陳婧婧 張美玲

摘 要：目前我國經濟正處于高速發(fā)展的階段，信息傳播速度越來越快，已經進入大數據時代。檔案管理工作作為事業(yè)單位發(fā)展及運行的關鍵環(huán)節(jié)，利用現代化的管理方式來提高工作效率成為了主流趨勢。大數據發(fā)展為醫(yī)院檔案管理帶來很大便利，本文針對目前醫(yī)療機構檔案管理利用的方式進行歸類及分析，進而提出醫(yī)療機構檔案利用的拓展服務方式，對醫(yī)療機構檔案管理中的現代化方式的利用方法做出了初探。

關鍵詞：醫(yī)療機構；檔案管理；利用方式；現代化

醫(yī)療機構檔案是在各項醫(yī)療機構行政和業(yè)務工作中形成的，具有一定保存和利用價值，以文字、音像、實物等形式留存下來的記載醫(yī)療機構職能活動的第一手信息資料，是記錄醫(yī)療機構全面發(fā)展的重要文獻。醫(yī)療機構檔案是醫(yī)療機構及國家檔案資源的重要組成部分，真實記錄了我國醫(yī)療機構建設的歷史，反映了民生需求。醫(yī)療機構檔案的開發(fā)和利用，能為醫(yī)療工作提供基礎資料。

醫(yī)療機構檔案的含義很廣泛，不僅包括患者的病歷檔案，還包括醫(yī)院的文書檔案、會計檔案以及醫(yī)療設備、醫(yī)學研究、醫(yī)療保險、科研成果以及醫(yī)療事故記錄等方面的檔案資料。醫(yī)療機構檔案管理包含檔案資料的收集、整理、歸檔立卷、保管、鑒定、利用與編研等工作內容。醫(yī)療機構檔案管理通過技術手段主動為各個相關部門及人員提供統(tǒng)一有序、權威全面、高效快捷的檔案資源利用服務，可有效促進醫(yī)療事業(yè)健康有序發(fā)展。

1 醫(yī)療機構檔案的分類

醫(yī)療機構檔案的分類，主要參照衛(wèi)生部、國家檔案局頒發(fā)的《中華人民共和國檔案法》《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》等法律法規(guī)，可分為通用和專業(yè)兩個大的門類共計七個類目。

通用檔案是指各個機關事業(yè)單位普遍存在、可以使用通用名稱的檔案。通用類檔案分為六個類目，即文書檔案、設備檔案、會計檔案、聲像檔案、基建檔案和實物檔案。專業(yè)檔案是指各機關事業(yè)單位在其專業(yè)職能活動中形成，具有特定名稱、格式、內容和構成規(guī)律，如醫(yī)院病歷檔案。病歷檔案是醫(yī)療機構最為專業(yè)、最為重要的檔案類型?，F將各門類檔案的分類內容及管理事項簡要介紹如下：

1.1 內部檔案類型

在七大檔案類型中，文書檔案、會計檔案、實物檔案、基建檔案、聲像檔案、設備檔案屬于醫(yī)療機構內部流轉資源，分別記錄了醫(yī)療機構在行政管理事務、醫(yī)療活動、基建工程實施等事務處理中的過程信息。這些檔案類型，由于記錄了大量醫(yī)療機構相關的職能活動和發(fā)展歷程，關聯了醫(yī)療機構內部眾多的職能部門和相關單位，主要提供醫(yī)療機構內部利用，在本文中統(tǒng)稱為內部檔案類型。

醫(yī)院內部檔案管理信息是醫(yī)療機構大數據的重要基礎，通過建立高效的醫(yī)療機構內部利用機制，并輔以一定的信息化手段，利用好信息化手段能有效減少物理空間資源，提升檔案管理工作效率，在醫(yī)療機構內部形成上述類型檔案的利用渠道（如利用原有醫(yī)療檔案資料形成某項工作的專題資料等），將使醫(yī)療機構內部工作更具有針對性和可行性。

1.2 外部檔案類型

病歷檔案是醫(yī)療部門記載患者健康狀況，在疾病診療過程中形成的具有查考、利用、保存價值的信息資料。它不僅是病人就醫(yī)期間身體狀況和心理情況的真實反映，而且還是醫(yī)療機構臨床、教學、科研的寶貴財富以及綜合評價醫(yī)療質量、技術水平、管理水平的依據之一。病歷檔案是醫(yī)院檔案中利用率最高，利用者最廣，利用價值最高的檔案。病歷檔案包括醫(yī)院曾就診和正在治療中患者的醫(yī)療檔案，這些檔案由醫(yī)務部門進行統(tǒng)一整理和保存，能夠及時為患者的主治醫(yī)師提供案例查驗，對患者的病情有基本了解，為后續(xù)的醫(yī)治提供幫助，也能為患者本人了解病情和就醫(yī)看診等提供便利，以此來更好地服務患者。

因此，病歷檔案部分信息內容將對患者、上級主管部門等提供公開利用，本文中歸為外部檔案類型。通過現代化、信息化手段，搭建合理化外部利用平臺，形成對外利用長效機制，可使醫(yī)療機構的病案檔案等檔案管理工作更加公開、透明、公益，體現醫(yī)療機構的“公益性”。

2 醫(yī)療機構檔案傳統(tǒng)利用方式

由于醫(yī)療機構檔案具有保密性和原始性，其利用服務方式相對單一。傳統(tǒng)的醫(yī)療檔案利用服務一般通過開設閱覽室、檔案借閱、制發(fā)檔案復制本等方式進行，醫(yī)療檔案的共享利用存在一定的局限性。

2.1 現場閱覽

傳統(tǒng)的現場閱覽方式，查檔人員需赴醫(yī)療機構檔案管理部門，通過相關工作人員審批之后，由工作人員獲取實體檔案資源，再提供給查檔人員現場閱覽。整個過程需不斷翻閱檔案，不利于紙質檔案的保存，且查檔效率不高。

通過信息化和基礎配套設施建設，比如建設電子閱覽室系統(tǒng)，查檔人員可在公共的電子閱覽室區(qū)域進行電腦終端自助式查閱，無需工作人員協助便可獲取相關信息。目前部分醫(yī)療機構已經探索會計檔案信息化。

2.2 檔案借閱

傳統(tǒng)檔案信息服務模式是封閉的，并不向大眾開放。在為大眾提供利用服務時，是被動的，一般不和信息的利用者溝通，滿足不了利用者的利用需求。醫(yī)療機構檔案管理同樣如此，即使開通檔案借閱相關功能，傳統(tǒng)的檔案借閱方式，如借閱人員不能實時去現場，便無法知悉檔案在庫情況，更無法進行檔案借閱。而檔案信息化之后，查檔人員可在門戶網站進行查檔預約登記，工作人員收到預約申請內容后，先在內部網站查看待借閱檔案資源庫存狀態(tài)，再批準查檔人員的預約申請。查檔人員在預約審批通過之后便可赴現場辦理借閱手續(xù)，節(jié)省了借閱時間，同時提高了工作人員的辦事效率。

2.3 檔案復制

檔案復制包括印刷檔案的復制、聲像型檔案的復制和電子數字型檔案的復制。檔案復制主要有兩大目的：保護檔案原件和提供利用。檔案的復制手段很多，早期運用抄寫、復寫、譽印、鉛印，其后使用翻拍攝影、膠印、靜電復印、縮微攝影、光盤復制、電傳傳真等。檔案復制的手段是隨著社會的技術進步而不斷發(fā)展的。隨著數字化技術的廣泛應用，檔案復制的手段變得新穎、多樣，同時也帶來了許多新的問題。例如在醫(yī)療機構，對于某些不能外借的醫(yī)療檔案，如果查檔人員需要相關內容，可進行檔案復制。傳統(tǒng)的檔案復制工作，首先由查檔者指出需獲取內容，再由醫(yī)療機構工作人員進行手工復印，耗時耗力。完成信息化建設后，查檔終端提供在線打印功能，瀏覽到需要的檔案內容，在權限允許的范圍內可即時打印，完成檔案復制。

綜合以上醫(yī)療機構檔案的傳統(tǒng)利用方式，筆者認為，這些方式存在以下幾點局限性：從管理上看，檔案利用者為了得到檔案材料，必須親自到檔案室查閱，從利用途徑上受到了限制；從提供方式上看，檔案管理員始終處于一種被動地位，不能發(fā)現利用者的需求，以至于無法主動地提供服務；從利用方式上看，檔案利用過程沒有評價機制，沒有意見反饋，檔案管理員與檔案利用者之間缺少溝通和互動的平臺。所以，傳統(tǒng)檔案利用管理方式是一種被動封閉的模式，導致檔案利用率不高，檔案的作用不能充分有效地發(fā)揮。

3 醫(yī)療機構檔案拓展利用方式

顯然，傳統(tǒng)的利用服務方式已逐漸被以信息化為手段的多形式利用方式所取代。在計算機技術和網絡化逐漸覆蓋全世界和全社會的時代當中，擁有高科技的管理和工作方式才更加具有競爭性，也才能夠更加贏得人們的青睞，對于檔案工作來說也是如此。

通過實施信息化檔案管理措施，可以幫助醫(yī)院實現集中的醫(yī)療機構檔案管理目標，最終實現權力的集中監(jiān)控、資源的集中配置以及信息集中共享。醫(yī)院只有將信息技術結合到檔案隊伍建設中，才能充分發(fā)揮醫(yī)療機構檔案信息技術的價值，最終實現檔案管理隊伍人員優(yōu)化配置，顯著提高醫(yī)院的核心競爭力。在醫(yī)院醫(yī)療機構檔案信息化建設項目實施過程中，我們分別按照內部利用和外部利用提供了不同的檔案利用服務方式，下面分別進行介紹。

3.1 內部利用服務方式

3.1.1跨院檔案協同查詢服務。醫(yī)療機構的跨院檔案協同查詢通過區(qū)域醫(yī)療機構檔案管理系統(tǒng)中提供的檔案共享利用服務平臺來實現。區(qū)域醫(yī)療機構檔案管理系統(tǒng)中搭建了一個聯通各基層醫(yī)療機構的檔案共享利用服務平臺，實現醫(yī)療機構各單位之間的互聯互通，保證基層醫(yī)療機構檔案信息資源的長效利用，真正實現醫(yī)療檔案信息協同服務和一站式跨院信息查詢。

3.1.2多媒體資源管理利用服務。針對多媒體資源的查閱利用，醫(yī)療機構通過搭建多媒體資源管理平臺，可有效收集、管理和利用聲像檔案，使重要、珍貴的聲像檔案在醫(yī)療機構中成為可以被方便利用的信息資源，系統(tǒng)集成了多種瀏覽器，各種格式的多媒體資源均可以在線瀏覽、播放。

3.1.3檔案安全利用保障服務。為了確保醫(yī)療機構內部流轉文件和利用檔案的安全性，在醫(yī)院醫(yī)療機構檔案信息化建設項目中采用了身份認證、權限管理、訪問控制、日志審計等應用安全技術。身份認證可以確認用戶的身份，限制用戶的非法登錄；權限管理可以控制利用范圍、防止越權訪問；訪問控制可以限制利用檔案的物理終端；日志審計記錄用戶的所有操作行為，包括系統(tǒng)登錄、查詢目錄、調閱全文等操作，便于事后審計。

3.2 外部利用服務方式

3.2.1光盤利用服務。醫(yī)療機構檔案收集了豐富的宣傳資料光盤，通過多媒體檔案的多路視頻同步播放，實現便捷高效的多媒體檔案查詢利用，提高光盤的利用率。部分多媒體檔案需要對外提供利用查看，為了方便利用并確保安全，醫(yī)療機構在多媒體檔案管理系統(tǒng)中可提供多媒體檔案光盤刻錄程序，制成脫機光盤之后再對外提供利用。這樣，只需要在電子閱覽室中放置閱覽終端，利用者在閱覽終端上瀏覽光盤時可啟動脫機瀏覽程序，實現對光盤文件內容的查詢和瀏覽，不需要系統(tǒng)的支持，大大方便了利用者操作。

3.2.2門戶發(fā)布服務。目前基層醫(yī)療機構的門戶網站相互獨立，特別是網上辦事渠道，社會公眾必須考慮在哪個醫(yī)療機構的網站上提交申請辦理信息。在醫(yī)院檔案信息化建設過程中，通過搭建門戶網站統(tǒng)一管理平臺，實現社會公眾在市級醫(yī)療機構門戶網站主頁上的信息提交和統(tǒng)一查詢，并由后臺管理系統(tǒng)自動轉發(fā)給各部門。各基層醫(yī)療機構的對外公開檔案信息也可以發(fā)布到各自的網站上，社會公眾可以通過市級醫(yī)療機構門戶網站進行一站式查詢利用。

總結

提供檔案資源的共享利用服務是檔案工作的根本出發(fā)點和落腳點，也是檔案價值的重要體現?？傮w來看，目前我國基層醫(yī)療機構的檔案利用方式比較傳統(tǒng)，也相對單一。但我們也欣喜地看到，部分發(fā)達地區(qū)的醫(yī)療機構已經開始多形式的醫(yī)療檔案利用服務系統(tǒng)建設，大數據時代醫(yī)院檔案信息化建設，需要加大數字轉型宣傳力度，引入多方力量參與轉型，創(chuàng)新網絡化業(yè)務流程，加快檔案信息化平臺建設，以及通過加強管理人員培養(yǎng)等多種方式，促進醫(yī)院長期穩(wěn)定發(fā)展。通過借助先進的信息技術和網絡技術，打破醫(yī)療檔案資源在時間和空間上的割裂，實現跨院檔案資源整合，并對內、對外提供靈活多樣的檔案信息資源利用服務，這必將成為醫(yī)療檔案利用服務的創(chuàng)新發(fā)展趨勢。

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作者簡介：陳婧婧，碩士學位，研究生學歷，上海市眼病防治中心副研究館員，專業(yè)方向：檔案管理。