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        有限公司預算和成本控制策略

        2023-04-15 05:31:45張宇峰中電金信軟件有限公司
        品牌研究 2023年9期
        關鍵詞:部門管理工作考核

        文/張宇峰 (中電金信軟件有限公司)

        有限公司為了適應經濟市場的激烈競爭,需要不斷提高自身綜合能力,而成本預算可以良好控制公司經濟開支,為公司節(jié)約資金,公司可以利用這部分資金發(fā)展新的項目,對于公司的發(fā)展而言非常重要。目前,有限公司的預算與成本控制管理工作還存在很多不足,公司領導人員應該注重這些問題,積極制定相應的措施和策略。

        一、有限公司預算和成本控制的不足

        (一)成本預算環(huán)節(jié)脫節(jié)

        在有限公司管理工作當中,存在成本預算環(huán)節(jié)脫節(jié)的問題。產生這個問題的主要原因是有限公司在實行成本定價時,往往會使用成本引導定價的方法,這種方法的應用雖然可以滿足有限公司的利潤目標,卻忽略了經濟市場的需求,導致定價不準。并且,在進行成本管理工作時,非常容易陷入一些管理誤區(qū)。例如,重生產成本輕營銷成本,對于后續(xù)的成本控制也沒有重視;出現(xiàn)問題時往往只分析客觀原因,不找管理方面的原因;上級與下級之間信息數(shù)據(jù)存在不對等的情況,互相之間掌握到的信息不準確。由于成本預算環(huán)節(jié)脫節(jié),無法把握各環(huán)節(jié)超支的具體情況,導致生產計劃不具客觀性,不利于后續(xù)工作的開展[1]。而控制責任成本時,各個部門之間的職責劃分不清楚,出現(xiàn)相互推卸責任的情況;不具備完善的預算管理體系,有限公司的責任體系與預算體系獨立性較強,沒有相互融合。同時,有限公司的營業(yè)利潤是通過全面預算的執(zhí)行才能實現(xiàn),這個過程需要全員參與,如果出現(xiàn)工作人員或者管理人員不按流程完成工作任務的情況,會導致利潤目標無法達成,造成有限公司的經濟損失。因此,成本預算環(huán)節(jié)的脫節(jié)不利于有限公司的整體經營發(fā)展。

        (二)預算管理組織機構不健全

        在有限公司的日常經營管理工作中,預算的執(zhí)行主要依靠FPA的事后分析,主要是從公司的角度出發(fā),將系統(tǒng)分為數(shù)據(jù)以及事務兩大功能,并根據(jù)執(zhí)行規(guī)劃計算出功能點[2]。同時,有限公司工作人員對于執(zhí)行預算的積極性較差,完全沒有重視預算的執(zhí)行工作,認為預算是財務部門需要完成的工作,與自身的工作存在不同,不需要太認真對待預算執(zhí)行的相關工作。如果一個部門在完成預算任務時產生拖沓的情況,那么對于其他部門的預算執(zhí)行工作而言會大大降低執(zhí)行效率,不利于整體預算目標的完成。有限公司內部既沒有設立預算執(zhí)行監(jiān)督機制,也沒有設定相應的量化指標,進而不能了解預算的具體執(zhí)行情況,無法對執(zhí)行實行評價。長此以往,不利于有限公司的經營發(fā)展,大大降低了有限公司的整體管理水平。

        目前,筆者所在公司的實際情況是,公司高層會制定3-5年的發(fā)展戰(zhàn)略,根據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略來分解制定每年的預算指標,層層分解到每個業(yè)務條線,均為結合各業(yè)務條線的上年數(shù)據(jù),根據(jù)分析上年底情況來預測下一年的自然增長狀態(tài)和戰(zhàn)略目標的差距。如果業(yè)務發(fā)展超過戰(zhàn)略預算制定增長較多,就會具體分析這個增長的合理性,同時會關注運營管理中是否有凸顯的風險,或者由于過于關注業(yè)務增長而忽略帶來的風險。比如,業(yè)務增長過快的同時,應收賬款的賬齡過長,導致資金鏈的風險,其中在2018年出現(xiàn)了資金周轉問題,最后通過過橋貸款解決了短時期的問題,增了財務費用。后期通過合同條款的改變,交付與銷售配合,縮短了收款時間60天,并將墊資利息加入運營指標的預算考核中。

        (三)信息化效率低、質量不高

        在有限公司管理工作中,高度信息化非常重要,不僅可以為有限公司各個部門提供大量的信息數(shù)據(jù),也可以幫助公司決策者作出正確的決策,保證公司的發(fā)展具有前瞻性與方向性,使預算執(zhí)行管理得到及時的信息反饋。目前,很多有限公司的信息化程度不高,主要是公司的技術框架過于陳舊,沒有及時得到改進與更新,在進行數(shù)據(jù)處理工作時,所采用的方式是直線引入方式,一些數(shù)據(jù)的獲取需要其他部門的工作人員實行輸入后才能獲取,如果工作人員沒有及時輸入信息數(shù)據(jù),那么就不能獲取到需要的信息。有限公司的所有信息數(shù)據(jù)都需要財務部門的整合,導致企業(yè)部門獲取各種信息時,要向財務部門申請資料調閱,不能保證信息資料的時效性。雖然有限公司建立了數(shù)據(jù)庫,但是沒有設定多個管理中心,工作人員所使用的核算模式也比較陳舊,完全跟不上現(xiàn)如今的技術要求,導致預算工作整體效率較低。

        另外,系統(tǒng)由于每月開放集中操作導致信息化系統(tǒng)容量不夠,操作登錄反應不穩(wěn)定,造成系統(tǒng)預算因為擁擠無法有效使用,浪費大量時間在系統(tǒng)操作中。數(shù)據(jù)源由于過于繁多,導致系統(tǒng)獲取不穩(wěn)定,數(shù)據(jù)經常需要下載核對,準確度及效率大打折扣??梢钥闯?,有限公司的信息化程度總體不高,嚴重影響公司財務工作的進度,致使工作效率得不到提高,阻礙有限公司的長遠發(fā)展,無法取得制定的發(fā)展目標。

        (四)預算管理模式單一

        有限公司設置很多部門,各個部門的業(yè)務都存在不同,內部組織結構也有一定的區(qū)別,如果有限公司對于所有的部門都采用同一種管理模式,那么根本不能滿足各個部門的管理需求,預算管理編制工作將流于表面化,進而績效考核的體系完全不適用于各個部門。目前,很多有限公司仍然使用單一的預算管理模式,致使預算管理工作中出現(xiàn)很多問題。有限公司在進行預算考核工作時,應該明確成本控制是考核工作的前提,在此過程中,各個部門為了自身利益,會搶奪最低的成本預算控制,導致部門之間發(fā)生沖突,在以后的工作中相互之間無法進行良好配合,不利于有限公司的整體工作開展,阻礙有限公司的穩(wěn)定發(fā)展。

        通常而言,有限公司在實行預算達標獎勵時,主要是根據(jù)預算執(zhí)行結果的反饋,對于預算執(zhí)行表現(xiàn)優(yōu)異,達到執(zhí)行目標的部門進行物質獎勵,對于執(zhí)行效果不好的部門需要嚴厲批評,要求該部門端正工作態(tài)度,認真對待預算執(zhí)行工作[3]。然而,一些有限公司在判定考核結果時,采用人為打分的方式,出現(xiàn)考核結構不公平的情況,相應的獎勵與處罰機制也不健全,導致工作人員參與預算執(zhí)行的積極性不高。如果有限公司長期存在預算結果評價不科學的問題,將嚴重影響到有限公司的整體成本控制效果,不利于有限公司的長期發(fā)展。

        另外,根據(jù)筆者實際調查了解,公司預算主要以集團整體分解下達任務為基礎,分為職能費用部門預算,各業(yè)務部門預算,合并為公司整體預算。因為公司整體業(yè)務主要以提供人力為主,就是人員成本為主,所以下達預算指標時,可能會忽略國家政策及市場變動影響成本波動。由于客戶均為金融行業(yè)客戶,較強勢,銷售價格的議價能力較弱,所以可能會有預算制定目標過高,不能激勵業(yè)務部門完成預算而達成戰(zhàn)略目標的正向推動作用。

        二、有限公司預算和成本控制策略

        (一)健全成本預算機制

        在有限公司的預算和成本控制工作中,應該健全成本的預算機制。首先,優(yōu)化預算管理委員會,把其設置成單獨的部門,充分掌控預算管理工作,將管理過程中發(fā)現(xiàn)的問題,整理后形成改進意見下發(fā)至各個部門,進而完善有限公司的預算體系。其次,設置預算管控小組,主要工作內容是監(jiān)督財務數(shù)據(jù),小組成員由生產部門代表人員、預算部門經理與預算管理中心人員等組成。目前,很多有限公司都存在信息傳達不暢的問題,設置預算管控小組可以解決這個問題,這個小組的成員都是來自不同部門,在編制預算時,各部門之間就能實現(xiàn)有效溝通。并且,小組的各個成員必須具備較高的工作水平,可以充分完成預算管控崗位的工作,進而取得良好的管控效果,促進整體預算工作的順利開展。最后,各個職能部門應該按照下發(fā)的預算目標,努力完成目標任務,在各部門收到預算目標后,部門內部需要召開內部會議,就預算目標任務進行探討,把預算目標任務進行精細化處理,分成一個一個的小任務,再把這些小任務下發(fā)給個人。當工作人員收到這些小任務后,利用自身的工作能力充分完成這些小任務,以保證部門預算任務的充分完成,促使有限公司的整體預算目標達成,取得理想的成本控制效果,有利于有限公司經濟效益的提升。

        同時,為了保證預算編制與執(zhí)行的時效性,有限公司應該建立成本對比分析機制,對公司往年的預算目標進行對比,找出存在成本差異的根本原因,為下一年度的預算制定目標提供信息依據(jù)。預算編制與執(zhí)行是否具備時效性,對于有限公司的決策也具有重要作用,如果不具備時效性,那么公司決策很可能存在錯誤,錯誤的決策會為公司帶來損失。因此,成本對比分析機制的建立非常必要,有利于確保有限公司決策的正確度,有利于有限公司的長遠發(fā)展。

        (二)優(yōu)化預算管理機構

        在有限公司的預算和成本控制工作中,需要優(yōu)化預算的管理機構,預算工作的實施不單單只有一種方法,應該實行全方位的思考。例如,在實施綜合預算管理工作時,應該采用多樣化的實施方式,通過構建有限公司內部責任機制,可以實現(xiàn)財務信息的共享,保證公司財務數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性,工作人員也可以更加了解預算管理的根本理念,有利于預算管理工作水平的提高[4]。有限公司在制定發(fā)展戰(zhàn)略目標時,為了確保戰(zhàn)略目標科學性,需要內部全體工作人員對預算管理工作進行認可,了解預算管理的重要作用,進而提高預算管理工作全過程的公開性。同時,預算管理工作的開展需要各個部門工作人員的配合。公司應該鼓勵工作人員積極配合預算管理工作,如果發(fā)現(xiàn)工作人員存在不配合的行為,相關負責人必須要求該工作人員端正工作態(tài)度,認識自身工作對于公司發(fā)展的重要作用,進而保證預算管理工作取得良好的管理效果。

        再者,優(yōu)化有限公司財務體系。公司的管理層人員、工作人員以及合作單位貫穿于預算管理體系的全過程,財務中心在收集公司信息數(shù)據(jù)后,需要對這些數(shù)據(jù)實行匯總分析,保證信息數(shù)據(jù)的適用性,如果財務信息數(shù)據(jù)不具備適用性,那么執(zhí)行預算完全沒有任何意義,不能達到預計的執(zhí)行效果。因此,有限公司必須確保信息數(shù)據(jù)的完整性與準確性,避免影響預算管理工作,并實時監(jiān)控公司內部財務數(shù)據(jù)。而有限公司的工作人員要不斷豐富自身的財務知識,對于預算管理工作有更深層的認識,在實際工作中可以進行工作上的創(chuàng)新,促進有限公司工作效率的提升,取得更高的經濟效益。

        (三)提高信息化管理水平

        在有限公司的預算和成本控制工作當中,必須提高自身的信息化管理水平,如果有限公司持續(xù)使用落后的管理手段,那么整個公司的經營效率將會大大降低。面對這樣的情況,有限公司需要建立預算管理系統(tǒng),利用信息化的功能性優(yōu)勢,減少成本控制過程所需要的時間,將信息技術更多地使用于信息的反饋工作中。有限公司的財務共享中心可以幫助預算部門樹立責任意識,實現(xiàn)各各部門相互之間信息共享的目標,并建立信息化管理中心。通過這種方式的實施,有限公司高層管理人員可以減少自身的工作量,使復雜的管理工作簡單化,進而將更多的精力放在其他工作上,有利于有限公司的良好發(fā)展,促進有限公司管理水平的提高。另外,有限公司一些員工信息化理念比較淺薄,針對這種情況,有限公司可以實行相關培訓,提高這些工作人員的信息化意識,提升工作人員的信息化水平,才能更好地將信息化實施到工作當中,帶動公司整體信息化水平的提升,統(tǒng)一有限公司的發(fā)展目標。在安排培訓課程時,負責人員不僅要注重信息化能力的培訓,也要注重提高工作人員的個人素質,保證工作人員可以完全滿足信息化工作崗位的需求,保證有限公司信息化水平的提升。

        (四)完善績效考核體系

        在有限公司的預算和成本控制工作中,想要取得良好的成本控制效果,必須完善績效考核體系。首先,健全績效考核激勵機制,根據(jù)有限公司的行業(yè)特點,科學性確定成本與利潤中心。由于有限公司內部各個部門的職能與工作內容不同,需要制定不同的考核指標,對各個部門的預算執(zhí)行過程與取得的結果實行考核,將考核結果與被考核人的薪酬待遇相結合。此舉具有引導全體工作人員自覺遵守個人工作行為的作用,有效激勵工作人員的工作積極性,有利于有限公司工作效率的提高。其次,健全預算指標體系。在進行預算考核時,必須遵守公平公正的考核原則,不可以出現(xiàn)違反考核規(guī)定的行為。由于有限公司不同部門的發(fā)展與規(guī)模具有差異性,原本的以績效為指標的考核體系已經不再適用,應該及時進行相應的調整,制定出以績效為導向,以真實性為引導的評價指標,同時,引入非財務指標,合理分配有限公司的各項資源,進而提升公司的價值理念[5]。為了實現(xiàn)績效考核的科學性,應該將財務為主的考核轉為為財務按照戰(zhàn)略要求出數(shù)據(jù),集團考核指標及規(guī)則由HR來出規(guī)劃。并實行預算指標精細化,充分對預算的指標進行細化。最后,在進行績效考核工作之前,應該制定績效考核流程,考核工作人員必須根據(jù)流程開展各項工作,保證每一個環(huán)節(jié)的工作都具有規(guī)范性,考核工作的人員需要經過篩選才能確定。如果參與考核的工作人員認為考核過程不科學,可以及時提出自己的建議,建議具有合理性與有效性可以采納,而建議沒有實質性作用負責人員則不需要采納,進而使所取得的評價結果可以得到被評價人員的認可,確保評價結果的真實性與透明性,促進有限公司的經營有效性,有利于有限公司的長遠發(fā)展。

        三、總結

        通過以上對有限公司預算和成本控制的分析,可以看出,有限公司想要提升預算與成本控制工作的效果,必須采取一定的策略,主要包括健全成本預算機制、優(yōu)化預算管理機構、提高信息化管理水平與完善績效考核體系等策略。這些策略的實施對于有限公司的發(fā)展而言非常有利,不僅可以提高有限公司的工作效率,也能提升有限公司的整體管理水平,很大程度上節(jié)約了各項成本開支,避免有限公司出現(xiàn)資金的浪費。

        由于經濟市場競爭的力度不斷提升,有限公司面臨的市場競爭越來越激烈,因此,有限公司必須提升整體管理水平,充分控制各項成本,提高自身的競爭能力。

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