文/趙翠菊 (九安匯金數(shù)據(jù)科技有限公司)
隨著黨的二十大的召開,我國(guó)進(jìn)入了全新的發(fā)展階段。但從宏觀角度來(lái)看,全球經(jīng)濟(jì)深度衰退,國(guó)際貿(mào)易大幅萎縮,市場(chǎng)環(huán)境充滿了高度的不穩(wěn)定性與不確定性,在此背景下,我國(guó)經(jīng)濟(jì)面臨需求收縮、預(yù)期轉(zhuǎn)弱、供給沖擊的三重壓力,各行業(yè)企業(yè)也面臨著結(jié)構(gòu)性短缺及各要素成本上漲的問(wèn)題。有諸多企業(yè)難以抵抗壓力,不得不申請(qǐng)破產(chǎn)重組,或面臨倒閉危機(jī)。信息化、數(shù)字化、智能化是當(dāng)前行業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)的主流趨勢(shì),企業(yè)應(yīng)當(dāng)緊抓發(fā)展機(jī)遇,加快推進(jìn)信息化建設(shè),尤其是要加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè),以緩解自身的生存壓力,保持并提升自身競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì),從而延長(zhǎng)自身生存壽命,推動(dòng)自身穩(wěn)定、健康發(fā)展。
財(cái)務(wù)管理信息化并不等同于財(cái)務(wù)共享,具體包含思想更新、組織重塑、人才培養(yǎng)、信息化系統(tǒng)建設(shè)(包括財(cái)務(wù)共享平臺(tái))、文化建設(shè)、流程再造等多方面內(nèi)容,是一項(xiàng)戰(zhàn)略性、長(zhǎng)期性、全面性的工程,銜接會(huì)計(jì)電算化及財(cái)務(wù)數(shù)字化、智能化。數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代,企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作范圍不斷擴(kuò)大,不單只是進(jìn)行財(cái)務(wù)核算及財(cái)報(bào)制作等基礎(chǔ)性財(cái)務(wù)工作,也為企業(yè)決策提供指導(dǎo),參與成本控制、風(fēng)險(xiǎn)管理等價(jià)值活動(dòng)。傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理方法手段并不能滿足其價(jià)值管理需求,無(wú)法通過(guò)對(duì)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息的全面、深入分析獲得有價(jià)值信息。在財(cái)務(wù)管理信息化的支持下,企業(yè)能夠圍繞數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的價(jià)值管理,使財(cái)務(wù)的決策支持、業(yè)務(wù)服務(wù)等作用得到充分發(fā)揮[1]。此外,企業(yè)內(nèi)外環(huán)境的不斷變化使企業(yè)所面臨的風(fēng)險(xiǎn)環(huán)境愈發(fā)復(fù)雜和嚴(yán)峻,傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理更加傾向于事后的風(fēng)險(xiǎn)控制與應(yīng)對(duì),與現(xiàn)代企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)全流程控制理念并不相符。通過(guò)財(cái)務(wù)信息化建設(shè),企業(yè)能夠做到事前預(yù)測(cè)評(píng)估、事中跟蹤控制與事后分析總結(jié),對(duì)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題提前做出預(yù)警,并將風(fēng)險(xiǎn)控制在自身承受范圍內(nèi),從而不斷強(qiáng)化自身抗風(fēng)險(xiǎn)能力。因此,財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)而言具有重要作用。
財(cái)務(wù)管理信息化的建設(shè)與運(yùn)行,需要企業(yè)全員的高度重視和大力支持,應(yīng)當(dāng)結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)及企業(yè)實(shí)際,有序銜接內(nèi)部各管理模塊。但不少企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)重視程度不夠,將已有資源向市場(chǎng)開拓、技術(shù)創(chuàng)新等方面傾斜,也缺乏科學(xué)認(rèn)知,單純認(rèn)為財(cái)務(wù)管理信息化就是依托計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)及財(cái)務(wù)軟件等處理財(cái)務(wù)事務(wù),未結(jié)合企業(yè)實(shí)際對(duì)此作出戰(zhàn)略統(tǒng)籌規(guī)劃[2]。而且,由于對(duì)自身規(guī)模及業(yè)務(wù)考慮不足,導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)受規(guī)模和業(yè)務(wù)組合限制,難以發(fā)揮其真正效用。比如,某企業(yè)屬于工業(yè)制造企業(yè),其生產(chǎn)工藝及業(yè)務(wù)流程較長(zhǎng),不同生產(chǎn)線的成本核算復(fù)雜性強(qiáng),不適合將其納入統(tǒng)一的平臺(tái)當(dāng)中,但企業(yè)盲目將相關(guān)流程內(nèi)置于統(tǒng)一的平臺(tái)中,未能取得預(yù)期成效,反而降低了工作效率。
如何引入合適的財(cái)務(wù)軟件,并通過(guò)搭建一體化的管理平臺(tái)促進(jìn)數(shù)據(jù)共享,同時(shí)做好信息安全保障,是企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)中的重點(diǎn)內(nèi)容。目前多數(shù)企業(yè)尤其是信息化進(jìn)程緩慢的中小型企業(yè),其已有財(cái)務(wù)軟件功能普遍較為單一,多停留于核算、費(fèi)用管理、審批、做賬等方面,不具備財(cái)務(wù)分析、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)、預(yù)算預(yù)警等功能,而企業(yè)也由于資金、技術(shù)、人才等方面的限制未能及時(shí)更新軟件功能,無(wú)法滿足現(xiàn)代企業(yè)財(cái)務(wù)集中管理的需要[3]。從財(cái)務(wù)建設(shè)行業(yè)發(fā)展情況來(lái)看,基礎(chǔ)ERP、OA、業(yè)財(cái)一體化、預(yù)算一體化等建設(shè)相對(duì)成熟。但企業(yè)所應(yīng)用的財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)和其他系統(tǒng)間缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)口徑與標(biāo)準(zhǔn),存在明顯的系統(tǒng)壁壘,導(dǎo)致客戶、企業(yè)、財(cái)務(wù)、行政機(jī)關(guān)等各方聯(lián)動(dòng)不足,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)難以在各系統(tǒng)間實(shí)現(xiàn)共享互通。此外,財(cái)務(wù)管理信息化雖然在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中有諸多優(yōu)勢(shì),但網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有開放性特點(diǎn),其中存在諸多隱患,如黑客攻擊、病毒入侵等。現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理對(duì)信息安全保障提出了更高要求,而企業(yè)內(nèi)部信息安全保障有所不足,再加上已有局域網(wǎng)并不適應(yīng)企業(yè)從點(diǎn)到面再到全球化的發(fā)展現(xiàn)狀,受此影響,軟件系統(tǒng)信息安全功能難以充分發(fā)揮。
財(cái)務(wù)管理信息化對(duì)企業(yè)流程化管理的要求較高,企業(yè)必然要對(duì)已有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理,利用信息化技術(shù)優(yōu)勢(shì)將財(cái)務(wù)管理方法、流程內(nèi)置于各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中,通過(guò)業(yè)財(cái)聯(lián)動(dòng)強(qiáng)化財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)的監(jiān)督與服務(wù)職能,從而提高業(yè)務(wù)效益。目前來(lái)看,大多企業(yè)的業(yè)務(wù)流程還有待梳理,不少工作仍需人員手動(dòng)操作,而系統(tǒng)流程設(shè)置也和實(shí)際業(yè)務(wù)流程有很多差異,增加了人員工作難度,從而使其對(duì)財(cái)務(wù)管理信息化產(chǎn)生抵觸心理[4]。而且,由于業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的管理目標(biāo)、工作重點(diǎn)及專業(yè)方向等迥然不同,業(yè)務(wù)更多關(guān)注的是業(yè)績(jī)的增長(zhǎng)及利潤(rùn)的提升,而財(cái)務(wù)則注重對(duì)現(xiàn)金流量、資產(chǎn)負(fù)債的核算與記錄。對(duì)于管理問(wèn)題,雙方更習(xí)慣于從自身視角切入思考,財(cái)務(wù)并不了解實(shí)際業(yè)務(wù)情況與具體的業(yè)務(wù)工作流程,而業(yè)務(wù)也不理解財(cái)務(wù)的基本工作邏輯,從而導(dǎo)致財(cái)務(wù)服務(wù)質(zhì)量較低。
財(cái)務(wù)管理信息化要求財(cái)務(wù)人員具備較高的信息素養(yǎng),能夠熟練運(yùn)用多種信息技術(shù)處理各項(xiàng)事務(wù),并熟悉國(guó)家最新法規(guī)政策,了解企業(yè)業(yè)務(wù)情況,也要求技術(shù)人員理解基本財(cái)務(wù)管理理念,掌握相應(yīng)的基礎(chǔ)知識(shí),與財(cái)務(wù)部門形成協(xié)同配合,共同將企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化向縱深推進(jìn)。目前來(lái)看,不少企業(yè)綜合性人才相對(duì)匱乏,人員結(jié)構(gòu)合理性不足,已有人員知識(shí)技能普遍較為單一,僅掌握自己專業(yè)方向及崗位所需的知識(shí)技能,其綜合素質(zhì)還有待提升[5]。例如,某企業(yè)的技術(shù)人員占比約為70%,盡管在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)上有一定的技術(shù)人才優(yōu)勢(shì),但相對(duì)缺乏復(fù)合型財(cái)務(wù)管理人才,而大多技術(shù)人員對(duì)基礎(chǔ)財(cái)務(wù)知識(shí)與先進(jìn)財(cái)務(wù)管理理念的掌握及理解并不深入,難以與財(cái)務(wù)形成協(xié)同配合。
企業(yè)“一把手”在財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)中具有權(quán)威領(lǐng)導(dǎo)作用,只有“一把手”重視財(cái)務(wù)管理信息化,才能夠形成“上行下效”的管理局面,實(shí)現(xiàn)全員參與。對(duì)于企業(yè)“一把手”而言,要充分認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)整體數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型的推動(dòng)作用,明確區(qū)分財(cái)務(wù)管理信息化與財(cái)務(wù)共享,深刻把握企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)要點(diǎn),而不是單純引入財(cái)務(wù)軟件或搭建財(cái)務(wù)共享平臺(tái),同時(shí)在周會(huì)、晨會(huì)、年度工作報(bào)告會(huì)等多個(gè)場(chǎng)合反復(fù)強(qiáng)調(diào)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的重要性與緊迫性,引導(dǎo)各管理層級(jí)與各部門員工積極參與財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè),打破其錯(cuò)誤認(rèn)知,鼓勵(lì)其結(jié)合自身崗位特點(diǎn)與工作流程等提出相應(yīng)的建設(shè)意見或建議。
華為財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略是以整體數(shù)字化為發(fā)展戰(zhàn)略,以組織保障、文化建設(shè)為保障條件,堅(jiān)持戰(zhàn)略與執(zhí)行統(tǒng)籌、業(yè)務(wù)與技術(shù)驅(qū)動(dòng)、自主與合作并重,實(shí)施頂層設(shè)計(jì)、平臺(tái)賦能、生態(tài)落地、持續(xù)更迭等四個(gè)關(guān)鍵行動(dòng),這為華為成為行業(yè)領(lǐng)軍者奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。華為財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)屬于平臺(tái)賦能,作為核算中心為華為全球業(yè)務(wù)進(jìn)行服務(wù)。根據(jù)華為實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),企業(yè)應(yīng)當(dāng)以數(shù)字化、智能化為方向,圍繞自身戰(zhàn)略實(shí)施系統(tǒng)性的統(tǒng)籌規(guī)劃,注重組織架構(gòu)及文化建設(shè),以信息化、數(shù)字化系統(tǒng)平臺(tái)為企業(yè)業(yè)務(wù)及財(cái)務(wù)管理賦能,并明確財(cái)務(wù)共享中心定位,強(qiáng)調(diào)對(duì)信息化、數(shù)字化體系的不斷更新。
研發(fā)實(shí)力、資金實(shí)力雄厚且運(yùn)營(yíng)能力強(qiáng)健的大型企業(yè)選擇自主研發(fā)財(cái)務(wù)軟件,而更多的中小企業(yè)則選擇與用友、金蝶等優(yōu)質(zhì)軟件服務(wù)商合作聯(lián)手制定與企業(yè)特點(diǎn)、行業(yè)特征相適應(yīng)的信息化解決方案。在此過(guò)程中,企業(yè)有必要深入分析企業(yè)對(duì)于財(cái)務(wù)軟件的應(yīng)用功能需求。比如,數(shù)據(jù)共享是企業(yè)實(shí)現(xiàn)價(jià)值創(chuàng)造的重要條件,全面預(yù)算管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、成本管理是企業(yè)供應(yīng)鏈管理的核心內(nèi)容,信息安全管理是企業(yè)保障資金、資產(chǎn)安全完整的必要手段,對(duì)此,企業(yè)引入財(cái)務(wù)軟件需要充分考慮財(cái)務(wù)軟件的開放性與安全性,了解其是否具備預(yù)算反饋、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)、成本控制、安全防護(hù)等功能,并在后續(xù)的軟件應(yīng)用中根據(jù)需要對(duì)其功能進(jìn)行更新與升級(jí)。
面對(duì)“系統(tǒng)壁壘”,企業(yè)有必要結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)加強(qiáng)一體化管理平臺(tái)建設(shè),集成內(nèi)部財(cái)務(wù)、成本、預(yù)算、資金等各管理系統(tǒng),并與外部政府稅務(wù)系統(tǒng)、銀行系統(tǒng)、供應(yīng)商平臺(tái)、經(jīng)銷商管理系統(tǒng)等進(jìn)行有機(jī)對(duì)接,加強(qiáng)各方聯(lián)動(dòng),同時(shí)統(tǒng)一數(shù)據(jù)口徑與標(biāo)準(zhǔn),逐步提高數(shù)據(jù)共享效率。對(duì)于業(yè)務(wù)規(guī)模相對(duì)較小、資金不足且有各系統(tǒng)數(shù)據(jù)整合需求的企業(yè),也可選擇引入RPA技術(shù),實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)跨平臺(tái)、跨系統(tǒng)的自動(dòng)處理,降低人為失誤。
全球化的發(fā)展背景下,企業(yè)業(yè)務(wù)范圍不斷拓展,海量業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)要在各業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)間進(jìn)行傳遞,斷線、訪問(wèn)慢等問(wèn)題將放大企業(yè)用戶的不滿,甚至導(dǎo)致交易流失,也容易引發(fā)信息安全問(wèn)題。在此情況下,企業(yè)有必要遵循成本效益原則,制定具備數(shù)據(jù)加密功能且穩(wěn)定性強(qiáng)的智能組網(wǎng)方案,對(duì)原有局域網(wǎng)進(jìn)行優(yōu)化,一方面實(shí)現(xiàn)全鏈路的數(shù)據(jù)加密保護(hù),提高網(wǎng)絡(luò)利用率,另一方面滿足企業(yè)全球化互聯(lián)的需求。除此之外,企業(yè)也應(yīng)當(dāng)做好日常的信息安全保障工作,合理劃分系統(tǒng)權(quán)限,建立人員的安全責(zé)任意識(shí),同時(shí)定期查驗(yàn)系統(tǒng)漏洞,深入了解是否有人員利用系統(tǒng)漏洞謀取私利的情況,對(duì)相關(guān)責(zé)任人予以嚴(yán)肅處理。
業(yè)財(cái)融合是財(cái)務(wù)管理信息化有效運(yùn)行的必備條件,不只是單純地由財(cái)務(wù)參與業(yè)務(wù),業(yè)務(wù)也要靠近財(cái)務(wù),雙方了解彼此的基本工作邏輯,這就要求企業(yè)對(duì)原有分散的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化,并推動(dòng)業(yè)財(cái)一體化發(fā)展,從而提升財(cái)務(wù)服務(wù)水平[6]。海爾集團(tuán)2007年實(shí)施流程再造項(xiàng)目,持續(xù)三到四年時(shí)間將財(cái)務(wù)共享擴(kuò)大到了各業(yè)務(wù)地區(qū)的基本業(yè)務(wù)單元。流程再造過(guò)程中,海爾集團(tuán)將會(huì)計(jì)核算、資金管理等納入共享服務(wù)范疇,同時(shí)設(shè)置流程處理團(tuán)隊(duì)及質(zhì)量團(tuán)隊(duì),負(fù)責(zé)流程的運(yùn)營(yíng)、優(yōu)化與創(chuàng)新。鑒于成本管理作為海爾全球供應(yīng)鏈管理的一部分,必須靠近業(yè)務(wù)才能確保成本數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,海爾集團(tuán)將各業(yè)務(wù)單元的成本核算工作交于相應(yīng)財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)。流程優(yōu)化后,海爾形成了涵蓋十個(gè)大類的120個(gè)子流程,原本從事會(huì)計(jì)核算的1100多人中有近800人參與到預(yù)算、內(nèi)控、資金管理等價(jià)值活動(dòng)當(dāng)中,賬目處理時(shí)間明顯縮短。海爾的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)充分證明了流程化管理的重要性。對(duì)于企業(yè)而言,有必要加強(qiáng)流程化管理,注重人員職能轉(zhuǎn)型,并建立專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)承擔(dān)流程的運(yùn)營(yíng)、優(yōu)化與創(chuàng)新工作,持續(xù)推進(jìn)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理。
業(yè)財(cái)溝通不足是影響企業(yè)業(yè)財(cái)一體化發(fā)展的重要因素之一。對(duì)此,企業(yè)應(yīng)當(dāng)完善已有溝通機(jī)制,為業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的雙向互動(dòng)交流創(chuàng)造良好條件。一要注重溝通方式的多樣化,企業(yè)可定期圍繞成本、風(fēng)險(xiǎn)、資金等召開相應(yīng)的分析討論會(huì),由財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門就當(dāng)前企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)中成本控制、風(fēng)險(xiǎn)管理、資金使用等方面存在的問(wèn)題進(jìn)行分析討論?;蛘呤嵌ㄆ诮M織財(cái)務(wù)人員到業(yè)務(wù)基層進(jìn)行調(diào)研,與基層人員就目前的業(yè)務(wù)情況進(jìn)行溝通交流。二是注重溝通方式、內(nèi)容的規(guī)范化,防止業(yè)務(wù)人員因不理解財(cái)務(wù)專業(yè)術(shù)語(yǔ)而與財(cái)務(wù)人員產(chǎn)生沖突。三是注重溝通手段的信息化,充分利用企業(yè)新媒體平臺(tái)、ERP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)等促進(jìn)業(yè)財(cái)溝通交流。
人才是現(xiàn)代企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的基本要素,也是助力企業(yè)信息化、數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵所在。企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到復(fù)合型人才對(duì)提高自身財(cái)務(wù)管理信息化水平的積極影響,加強(qiáng)人才培養(yǎng)機(jī)制建設(shè),通過(guò)實(shí)施針對(duì)性的培養(yǎng)計(jì)劃強(qiáng)化已有人員的綜合能力[7]。
對(duì)于財(cái)務(wù)人員,主要培養(yǎng)其業(yè)務(wù)參與意識(shí)、安全責(zé)任意識(shí)與內(nèi)部控制意識(shí),定期組織其學(xué)習(xí)國(guó)家最新財(cái)務(wù)稅務(wù)相關(guān)法規(guī)政策,建立大局觀,著重圍繞業(yè)財(cái)融合、財(cái)務(wù)共享、財(cái)務(wù)集中管理等提高其管理會(huì)計(jì)工具及大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用能力,強(qiáng)化其溝通能力。對(duì)于技術(shù)人員,主要培養(yǎng)其協(xié)同意識(shí)、成本意識(shí)與風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),定期組織基礎(chǔ)財(cái)務(wù)管理知識(shí)的學(xué)習(xí),深入了解財(cái)務(wù)基本工作邏輯,使其與財(cái)務(wù)部門形成協(xié)同配合。
財(cái)務(wù)管理信息化是一項(xiàng)戰(zhàn)略性、長(zhǎng)期性、全面性的工程,實(shí)施財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè),企業(yè)應(yīng)當(dāng)提高重視程度,建立科學(xué)認(rèn)知,尤其是要明確財(cái)務(wù)管理信息化與財(cái)務(wù)共享的區(qū)別,圍繞自身戰(zhàn)略實(shí)施統(tǒng)籌規(guī)劃,并持續(xù)優(yōu)化軟件功能,通過(guò)搭建一體化管理平臺(tái)提高數(shù)據(jù)共享效率,同時(shí)加強(qiáng)智能組網(wǎng)建設(shè),做好信息安全保障工作。此外,企業(yè)也應(yīng)當(dāng)注重優(yōu)化業(yè)財(cái)流程,推動(dòng)業(yè)財(cái)一體化發(fā)展,提升財(cái)務(wù)服務(wù)水平,并加強(qiáng)人才培養(yǎng)機(jī)制建設(shè),實(shí)施針對(duì)性的培養(yǎng)計(jì)劃,提高現(xiàn)有人員的綜合能力,從而為財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)與運(yùn)行提供思想、技術(shù)、人才等方面的有力支持。