陳婧婧 張美玲

摘 要：目前我國經(jīng)濟正處于高速發(fā)展的階段，信息傳播速度越來越快，已經(jīng)進入大數(shù)據(jù)時代。檔案管理工作作為事業(yè)單位發(fā)展及運行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，利用現(xiàn)代化的管理方式來提高工作效率成為了主流趨勢。大數(shù)據(jù)發(fā)展為醫(yī)院檔案管理帶來很大便利，本文針對目前醫(yī)療機構(gòu)檔案管理利用的方式進行歸類及分析，進而提出醫(yī)療機構(gòu)檔案利用的拓展服務方式，對醫(yī)療機構(gòu)檔案管理中的現(xiàn)代化方式的利用方法做出了初探。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療機構(gòu)；檔案管理；利用方式；現(xiàn)代化

醫(yī)療機構(gòu)檔案是在各項醫(yī)療機構(gòu)行政和業(yè)務工作中形成的，具有一定保存和利用價值，以文字、音像、實物等形式留存下來的記載醫(yī)療機構(gòu)職能活動的第一手信息資料，是記錄醫(yī)療機構(gòu)全面發(fā)展的重要文獻。醫(yī)療機構(gòu)檔案是醫(yī)療機構(gòu)及國家檔案資源的重要組成部分，真實記錄了我國醫(yī)療機構(gòu)建設(shè)的歷史，反映了民生需求。醫(yī)療機構(gòu)檔案的開發(fā)和利用，能為醫(yī)療工作提供基礎(chǔ)資料。

醫(yī)療機構(gòu)檔案的含義很廣泛，不僅包括患者的病歷檔案，還包括醫(yī)院的文書檔案、會計檔案以及醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)學研究、醫(yī)療保險、科研成果以及醫(yī)療事故記錄等方面的檔案資料。醫(yī)療機構(gòu)檔案管理包含檔案資料的收集、整理、歸檔立卷、保管、鑒定、利用與編研等工作內(nèi)容。醫(yī)療機構(gòu)檔案管理通過技術(shù)手段主動為各個相關(guān)部門及人員提供統(tǒng)一有序、權(quán)威全面、高效快捷的檔案資源利用服務，可有效促進醫(yī)療事業(yè)健康有序發(fā)展。

1 醫(yī)療機構(gòu)檔案的分類

醫(yī)療機構(gòu)檔案的分類，主要參照衛(wèi)生部、國家檔案局頒發(fā)的《中華人民共和國檔案法》《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》等法律法規(guī)，可分為通用和專業(yè)兩個大的門類共計七個類目。

通用檔案是指各個機關(guān)事業(yè)單位普遍存在、可以使用通用名稱的檔案。通用類檔案分為六個類目，即文書檔案、設(shè)備檔案、會計檔案、聲像檔案、基建檔案和實物檔案。專業(yè)檔案是指各機關(guān)事業(yè)單位在其專業(yè)職能活動中形成，具有特定名稱、格式、內(nèi)容和構(gòu)成規(guī)律，如醫(yī)院病歷檔案。病歷檔案是醫(yī)療機構(gòu)最為專業(yè)、最為重要的檔案類型?，F(xiàn)將各門類檔案的分類內(nèi)容及管理事項簡要介紹如下：

1.1 內(nèi)部檔案類型

在七大檔案類型中，文書檔案、會計檔案、實物檔案、基建檔案、聲像檔案、設(shè)備檔案屬于醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)部流轉(zhuǎn)資源，分別記錄了醫(yī)療機構(gòu)在行政管理事務、醫(yī)療活動、基建工程實施等事務處理中的過程信息。這些檔案類型，由于記錄了大量醫(yī)療機構(gòu)相關(guān)的職能活動和發(fā)展歷程，關(guān)聯(lián)了醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)部眾多的職能部門和相關(guān)單位，主要提供醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)部利用，在本文中統(tǒng)稱為內(nèi)部檔案類型。

醫(yī)院內(nèi)部檔案管理信息是醫(yī)療機構(gòu)大數(shù)據(jù)的重要基礎(chǔ)，通過建立高效的醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)部利用機制，并輔以一定的信息化手段，利用好信息化手段能有效減少物理空間資源，提升檔案管理工作效率，在醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)部形成上述類型檔案的利用渠道（如利用原有醫(yī)療檔案資料形成某項工作的專題資料等），將使醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)部工作更具有針對性和可行性。

1.2 外部檔案類型

病歷檔案是醫(yī)療部門記載患者健康狀況，在疾病診療過程中形成的具有查考、利用、保存價值的信息資料。它不僅是病人就醫(yī)期間身體狀況和心理情況的真實反映，而且還是醫(yī)療機構(gòu)臨床、教學、科研的寶貴財富以及綜合評價醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平、管理水平的依據(jù)之一。病歷檔案是醫(yī)院檔案中利用率最高，利用者最廣，利用價值最高的檔案。病歷檔案包括醫(yī)院曾就診和正在治療中患者的醫(yī)療檔案，這些檔案由醫(yī)務部門進行統(tǒng)一整理和保存，能夠及時為患者的主治醫(yī)師提供案例查驗，對患者的病情有基本了解，為后續(xù)的醫(yī)治提供幫助，也能為患者本人了解病情和就醫(yī)看診等提供便利，以此來更好地服務患者。

因此，病歷檔案部分信息內(nèi)容將對患者、上級主管部門等提供公開利用，本文中歸為外部檔案類型。通過現(xiàn)代化、信息化手段，搭建合理化外部利用平臺，形成對外利用長效機制，可使醫(yī)療機構(gòu)的病案檔案等檔案管理工作更加公開、透明、公益，體現(xiàn)醫(yī)療機構(gòu)的“公益性”。

2 醫(yī)療機構(gòu)檔案傳統(tǒng)利用方式

由于醫(yī)療機構(gòu)檔案具有保密性和原始性，其利用服務方式相對單一。傳統(tǒng)的醫(yī)療檔案利用服務一般通過開設(shè)閱覽室、檔案借閱、制發(fā)檔案復制本等方式進行，醫(yī)療檔案的共享利用存在一定的局限性。

2.1 現(xiàn)場閱覽

傳統(tǒng)的現(xiàn)場閱覽方式，查檔人員需赴醫(yī)療機構(gòu)檔案管理部門，通過相關(guān)工作人員審批之后，由工作人員獲取實體檔案資源，再提供給查檔人員現(xiàn)場閱覽。整個過程需不斷翻閱檔案，不利于紙質(zhì)檔案的保存，且查檔效率不高。

通過信息化和基礎(chǔ)配套設(shè)施建設(shè)，比如建設(shè)電子閱覽室系統(tǒng)，查檔人員可在公共的電子閱覽室區(qū)域進行電腦終端自助式查閱，無需工作人員協(xié)助便可獲取相關(guān)信息。目前部分醫(yī)療機構(gòu)已經(jīng)探索會計檔案信息化。

2.2 檔案借閱

傳統(tǒng)檔案信息服務模式是封閉的，并不向大眾開放。在為大眾提供利用服務時，是被動的，一般不和信息的利用者溝通，滿足不了利用者的利用需求。醫(yī)療機構(gòu)檔案管理同樣如此，即使開通檔案借閱相關(guān)功能，傳統(tǒng)的檔案借閱方式，如借閱人員不能實時去現(xiàn)場，便無法知悉檔案在庫情況，更無法進行檔案借閱。而檔案信息化之后，查檔人員可在門戶網(wǎng)站進行查檔預約登記，工作人員收到預約申請內(nèi)容后，先在內(nèi)部網(wǎng)站查看待借閱檔案資源庫存狀態(tài)，再批準查檔人員的預約申請。查檔人員在預約審批通過之后便可赴現(xiàn)場辦理借閱手續(xù)，節(jié)省了借閱時間，同時提高了工作人員的辦事效率。

2.3 檔案復制

檔案復制包括印刷檔案的復制、聲像型檔案的復制和電子數(shù)字型檔案的復制。檔案復制主要有兩大目的：保護檔案原件和提供利用。檔案的復制手段很多，早期運用抄寫、復寫、譽印、鉛印，其后使用翻拍攝影、膠印、靜電復印、縮微攝影、光盤復制、電傳傳真等。檔案復制的手段是隨著社會的技術(shù)進步而不斷發(fā)展的。隨著數(shù)字化技術(shù)的廣泛應用，檔案復制的手段變得新穎、多樣，同時也帶來了許多新的問題。例如在醫(yī)療機構(gòu)，對于某些不能外借的醫(yī)療檔案，如果查檔人員需要相關(guān)內(nèi)容，可進行檔案復制。傳統(tǒng)的檔案復制工作，首先由查檔者指出需獲取內(nèi)容，再由醫(yī)療機構(gòu)工作人員進行手工復印，耗時耗力。完成信息化建設(shè)后，查檔終端提供在線打印功能，瀏覽到需要的檔案內(nèi)容，在權(quán)限允許的范圍內(nèi)可即時打印，完成檔案復制。

綜合以上醫(yī)療機構(gòu)檔案的傳統(tǒng)利用方式，筆者認為，這些方式存在以下幾點局限性：從管理上看，檔案利用者為了得到檔案材料，必須親自到檔案室查閱，從利用途徑上受到了限制；從提供方式上看，檔案管理員始終處于一種被動地位，不能發(fā)現(xiàn)利用者的需求，以至于無法主動地提供服務；從利用方式上看，檔案利用過程沒有評價機制，沒有意見反饋，檔案管理員與檔案利用者之間缺少溝通和互動的平臺。所以，傳統(tǒng)檔案利用管理方式是一種被動封閉的模式，導致檔案利用率不高，檔案的作用不能充分有效地發(fā)揮。

3 醫(yī)療機構(gòu)檔案拓展利用方式

顯然，傳統(tǒng)的利用服務方式已逐漸被以信息化為手段的多形式利用方式所取代。在計算機技術(shù)和網(wǎng)絡化逐漸覆蓋全世界和全社會的時代當中，擁有高科技的管理和工作方式才更加具有競爭性，也才能夠更加贏得人們的青睞，對于檔案工作來說也是如此。

通過實施信息化檔案管理措施，可以幫助醫(yī)院實現(xiàn)集中的醫(yī)療機構(gòu)檔案管理目標，最終實現(xiàn)權(quán)力的集中監(jiān)控、資源的集中配置以及信息集中共享。醫(yī)院只有將信息技術(shù)結(jié)合到檔案隊伍建設(shè)中，才能充分發(fā)揮醫(yī)療機構(gòu)檔案信息技術(shù)的價值，最終實現(xiàn)檔案管理隊伍人員優(yōu)化配置，顯著提高醫(yī)院的核心競爭力。在醫(yī)院醫(yī)療機構(gòu)檔案信息化建設(shè)項目實施過程中，我們分別按照內(nèi)部利用和外部利用提供了不同的檔案利用服務方式，下面分別進行介紹。

3.1 內(nèi)部利用服務方式

3.1.1跨院檔案協(xié)同查詢服務。醫(yī)療機構(gòu)的跨院檔案協(xié)同查詢通過區(qū)域醫(yī)療機構(gòu)檔案管理系統(tǒng)中提供的檔案共享利用服務平臺來實現(xiàn)。區(qū)域醫(yī)療機構(gòu)檔案管理系統(tǒng)中搭建了一個聯(lián)通各基層醫(yī)療機構(gòu)的檔案共享利用服務平臺，實現(xiàn)醫(yī)療機構(gòu)各單位之間的互聯(lián)互通，保證基層醫(yī)療機構(gòu)檔案信息資源的長效利用，真正實現(xiàn)醫(yī)療檔案信息協(xié)同服務和一站式跨院信息查詢。

3.1.2多媒體資源管理利用服務。針對多媒體資源的查閱利用，醫(yī)療機構(gòu)通過搭建多媒體資源管理平臺，可有效收集、管理和利用聲像檔案，使重要、珍貴的聲像檔案在醫(yī)療機構(gòu)中成為可以被方便利用的信息資源，系統(tǒng)集成了多種瀏覽器，各種格式的多媒體資源均可以在線瀏覽、播放。

3.1.3檔案安全利用保障服務。為了確保醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)部流轉(zhuǎn)文件和利用檔案的安全性，在醫(yī)院醫(yī)療機構(gòu)檔案信息化建設(shè)項目中采用了身份認證、權(quán)限管理、訪問控制、日志審計等應用安全技術(shù)。身份認證可以確認用戶的身份，限制用戶的非法登錄；權(quán)限管理可以控制利用范圍、防止越權(quán)訪問；訪問控制可以限制利用檔案的物理終端；日志審計記錄用戶的所有操作行為，包括系統(tǒng)登錄、查詢目錄、調(diào)閱全文等操作，便于事后審計。

3.2 外部利用服務方式

3.2.1光盤利用服務。醫(yī)療機構(gòu)檔案收集了豐富的宣傳資料光盤，通過多媒體檔案的多路視頻同步播放，實現(xiàn)便捷高效的多媒體檔案查詢利用，提高光盤的利用率。部分多媒體檔案需要對外提供利用查看，為了方便利用并確保安全，醫(yī)療機構(gòu)在多媒體檔案管理系統(tǒng)中可提供多媒體檔案光盤刻錄程序，制成脫機光盤之后再對外提供利用。這樣，只需要在電子閱覽室中放置閱覽終端，利用者在閱覽終端上瀏覽光盤時可啟動脫機瀏覽程序，實現(xiàn)對光盤文件內(nèi)容的查詢和瀏覽，不需要系統(tǒng)的支持，大大方便了利用者操作。

3.2.2門戶發(fā)布服務。目前基層醫(yī)療機構(gòu)的門戶網(wǎng)站相互獨立，特別是網(wǎng)上辦事渠道，社會公眾必須考慮在哪個醫(yī)療機構(gòu)的網(wǎng)站上提交申請辦理信息。在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過程中，通過搭建門戶網(wǎng)站統(tǒng)一管理平臺，實現(xiàn)社會公眾在市級醫(yī)療機構(gòu)門戶網(wǎng)站主頁上的信息提交和統(tǒng)一查詢，并由后臺管理系統(tǒng)自動轉(zhuǎn)發(fā)給各部門。各基層醫(yī)療機構(gòu)的對外公開檔案信息也可以發(fā)布到各自的網(wǎng)站上，社會公眾可以通過市級醫(yī)療機構(gòu)門戶網(wǎng)站進行一站式查詢利用。

總結(jié)

提供檔案資源的共享利用服務是檔案工作的根本出發(fā)點和落腳點，也是檔案價值的重要體現(xiàn)?？傮w來看，目前我國基層醫(yī)療機構(gòu)的檔案利用方式比較傳統(tǒng)，也相對單一。但我們也欣喜地看到，部分發(fā)達地區(qū)的醫(yī)療機構(gòu)已經(jīng)開始多形式的醫(yī)療檔案利用服務系統(tǒng)建設(shè)，大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，需要加大數(shù)字轉(zhuǎn)型宣傳力度，引入多方力量參與轉(zhuǎn)型，創(chuàng)新網(wǎng)絡化業(yè)務流程，加快檔案信息化平臺建設(shè)，以及通過加強管理人員培養(yǎng)等多種方式，促進醫(yī)院長期穩(wěn)定發(fā)展。通過借助先進的信息技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)，打破醫(yī)療檔案資源在時間和空間上的割裂，實現(xiàn)跨院檔案資源整合，并對內(nèi)、對外提供靈活多樣的檔案信息資源利用服務，這必將成為醫(yī)療檔案利用服務的創(chuàng)新發(fā)展趨勢。

參考文獻

1、馬蘇蓮.淺議病案檔案的利用[J].麗水學院學報，2006，28（6）：127-128. DOI：10.3969/j.issn.1008-6749.2006.06.040.

2、和興蘭.醫(yī)院檔案利用管理方式的思考[J].北京檔案，2013（6）：38-39. DOI：10.3969/j.issn.1002-1051.2013.06.016.

3、唐微.傳統(tǒng)檔案工作方式向信息化檔案工作方式的轉(zhuǎn)變研究[J].辦公室業(yè)務，2017（1）：78. DOI：10.3969/j.issn.1004-647X.2017.01.056.

4、薛雁.信息化社會對傳統(tǒng)檔案信息服務模式的挑戰(zhàn)[J].卷宗，2014（12）：46.

5、盧新焰.簡談數(shù)字化時代的檔案復制技術(shù)[J].檔案時空，2003（10）：32-33. DOI：10.3969/j.issn.1672-3627.2003.10.015.

6、李師軍.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)研究[J].黑龍江檔案，2022（4）：301-303. DOI：10.3969/j.issn.1673-9116.2022.04.120.

7、于文旺.談大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案信息化建設(shè)[J].黑龍江檔案，2022（1）：233-235. DOI：10.3969/j.issn.1673-9116.2022.01.087.

作者簡介：陳婧婧，碩士學位，研究生學歷，上海市眼病防治中心副研究館員，專業(yè)方向：檔案管理。