摘 要：當(dāng)今時(shí)代，檔案信息化向縱深方向發(fā)展，與此同時(shí)帶來(lái)了檔案管理的大變革，各單位在推進(jìn)檔案信息化過(guò)程中，積極構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案信息共享平臺(tái)。在加強(qiáng)數(shù)碼照片檔案的分類規(guī)范管理時(shí)亦可建立數(shù)據(jù)庫(kù)，打破舊有界限，實(shí)現(xiàn)數(shù)碼照片檔案的一體化管理。如此，一方面，突破了舊有數(shù)碼照片檔案的管理模式，大大提高了檔案管理效率；另一方面，通過(guò)對(duì)數(shù)碼照片檔案的分類管理、命名及撰寫文字說(shuō)明，提升數(shù)碼照片檔案管理質(zhì)量，為后續(xù)檔案的利用奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：數(shù)碼照片檔案；整理存儲(chǔ)；高效利用

近年來(lái)，隨著電子產(chǎn)品信息時(shí)代的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的膠片型照片已被頗為普及應(yīng)用的數(shù)碼相機(jī)所得的數(shù)碼照片所取代。數(shù)碼照片已然是對(duì)現(xiàn)場(chǎng)客觀記錄最為珍貴的一手資料之一，也是非常重要的不可再生資源[1]。數(shù)碼照片的易得性使得其檔案數(shù)據(jù)呈海量激增。探索如何做好數(shù)碼照片檔案的整理存儲(chǔ)，使之能夠高效被充分發(fā)揮其本身的利用價(jià)值，具有極其深刻長(zhǎng)遠(yuǎn)的重要意義。

1 數(shù)碼照片檔案的特殊性及整理規(guī)范相關(guān)要求

1.1 數(shù)碼照片檔案的特殊性

數(shù)碼照片（digital photos）是指利用數(shù)字成像技術(shù)拍照，以數(shù)字形式能夠存儲(chǔ)于光盤、磁盤等載體，通過(guò)計(jì)算機(jī)數(shù)字設(shè)備能夠進(jìn)行閱讀、處理、傳輸?shù)撵o態(tài)圖像[2]。當(dāng)前數(shù)碼照片在各個(gè)領(lǐng)域都有廣泛使用。機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位在處理公務(wù)過(guò)程中會(huì)形成對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有重要價(jià)值的，值得保存的數(shù)碼照片，通過(guò)對(duì)這些數(shù)碼照片的鑒定，按照數(shù)碼照片檔案收集、歸檔、管理相關(guān)要求對(duì)這些數(shù)碼照片進(jìn)行處理形成數(shù)碼照片檔案（digital photographic records）。

近年來(lái)，隨著數(shù)碼照片利用越來(lái)越廣泛，數(shù)碼照片檔案的規(guī)模也越來(lái)越大，對(duì)數(shù)碼照片檔案收集、管理、開(kāi)發(fā)和利用也提出了更高要求?，F(xiàn)階段，數(shù)碼照片檔案管理已經(jīng)由傳統(tǒng)的底片實(shí)體照片管理逐漸向數(shù)碼照片管理模式轉(zhuǎn)型。為進(jìn)一步提升數(shù)碼照片利用效率，有必要對(duì)數(shù)碼照片檔案性質(zhì)、特點(diǎn)以及數(shù)碼照片檔案如何開(kāi)發(fā)、利用等相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行探討和研究，進(jìn)一步提升數(shù)碼照片利用效率，更好的服務(wù)我國(guó)的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。

1.2 數(shù)碼照片檔案整理規(guī)范相關(guān)要求

根據(jù)國(guó)家檔案局和中國(guó)科學(xué)院對(duì)數(shù)碼照片檔案整理規(guī)范相關(guān)要求，形成了GB/T 11821-2002 《照片檔案管理規(guī)范》和DA/T 15-95 《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》。前者主要適用于各級(jí)各類檔案室、檔案館的照片檔案管理，對(duì)照片檔案收集范圍、收集要求、收集時(shí)間進(jìn)行了明確規(guī)定[3]。進(jìn)一步明確照片檔案整理基本原則，照片和底片鑒定、整理以及照片目錄的編制相關(guān)要求，同時(shí)還對(duì)數(shù)碼照片檔案的保管，包含包裝物裝具、溫度、濕度、空氣調(diào)節(jié)和凈化相關(guān)要求進(jìn)行說(shuō)明，對(duì)數(shù)碼照片檔案庫(kù)房管理的相關(guān)要求進(jìn)行了規(guī)定。后者主要適用于磁性載體文件的積累、歸檔要求和磁性載體檔案管理、儲(chǔ)存和保護(hù)環(huán)節(jié)要求。此標(biāo)準(zhǔn)主要適用于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的磁性載體檔案的保護(hù)與管理?？梢哉f(shuō)，這些文件的出臺(tái)對(duì)數(shù)碼照片檔案的整理提供了具體依據(jù)。

新時(shí)期，部分機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位在數(shù)碼照片檔案管理過(guò)程中積極推進(jìn)信息化建設(shè)，通過(guò)數(shù)碼照片檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，進(jìn)一步提升照片檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息技術(shù)與照片檔案收集、整理、利用各個(gè)環(huán)節(jié)的深度融合。數(shù)碼照片檔案網(wǎng)絡(luò)化管理并不是簡(jiǎn)單利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)取代傳統(tǒng)的手工操作，而是按照國(guó)家檔案局制定的DA/T 50-2014《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》相關(guān)要求對(duì)數(shù)碼照片檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，確保數(shù)碼照片檔案能夠長(zhǎng)期可讀取、可利用。一是移交歸檔的數(shù)碼照片檔案應(yīng)是原始圖像文件，是數(shù)碼相機(jī)直接拍攝形成的文件，不能對(duì)原始圖像及其本身附帶的信息進(jìn)行修改，不能影響數(shù)碼照片檔案的原始性。二是歸檔的數(shù)碼照片檔案應(yīng)為JPEG、TIFF或RAW格式，其中JPEG格式屬于最常見(jiàn)格式，并具有較強(qiáng)的兼容性。三是數(shù)碼照片檔案歸檔時(shí)應(yīng)包含數(shù)碼照片檔案拍攝地點(diǎn)、時(shí)間、人物、事由、背景等相關(guān)信息要素，能夠反映出數(shù)碼照片檔案的客觀內(nèi)容[4]。四是數(shù)碼照片檔案歸檔時(shí)應(yīng)參照GB/T 11821-2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，對(duì)其完整性、安全性、真實(shí)性、可用性等相關(guān)信息進(jìn)行鑒定檢測(cè)，確保收集上來(lái)的數(shù)碼照片檔案既符合相關(guān)要求，也真實(shí)可靠。

2 整理存儲(chǔ)方面的問(wèn)題

結(jié)合當(dāng)前數(shù)碼照片檔案管理實(shí)際情況，目前在整理存儲(chǔ)方面還存在問(wèn)題。

2.1 分類不規(guī)范

從目前看，檔案管理部門數(shù)碼照片檔案來(lái)源主體非常多元，加之在數(shù)碼照片檔案收集過(guò)程中通過(guò)網(wǎng)絡(luò)途徑傳輸非常方便，很容易造成數(shù)碼照片檔案拍攝主體在移交過(guò)程中出現(xiàn)粗心大意或移交不及時(shí)問(wèn)題。各單位對(duì)數(shù)碼照片檔案重視程度不一，部分單位認(rèn)為數(shù)碼照片拍攝完之后，將數(shù)碼照片存放光盤或轉(zhuǎn)存脫機(jī)硬盤就大功告成。對(duì)數(shù)碼照片檔案如何根據(jù)各規(guī)范要求結(jié)合本單位實(shí)際情況進(jìn)行合理化、規(guī)范化、有序化的編目分類等工作，并沒(méi)有按照相關(guān)制度要求落實(shí)，出現(xiàn)了數(shù)碼照片檔案分類規(guī)范性不高，隨意性問(wèn)題。此外，歸檔的數(shù)碼照片檔案有些還缺少必要的說(shuō)明，亦沒(méi)有相對(duì)應(yīng)的目錄，不利于后期數(shù)碼照片檔案的管理和利用。如在數(shù)碼照片檔案整理移交過(guò)程中并沒(méi)有按照相關(guān)要求對(duì)其進(jìn)行整理，在移交過(guò)程中會(huì)增加檔案管理部門工作負(fù)擔(dān)，還需要重新對(duì)這些數(shù)碼照片檔案進(jìn)行鑒定，編寫目錄等。此外，還有部分單位在數(shù)碼照片檔案的拍攝、移交、建檔、整理、儲(chǔ)存等過(guò)程中都無(wú)專人負(fù)責(zé)，部分人員屬于兼職性質(zhì)。

2.2 索引對(duì)應(yīng)缺失或文字說(shuō)明不明確

當(dāng)前檔案管理部門對(duì)數(shù)碼照片檔案檢索主要以目錄信息為主，但當(dāng)前由于部分單位對(duì)數(shù)碼照片檔案重視程度不足，在檔案管理軟件系統(tǒng)中并沒(méi)有形成設(shè)計(jì)理念合理、功能先進(jìn)的數(shù)碼照片檔案管理模塊，無(wú)法對(duì)數(shù)碼照片檔案進(jìn)行科學(xué)檢索，不僅會(huì)影響數(shù)碼照片檔案利用效率，也不利于數(shù)碼照片檔案的正常管理。同時(shí)部分檔案管理部門數(shù)碼照片檔案還存在檔案與信息分離問(wèn)題。要想實(shí)現(xiàn)數(shù)碼照片檔案與信息一一對(duì)應(yīng)，就需要對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行完善和優(yōu)化，但當(dāng)前針對(duì)檔案管理系統(tǒng)數(shù)碼照片檔案管理并沒(méi)有形成頂層設(shè)計(jì)，也沒(méi)有出臺(tái)相對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。因此，數(shù)碼照片檔案與相關(guān)信息也就無(wú)法進(jìn)行有效關(guān)聯(lián)。由于數(shù)碼照片檔案與信息存在著“數(shù)據(jù)孤島”，在利用過(guò)程中往往出現(xiàn)信息錯(cuò)誤或是文字說(shuō)明不準(zhǔn)確，在一定程度上影響了數(shù)碼照片檔案的正常利用。

2.3 存儲(chǔ)方式過(guò)于單一，安全存在風(fēng)險(xiǎn)

現(xiàn)今的數(shù)碼照片攝影者獲取照片信息后，多存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)或刻錄于光盤中。從數(shù)碼照片檔案的特性看，數(shù)碼照片拍攝主體多元、存儲(chǔ)方便、傳輸渠道多樣，這也就決定了數(shù)碼照片存在著信息篡改風(fēng)險(xiǎn)。一旦在數(shù)碼照片存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)移或利用過(guò)程中出現(xiàn)工作疏漏，可能就會(huì)改變數(shù)碼照片檔案原始信息，不利于數(shù)碼照片檔案的后續(xù)開(kāi)發(fā)和利用。一是數(shù)碼照片檔案對(duì)計(jì)算機(jī)和存儲(chǔ)設(shè)備高度依賴，一旦計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)故障或設(shè)備出現(xiàn)轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)可能就會(huì)造成數(shù)碼照片檔案丟失。二是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)本身就容易受到外部攻擊或病毒感染，故而一旦數(shù)碼照片檔案遭受病毒攻擊輕則造成數(shù)碼照片檔案損壞，重則造成數(shù)碼照片檔案泄密。三是數(shù)碼照片檔案存儲(chǔ)監(jiān)管困難。除了拍攝者以外，別人很難掌握數(shù)碼照片檔案的確切信息，一旦拍攝者粗心大意，可能就會(huì)造成數(shù)碼照片檔案遺失。四是數(shù)碼照片檔案在移交存儲(chǔ)過(guò)程中如果責(zé)任分工不明確，也容易造成檔案丟失。故而，在拍攝、移交、存檔過(guò)程中，數(shù)碼照片檔案若僅存儲(chǔ)于單一方式，將會(huì)有一定的風(fēng)險(xiǎn)性。

3 數(shù)碼照片檔案整理儲(chǔ)存與高效利用的對(duì)策途徑

3.1 實(shí)施分類管理

全宗內(nèi)聲像檔案一般按類別—問(wèn)題（年度）進(jìn)行分類，也可結(jié)合本單位各部門工作性質(zhì)和特點(diǎn)，通過(guò)照片所反映某類事件和活動(dòng)的整理內(nèi)容，采用問(wèn)題—部門—時(shí)間進(jìn)行分類，比如綜合類—所務(wù)辦公室—2016年和科技類—檢測(cè)技術(shù)研究中心—2012年。

數(shù)碼照片檔案實(shí)施分類管理具有其自身優(yōu)勢(shì)：一是數(shù)碼照片檔案分類管理能夠簡(jiǎn)單明了地對(duì)數(shù)碼照片檔案進(jìn)行檢索。部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位在數(shù)碼照片檔案管理過(guò)程中沒(méi)有實(shí)施分類管理，只是按照年度對(duì)數(shù)碼照片檔案存放在一個(gè)文件夾中。要想針對(duì)某項(xiàng)活動(dòng)或重大事件檢索相對(duì)應(yīng)的數(shù)碼照片檔案，還需要從一年中所形成的大量數(shù)碼照片檔案進(jìn)行對(duì)照提取，不僅會(huì)耗費(fèi)大量時(shí)間，也容易造成遺漏。通過(guò)精準(zhǔn)的數(shù)碼照片檔案分類，就可以直接對(duì)某單位某年度某項(xiàng)事件數(shù)碼照片檔案進(jìn)行檢索查詢，不僅方便快捷，也能夠防止遺漏丟失。二是數(shù)碼照片檔案分類管理是落實(shí)國(guó)家關(guān)于數(shù)碼照片檔案管理相關(guān)要求的具體措施。當(dāng)前國(guó)家非常注重?cái)?shù)碼照片檔案管理，通過(guò)科學(xué)分類有助于推進(jìn)數(shù)碼照片檔案數(shù)據(jù)共享，更好地挖掘數(shù)碼照片檔案蘊(yùn)含的重要價(jià)值信息，不僅能夠服務(wù)本單位的相關(guān)工作，也能夠?yàn)槿嗣袢罕姅?shù)碼照片檔案需求提供扎實(shí)的素材。

3.2 增加照片的文字說(shuō)明

3.2.1照片命名。數(shù)碼照片檔案分類之后，檔案管理人員還要對(duì)每一張數(shù)碼照片檔案進(jìn)行刻錄與文字說(shuō)明的核實(shí)與確認(rèn)。攝影者于數(shù)碼照片的檔案辦理移交后，需對(duì)每張光盤查驗(yàn)是否成功刻錄，且文字說(shuō)明是否與數(shù)碼照片一一對(duì)應(yīng)核實(shí)進(jìn)行充足的工作，這需要檔案人員有足夠大的時(shí)間精力及耐心，正確規(guī)范的文字說(shuō)明就是每張照片的“個(gè)體名片”，有了正確的索引才能夠便于之后的利用[5]。

檔案管理人員按照數(shù)碼照片檔案管理要求，經(jīng)初步整理之后，根據(jù)文件形成部門等對(duì)其進(jìn)行檔號(hào)的編制。從數(shù)碼照片生成過(guò)程看，在拍攝完畢之后會(huì)形成一串字符加計(jì)數(shù)文件名，該命名并不具有關(guān)聯(lián)性，一旦脫離相對(duì)應(yīng)的說(shuō)明性范圍就可能變得極易模糊，很容易混淆。如若在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)、數(shù)碼照片檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理過(guò)程中，則應(yīng)對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行更進(jìn)一步的歸檔命名，使其具有明顯的標(biāo)志性。如：D010- ZP·2010- 001- 0001，這種命名方式能夠一目了然地看到數(shù)碼照片形成的時(shí)間以及相關(guān)聯(lián)的事件。如果歸檔部門已經(jīng)將數(shù)碼照片存入光盤，可根據(jù)實(shí)際情況，在案卷號(hào)上標(biāo)注部門信息以原點(diǎn)進(jìn)行分割，對(duì)數(shù)碼照片的分類之后，可以按主題、事由、保管期限對(duì)其進(jìn)行匯總，在案卷內(nèi)對(duì)其進(jìn)行命名，確保命名信息與數(shù)碼照片內(nèi)容相對(duì)應(yīng)。

3.2.2編制照片檔案檢索目錄。傳統(tǒng)紙質(zhì)照片在管理過(guò)程中只是按照事件、地點(diǎn)、拍攝者、人物、底片等標(biāo)識(shí)對(duì)其進(jìn)行分類管理，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展，數(shù)碼照片檔案的著錄又增加了新的內(nèi)容。一是數(shù)碼照片背景信息要包含數(shù)碼照片檔案的背景、人物、地點(diǎn)、時(shí)間等。二是數(shù)碼照片檔案的攝影信息包含攝影時(shí)間、原始圖像生成屬性以及拍攝者。三是數(shù)碼照片檔案的檔號(hào)存儲(chǔ)信息可依據(jù)DA/T 50-2014《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》對(duì)于檔案管理系統(tǒng)中所包含的數(shù)碼照片檔案的檔案門類代碼、年度、卷號(hào)、部門代碼、張?zhí)?、載體編號(hào)等[6]數(shù)據(jù)元信息進(jìn)行編目與著錄。著錄項(xiàng)目越詳細(xì)，檢索和利用這些數(shù)碼照片檔案就會(huì)越迅速、越輕松，但要確實(shí)與所存儲(chǔ)的數(shù)碼照片檔案一一對(duì)應(yīng)。

數(shù)碼照片檔案歸檔存儲(chǔ)可以以硬盤或光盤形式存儲(chǔ)，數(shù)碼照片檔案要按照層次分明、目錄完整原則完成，在根目錄下由主題保管期限或年度作為分類依據(jù)。然后在子目錄下繼而根據(jù)拍攝時(shí)間、拍攝者、事件主題等主要信息進(jìn)行數(shù)據(jù)源的檢索目錄編目。

3.3 主要存儲(chǔ)方式

3.3.1光盤按前述3.1方式進(jìn)行目錄編目的存儲(chǔ)。按照Z(yǔ)KY/B002-5-2006《中國(guó)科學(xué)院聲像檔案建檔規(guī)范》中的收集與歸檔要求第6.4條，數(shù)碼照片的歸檔保存選用只讀光盤作為載體。原則上歸檔兩套，一套供查閱利用，一套封存保管，實(shí)行復(fù)制雙套留存的存儲(chǔ)方式。數(shù)碼照片檔案應(yīng)包含元數(shù)據(jù)及對(duì)應(yīng)的背景信息。檔案部門存儲(chǔ)的數(shù)碼照片檔案格式一般使用JPEG、TIFF格式為主，其文件大小以JPEG格式采集的不低于900k，以TIFF格式采集的不低于10M。在數(shù)碼照片檔案管理過(guò)程中要對(duì)不同層級(jí)的存儲(chǔ)文件夾進(jìn)行科學(xué)命名，確保主文件夾信息簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確；同時(shí)要對(duì)歸檔說(shuō)明信息進(jìn)行詳細(xì)編寫，確保每組照片和每張照片的文字信息真實(shí)完整，實(shí)現(xiàn)數(shù)碼照片檔案與文字描述文字信息一一對(duì)應(yīng)。

3.3.2后續(xù)錄入檔案管理系統(tǒng)存儲(chǔ)利用。隨著大數(shù)據(jù)信息時(shí)代的到來(lái)，檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用功能越來(lái)越多樣化，在檔案管理系統(tǒng)各應(yīng)用模塊較為完善安全的前提下，把數(shù)碼照片檔案依據(jù)必需的數(shù)據(jù)元與圖像掛接在系統(tǒng)平臺(tái)上，不僅方便了利用查詢，而且得以有效備份，使得僅用一種載體（如光盤）的存儲(chǔ)得到了擴(kuò)展，大大降低了因光盤破壞或丟失導(dǎo)致檔案損失而帶來(lái)的巨大風(fēng)險(xiǎn)。

當(dāng)然，數(shù)碼照片檔案管理工作依然是一項(xiàng)費(fèi)時(shí)費(fèi)力、復(fù)雜但重要的工作，需要各部門之間的密切協(xié)作，發(fā)揮電子數(shù)碼照片檔案管理的特殊優(yōu)勢(shì)，將信息技術(shù)融入其中，同時(shí)建立并完善數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范，才能有助于更好地發(fā)揮數(shù)碼照片檔案的記錄、宣傳、教育功能，深化數(shù)碼照片檔案利用價(jià)值。

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作者簡(jiǎn)介：周鳳羽（1983-），博士學(xué)位，中國(guó)科學(xué)院西安光學(xué)精密機(jī)械研究所檔案主管，研究方向：檔案管理，檔案信息化建設(shè)。