月1日正式施行。這是《會計檔案管理辦法》自1984年印發(fā)以來，經(jīng)過1998年首次修訂之后的二次修訂。新《管理辦法》的變化主要體現(xiàn)為五個方面：一是完善了會計檔案定義和范圍，二是新增并明確了電子檔案管理要求，三是完善了會計檔案銷毀程序，四是明確了會計檔案出境管理要求，五是明確了會計檔案定期保管期限。其中，最為令人矚目的變化是新《管理辦法》肯定了電子會計檔案的法律效力，明確了電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以實現(xiàn)電子化管理。

新《管理辦法》的實施為會計電子檔案提供了有力制度保障和遵循。同時，各類電子會計憑證的應用逐漸普及，國家層面也陸續(xù)發(fā)布文件在全國范圍內開展試點工作，為推進電子票據(jù)的穩(wěn)步應用提供指導。

2015年國家稅務總局正式啟動增值稅電子普通發(fā)票試點工作，會計憑證電子化自此步入快車道；2017年財政部啟動財政電子票據(jù)試點應用工作；2020年上半年，國家稅務總局啟動增值稅專用發(fā)票電子化試點工作；同年12月在全國新辦納稅人中實行增值稅專用發(fā)票電子化；2019年4月，國家檔案局辦公室、財政部辦公廳與國家稅務總局辦公廳聯(lián)合發(fā)布《關于開展電子發(fā)票電子化報銷入賬歸檔試點工作的通知》；2021年2月上述部門與商務部辦公廳再次聯(lián)合下發(fā)《關于進一步擴大增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作的通知》，推進電子發(fā)票在更廣泛的地區(qū)和行業(yè)進行試點，為下一步電子發(fā)票的鋪開做充分調研準備。

2020年3月，財政部和國家檔案局聯(lián)合制發(fā)《關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，明確了合法的電子會計憑證、電子會計檔案與紙質會計憑證、紙質會計檔案具有同等效力，承認了電子會計憑證的法律效力，提出電子會計憑證電子化單軌制報銷入賬歸檔全流程電子化的要求，加強了對會計、檔案工作領域的具體指導。

1.2 實施的必要性。電子會計檔案相較紙質具有更多優(yōu)勢。相較于紙質檔案，電子檔案能夠實現(xiàn)基礎數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)規(guī)整、自動生成憑證和報表等一系列標準化、智能化流程。其優(yōu)勢主要體現(xiàn)在節(jié)能環(huán)保、高效檢索、降低管理成本等三方面。[2]

首先，在我國建設資源節(jié)約型、環(huán)境友好型社會的大背景下，電子檔案能在最大程度上減少紙張、油墨的使用，減少木材等自然資源消耗，助力綠色發(fā)展、循環(huán)發(fā)展、低碳發(fā)展。

其次，電子檔案可在計算機等端口通過檢索功能實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和查閱功能，根據(jù)各類人員的崗位職責進行檢索范圍的授權分配，并且在此基礎上進行更深層次的大數(shù)據(jù)分析，在數(shù)據(jù)利用率上遠遠優(yōu)于紙質檔案。

2 電子會計檔案管理的現(xiàn)狀與問題

2.1 信息化基礎薄弱，難以提供技術保障。信息化、智能化的電子會計檔案管理涉及與多個系統(tǒng)對接，對一個單位的信息化建設水平有較高要求。單位若受制于資金投入和管理水平，對信息化軟硬件支持力度不足，未對信息系統(tǒng)進行必要的運行維護，則難以使電子會計檔案管理達到目標效果。

2.2 電子會計檔案的數(shù)據(jù)可讀性與存儲安全性存在漏洞。電子會計檔案的存儲格式較多，包括PDF、OFD、WORD、EXCEL、TXT、JPG、DBF等，數(shù)據(jù)庫代表包括Oracle、SQLServer等。

電子格式的多元性為數(shù)據(jù)可讀性帶來了以下風險點：一是從不同系統(tǒng)中提取的數(shù)據(jù)，需要開發(fā)人員進行技術對接，使之能夠轉變?yōu)榭捎?、準確的會計語言，存在一定的技術要求；二是數(shù)據(jù)格式的更新迭代可能會造成老舊的電子數(shù)據(jù)無法讀??；三是對于拍照或者掃描而來的數(shù)據(jù)源，存在圖像分辨率過低從而導致識別讀取困難的風險。

從數(shù)據(jù)安全性來講，相比于紙質憑證存儲載體的單一性，電子憑證可在計算機、硬盤、光盤甚至云端進行存儲，因此需要更高級別的技術保護。

針對電子儲存的數(shù)據(jù)，一是電子檔案對電子設備的依賴性強，可能存在特定的磁性介質因磁性消失而導致數(shù)據(jù)損毀滅失的風險；二是存在網(wǎng)絡病毒和黑客攻擊的風險，可能對各類數(shù)據(jù)進行刪除、新增、篡改，以達到竊取商業(yè)機密、干擾市場行為的目的，對電子會計檔案的安全性帶來巨大挑戰(zhàn)。

2.3 電子發(fā)票的真?zhèn)尾轵?、重復報銷。由于電子會計憑證的紙質打印件具有易篡改、易復制且難察覺等特點，如果不能依靠軟件系統(tǒng)進行發(fā)票真?zhèn)螜z驗和查重檢驗，規(guī)避可能存在的重復報銷、虛假入賬、篡改信息的漏洞，則存在重大的內控缺失。

3 電子會計檔案管理改進措施及建議

3.1 形成制度、明晰賦權，保障電子檔案安全可用。單位應根據(jù)自身管理要求、業(yè)務流程標準、信息系統(tǒng)建設等實際情況形成制度，制定適應自身需求的會計電子檔案工作規(guī)范，對電子檔案的獲取、審批、入賬、歸檔、移交、保管、借出、備份、鑒定銷毀等方面做出具體工作規(guī)范和要求，指導現(xiàn)實工作。尤其要明確崗位責任和安全保密制度，做到有章可依。如何保障檔案數(shù)據(jù)的安全性和可用性？

首先，應在制度中規(guī)范電子檔案備份的具體流程和要求，如實時或定時將電子檔案備份至硬件設備或云端，進行備份核查、定期檢查，做好庫房管理，避免因電子數(shù)據(jù)自身不穩(wěn)定性、自然災害、人為破壞而造成數(shù)據(jù)丟失。

其次，嚴格設置各崗位權限，尤其要慎重配置檔案“增、刪、改”權限，可考慮設置修改數(shù)據(jù)、單據(jù)附件條件下的多級審批，另外還可以采取數(shù)字簽名、添加水印、雙向加密等方式防止篡改。同時，移交會計電子檔案時，應當將電子檔案及其元數(shù)據(jù)、讀取平臺（軟件）一并移交，保證新舊數(shù)據(jù)的長期可讀性。

3.2 技術把關、嚴防漏洞，保證信息系統(tǒng)平穩(wěn)運行。會計檔案的全流程電子化管理離不開信息系統(tǒng)的支持，一套嚴密成熟的信息系統(tǒng)是實施電子檔案管理的基礎保障。單位應在已有報銷系統(tǒng)和會計核算系統(tǒng)基礎上，根據(jù)自身管理需求，評估軟件開發(fā)公司的技術能力，最終選擇是在現(xiàn)有系統(tǒng)中新增加檔案管理模塊，還是直接選用成熟的檔案管理軟件與本單位現(xiàn)有軟件進行對接。

從源數(shù)據(jù)的接收上，信息化系統(tǒng)應支持從PC和移動端的各類軟件、微支小程序等多端口獲取數(shù)據(jù)，在識別電子資料來源真實、有效后，及時進行分類規(guī)整。同時，利用高速掃描儀、手機、報賬機等端口進行實體附件的圖像采集。

在收集好附件及數(shù)據(jù)后，系統(tǒng)即刻進行單據(jù)附件分類歸檔和數(shù)據(jù)規(guī)整，及時進行信息傳輸，避免后期大量信息冗余。在系統(tǒng)能夠有效接收、管理和利用電子檔案的同時，還應當建立起電子會計檔案與相關聯(lián)的其他紙質會計檔案的檢索關系，保證線上線下檔案的相互對照。在數(shù)據(jù)的再利用方面，系統(tǒng)應能實現(xiàn)多條件下的檢索功能。同樣地，針對查詢借閱功能，應設置不同人員的查詢權限。

3.3 對照要求，熟用管理工具，規(guī)范電子會計憑證報銷入賬。單位在具備條件時通過軟件系統(tǒng)進行電子會計憑證的查重檢驗和收管。對于從外單位取得的電子發(fā)票，不能僅使用電子發(fā)票的紙質打印件報銷入賬歸檔，應當同時保存電子發(fā)票的原始PDF或OFD文件，并建立線上電子會計憑證與線下紙質會計憑證的檢索關系。同時加強報銷審核，杜絕僅將電子會計憑證作為報銷入賬的唯一憑證。

4 未來電子化會計檔案建設展望

電子會計檔案的推行是適應新形勢下電子商務、電子政務發(fā)展的必然選擇，是推進綠色低碳可持續(xù)發(fā)展的有效手段，是會計憑證報銷入賬歸檔全流程電子化的最終結果。確保電子會計檔案的真實、完整、可用、安全，是實現(xiàn)后續(xù)精細化管理的根本基礎。可以預見在不久的將來，數(shù)據(jù)造假將變得更加困難，視頻、音頻也可能成為有價值的會計檔案材料，交通票據(jù)自動推送無需取票，各類電子發(fā)票也能自動獲取。信息化時代的大浪潮下，推動電子會計數(shù)據(jù)的深度開發(fā)和有效利用，將為單位決策和管理提供更多維度、更具參考價值的會計信息。

*基金項目：2022年度河南省檔案科技項目（2022-R-008）；河南省軟科學研究計劃基金資助項目（222400410444、222400410278）；河南省醫(yī)學科技攻關軟科學研究基金資助項目（RKX202002002）；河南省醫(yī)院協(xié)會醫(yī)院經(jīng)濟管理研究基金資助項目（HNYYJG-20202-06A）。

參考文獻：

[1]鐘曉燕.電子會計檔案管理存在的問題與對策[J].質量與市場，2022（06）：142-144.

[2]謝榮娟.電子會計檔案管理應用研究[J].財經(jīng)界，2021（23）：157-158.

（作者單位：河南省人民醫(yī)院 ?武啟峰，碩士研究生；張萌潔，會計師；徐慶峰，高級會計師 ?來稿日期：2022-10-20）