文/安徽開放大學(xué) 郭玉娟

數(shù)字檔案館建設(shè)是檔案工作信息化、現(xiàn)代化的具體體現(xiàn)，相對于傳統(tǒng)檔案館，數(shù)字檔案館有著非常豐富的數(shù)字化信息資源，能夠突破空間區(qū)域限制，為用戶提供高效便捷的檔案信息服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。隨著計算機(jī)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，開放大學(xué)不限時空的網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)形式和不同類型的教育形式，對數(shù)字檔案館功能和信息服務(wù)提出了更高要求。隨著開放大學(xué)建設(shè)過程中各種學(xué)習(xí)方式和培養(yǎng)模式的變化，產(chǎn)生出不同類型的學(xué)習(xí)主體和形式，如學(xué)歷教育學(xué)生和非學(xué)歷教育培訓(xùn)的學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中產(chǎn)生的檔案信息資料，如何實時合理進(jìn)入數(shù)字檔案館，保證檔案資源的完整性，以滿足不同用戶的需要。在開放大學(xué)建設(shè)過程中，傳統(tǒng)的檔案館已經(jīng)無法滿足管理者和學(xué)習(xí)者的需求，筆者試圖以用戶服務(wù)為出發(fā)點，并結(jié)合開放大學(xué)建設(shè)的自身特點，來設(shè)計一個滿足不同用戶需求的數(shù)字檔案館。

一、開放大學(xué)背景下數(shù)字檔案館建設(shè)存在的問題

（一）學(xué)習(xí)平臺系統(tǒng)和數(shù)字檔案館系統(tǒng)沒有實現(xiàn)數(shù)據(jù)對接。開放大學(xué)有很多不同類型學(xué)習(xí)平臺，這些學(xué)習(xí)平臺與數(shù)字檔案館是相對獨立的，沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的接口，無法實現(xiàn)對接。學(xué)習(xí)主體在學(xué)習(xí)過程中產(chǎn)生的各種學(xué)生信息、學(xué)習(xí)過程記錄信息等資源，因為數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一或者沒有對接接口等原因，無法直接輸入進(jìn)數(shù)字檔案館，從而增加了檔案數(shù)據(jù)信息收集的工作量，也導(dǎo)致學(xué)生用戶及相關(guān)存檔部門不能有效獲取他們所需的檔案信息。

（二）學(xué)習(xí)主體產(chǎn)生的學(xué)習(xí)過程記錄等檔案不完整。開放大學(xué)學(xué)習(xí)主體及學(xué)習(xí)形式存在多樣性，有不同層次和年齡的學(xué)習(xí)主體，通過采取不同形式的學(xué)習(xí)，不僅只有線下面授課教育形式的學(xué)習(xí)主體，還有采取線上和線下相結(jié)合的各種學(xué)歷和非學(xué)歷教育培訓(xùn)的學(xué)習(xí)主體，他們對檔案信息的需求也不一樣，有的需要整個學(xué)習(xí)過程的檔案信息，有的只需畢業(yè)或者結(jié)業(yè)的證書檔案等?？墒悄壳暗臄?shù)字檔案館只能提供畢業(yè)檔案信息，缺少學(xué)習(xí)過程檔案記錄，尤其對于非學(xué)歷教育培訓(xùn)的學(xué)習(xí)過程檔案信息，認(rèn)為短期培訓(xùn)，存檔資料較少，所以導(dǎo)致學(xué)習(xí)主體產(chǎn)生的學(xué)習(xí)過程記錄不完整。

（三）缺少遠(yuǎn)程查詢利用檔案信息服務(wù)。開放大學(xué)為學(xué)習(xí)主體提供多樣化的教育服務(wù)，滿足學(xué)習(xí)主體不限空間和時間的隨時隨地的學(xué)習(xí)需求?？墒钱?dāng)學(xué)習(xí)主體需要查閱利用檔案時，有的數(shù)字檔案館因缺少遠(yuǎn)程查詢利用檔案功能，需要到現(xiàn)場調(diào)取紙質(zhì)檔案，這種傳統(tǒng)的查詢利用方式程序繁瑣，不能高效便捷地服務(wù)學(xué)習(xí)主體，也不利于檔案信息資源的共享。

（四）缺少復(fù)合型數(shù)字檔案館管理人才。數(shù)字檔案館工作人員大部分是其他專業(yè)出身，缺少既懂檔案專業(yè)知識、又懂計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)專業(yè)知識的復(fù)合型應(yīng)用人才。這些檔案工作人員知識構(gòu)成略顯單薄，對檔案信息服務(wù)流程熟悉，但是對計算機(jī)信息技術(shù)方面的問題卻不能很好地解決，缺乏對大數(shù)據(jù)技術(shù)和云技術(shù)的分析應(yīng)用能力，從而影響用戶對檔案信息服務(wù)的利用和數(shù)字檔案館作用的發(fā)揮。

二、構(gòu)建以開放大學(xué)用戶支持服務(wù)為導(dǎo)向的數(shù)字檔案館原則

數(shù)字檔案館最大的功能，就是充分發(fā)揮先進(jìn)的計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，整合豐富的檔案信息資源，為用戶提供便捷、高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。結(jié)合開放大學(xué)自身特點，在構(gòu)建以用戶服務(wù)為導(dǎo)向的數(shù)字檔案館時，應(yīng)堅持用戶服務(wù)多樣性的原則、堅持檔案數(shù)據(jù)資源完整性和多樣性原則、堅持檔案信息利用遠(yuǎn)程化、共享化的原則，堅持檔案信息安全和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范原則。

（一）堅持用戶服務(wù)多樣性的原則。傳統(tǒng)檔案館的用戶服務(wù)比較單一，一般只為學(xué)校工作人員和學(xué)歷教育的學(xué)生提供檔案信息服務(wù)。隨著開放大學(xué)建設(shè)過程中，不同學(xué)習(xí)主體類型的產(chǎn)生，非學(xué)歷教育的學(xué)生也產(chǎn)生了很多檔案信息，所以構(gòu)建以開放大學(xué)用戶支持服務(wù)為導(dǎo)向的數(shù)字檔案館，應(yīng)堅持用戶服務(wù)多樣性的原則，為不同類型的用戶提供便捷、高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。

（二）堅持檔案數(shù)據(jù)資源完整性和多樣性原則。在開放大學(xué)數(shù)字檔案館建設(shè)中，無論是通過將傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行信息化加工的方式還是直接從各種平臺對接中獲取的檔案數(shù)據(jù)，都要確保資源的完整性和多樣性，這對于檔案用戶查詢利用和歸檔單位責(zé)任主體都是很有必要的。如果在歸檔過程中由于檔案管理人員的認(rèn)識不足或者不懂技術(shù)無法操作，以及沒有載體等各種原因，導(dǎo)致數(shù)字檔案信息材料收集不齊全，對后續(xù)的查詢利用服務(wù)都是有風(fēng)險和影響的。因此，在構(gòu)建開放大學(xué)的數(shù)字檔案館時，要做到應(yīng)歸盡歸，尤其是非學(xué)歷教育培訓(xùn)各階段產(chǎn)生的檔案材料，需要及時收集整理、補(bǔ)充遺漏或不規(guī)范的文件材料，推送至數(shù)字檔案館中，而且對于不同載體和不同存儲方式也應(yīng)歸到數(shù)字檔案館中，從而保證檔案數(shù)據(jù)資源的完整性和多樣性。

（三）堅持檔案信息利用遠(yuǎn)程化、共享化的原則。開放大學(xué)背景下的數(shù)字檔案館要充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用，將不同類型、不同載體、不同時空產(chǎn)生的檔案資源整合到同一個檔案信息管理系統(tǒng)中，然后根據(jù)不同類型用戶服務(wù)需求為出發(fā)點，實現(xiàn)便捷的高校信息服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案信息利用方式需要現(xiàn)場查閱調(diào)用，開放大學(xué)的數(shù)字檔案館要突破地域和服務(wù)方式限制，以用戶檔案信息資源服務(wù)為中心，通過遠(yuǎn)程化和網(wǎng)絡(luò)化的方式主動給用戶提供所需檔案信息資源，還能智能分析和推送用戶所需的信息資源，從而真正實現(xiàn)檔案信息資源共享。

（四）堅持檔案信息安全和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范原則。檔案信息安全和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系是開放大學(xué)數(shù)字檔案館建設(shè)的重要依托和保障，是數(shù)字檔案館平臺系統(tǒng)與其他學(xué)習(xí)平臺對接、檔案信息資源長期、安全管理和有效查詢利用的先決條件。數(shù)字檔案館在建設(shè)過程中，要建立相應(yīng)的檔案信息安全保護(hù)機(jī)制和采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，主要包括電子檔案信息數(shù)據(jù)安全管理，訪問控制管理，數(shù)據(jù)庫安全級別管理及數(shù)據(jù)處理編碼標(biāo)準(zhǔn)等相應(yīng)的數(shù)據(jù)安全管理的標(biāo)準(zhǔn)，一旦缺乏安全管理和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，將會導(dǎo)致數(shù)字檔案館在管理和利用方面存在風(fēng)險，無法保障數(shù)字檔案館的正常運轉(zhuǎn)。所以在構(gòu)建數(shù)字檔案館時，應(yīng)堅持檔案信息安全和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的原則。

三、構(gòu)建以開放大學(xué)用戶支持服務(wù)為導(dǎo)向的數(shù)字檔案館系統(tǒng)

開放大學(xué)背景下構(gòu)建的數(shù)字檔案館應(yīng)以服務(wù)不同用戶為中心，在堅持用戶服務(wù)多樣性、檔案信息資源完整性和多樣性、檔案信息利用遠(yuǎn)程化、共享化、檔案信息安全和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的原則指導(dǎo)下，充分運用現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，突出平臺的智能性、完整性、共享性、多樣性、服務(wù)性等特點，將各學(xué)習(xí)平臺、辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理平臺對接，對所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)信息資源通過智能收集整理系統(tǒng)進(jìn)行篩選和整合，保證數(shù)據(jù)的完整性和多樣性，建立豐富的檔案信息資源，為數(shù)字檔案的管理和利用奠定基礎(chǔ)。以開放大學(xué)用戶支持服務(wù)為導(dǎo)向的數(shù)字檔案館系統(tǒng)主要有元數(shù)據(jù)智能收集整理系統(tǒng)、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)、電子檔案遠(yuǎn)程查詢利用系統(tǒng)、后臺管理系統(tǒng)等。

（一）元數(shù)據(jù)智能收集整理系統(tǒng)。數(shù)字檔案館收集內(nèi)容和方法應(yīng)該更加豐富、便捷和多樣，所以應(yīng)該建立元數(shù)據(jù)智能收集整理系統(tǒng)，主要是將各學(xué)習(xí)平臺和辦公自動化系統(tǒng)產(chǎn)生的各類學(xué)生信息檔案、電子文件及其元數(shù)據(jù)，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建立符合檔案業(yè)務(wù)流程的接收機(jī)制，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行自動整理、預(yù)歸檔儲存管理、智能分析篩選處理，從源頭上保證數(shù)字檔案文件信息的真實、完整、有效，并實現(xiàn)數(shù)據(jù)對接。同時，還包含線下脫機(jī)導(dǎo)入、導(dǎo)出和批量導(dǎo)入、導(dǎo)出等功能。

（二）數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。與傳統(tǒng)檔案系統(tǒng)不同的是，其主要以用戶服務(wù)中心，采用統(tǒng)一的符合國家標(biāo)準(zhǔn)的格式規(guī)范，將檔案信息數(shù)據(jù)選擇在線、離線、異地、異質(zhì)和分級存儲等方式存儲，確保不同類型檔案的合理存儲與管理及優(yōu)化處理。同時，還設(shè)計有檔案安全保密功能，對不同數(shù)據(jù)信息能夠?qū)崿F(xiàn)不同權(quán)限的用戶管理，滿足對應(yīng)各層級權(quán)限范圍的用戶查詢利用檔案的需要。同時還可以實現(xiàn)對歸檔業(yè)務(wù)流程、檔案存儲方式等進(jìn)行設(shè)計和操作。

（三）數(shù)字檔案遠(yuǎn)程查詢利用系統(tǒng)。開放大學(xué)建設(shè)過程中，學(xué)習(xí)主體對檔案的需求更多的是查詢利用。數(shù)字檔案遠(yuǎn)程查詢利用系統(tǒng)，應(yīng)能實現(xiàn)電子檔案遠(yuǎn)程查詢、檔案信息共享、統(tǒng)計分析等功能，尤其要設(shè)計好檔案信息智能安全檢索查詢方式，要能實現(xiàn)以遠(yuǎn)程智能查詢?yōu)橹鳎斯ご_認(rèn)為輔的混合檢索方式，能簡化檔案信息申請查詢流程，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，智能安全地輸出不同用戶所需要的檔案信息，優(yōu)化檢索查詢的流程和方式，提高檢索效率，為用戶提供安全、便捷、高效的檔案信息服務(wù)。同時，還要設(shè)計查詢交流互動功能，便于檔案管理者和檔案信息查詢利用者可以實時在線交流、遠(yuǎn)程查詢指導(dǎo)交流等，解決不同用戶的不同需求。

（四）數(shù)字檔案館后臺管理系統(tǒng)。數(shù)字檔案館后臺管理系統(tǒng)主要包括對元數(shù)據(jù)智能收集整理系統(tǒng)、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案遠(yuǎn)程查詢利用系統(tǒng)數(shù)據(jù)的管理和操作，還包括用戶信息增刪、用戶權(quán)限設(shè)置、各種數(shù)據(jù)操作、智能預(yù)歸檔方式設(shè)置、檔案信息存儲方式調(diào)整、數(shù)據(jù)格式設(shè)置、歸檔業(yè)務(wù)流程設(shè)置、智能檢索方式設(shè)置、數(shù)字檔案輸出和印章安全管理設(shè)置、數(shù)據(jù)庫安全訪問和驗證管理、用戶信息反饋收集等。因此在后臺管理系統(tǒng)中，尤其要重視安全防護(hù)系統(tǒng)的設(shè)置，必須能夠抵御計算機(jī)病毒、解密技術(shù)等從數(shù)據(jù)庫中非法獲取個人信息，提升個人信息的防護(hù)技術(shù)，防止個人檔案信息發(fā)生泄露。

四、結(jié)語

數(shù)字檔案館要健全管理制度，引進(jìn)復(fù)合型檔案專業(yè)人才，開展不同形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以提高檔案管理人員的檔案數(shù)字化建設(shè)的理論水平和業(yè)務(wù)實踐能力為目標(biāo)，把先進(jìn)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)、數(shù)據(jù)安全防護(hù)技術(shù)等先進(jìn)的信息技術(shù)作為重點培訓(xùn)的知識和內(nèi)容，進(jìn)一步提升數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)的水平。結(jié)合開放大學(xué)自身實際，本文中構(gòu)建的以用戶服務(wù)為中心的功能齊全的數(shù)字檔案館，有助于進(jìn)一步提高檔案管理質(zhì)量，豐富檔案信息資源，提升檔案信息服務(wù)水平，最大限度滿足開放大學(xué)不同用戶對檔案信息資源服務(wù)的個性化和多樣化需求，以實現(xiàn)檔案信息資源的整合和共享。