陳成瑾

福州市蔬菜科學研究所，福建 福州 350111

創(chuàng)新發(fā)展理念主導下，我國農業(yè)科研創(chuàng)新不斷突破，相應的科研檔案工作內容越來越多，其難度與復雜性持續(xù)提升。加強科研院所檔案管理模式創(chuàng)新發(fā)展，是提高檔案管理效率和質量，助力農業(yè)科研工作創(chuàng)新的必然要求。

1 科研檔案及管理概述

1.1 科研檔案及其特點

科研檔案是科研管理與科研活動的重要構成部分，是產生于科研項目立項研究與實施、過程管理、結項驗收、績效評價及成果管理等全部流程中的具有較高保存價值的文件材料、樣本及標本等實物，常見載體包括文字、數(shù)據(jù)、音視頻、圖表及圖像等[1]。在農業(yè)科研活動開展過程中，基于不同地區(qū)的生態(tài)環(huán)境，農業(yè)科研工作人員采取多樣化的科研方式，研究農作物的生長發(fā)育、抗逆性與環(huán)境適應性等特性，不斷產生各類原始記錄材料。在反復進行課題及相關分支研究活動的過程中，各個課題也會形成獨立檔案卷宗，作為唯一性憑證用于課題申報、成果申報與利用轉化。

綜合科研主體、方式、領域及檔案利用等因素，科研檔案表現(xiàn)出顯著的專業(yè)性、階段性與系統(tǒng)成套性特點。第一，科研項目往往涉及理論實驗及自然人文科學等多學科專業(yè)內容，是對自然現(xiàn)象發(fā)生規(guī)律和原因的研究，必然具備較高的專業(yè)性[2]?？蒲袡n案對各類科學知識和規(guī)律進行了精確的研究與描述，具有極強的權威性。第二，科研檔案具備的階段性特點是指在各個研究領域、具體理論知識之間也存在相應的差異性，整體科研過程包括設計、實驗、檢驗和總結4個階段。第三，科研活動必須嚴謹且規(guī)律，其各個研究環(huán)節(jié)之間環(huán)環(huán)相扣，作為科研活動的全過程記錄，科研檔案并不是對數(shù)據(jù)材料進行簡單累積，而是將彼此間具有緊密聯(lián)系的資料文件加以組合形成的，包含了具體科研項目的研究計劃、過程實驗數(shù)據(jù)、成果檢驗材料等，是具有重要價值的科技信息資源[3]。

1.2 科研檔案管理

檔案管理是對檔案資料進行收集和整理保存的全過程工作，是檔案記錄真實性、完整性和連續(xù)性的重要保障?？蒲袡n案管理具有較強的系統(tǒng)性與復雜性，涉及科研成果的申報至應用全部流程，覆蓋面極為廣泛，只有持續(xù)加強對科研檔案的全過程管理，才能助力提高整體管理水平?？蒲袡n案管理的內容主要包括以下5個方面的內容。第一是科研準備階段，涉及科研項目申報材料、立項批復、任務委托書、開題報告、總結調研及論證方案、經(jīng)費預算、協(xié)議合同等資料[4]。第二是研究實驗階段，涉及執(zhí)行報告、階段性成果、會議記錄、技術文件、經(jīng)費使用等記錄材料。第三是評價驗收階段，涉及研究報告、總結報告、專題報告、著作、專利申請、標準等，以及專家評審意見、鑒定證書、推廣應用證明、經(jīng)費決算文件、宣傳報道及驗收證書等。第四是成果申報階段，涉及科研成果登記表、成果申報及審批材料、成果獲獎材料原件及復印件、應用推廣經(jīng)濟與社會效益證明資料等。第五是推廣應用階段，涉及協(xié)議書、應用推廣方案、轉讓合同、工藝文件、擴大生產設計文件及生產鑒定材料及用戶反饋文件等。

2 創(chuàng)新發(fā)展理念在農業(yè)科研檔案管理中的應用價值

2.1 創(chuàng)新發(fā)展理念分析

黨的十八屆五中全會中首次提出了創(chuàng)新發(fā)展理念，要求將創(chuàng)新作為國家發(fā)展的核心，貫穿于一切工作中，持續(xù)深化理論、制度、科技、文化等各方面的創(chuàng)新[5]。創(chuàng)新發(fā)展是新時期特色社會主義五大發(fā)展理念之首，以解決發(fā)展動力為核心。創(chuàng)新發(fā)展理念主導下的科研檔案管理工作，要求將制度創(chuàng)新作為管理手段，對科研檔案的管理制度加以完善；將技術創(chuàng)新作為發(fā)展動力，不斷提升科研檔案管理信息化水平；將管理創(chuàng)新作為發(fā)展起點，對科研檔案管理工作流程加以優(yōu)化；將服務創(chuàng)新作為發(fā)展目標，提升科研檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)。

2.2 促進農業(yè)科技創(chuàng)新

農業(yè)科研檔案是對農業(yè)科研項目全過程工作的準確記錄，對技術研究期間各類文件進行保存，能夠為現(xiàn)階段農業(yè)科技發(fā)展創(chuàng)新提供有力借鑒。在農業(yè)科研不斷創(chuàng)新的過程中，一方面，通過檢索查閱相關科研項目的檔案資料，有利于吸取經(jīng)驗教訓，促進科研活動的高效推進，從而縮短科研項目時間，保證科研成果能夠及時得以轉化和推廣應用[6]。另一方面，通過研究以往科研項目的檔案資料，了解前期科技工作人員的成功經(jīng)驗，能夠幫助后人開拓研究思路，具有較高的參考價值。

2.3 促進農業(yè)轉型發(fā)展

產業(yè)結構調整推動了農業(yè)的轉型發(fā)展，科技化與現(xiàn)代化是我國農業(yè)發(fā)展的重要趨勢。轉化農業(yè)科研成果并進行試驗示范，能夠對各地區(qū)的產業(yè)發(fā)展起到引領示范作用，有利于扶持當?shù)仄髽I(yè)實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，推動具有地方特色的農產品產業(yè)發(fā)展。農業(yè)科研檔案中涵蓋了各地區(qū)農業(yè)科技水平的全面調查資料，這是發(fā)展地方產業(yè)的重要科技支撐，同時也是農業(yè)科研工作人員有效掌握并研究地區(qū)農業(yè)科技水平的途徑之一。通過了解當?shù)貙嶋H發(fā)展狀況，尋求探索農業(yè)科技創(chuàng)新發(fā)展方向，助力當?shù)剞r業(yè)發(fā)展完成升級轉型。

3 科研院所農業(yè)科研檔案管理中存在的問題

3.1 檔案管理制度尚未完善

農業(yè)科研檔案管理具有極高的專業(yè)性，健全的管理制度是保障各工作環(huán)節(jié)緊密銜接的重要依據(jù)與參照。隨著農業(yè)科研檔案管理工作的不斷完善，整體檔案管理制度的建設取得了良好的實踐成果，但仍有部分科研項目尚未納入存檔范圍，細節(jié)管理也存在一些問題。以立卷標準為例，各地農業(yè)科研院所執(zhí)行標準表現(xiàn)出一定的差異性，在對科研項目分類時采用時間或類別等不同分類依據(jù)，檔案儲存形式也具有差異性，既有直接裝進檔案盒保存，也有采用三孔一線形式整理紙質檔案[7]。管理制度標準統(tǒng)一性的缺乏，顯著增加了檔案管理員的工作負擔，也阻礙了檔案資料的跨單位共享共用。

3.2 歸檔標準不統(tǒng)一

整理收集檔案是科研檔案管理及應用的基礎，隨著科研院所的發(fā)展與信息化建設不斷推進，科研項目資料數(shù)量必然會不斷增加，復雜性不斷提高，使得收集歸檔難度持續(xù)增加。在此發(fā)展背景下，傳統(tǒng)收集整理和歸納的工作方式必然會影響檔案管理工作的質量與效率。農業(yè)科研項目持續(xù)周期長，涉及范圍和檔案資料眾多。一方面，由于歸檔標準不統(tǒng)一，再加上科研工作人員缺乏足夠的保存意識，使得部分農業(yè)科研檔案資料未收集完整。另一方面，部分科研工作人員缺乏對科研檔案資料進行收集歸檔的意識，存在自行留存科研檔案資料的現(xiàn)象，進而影響單位檔案資料歸檔工作的開展。

3.3 檔案管理模式落后

科研檔案資料的重要作用之一是為后期科研工作提供一定的參考和幫助，凸顯了科研檔案管理工作的價值。但是當前很多基層農業(yè)科研院所依然采取人工管理模式，檔案管理工作的技術性與專業(yè)性極為有限。雖然檔案信息管理系統(tǒng)已經(jīng)逐漸安裝普及，但是對于管理系統(tǒng)的應用主要是進行資料查詢，并沒有發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢對檔案資料進行深層次挖掘利用與價值開發(fā)[8]。檔案管理模式的局限，使得很多科研檔案資料未能發(fā)揮其最大價值，阻礙了檔案資料的跨單位共享共用，造成了嚴重的資源浪費，阻礙了農業(yè)科研事業(yè)的高效健康發(fā)展。

3.4 信息安全風險突出

當前部分農業(yè)科研院所檔案管理缺乏健全的保密機制，對檔案資料缺乏深入的利用開發(fā)。一方面，部分單位沒有對科研檔案資料進行嚴格的保密性劃分，特別是一些高保密性、高技術性要求的檔案資料，因為涉及絕密、配方等內容，仍需進一步加強對其保密管理。另一方面，應用開發(fā)是使已有科研檔案發(fā)揮持續(xù)性價值的重要方式，但很多科研檔案管理只是對其進行歸檔立卷，缺乏對信息資源的利用開發(fā)和跟蹤反饋，長效機制欠缺，導致檔案資料利用嚴重不足。

3.5 綜合型人才匱乏

農業(yè)科研檔案管理工作要求檔案管理員不僅要具備較高水平的專業(yè)知識，對農業(yè)科研項目也要有相應的了解。如果已經(jīng)安裝了檔案信息管理系統(tǒng)，檔案管理員還應具備一定的信息技術應用能力。這對農業(yè)科研檔案管理員的綜合能力提出了較高的要求，但是很多基層農業(yè)科研院所的檔案管理員雖然在檔案管理方面具備扎實的專業(yè)技能，但是綜合能力依然有所不足，很難適應該項工作的現(xiàn)代化發(fā)展進程，影響了科研檔案管理整體水平的提升。

4 創(chuàng)新發(fā)展理念主導下的科研院所農業(yè)科研檔案管理模式構建

4.1 加強檔案管理思路創(chuàng)新

農業(yè)科研院所檔案管理部門應重視調整并創(chuàng)新檔案管理思路，轉變以往工作形式，開展主動性和超前性服務，貫徹事前、事中全程參與的檔案管理新理念，不能盲目搜集資料，卻不了解服務對象對于檔案資料的具體需求。農業(yè)科研院所的檔案管理工作應契合科研工作特點與思路，將檔案管理納入科研管理范疇，主動了解科研工作動態(tài)，將檔案工作與科研工作的創(chuàng)新發(fā)展緊密聯(lián)系起來。

4.2 加強檔案管理制度建設

第一，要明確科研檔案的收集與歸檔范圍，統(tǒng)一規(guī)定科研項目各階段檔案材料的接收標準。第二，明確科研資料歸檔流程、時間節(jié)點與格式標準等具體要求，使檔案管理員與科研項目執(zhí)行人對歸檔節(jié)點均能夠清楚了解，確保科研工作與歸檔工作同步開展。特別是由于農業(yè)科研項目全過程周期耗時較長，必須在現(xiàn)有管理制度基礎上對各歸檔時間節(jié)點進行細化要求，避免出現(xiàn)歧義[9]。第三，要形成完善的考核管理機制，將科研資料歸檔列入考核指標中，增強科研項目執(zhí)行人對資料歸檔的重視，促進檔案管理工作順暢開展。第四，要完善信息化管理制度，主動學習其他單位成功管理經(jīng)驗，制定電子檔案歸檔、共享、備份及利用的相關管理制度，進一步發(fā)揮檔案資料應用價值。

4.3 加強歸檔標準統(tǒng)一性

首先，檔案資料收集歸檔過程中必須嚴格遵照相關管理要求與制度，增強該過程的標準性與統(tǒng)一性。其次，日常歸檔資料必須及時放入檔案袋，防止出現(xiàn)資料丟失或空缺。再次，要細致劃分檔案資料的大項、小項，基于此對各項目的檔案資料進行完善，避免資料破損或丟失，確保檔案資料的準確性和完整性。最后，檔案管理員在對資料進行歸檔時，要對內容進行檢查，確認數(shù)據(jù)和內容準確充分，便于后期檔案資料的開發(fā)應用。

4.4 加強檔案管理模式創(chuàng)新

隨著時代發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式中的一些內容已經(jīng)無法適應檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進程，加強檔案管理模式創(chuàng)新是開展檔案工作的必然要求。第一，要加強改進檔案工作手段，更新立卷制度，簡化工作流程。第二，針對組件形式和裝訂手段加以優(yōu)化，取消非必要流程，縮短歸檔程序耗時的同時，確保后期調檔利用質量，助力部門立卷工作開展。第三，要加大利用現(xiàn)代信息技術的力度，在錄入、檢索基礎功能之上，開發(fā)其他應用功能，例如，利用電子掃描技術對圖像、圖紙做縮微處理，使用彩色條碼替代檔號，增強檔案工作便捷性和安全可靠性，同時也有利于提升檔案資料利用、借閱歸還速度[10]。

4.5 加強信息技術創(chuàng)新應用

農業(yè)科研院所要深刻認識科研檔案管理中信息技術的應用價值，加大信息化基礎設施建設力度，加強提升信息技術利用與創(chuàng)新。例如，通過綜合運用人工智能、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術，構建科研檔案創(chuàng)新共享平臺，實現(xiàn)區(qū)域范圍乃至全國范圍內的非涉密科研資源的高效共享，互相借鑒學習，深度挖掘檔案資源應用價值，為科研工作開拓新的研究思路。

4.6 加強檔案管理員培養(yǎng)

農業(yè)科研院所要重視檔案管理員的培養(yǎng)工作，組建高綜合素質管理團隊。一方面，要基于檔案管理工作需求和信息化建設發(fā)展趨勢，在招聘檔案管理員時，對應聘人員的檔案管理、農業(yè)科技、信息技術等專業(yè)知識儲備進行綜合考察，優(yōu)先錄用高水平復合型人才，為檔案管理工作儲備優(yōu)質人才。另一方面，要重視對在職檔案管理員能力的培養(yǎng)提升，采取外派進修、培訓等方式提高專業(yè)能力，彌補工作短板，將其培養(yǎng)為有利于科研檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的優(yōu)秀人才。

5 結語

科研檔案管理工作與科研管理工作互相影響、互相促進，要推動提升農業(yè)科研檔案在科研活動中的應用價值，就必須加強農業(yè)科研檔案管理模式創(chuàng)新，解決現(xiàn)有弊端問題，深化信息技術應用，挖掘農業(yè)科研檔案資源利用價值。