林阿梅

摘 要：醫(yī)院綜合檔案是醫(yī)院管理的真實“痕跡”，是彰顯醫(yī)院特色、優(yōu)勢的重要憑證。由于定位、制度、能力的不足，綜合檔案管理往往滯后于醫(yī)院信息化建設(shè)。文章從新時代背景下醫(yī)院綜合檔案的現(xiàn)狀入手，分析和總結(jié)了醫(yī)院服務(wù)發(fā)展中對綜合檔案的三方面迫切訴求，并提出了綜合檔案管理的改進對策，以期為醫(yī)院服務(wù)優(yōu)化提供參考。

關(guān)鍵詞：綜合檔案；醫(yī)院服務(wù)能力；研究

醫(yī)院是我國公共衛(wèi)生服務(wù)體系與城鄉(xiāng)醫(yī)療服務(wù)的樞紐，肩負(fù)著向人民群眾提供醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的責(zé)任與使命，醫(yī)院服務(wù)能力的高低直接影響到服務(wù)的范圍可及性與人民群眾的健康，因此，加強醫(yī)院醫(yī)院服務(wù)能力建設(shè)成為發(fā)展的重要使命，而綜合檔案是醫(yī)院建院發(fā)展全過程的真實第一手記錄，不僅反映了醫(yī)院的發(fā)展變化歷史，更能快速、直觀地體現(xiàn)醫(yī)院服務(wù)水平的高低。

伴隨新醫(yī)改和公立醫(yī)院改革的推進，醫(yī)院現(xiàn)代化管理水平的提升，醫(yī)院既要從外部招人才、攬經(jīng)費、謀建設(shè)，也要從內(nèi)部保管的綜合檔案資料入手，以史為鑒，尋求管理與服務(wù)的改進。

基于歷史原因和經(jīng)費考慮，過去醫(yī)院將檔案工作重心聚焦于病歷檔案的信息系統(tǒng)的建設(shè)，疏于對文書、人力資源、科研、基建、設(shè)備等綜合檔案的開發(fā)，導(dǎo)致綜合檔案工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于醫(yī)院信息化建設(shè)步伐，成為“信息孤島”；而現(xiàn)實中，由于醫(yī)院建制規(guī)模與編內(nèi)編外醫(yī)護隊伍的不斷壯大，醫(yī)院各類綜合資料文檔快速增長，使綜合檔案與待收集、匯編的資料大增，給綜合檔案部門的工作帶來巨大“負(fù)擔(dān)”與挑戰(zhàn)。部分大型三甲醫(yī)院在醫(yī)院管理水平現(xiàn)代化和信息化建設(shè)過程中，逐步意識到綜合檔案的所包含的決策價值、管理價值與文化價值——綜合檔案不僅對醫(yī)院管理、科研、臨床、建設(shè)等重大問題的決策提供數(shù)據(jù)支持，更是等級醫(yī)院評審、服務(wù)評價考核的重要原始憑證資料，如何利用和開發(fā)綜合檔案成為新的發(fā)展階段下，醫(yī)院服務(wù)能力提升的一項重要議題。

1 醫(yī)院綜合檔案管理現(xiàn)狀

作為醫(yī)院工作流程中的業(yè)務(wù)支持職能，綜合檔案部門建制小，工作量大，任務(wù)輔助性強。由于缺乏專門考核機制，其對醫(yī)院服務(wù)工作的價值很難量化評估，從而導(dǎo)致長期處于邊緣地位或信息化建設(shè)的末端。形成這種隸屬關(guān)系一部分源于歷史遺留問題，但更多的是在時代進步背景下，不斷增長的醫(yī)院服務(wù)工作量與綜合檔案投入、改進更新效率之間的矛盾，這種矛盾給綜合檔案管理帶來了幾方面的問題。

1.1 職能定位不準(zhǔn)確

綜合檔案部門究竟是行政、保衛(wèi)、設(shè)備等后勤保障部門，還是與臨床科室一樣的一線服務(wù)部門，不論是制度還是管理實踐都沒有給出標(biāo)準(zhǔn)答案。從工作流程的視角看，綜合檔案部門的工作對象檔案資料屬于后勤支持類的業(yè)務(wù)，但這些檔案資料的形成與醫(yī)院一線科室息息相關(guān)。作為后勤支持部門的人力、物力配置卻要處理海量一線服務(wù)部門的信息資料，這種定位不準(zhǔn)確導(dǎo)致醫(yī)院對綜合檔案部門缺乏足夠重視，綜合檔案部門自身也缺乏改進的動力。

1.2 制度體系不完善

從檔案分類管理看，現(xiàn)行的《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》無法滿足醫(yī)院綜合檔案分類、歸檔的要求，缺乏專有的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，導(dǎo)致各醫(yī)院、各部室中綜合檔案的真實性、完整性受到挑戰(zhàn)；從收集歸檔看，由于反映醫(yī)院管理、服務(wù)、護理、科研的一手文件資料散存在醫(yī)院各部室，科室醫(yī)護由于工作任務(wù)繁重，單位又缺乏歸檔制度建設(shè)，導(dǎo)致歸檔意識差、歸檔不積極、歸檔不完整等現(xiàn)象，綜合檔案的質(zhì)量大打折扣。

1.3 檔案編研與分析能力不足

在醫(yī)院服務(wù)工作量增長的情況下，對形成的海量檔案信息做主題或精華的檔案匯編缺乏足夠的能力，僅以沿革、大事記、年鑒、簡單的文件匯集等形式加以整理，不僅時效性差、成果模式落后，無法反映醫(yī)院服務(wù)工作全貌，而且檔案資料中的大量信息價值因缺乏開發(fā)分析而被閑置，無法對醫(yī)院管理決策形成支持。

在信息化建設(shè)已見成效的當(dāng)下，時代、科技、需求的三重驅(qū)動著醫(yī)院信息化、現(xiàn)代化建設(shè)，醫(yī)院體系對檔案信息的認(rèn)識也不再落后，特別是病歷檔案，在醫(yī)療共享共建方面獲得政策的大力支持，取得了成效。而醫(yī)院綜合檔案作為非核心業(yè)務(wù)沒有受到同等待遇。對醫(yī)院綜合檔案與病歷檔案等部門目前存在著部分認(rèn)知偏差，檔案意識不夠、制度不全、人才素質(zhì)參差不齊等常見問題，在舊式服務(wù)模式下或許修修補補還可以發(fā)揮效用。但在數(shù)字經(jīng)濟、知識經(jīng)濟背景下，日新月異的用戶需求和海量的信息數(shù)據(jù)都給醫(yī)院綜合檔案工作提出了新的訴求。

2 醫(yī)院服務(wù)改善的訴求。

伴隨新醫(yī)改和公共衛(wèi)生服務(wù)體系的建設(shè)，切實有效地提升醫(yī)院管理與服務(wù)水平除了不斷加大硬件、科研、人才的投入外，如何從提升管理與服務(wù)的軟實力、如何從短板中尋找突破口越來越受到醫(yī)院的重視。醫(yī)院綜合檔案的價值也就是在這種強烈的內(nèi)生性訴求中得到重新認(rèn)知、評估與利用的。具體來講，醫(yī)院服務(wù)改善對綜合檔案的訴求主要表現(xiàn)在以下幾方面。

2.1 醫(yī)院管理的科學(xué)決策需要綜合檔案做參考

醫(yī)院發(fā)展建設(shè)規(guī)模應(yīng)該多大，各科室床位、設(shè)備、醫(yī)護資源配備怎么更合理，各科室接診量變化規(guī)律及醫(yī)護排班計劃等，這些問題不能僅從各科室每日接診量做判斷，需要醫(yī)院管理部門從醫(yī)院綜合檔案信息中心尋找經(jīng)驗與規(guī)律，站在更高視角來合理分配資源，規(guī)劃科學(xué)發(fā)展的決策。

2.2 醫(yī)院服務(wù)定位需要綜合檔案做引導(dǎo)

現(xiàn)階段，社會對醫(yī)院的服務(wù)期許、病患的服務(wù)需求、醫(yī)院的服務(wù)能力之間很難兼顧與協(xié)調(diào)。對全科或綜合性醫(yī)院來說，如何確定醫(yī)院服務(wù)定位是非常復(fù)雜的問題，“以人為本、以病人為中心”是通行的服務(wù)理念。然而，在具體落實上的尺度很難把握，各科室的服務(wù)能力乃至全院的服務(wù)能力如何最大化開發(fā)需要綜合檔案中的數(shù)據(jù)分析結(jié)果做引導(dǎo)和支持。

2.3 醫(yī)院的服務(wù)評價需要綜合檔案做保障

一套全面、科學(xué)的服務(wù)評價體系是優(yōu)質(zhì)服務(wù)的導(dǎo)航儀，通過上級主管部門、同行評議或患者打分能夠引導(dǎo)醫(yī)院服務(wù)自查自糾、及時發(fā)現(xiàn)不足并持續(xù)改進提升，而如何構(gòu)建服務(wù)評價體系和標(biāo)準(zhǔn)離不開綜合檔案的保障。綜合檔案關(guān)于人力資源、設(shè)備、行政文件、臨床科研項目等資料信息能夠勾勒出醫(yī)院綜合服務(wù)能力的框架與畫像，設(shè)置什么樣的指標(biāo)、分配什么樣的權(quán)重、分值間距如何等問題，都可以從綜合檔案中找到設(shè)置依據(jù)，根據(jù)醫(yī)院實際情況而設(shè)計的服務(wù)評價體系才能在執(zhí)行利用中發(fā)現(xiàn)問題并快速改善，由外腦或上級機構(gòu)統(tǒng)一制定的標(biāo)準(zhǔn)化評分體系很難深入醫(yī)院服務(wù)細(xì)節(jié)的全部。

此外，醫(yī)院的等級評審考核中也需要綜合檔案從院情院況、發(fā)展改革、成就、文化多方面來凸顯醫(yī)院服務(wù)的閃光點與優(yōu)勢，使醫(yī)院在等級醫(yī)院評審中揚長避短，凸顯特色。

3 改進對策與建議

重塑醫(yī)院綜合檔案功能及效果，離不開醫(yī)院自上而下的重視，更離不開大量且持續(xù)的財力投入，要以綜合檔案專項行動的決心，從制度建設(shè)、隊伍建設(shè)、需求導(dǎo)向多方面入手來改善綜合檔案管理能力，為醫(yī)院服務(wù)能力建設(shè)添磚加瓦。

3.1 加快醫(yī)院綜合檔案制度建設(shè)

制度建設(shè)是工作順利開展的基石，面向醫(yī)院的綜合檔案制度大體包括了管理制度與分類歸檔制度兩類，應(yīng)盡早出臺或更新頂層的醫(yī)院綜合檔案綜合性制度，確保綜合檔案的工作開展有章可循。

檔案室是醫(yī)院綜合文檔保存最多、最完整的地方，作為綜合檔案的中樞，需要對綜合檔案管理制度進行更新修訂，及時更新分類規(guī)則制度、檔案盤點制度、定期對檔案保管年限進行檢查，使檔案室的文件資料收集機制、保管機制跟緊醫(yī)院發(fā)展步伐，有效發(fā)揮作用。

通過清理綜合檔案的來源和歸口，重新制定院內(nèi)各部室文件歸檔制度，從文件形成到入庫歸檔，根據(jù)資料的時間、類別、主題、內(nèi)容、關(guān)聯(lián)關(guān)系等不同數(shù)據(jù)明確歸檔規(guī)范。同時要將歸檔工作納入科室管理服務(wù)綜合考核，從而確保院內(nèi)所有節(jié)點上的成員都能強化檔案歸檔意識，掌握歸檔技能，杜絕檔案歸檔過程中遺漏、破損、篡改等問題。

3.2 建設(shè)專職專業(yè)的人才梯隊

要將綜合檔案部門與病理檔案管理部門擺在同樣重要的位置，首要任務(wù)是隊伍的專業(yè)化與專職化，為保證綜合檔案工作的效率效果，必須實行專人專崗，工作職能與責(zé)任到崗到人，才能保證效果。另外，從專業(yè)、技能背景角度看，現(xiàn)有綜合檔案員缺乏專業(yè)的知識背景與系統(tǒng)技能培訓(xùn)，僅以行政后勤的技能從事綜合檔案管理開發(fā)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，需要引進專業(yè)化人才，確保專業(yè)人做專業(yè)事。

3.3 主動調(diào)研，以需求定檔案編研

綜合檔案部門的檔案編研工作應(yīng)聚焦一線科室和醫(yī)院整體的知識需求，只有將檔案的編研與用戶需求有效連接，才能保證編研結(jié)果的可用性和效果。綜合檔案員需要常常深入一線科室與職能部門，了解醫(yī)院服務(wù)中存在的對檔案資料的各種訴求，并形成主題項目進行編研開發(fā)，從而實現(xiàn)“以需定產(chǎn)”的工作效果。此外，醫(yī)院綜合檔案部門也要加強外部學(xué)習(xí)與交流，通過行業(yè)研討會、培訓(xùn)等形式了解兄弟單位、跨行業(yè)綜合檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)秀案例經(jīng)驗，為我所用，通過主動的調(diào)研與交流來實現(xiàn)綜合檔案編研工作的改進。

3.4 加強信息化、數(shù)字化建設(shè)

近些年在醫(yī)療信息化建設(shè)方面，特別是在病例檔案的電子化、信息化以及共享利用上取得了飛速發(fā)展，然而醫(yī)院的綜合檔案部門由于定位模糊、主動意識不強，對于信息化建設(shè)更多是按部就班地執(zhí)行全員整體規(guī)劃部署的要求。事實上，要清醒認(rèn)識到信息化是新環(huán)境下工作高效開展的有力工具，綜合檔案只有通過信息化與數(shù)字化，才能真正發(fā)揮知識價值：

3.4.1檔案管理軟件的采購。要考慮醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)特點且兼顧數(shù)據(jù)錄入、掛接、檢索、遠(yuǎn)程訪問控制、數(shù)據(jù)分析畫像、移動辦公等多種使用需求，還要具備一定的擴展性和兼容性，以應(yīng)對未來發(fā)展中的新情況、新問題。

3.4.2檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)化。要制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，并考慮檢索、分類的潛在需求，利用字符識別系統(tǒng)對檔案逐一標(biāo)識，為檔案編研和利用創(chuàng)造全文檢索的能力，提高編研效率。

3.4.3檔案信息資源的共享。實現(xiàn)檔案資源上網(wǎng)并建立全院內(nèi)網(wǎng)可用的綜合檔案共享利用平臺，通過賦予不同的訪問權(quán)限，向一線科室開放在線的調(diào)閱權(quán)限，只有頻繁的交互才能從形成需求、發(fā)現(xiàn)問題并從中找到規(guī)律并將問題解決。

3.4.4檔案信息的安全管理。通過物理隔離與虛擬隔離，實現(xiàn)遠(yuǎn)程訪問窗口與檔案信息管理系統(tǒng)的相互獨立，杜絕資源外泄風(fēng)險與黑客攻擊，建立異地災(zāi)備確保數(shù)字檔案資源的安全保障。

3.5 尋求社會合作，實現(xiàn)跨越發(fā)展。

醫(yī)院綜合檔案部門要想快速實現(xiàn)檔案工作的改進，并對醫(yī)院服務(wù)的優(yōu)化改善做出貢獻，僅靠人力和財力的大力投入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，面對醫(yī)院自建院來數(shù)百萬計的庫存檔案及資料，可以考慮對外采購專業(yè)團隊的服務(wù)。比如與所在地檔案部門關(guān)聯(lián)的社會化服務(wù)企業(yè)或?qū)I(yè)技術(shù)公司建立合作，外聘專業(yè)團隊、外購專業(yè)的檔案修復(fù)、數(shù)字化建檔、信息系統(tǒng)建設(shè)、綜合檔案員業(yè)務(wù)與技能培訓(xùn)等服務(wù)，既保證了綜合檔案改進工作的目標(biāo)實現(xiàn)及專業(yè)、規(guī)范的要求，也打牢打?qū)嵒A(chǔ)，快速改變醫(yī)院綜合檔案工作的面貌，以更短的周期實現(xiàn)對醫(yī)院服務(wù)的貢獻度。

在合作過程中既避免了單純外購設(shè)備、系統(tǒng)帶來的業(yè)務(wù)磨合問題與軟硬件不匹配、利用率差的問題。而且通過與專業(yè)團隊的合作交流，醫(yī)院檔案部門也能更快發(fā)現(xiàn)并糾正自身問題，綜合賦能綜合檔案員的意識、技能與效率，最終實現(xiàn)彎道超車和跨越式發(fā)展的效果。

4 結(jié)語

醫(yī)院綜合檔案與病歷檔案是一所高水平醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)的寶貴資源與數(shù)字財富，對于提升醫(yī)院服務(wù)能力與綜合管理有不可估量的價值。在醫(yī)療信息化建設(shè)的大背景下，醫(yī)院綜合檔案工作迎來發(fā)展變革的黃金時代，綜合檔案部門應(yīng)把握機遇、迎難而上，一改過去落后低效的刻板印象，充分挖掘綜合檔案價值，為醫(yī)院服務(wù)水平的不斷優(yōu)化提供參考，創(chuàng)造價值。

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（作者單位：福建廈門廈門大學(xué)附屬中山醫(yī)院）