余涵

新修訂的《中華人民共和國檔案法》的正式頒布實施對科研院所檔案工作提出了諸多新要求?，F(xiàn)以H省高校干部人事檔案專審工作實踐為例，介紹干部人事檔案專審工作情況，分析專審工作過程中存在的法規(guī)體系不完善、法治意識較薄弱等突出問題。建章立制，規(guī)范檔案管理秩序；專審細(xì)核，確保檔案真實有依據(jù)；嚴(yán)查必懲，從依法治檔底線等方面論述干部人事檔案專審工作中的實踐路徑。

新檔案法對高校干部人事檔案管理提出新要求

新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）已由第十三屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第十九次會議于2020年6月20日通過，并于2021年1月1日起實施[1]，它的出臺為新時代檔案事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展提供了重要的法治保障。作為管理干部人事檔案專審的職能部門，應(yīng)認(rèn)真踐行新《檔案法》，堅持以見檔識人、人檔相適的標(biāo)準(zhǔn)，依法開展專審工作，為黨提拔干部、選擇人才奠定基礎(chǔ)。

加大干部人事檔案監(jiān)督指導(dǎo)力度

干部人事檔案是了解干部德、能、勤、績、廉全方位表現(xiàn)的重要依據(jù)，它不僅反映了組織人事部門的管理水平，也體現(xiàn)了干部的基本誠信。近年來，高校檔案管理的相關(guān)法規(guī)和制度不夠完善，檔案監(jiān)管不到位，導(dǎo)致干部人事檔案管理出現(xiàn)諸多問題，這影響了干部選拔任用的權(quán)威性和公信力，在高校內(nèi)甚至社會上都造成了嚴(yán)重的負(fù)面影響。

各高校應(yīng)在新《檔案法》的基礎(chǔ)上結(jié)合本校實際，修訂高校干部人事檔案管理制度以及各類檔案管理細(xì)則，加強檔案工作人員的依法治檔意識，讓檔案管理的每一步都做到有法依循[2]。干部人事檔案管理工作還應(yīng)納入高校發(fā)展規(guī)劃，為深入貫徹高校檔案管理營造一個良好的環(huán)境，提高依法治檔的自覺性。

明確干部人事檔案信息化目標(biāo)

干部人事檔案專審使檔案工作更科學(xué)、更規(guī)范，對高校建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化干部隊伍起著非常重要的作用。新《檔案法》第三十七條規(guī)定：“電子檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用?！盵3]作為管理干部人事檔案專審的職能部門，必須加快高校干部人事檔案信息化的步伐，緊跟國家和社會發(fā)展的節(jié)奏，深入貫徹黨的組織路線，充分發(fā)揮干部人事檔案對高素質(zhì)干部隊伍的積極作用，認(rèn)真踐行新《檔案法》，堅持見檔識人、人檔相適的標(biāo)準(zhǔn)，依法開展專審工作，為黨提拔干部、選擇人才奠定堅實的基礎(chǔ)。

高校干部人事檔案專審工作實施新檔案法面臨的挑戰(zhàn)

干部人事檔案專審是一項全面審核工作，高校干部的重要信息須通過檔案專審來確保其準(zhǔn)確性與規(guī)范性。新《檔案法》全面實施后，干部人事檔案專審工作也面臨諸多問題和挑戰(zhàn)，亟待推動與解決。

高校檔案室文化宣傳教育有待加強

高校檔案室作為高校文化的傳播工具，應(yīng)充分發(fā)揮檔案館“五位一體”的功能。利用館藏檔案，通過展覽不同專題檔案的方式，在高校開展文化教育宣傳活動，以此來推動國家檔案管理的進(jìn)程并履行好高校檔案高質(zhì)量發(fā)展的使命。

高校各部門檔案信息共享能力有待提高

目前，高校各部門之間檔案利用服務(wù)的需求日益增加，但是各高校檔案室信息化建設(shè)進(jìn)度不一，效果不明朗等原因都不利于檔案后期工作的開展。此外，數(shù)字檔案館加速向智慧化方向轉(zhuǎn)型升級，這就需要各高校加強部門之間檔案信息資源平臺共享建設(shè)，加快干部人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，快速實現(xiàn)高校檔案數(shù)字資源共享的利用工作[4]。

高校檔案信息安全建設(shè)亟須加快

高校檔案資源要實現(xiàn)在各部門之間流通，就要求參與實體有較高的信息安全能力。在高校檔案資源共享的同時，不可避免地會受到黑客攻擊、數(shù)據(jù)篡改、非法訪問等安全威脅，為確保檔案信息的安全性和隱私性，并保證其真實性和不可篡改性，須采取先進(jìn)的技術(shù)手段和管理措施來應(yīng)對這些安全威脅和隱患[5]。

H省部分高校的實踐探索

H省部分高校干部人事檔案工作基本情況

2021年6月，隨著檔案普法宣傳的日益深入，根據(jù)湖北省委組織部工作安排，H省部分高校組織專題學(xué)習(xí)，傳達(dá)上級精神，研究貫徹落實舉措，提出明確要求，自上而下全面落實，使檔案建設(shè)工作取得積極進(jìn)展。一是各高校積極組織檔案工作人員參加省檔案局舉辦的政策業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，增強依法治檔意識，加強依法管檔水平；二是規(guī)范檔案管理實施制度。H省部分高校修訂出臺了一系列檔案管理制度，確保檔案各項工作有章可循；三是檔案專審工作取得階段性成效。檔案專審工作受到高校的高度重視和關(guān)注，H省部分高校按照中共中央組織部《全國干部人事檔案專審工作實施方案》要求，及時制定開展干部人事檔案專審的工作方案，成立專審工作小組，全覆蓋式推動干部人事檔案專審工作。2021年以來，專審小組共審核干部檔案近1600余份，在此次專審過程中，發(fā)現(xiàn)部分教職工的人事檔案里存在資料欠缺，參工時間、出生日期錯誤等各種各樣的問題亟待解決。

高校干部人事檔案專審工作過程中存在的突出問題

1.檔案內(nèi)容前后記載不一致

在干部人事檔案專審中發(fā)現(xiàn)，不少人事檔案中都存在三齡（年齡、工齡、黨齡）前后記載不一致、填寫不準(zhǔn)確的情況。

出生日期記載不一致。在專審中這是存在最多的問題，教職工檔案里的早期材料（入團志愿書、高中學(xué)籍鑒定表等）和后期材料（干部任免審批表、工資表等）記載出生日期不一致。造成此類問題的原因主要有以下幾點。一是年齡較大的教職工慣用農(nóng)歷生日作為出生日期，陰陽歷轉(zhuǎn)換不一致會造成檔案填寫年齡與本人實際年齡有誤差；二是個別教職工為達(dá)到入學(xué)、入伍或招工的年齡條件，擅改出生日期；三是填寫檔案資料的工作人員不謹(jǐn)慎，造成出生日期填寫錯誤。

參加工作時間認(rèn)定不一致。專審中發(fā)現(xiàn)，H省部分高校不少干部檔案材料記載的參加工作時間前后不一致，甚至差別較大[6]。主要原因有以下幾點。一是不同單位認(rèn)定教職工參加工作時間的依據(jù)不同。如以首次簽訂勞動合同的時間認(rèn)定，或以首次繳納養(yǎng)老保險的時間認(rèn)定，或以轉(zhuǎn)正定級和勞務(wù)派遣時間來認(rèn)定等，這就導(dǎo)致不同單位認(rèn)定的參加工作時間存在差別。二是有的教職工從正規(guī)大學(xué)畢業(yè)后沒能及時就業(yè)且未將個人學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)入當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行?，使核心檔案材料（如勞動合同、社保、工資表、考核表等）缺失，導(dǎo)致參加工作時間認(rèn)定存在疑問。三是部分單位將教職工讀研讀博期間一并算入工齡，導(dǎo)致初次參加工作時間與真實參加工作時間不一致。四是當(dāng)時填寫工作時間時資料人員不嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致檔案中參加工作時間填寫錯誤。

入黨時間填寫不一致。黨員入黨的正確時間應(yīng)為黨支部大會通過，成為預(yù)備黨員的會議時間。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分黨員對入黨時間理解有誤，導(dǎo)致入黨時間填寫不一致；也有少部分黨員對入黨時間的月份記憶模糊，隨意填寫。

學(xué)歷失真。專審中發(fā)現(xiàn)部分干部檔案中存在學(xué)歷存疑和誤填現(xiàn)象。個別干部學(xué)歷或?qū)W位變更后，未能在中國教育部學(xué)信網(wǎng)進(jìn)行學(xué)歷或?qū)W位認(rèn)證；還有個別干部在填寫檔案中相關(guān)學(xué)歷材料時，錯把在職教育填成全日制教育；還有部分海外留學(xué)干部未在中國教育部進(jìn)行學(xué)歷認(rèn)證，這就要求高校組織人事部門在審核時需嚴(yán)格把關(guān)。

2.檔案材料欠缺不齊

干部人事檔案材料欠缺不齊主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

學(xué)籍材料不齊全。學(xué)籍材料記錄了干部學(xué)習(xí)的全過程。在專審中發(fā)現(xiàn)，部分干部人事檔案中存在重要學(xué)籍材料（如高校入學(xué)登記表、學(xué)習(xí)過程中的成績單、畢業(yè)生登記表）不全或缺失情況。導(dǎo)致學(xué)籍材料不齊全的原因歸納起來主要有以下幾點。一是歸檔過程不規(guī)范，導(dǎo)致學(xué)籍材料缺失。大部分干部人事檔案材料是從初中或者高中時期開始形成，直至其最高學(xué)歷或最高學(xué)位畢業(yè)，整個檔案在各學(xué)習(xí)階段都有不同的學(xué)籍材料，但由于檔案主體學(xué)習(xí)時間跨度長，學(xué)籍材料多，易導(dǎo)致學(xué)籍材料不齊或重復(fù)歸檔。二是學(xué)籍材料移交不及時。干部本人在工作之余獲取的在職教育材料，因個人對其不夠重視，未能及時將在讀時期材料移交單位人事檔案部門，導(dǎo)致學(xué)籍材料缺失、不完整。三是對學(xué)籍材料歸檔意識薄弱。在此次人事檔案專審過程中，在審核年齡較大的教職工檔案時發(fā)現(xiàn)，其學(xué)籍材料存在缺失情況。但在要求其補充材料的過程中，部分教職工有畏難、厭煩等情緒，特別是畢業(yè)時間在1999年以前的教師，學(xué)信網(wǎng)查詢不到其學(xué)歷認(rèn)證材料，需提交相關(guān)資料至省教育考試院申請驗證，在與其溝通過程中，少部分教師覺得流程麻煩，存在消極配合現(xiàn)象。

工作經(jīng)歷材料不齊全。大體可分為以下兩種情況。一是首次就業(yè)材料不全，導(dǎo)致無法認(rèn)定其參加工作的準(zhǔn)確時間；二是工作過程中材料不全，導(dǎo)致難以核實干部工作經(jīng)歷是否真實，也不能準(zhǔn)確核算干部工齡。在這次檔案專審，特別是從一些干部工作履歷豐富的檔案中發(fā)現(xiàn)，高校人事檔案中工作經(jīng)歷材料部分缺失的現(xiàn)象較多，主要表現(xiàn)有初次入職合同、養(yǎng)老保險繳納證明、大中專起薪表或轉(zhuǎn)正定級表、解除勞動合同證明、干部調(diào)動表等不全。出現(xiàn)這些問題的主要原因有以下幾點。一是教職工在調(diào)動工作、職務(wù)聘任過程中，歸檔手續(xù)不齊全，審核不嚴(yán)，導(dǎo)致歸檔資料不足；二是教職工原任職的部分小企業(yè)對人事檔案規(guī)范管理不重視，不及時與勞動者簽訂合同或未按簽訂合同日期及時繳納養(yǎng)老保險，甚至有的企業(yè)不繳納養(yǎng)老保險等，導(dǎo)致教職工人事檔案中工作經(jīng)歷材料不全；三是各大高校的一系列高層次人才引進(jìn)計劃引發(fā)“人檔分離”現(xiàn)象。在這次專審中發(fā)現(xiàn)，大部分教職工的人事檔案在目前任職單位期間產(chǎn)生的材料較齊全，但有個別教職工人事檔案還未轉(zhuǎn)進(jìn)當(dāng)前工作單位，而入職H省部分高校前的檔案材料都或多或少不齊全。

其他類材料不齊全。這次專審中，除缺失學(xué)習(xí)經(jīng)歷與工作經(jīng)歷這兩類重要核心檔案材料外，還缺失如在工作中取得的職稱材料、工資考核材料、干部考察材料等重要材料，這幾類材料的缺失，很大原因是相關(guān)部門未能及時歸檔。

3.檔案工作人員政治素質(zhì)不高、保密意識不強

干部人事檔案的內(nèi)容涉?zhèn)€人隱私較多，特別是個人基本信息、主要家庭成員及相關(guān)社會關(guān)系情況等信息，有的檔案工作人員缺乏職業(yè)保密意識，將審核的干部人事檔案私密作為閑話家常的八卦，造成不良影響。檔案工作人員應(yīng)增強政治敏銳性、遵守組織紀(jì)律，不能隨意泄露檔案信息，嚴(yán)格按照檔案法律法規(guī)來保管和利用檔案，否則會給黨及相關(guān)單位造成無形的損失。

4.干部人事檔案專審工作針對性措施

（1）提高高校教職工檔案意識

高校可采取舉辦專題展覽、搭建宣傳平臺這種線上線下相結(jié)合的形式開展檔案管理文化教育宣傳活動。檔案室與校新聞宣傳部門、圖書館配合開展講座或利用校微信公眾號等新媒體對高校師生進(jìn)行思想政治、理想信念、科學(xué)文化教育，以此來提高全校師生的檔案意識，嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范地對待干部人事檔案。

（2）加快高校檔案數(shù)字化建設(shè)步伐

高校應(yīng)加快推進(jìn)檔案數(shù)字化全覆蓋步伐。干部人事檔案專審工作一方面是對人事檔案管理的一次大清查，另一方面也肅清了干部隊伍。目前，H省部分高校均已引進(jìn)人事檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了對人事檔案的雙軌管理，但在紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)電子材料的數(shù)據(jù)錄入、存儲上，仍主要依靠人工掃描，工作效率不高，也無法保證其準(zhǔn)確性。因此，首先，高校檔案室應(yīng)積極參與到高校數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中，檔案工作人員篩選合格檔案并及時進(jìn)行數(shù)字化采集，以促進(jìn)高校內(nèi)各職能部門相關(guān)文件資料的上傳和歸檔；其次，檔案材料的數(shù)字化掃描流程應(yīng)更準(zhǔn)確、更規(guī)范，盡快實現(xiàn)紙質(zhì)、數(shù)字檔案一體化；最后，實現(xiàn)高校間與高校各部門系統(tǒng)協(xié)同合作、全面對接，達(dá)到人事檔案信息資源共享的需求。

（3）強化檔案管理人員責(zé)任擔(dān)當(dāng)保密意識

檔案管理人員要嚴(yán)格遵循《檔案法》《保密法》的規(guī)定，增強保密意識，不得擅自泄露干部人事檔案內(nèi)容，更不能以干部檔案內(nèi)容作為牟利的手段和交易的籌碼。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)把干部人事檔案工作三關(guān)：“入口收集關(guān)、審核認(rèn)定關(guān)、結(jié)果運用關(guān)”，針對已有材料逐一核實，缺件材料補充完善，確保檔案材料的真實完整且可考查可利用，提高干部人事檔案的利用價值。

高校干部人事檔案專審是新形勢下檔案事業(yè)發(fā)展的重要工作，新《檔案法》的實施也為此項工作的發(fā)展提供了前所未有的動力。通過參與H省高校人員全覆蓋干部人事檔案專審工作，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中雖存在一些問題，但經(jīng)專審與職工本人確認(rèn)后的信息能準(zhǔn)確錄入高校人事檔案管理系統(tǒng)中，為提高干部人事檔案的利用率帶來極大的便利，也能更有效地加強高素質(zhì)、專業(yè)化人才隊伍建設(shè)。

（作者單位：長江工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

[1]陸國強.為新時代檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供堅強法治保障[EB/OL].（2020-06-24）[2023-02-01].https：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/202006/6b2f2da9926c4e2b82729d6bf5d53ee7.shtml.

[2]李翰卿.高校落實新《檔案法》中存在的問題與解決對策[J].黑龍江檔案，2021（06）：282-283.

[3]李曉紅.《檔案法》修訂背景下黨支部學(xué)習(xí)檔案的信息化管理探析[J].蘭臺內(nèi)外，2020（35）：1-3.

[4]黑子晴.新《檔案法》實施后檔案開放面臨的挑戰(zhàn)及對策[J].檔案管理，2021（04）：30-33.

[5]李京.基于區(qū)塊鏈的高校檔案信息資源共享平臺建設(shè)研究[J].蘭臺世界，2022（12）：78-82.

[6]陸燕華.從干部人事檔案專項審核看高職院校的干部人事檔案管理[J].價值工程，2019，38（35）：37-38.