文/王超 (北京順鑫天宇建設(shè)工程有限公司)
隨著社會(huì)的發(fā)展,市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈。隨著公司經(jīng)營(yíng)責(zé)任逐步分開(kāi),投資者在關(guān)注公司現(xiàn)階段運(yùn)營(yíng)收益的同時(shí),也要運(yùn)用全面的預(yù)算管理手段對(duì)公司未來(lái)一段時(shí)期的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展和贏利進(jìn)行預(yù)測(cè)。本文從全面預(yù)算管理的概況和必要性入手,對(duì)企業(yè)預(yù)算的組織體系、管理制度、編制方法等方面進(jìn)行了分析。從理論上豐富了預(yù)算管理的研究,從實(shí)際出發(fā),提出了解決問(wèn)題的方法,從而為企業(yè)的整體預(yù)算管理工作提供了有力的指導(dǎo),為企業(yè)的發(fā)展提供了有力的指導(dǎo)[1]。
全面預(yù)算管理實(shí)質(zhì)上是企業(yè)一種長(zhǎng)期發(fā)展戰(zhàn)略,它是對(duì)企業(yè)在今后一段時(shí)期內(nèi)發(fā)展活動(dòng)的具體途徑的深入探索。其主要途徑有:以公司的各種業(yè)務(wù)為主體,以財(cái)務(wù)管理為協(xié)調(diào),對(duì)一系列的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和財(cái)務(wù)管理活動(dòng)進(jìn)行了深入的調(diào)研,并結(jié)合現(xiàn)有的資源所制定的發(fā)展目標(biāo);全面地預(yù)測(cè)和分析公司在今后一段時(shí)期的工作,并提出了一系列的監(jiān)測(cè)手段,為企業(yè)的各種經(jīng)營(yíng)決策提供有力的依據(jù)。
在全面預(yù)算管理中,由于它涉及公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和每一位雇員的利益,所以全體職工必須積極參與。而全面的企業(yè)預(yù)算管理也必須覆蓋到企業(yè)的全部經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中。因此,全面預(yù)算管理工作對(duì)公司的發(fā)展具有十分重要的意義,必須引起高度重視,其重要意義在于:第一,全面預(yù)算管理可以從根本上增強(qiáng)公司整體實(shí)力,使各種資源得到更合理的配置。綜合預(yù)算可以對(duì)企業(yè)的年度指標(biāo)進(jìn)行分類,每一層次的劃分都可以為各部門(mén)制定量化標(biāo)準(zhǔn),從而推動(dòng)公司的戰(zhàn)略性發(fā)展,為公司的高質(zhì)量發(fā)展作出貢獻(xiàn)??茖W(xué)、合理的全面預(yù)算管理是全面管理公司發(fā)展目標(biāo)實(shí)施情況的有效手段,通過(guò)對(duì)預(yù)算的實(shí)時(shí)調(diào)整,及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展中存在的問(wèn)題,及時(shí)改變發(fā)展方向,解決問(wèn)題,增強(qiáng)企業(yè)的應(yīng)變能力,使其更好地適應(yīng)日益變化的市場(chǎng)環(huán)境??傊?,通過(guò)編制全面預(yù)算來(lái)推動(dòng)預(yù)算的實(shí)施,建立預(yù)算評(píng)價(jià)系統(tǒng),可以從根本上改善企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況,從而達(dá)到公司的戰(zhàn)略目的。第二,實(shí)施全面預(yù)算管理可以使企業(yè)獲得更多的經(jīng)濟(jì)利益。企業(yè)的組織是以贏利為目的的,實(shí)行以全面預(yù)算為基準(zhǔn)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng),可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,糾正錯(cuò)誤的工作方式,加強(qiáng)對(duì)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的監(jiān)督,以防止因經(jīng)營(yíng)行為不合理而導(dǎo)致的工作效率下降,從而提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益[2]。
目前,企業(yè)存在著各個(gè)職能部門(mén)對(duì)全面預(yù)算認(rèn)識(shí)不足、部門(mén)間溝通不暢、觀念不統(tǒng)一的問(wèn)題。很多人都認(rèn)為,自己只需要做好本職工作就行了,這個(gè)全面預(yù)算和自己無(wú)關(guān),這是財(cái)務(wù)部門(mén)為了控制其他部門(mén)而設(shè)立的考核指標(biāo)。因此,對(duì)預(yù)算編制存在著敷衍、抵觸的心理,甚至人為降低收入、增加費(fèi)用,以使考核指標(biāo)相對(duì)輕松,使企業(yè)不能達(dá)到最小化成本、最大化收益,從而影響到全面預(yù)算管理的效果。特別是在國(guó)內(nèi),由于缺乏全面預(yù)算管理意識(shí),把提高市場(chǎng)占有率和追求經(jīng)濟(jì)目標(biāo)視為企業(yè)發(fā)展的第一要?jiǎng)?wù),以應(yīng)對(duì)日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。單純把預(yù)算管理看成是一種簡(jiǎn)單的預(yù)算報(bào)告,沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到它對(duì)公司的日常運(yùn)作和戰(zhàn)略發(fā)展的重要作用,并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合,也沒(méi)有在整體預(yù)算中投入充足的人力和財(cái)力。從企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)到一般職工,對(duì)于預(yù)算的分析與實(shí)施,往往存在預(yù)算不完整、實(shí)施不到位等問(wèn)題,從而使企業(yè)產(chǎn)生盲目的管理行為,造成了不良后果。
一是要改進(jìn)綜合預(yù)算的編制。一些公司在編制預(yù)算之前,沒(méi)有做好充分的市場(chǎng)調(diào)查,沒(méi)有與國(guó)內(nèi)外的客戶進(jìn)行有效的交流,在一些項(xiàng)目上也沒(méi)有形成共識(shí),這就造成了預(yù)算編制的偏差,造成了預(yù)算執(zhí)行上的嚴(yán)重偏離,使預(yù)算指標(biāo)無(wú)法實(shí)現(xiàn)。此外,許多企業(yè)在編制預(yù)算時(shí)仍采用傳統(tǒng)的增量式預(yù)算編制方式,其編制基礎(chǔ)過(guò)于依賴于歷史資料,未考慮到公司內(nèi)部和外部經(jīng)營(yíng)環(huán)境的改變對(duì)預(yù)算績(jī)效的影響,因此,在實(shí)施過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)很大的偏離,很難達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。
二是預(yù)算執(zhí)行中存在著較大的偏差,未能發(fā)現(xiàn)不正常的原因。在確定了企業(yè)的預(yù)算目標(biāo)后,對(duì)各部門(mén)進(jìn)行了相應(yīng)的預(yù)算指標(biāo)分級(jí)、職責(zé)劃分,并對(duì)其執(zhí)行情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè),當(dāng)預(yù)算執(zhí)行出現(xiàn)重大偏差時(shí),應(yīng)立即找到問(wèn)題的根源,并按規(guī)定進(jìn)行調(diào)整,以糾正其實(shí)施效果。但是,在現(xiàn)實(shí)中,很多企業(yè)的預(yù)算制定出來(lái)之后都被束之高閣,無(wú)法及時(shí)向各部門(mén)下達(dá)指標(biāo),每個(gè)部門(mén)也都不會(huì)主動(dòng)關(guān)注自己的預(yù)算,往往是在財(cái)政數(shù)據(jù)出現(xiàn)明顯偏差的時(shí)候,才會(huì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題所在,等意識(shí)到問(wèn)題的時(shí)候,一切都晚了。
首先,企業(yè)的全面預(yù)算管理組織結(jié)構(gòu)不完整、不清晰,有些企業(yè)沒(méi)有預(yù)算管理人員隊(duì)伍,有些企業(yè)沒(méi)有預(yù)算管理職能部門(mén),有些企業(yè)甚至連預(yù)算編制人員都很少,在預(yù)算實(shí)施過(guò)程中,出現(xiàn)的實(shí)際問(wèn)題不能得到有關(guān)部門(mén)的配合。其次,一些企業(yè)的預(yù)算管理體系不夠完善,缺乏有效的內(nèi)部制約,導(dǎo)致了預(yù)算管理相對(duì)混亂,由于流程煩瑣,無(wú)法對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)與非經(jīng)濟(jì)資源進(jìn)行有效的組織與協(xié)調(diào)。另外,一些企業(yè)預(yù)算管理崗位不健全,預(yù)算人員不夠?qū)I(yè),企業(yè)只安排了幾個(gè)人就算是組建了預(yù)算團(tuán)隊(duì),這樣就很難實(shí)現(xiàn)各部門(mén)的預(yù)算管理,而且獲得的資料也有一定的限制,工作人員的專業(yè)素質(zhì)不高,做預(yù)算工作的時(shí)候效率自然很低。
隨著信息化的迅速發(fā)展,信息化技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用越來(lái)越廣泛,企業(yè)要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展,必須建設(shè)好信息化體系。信息化體系可以為企業(yè)的全面預(yù)算管理工作提供有利的條件,例如,運(yùn)用信息化系統(tǒng),可以方便預(yù)算管理者制定、執(zhí)行和控制預(yù)算,全面了解與掌握各種狀況,增進(jìn)內(nèi)部資訊交流之效能,進(jìn)而改善整體預(yù)算管理之品質(zhì)與效能,亦可提升整體預(yù)算之精確度與正規(guī)化。但是,目前很多企業(yè)對(duì)信息化系統(tǒng)的支撐還不夠充分,在全面預(yù)算管理中仍然沿用傳統(tǒng)的手工管理方式,造成了預(yù)算編制周期過(guò)長(zhǎng)。同時(shí),由于企業(yè)在進(jìn)行全面預(yù)算管理時(shí),需要耗費(fèi)大量的人力物力,從而影響到整體預(yù)算管理的工作效率,加之又缺少健全的信息化支撐,造成企業(yè)內(nèi)部信息不能共享,這樣就會(huì)使企業(yè)的信息交流效率大打折扣,同時(shí)又不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)預(yù)算中存在的問(wèn)題,使企業(yè)的各種資源難以得到合理的分配和及時(shí)地調(diào)整,進(jìn)而給公司的發(fā)展帶來(lái)不利影響。
目前我國(guó)大多數(shù)企業(yè)普遍缺乏專業(yè)化的預(yù)算管理人員隊(duì)伍和高素質(zhì)的專業(yè)預(yù)算管理人員。財(cái)務(wù)人員的知識(shí)水平有限,難以根據(jù)公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來(lái)制訂戰(zhàn)略預(yù)算。有的公司認(rèn)為,預(yù)算編制方法僅僅是根據(jù)以往的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)整,沒(méi)有考慮到大部分財(cái)務(wù)人員都是中老年人,對(duì)新知識(shí)的學(xué)習(xí)能力相對(duì)不足,整體業(yè)務(wù)水平很難提高。這就使得預(yù)算管理難以推進(jìn),執(zhí)行分析與評(píng)價(jià)激勵(lì)受限,預(yù)算編制時(shí)間過(guò)長(zhǎng),成本控制偏差較大,在編制過(guò)程中缺少權(quán)威機(jī)構(gòu)的決策。如果由高素質(zhì)能力的財(cái)務(wù)人員從專業(yè)角度作出科學(xué)的決定,就能使預(yù)算的效率和質(zhì)量得到最大程度的優(yōu)化,從而為下一步的預(yù)算制定提供正確的指導(dǎo)。
企業(yè)應(yīng)對(duì)其員工進(jìn)行全面的預(yù)算管理培訓(xùn),以使其更好地了解全面預(yù)算管理,同時(shí)也能更好地認(rèn)識(shí)到實(shí)施全面預(yù)算管理對(duì)于公司的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)及發(fā)展的重大意義,還能糾正員工誤以為預(yù)算只是為了檢查而減少開(kāi)支的錯(cuò)誤觀念,端正職工對(duì)全面預(yù)算管理工作的態(tài)度,使之能積極參與,共同努力,腳踏實(shí)地地做好本職工作。尤其是企業(yè)管理者,更要加強(qiáng)對(duì)全面預(yù)算的關(guān)注,充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用和表率作用,確保全面預(yù)算管理的順利進(jìn)行。
一是要注重前期的調(diào)研和交流,選擇科學(xué)、合理的預(yù)算編制方式。為提高預(yù)算執(zhí)行的精確度,在制定預(yù)算之前,必須進(jìn)行廣泛的調(diào)查和交流,以確定預(yù)算的編制依據(jù)。比如說(shuō),在制定銷(xiāo)售計(jì)劃之前,要對(duì)公司的內(nèi)外部經(jīng)營(yíng)狀況進(jìn)行準(zhǔn)確的分析和判斷,以便在預(yù)算期內(nèi)決定公司的發(fā)展方向和規(guī)模。在進(jìn)行預(yù)算時(shí),要根據(jù)銷(xiāo)售預(yù)算、現(xiàn)有生產(chǎn)能力和資本狀況,全面地考慮預(yù)算期間的投資方案。在進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)算時(shí),要根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)規(guī)模和投資計(jì)劃來(lái)確定資金的規(guī)模,并根據(jù)公司的具體情況選擇合適的資金來(lái)源。此外,對(duì)于下屬公司,預(yù)算中涉及“三重一大”問(wèn)題的,也要與上級(jí)部門(mén)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào),形成共識(shí),以防止預(yù)算執(zhí)行時(shí),預(yù)算的基本情況有了很大的改變。在確定預(yù)算基礎(chǔ)后,還應(yīng)選擇科學(xué)、合理的編制方式,并根據(jù)不同的預(yù)算選擇不同的編制方式。例如,在編制銷(xiāo)售預(yù)算時(shí),可以根據(jù)歷史資料和市場(chǎng)調(diào)查結(jié)果,利用增量預(yù)算法進(jìn)行編制;在制定人事成本預(yù)算時(shí),首先要考慮到各個(gè)部門(mén)的具體情況,確定每個(gè)部門(mén)所需的人力資源和技術(shù)需求,然后才能進(jìn)行人力資源的核算。此外,在預(yù)算編制周期方面,大部分企業(yè)都是采用定期預(yù)算法,以保證預(yù)算期與會(huì)計(jì)期間的一致性,這有助于將實(shí)際的執(zhí)行數(shù)據(jù)與預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比,方便分析和評(píng)估預(yù)算的實(shí)施。但它很可能會(huì)引發(fā)短期行為,這對(duì)公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有負(fù)面影響。利用滾動(dòng)預(yù)算法可以有效地克服常規(guī)預(yù)算的不足。滾動(dòng)預(yù)算的預(yù)算期與本會(huì)計(jì)年度沒(méi)有關(guān)系,在每個(gè)月末或季度末都會(huì)對(duì)余下的月進(jìn)行調(diào)整和修正,同時(shí),在原來(lái)的預(yù)算期內(nèi),將下月或下一季的預(yù)算案納入,使公司的未來(lái)業(yè)務(wù)活動(dòng)按照預(yù)算的方式繼續(xù)進(jìn)行。當(dāng)然,也可以采用定期和滾動(dòng)相結(jié)合的方式來(lái)進(jìn)行預(yù)算編制,即每月或季度的簡(jiǎn)易預(yù)算,以便于管理者能夠隨時(shí)了解年度預(yù)算的執(zhí)行情況,在發(fā)生重大偏差時(shí),能夠?qū)镜慕?jīng)營(yíng)策略進(jìn)行及時(shí)地調(diào)整,從而使全年的預(yù)算指標(biāo)達(dá)到最大化。
二是要強(qiáng)化對(duì)預(yù)算執(zhí)行的全過(guò)程監(jiān)督,并對(duì)其實(shí)施情況進(jìn)行分析。全面預(yù)算管理是一項(xiàng)綜合性的工程,要使其在各方面都發(fā)揮出應(yīng)有的作用,預(yù)算過(guò)程的控制尤為重要。預(yù)算控制是指以預(yù)算指標(biāo)為基準(zhǔn),通過(guò)對(duì)預(yù)算指標(biāo)的分解、經(jīng)營(yíng)過(guò)程的管控、差異分析等方面的管理活動(dòng),保證公司的經(jīng)營(yíng)不會(huì)脫離預(yù)算的范圍。在制定了預(yù)算目標(biāo)后,要對(duì)有關(guān)的預(yù)算指標(biāo)進(jìn)行層層細(xì)化,并對(duì)每個(gè)部門(mén)的職責(zé)進(jìn)行分解,然后把每個(gè)部門(mén)的具體指標(biāo)細(xì)化到每個(gè)季度,甚至每個(gè)月。比如,可以將銷(xiāo)售收入分成不同的業(yè)務(wù),甚至細(xì)分為不同的業(yè)務(wù)板塊、不同的產(chǎn)品。把成本指數(shù)按成本中心進(jìn)行分類,把人力成本指標(biāo)劃分為人力資源,把其他成本指標(biāo)分解到各部門(mén)的成本中等。在完成各項(xiàng)預(yù)算指標(biāo)分解后,由各單位指定指標(biāo)控制人員,對(duì)所承擔(dān)的各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè),并對(duì)其績(jī)效與預(yù)算目標(biāo)之間的差距進(jìn)行實(shí)時(shí)對(duì)比,對(duì)異常情況進(jìn)行分析,并上報(bào)。財(cái)務(wù)部門(mén)作為公司預(yù)算工作的主要管理者,要監(jiān)督整個(gè)預(yù)算的實(shí)施,并嚴(yán)格控制預(yù)算的進(jìn)度,原則上,不允許預(yù)算外支出。公司也要建立定期的財(cái)務(wù)報(bào)表。在執(zhí)行中,各單位要對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行及時(shí)的檢查和追蹤,對(duì)實(shí)際執(zhí)行情況和預(yù)算指標(biāo)之間的差距進(jìn)行比較分析,提出相應(yīng)的對(duì)策,并定期上報(bào)給公司的財(cái)務(wù)主管,經(jīng)審計(jì)部門(mén)的審核,最終形成公司的全面預(yù)算執(zhí)行情況分析報(bào)告,并將其上報(bào)上級(jí)預(yù)算主管部門(mén),為公司全面預(yù)算實(shí)施動(dòng)態(tài)監(jiān)督提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)[3]。
在企業(yè)進(jìn)行預(yù)算管理時(shí),必須注重與公司的戰(zhàn)略目標(biāo)相結(jié)合。首先,要有明確的戰(zhàn)略目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃,把預(yù)算戰(zhàn)略目標(biāo)與整體預(yù)算管理相結(jié)合,并將其層層分解,最終達(dá)到戰(zhàn)略目的。此外,公司高層要加強(qiáng)與預(yù)算人員的合作,就戰(zhàn)略目標(biāo)進(jìn)行深入的溝通和交流,并確保各個(gè)部門(mén)之間的合作。公司應(yīng)著眼于長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展戰(zhàn)略,制定長(zhǎng)期的預(yù)算管理方案。在制定全面預(yù)算的過(guò)程中,企業(yè)要根據(jù)公司的發(fā)展?fàn)顩r和發(fā)展目標(biāo),進(jìn)行綜合、全面的分析,選擇科學(xué)、合理的編制方式,大膽地進(jìn)行創(chuàng)新,使企業(yè)的整體預(yù)算管理更加符合企業(yè)發(fā)展的規(guī)律。其次,企業(yè)也要拋棄傳統(tǒng)的、固定的編制方法,采取更加靈活的綜合預(yù)算方法。在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中,必須加強(qiáng)對(duì)企業(yè)的預(yù)算管理,以減少資本的浪費(fèi)和節(jié)約成本。根據(jù)預(yù)算管理計(jì)劃,企業(yè)應(yīng)合理規(guī)劃資金運(yùn)用方式,監(jiān)督和控制預(yù)算的實(shí)施,防止不合理的支出,提高資金的利用效率,減少成本,運(yùn)用動(dòng)態(tài)和靜態(tài)相結(jié)合的預(yù)算分析方法,全面履行預(yù)算責(zé)任,建立專業(yè)化、完備的預(yù)算控制體系,在實(shí)現(xiàn)公司戰(zhàn)略目標(biāo)的前提下,要合理安排資本結(jié)構(gòu),避免資本的浪費(fèi),防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
企業(yè)全面預(yù)算管理要建立大數(shù)據(jù)中心,以這個(gè)中心為基礎(chǔ),實(shí)現(xiàn)企業(yè)之間的數(shù)據(jù)共享,利用大數(shù)據(jù)信息建設(shè)協(xié)作的工作平臺(tái),借助物聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)通信和云計(jì)算、區(qū)塊鏈等使得企業(yè)的預(yù)算管理覆蓋整個(gè)計(jì)劃流程,覆蓋整個(gè)業(yè)務(wù)的各個(gè)方面,從多個(gè)層面進(jìn)行全方位的實(shí)施,從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、共享化、透明化的全過(guò)程,工作智能化、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警化的現(xiàn)代企業(yè)管理模式,將使企業(yè)的綜合預(yù)算管理工作變得操作簡(jiǎn)單、過(guò)程透明、分析多樣,整體提升預(yù)算管理工作時(shí)效性、精確度和準(zhǔn)確度[4]。
全面預(yù)算管理是企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。當(dāng)前,我國(guó)企業(yè)全面預(yù)算管理人員的工作能力需要提升。在實(shí)踐中,財(cái)務(wù)預(yù)算管理人員要不斷地發(fā)現(xiàn)、總結(jié)、分析問(wèn)題,才能使問(wèn)題得到有效的解決,建立健全、規(guī)范、全面的預(yù)算管理培訓(xùn)體系,提升企業(yè)全面預(yù)算管理人員隊(duì)伍的素質(zhì)能力,從而推動(dòng)現(xiàn)代企業(yè)穩(wěn)步、可持續(xù)發(fā)展,以達(dá)到公司戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)[5]。
全面預(yù)算管理在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中占有舉足輕重的地位,既可以強(qiáng)化企業(yè)對(duì)整個(gè)預(yù)算的控制與管理,又可以使企業(yè)的資源得到最大程度的優(yōu)化,從而達(dá)到公司的戰(zhàn)略目的。要從改變預(yù)算管理觀念、加強(qiáng)全面預(yù)算管理的控制力度、及時(shí)進(jìn)行全面預(yù)算管理的分析與調(diào)整等方面,探索出行之有效的應(yīng)對(duì)措施,同時(shí)還要加強(qiáng)信息化建設(shè),加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn),不但可以提升整體預(yù)算管理的質(zhì)量和效率,而且可以為公司的各種經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、業(yè)務(wù)的開(kāi)展提供可靠的保障,更加有利于公司的健康發(fā)展。