相洪敏

（青島市黃島區(qū)教育和體育局，山東 青島 266400）

對于教體局檔案業(yè)務(wù)來說，收集和管理檔案是檔案業(yè)務(wù)中的重要一環(huán)，如果無法將檔案的收集和管理工作做好，就極有可能致使后期的檔案無法整理清楚明白，甚至導(dǎo)致部分檔案丟失的后果，對于檔案的日后運用和保留帶來了嚴重的損害。所以教體局中檔案的收集和管理工作需要引起相關(guān)專家學者的重視，并通過實地考察、多處走訪的方式對現(xiàn)存問題全面掌握，之后針對已經(jīng)出現(xiàn)的問題和有較大可能發(fā)生的問題進行探究，最后提出有實踐意義的解決方向和建議。

一、教體局檔案收集和管理過程中應(yīng)遵循的原則

1.保障其內(nèi)在緊密聯(lián)系

教體局檔案的收集和管理工作應(yīng)該按照長期以來檔案業(yè)務(wù)形成的客觀規(guī)律辦理，并保存其內(nèi)在聯(lián)系，并根據(jù)客觀規(guī)律和內(nèi)容的不同對其進行系統(tǒng)的劃分。因為檔案的收集和整理是為了更高的使用并留存檔案。根據(jù)這個規(guī)律，所以工作人員在工作中實踐中，需要經(jīng)常學習前人留下的檔案業(yè)務(wù)收集和管理規(guī)律，并根據(jù)實踐自己總結(jié)內(nèi)在聯(lián)系，根據(jù)教體局檔案的特點和需要對其進行有序歸檔，并保障能夠在有需要的時候快速、完整地找到全部所需檔案，減少檔案不全、無法找到檔案的情況發(fā)生。

2.價值的合理劃分

教體局工作人員在檔案整理的過程中，需要嚴格遵守相關(guān)的規(guī)定和條文，對不一樣的檔案的成分構(gòu)成和范圍進行按類處理，在按照類別進行整理后，還需要在檔案中標注收入時間。對不同類型的檔案進行分類后進行整理，能夠?qū)⑼愋偷臋n案整理的更加清晰，為日后使用提取檔案做出較好的鋪墊。檔案在收集完成后，就已經(jīng)存在價值，而只有將檔案整理得清晰明白，便于后續(xù)使用才能真正體現(xiàn)出檔案的有效價值，為我國教體局檔案做出應(yīng)有的貢獻。

3.便于管理和運用

在檔案管理的過程中，相關(guān)負責人的主要職責是確保檔案可以順利使用和快速查找。這是檢驗檔案收集和管理是否合格的標準之一。管理和使用兩者是相互配合、缺一不少的關(guān)系，只有兩者相互依存才能達成最佳的使用效果。所以相關(guān)工作人員應(yīng)該善于將兩者結(jié)合起來共同管理，不能有一方重要的思想傾向而選擇輕視另一方面。同時在部門檔案業(yè)務(wù)中，十分重要的工作原則之一是不能忽略分類處理的工作原則，相關(guān)管理人員需要按照利于存儲的基本原則為出發(fā)點，這樣對于實現(xiàn)文書檔案的收集和管理具有十分明顯的幫助。

二、當今檔案的收集管理中存在的問題

1.對檔案整理歸檔工作的重要性認識不夠

在當下，目前我國的一些教體局對于檔案收集和整理工作認識并不到位，也沒有真正明白該工作的重要性。由于認識意識的不到位，導(dǎo)致檔案收集和管理工作并未納入正式議事日程?；诖爽F(xiàn)狀，檔案收集和管理工作較難獲得其應(yīng)有的支撐，資金投入也相對困難，工作模式仍舊停留在二三十年前的舊時代，而有關(guān)引進資金和設(shè)備的投入以及機構(gòu)優(yōu)化更是難上加難。上述現(xiàn)狀是檔案收集和管理的工作效率和工作效果未能完成既定目標的主要原因。此外，現(xiàn)如今在檔案收集和管理工作中沒有現(xiàn)代化的科學思想指導(dǎo)，便無法真正發(fā)揮出檔案應(yīng)該具備的相應(yīng)屬性，在較為傳統(tǒng)的檔案收集和整理工程中，對于檔案的標準要求不高，收取上來的文件格式各不相同，針對此問題，需要對檔案工作進行徹底創(chuàng)新，使之成為符合現(xiàn)代化科學理念的教體局檔案收集和管理。

2.文書檔案的整理歸檔制度不完善

在當今時代，教體局檔案的收集和管理工作相對復(fù)雜且有一定操作難點，檔案工作牽扯的事情多、責任部門多、流程也相對雜亂，在現(xiàn)實的工作中，很多部門對于檔案工作的價值并沒有提升到應(yīng)有的位置上，并且沒有清晰的管理制度?；诖爽F(xiàn)狀，在教體局管理檔案的過程中很容易出現(xiàn)問題，如檔案收集困難，一些老師和學校不按規(guī)定時間上交檔案；沒有聯(lián)系性，部分教體局在收集檔案的過程中，只是階段性的將檔案收集，并沒有將工作設(shè)為常態(tài)化階段；收集上交的檔案也缺乏完整性，檔案未能完整記錄整個事件的全部，僅僅將一部分檔案收集歸納。上述這些都在一定程度上影響了檔案收集和管理業(yè)務(wù)的效率，也在一定程度上影響了其最終結(jié)果。而且，一些教體局單位其內(nèi)部檔案業(yè)務(wù)也存在一些條文上的漏洞，之前的管理方式和管理角度和當今社會需要的檔案業(yè)務(wù)發(fā)展已經(jīng)脫軌，傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)更重視對簡單文書檔案的收集、管理，只是將檔案粗獷的收集起來，而對于如何使用檔案，如何使檔案發(fā)生更好的價值并不重視。另一方面，制度的不健全，使得檔案業(yè)務(wù)缺少監(jiān)管，致使相關(guān)工作人員在操作檔案的過程中缺乏嚴謹性，并有少部分工作人員工作態(tài)度不端正，經(jīng)常出現(xiàn)工作問題，或者因為粗心的情況導(dǎo)致檔案出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤的現(xiàn)象，而且有一部分工作人員在工作中不清楚檔案工作的價值和意義，最終導(dǎo)致檔案資料遺失或者出現(xiàn)錯誤，從而喪失了檔案的記錄價值。上述現(xiàn)狀對于檔案業(yè)務(wù)而言，都不利于其健康長久地發(fā)展[2]。

3.收集檔案的工作方法不規(guī)范

從教體局中的各個部門收集檔案是檔案業(yè)務(wù)的重要工作之一，檔案業(yè)務(wù)是文書工作的延伸之一。但在現(xiàn)實操作內(nèi)，很多檔案資料因為各種原因未能及時送到指定管理部分，出現(xiàn)了很多工作中不配合或者難操作的現(xiàn)狀，由于這些現(xiàn)實情況的制約，導(dǎo)致檔案收集和管理工作出現(xiàn)很多現(xiàn)實中的阻力和難點[1]。在當下這種缺少部門間有效溝通和調(diào)和的現(xiàn)狀下，一些教體局檔案部門缺乏檔案意識，員工之間的工作操作未能及時有效溝通，各學校和教師上交檔案時的紙張、裝訂、格式、行距等格式不一致，間接導(dǎo)致了上交檔案不一致或缺乏資料的情況產(chǎn)生，最終導(dǎo)致檔案收集過程不順、檔案整理過程難度大的結(jié)果，而且伴隨著這種情況而來的是其檔案準確性不強。此外，目前我國教體局中的許多資料都是按照每年的文件進行處理，而不是根據(jù)其內(nèi)容的方向和條文進行整理規(guī)劃，導(dǎo)致各個檔案出現(xiàn)一定間隙，并根據(jù)內(nèi)容進行緊密的分類。再加上教體局工作細，文件資料也更為零散，信息材料、檔案制作不規(guī)范、分類不科學等問題，極大程度上導(dǎo)致檔案管理過程中困難，效率不高。同時，在當今時代，隨著時代的進步對于檔案的管理也有更復(fù)雜的要求，傳統(tǒng)的人員操作和紙質(zhì)檔案收集的歸檔方式和當下網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)運用下的文件、檔案工作部門的辦公需求有所不同，也無法使用紙質(zhì)文件對文字記性計算機搜索的需求。

4.檔案收集和整理工作人員綜合素質(zhì)需不斷提升

檔案的收集和管理最終都需要人進行操作，而檔案業(yè)務(wù)的效率也和工作人員的專業(yè)水平和職業(yè)道德息息相關(guān)。但是在現(xiàn)實生活中，由于之前的宣傳、教育工作不到位，部分教體局對于將檔案收集和管理的工作重視程度還有待提升，雖然大部分教體局都設(shè)立了相關(guān)檔案管理部門，但是部分教體局還是沒有聘用專業(yè)的工作人員對其進行專業(yè)的管理，甚至有教體局工作人員在完成本職工作后兼職管理的情況。由于部分兼職員工并沒有經(jīng)過專業(yè)培訓，而且也沒有進行技能培訓，直至檔案管理人員的專業(yè)技能與當下社會對檔案的要求不一致，而且會出現(xiàn)對檔案分類、立卷等方面缺乏系統(tǒng)的了解，這樣的現(xiàn)狀，不僅導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)工作效率的問題，而且也會出現(xiàn)一定的信息錯誤或疏忽等情況的發(fā)生。有的教體局雖然在檔案管理工作中聘用的專業(yè)的檔案管理人員，但是少部分工作人員由于沒有認真負責的工作態(tài)度、導(dǎo)致具體工作人員在工作中態(tài)度不向上，只做表面功夫，為檔案收集和管理的工作造成了一定負面影響。

三、檔案收集和整理的優(yōu)化方式

1.轉(zhuǎn)變觀念，提升思想認識

做好檔案的收集和管理工作的最重要一點便是強化工作意識和工作責任心。各教體局的工作人員都應(yīng)該將檔案收集和管理的重要性放在心中，從本質(zhì)上改變現(xiàn)在我國相對落后的檔案收集和管理理念。需要用科學、現(xiàn)代化的思想作為檔案收集、管理工作的指導(dǎo)，通過仔細收集檔案、認真管理檔案，并對檔案進行有效管理，增加創(chuàng)新模式，關(guān)注整體檔案工作。此外，需要從人員和有關(guān)工作設(shè)備入手，盡可能保證檔案工作的資金能順利使用，進一步確保現(xiàn)代化、科學管理觀念在整體工作中順利進行。因為只有將正確的觀念和思想落實到工作中，并改革工作模式，才能確保檔案工作順利進行。各級有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理部門應(yīng)該了解檔案工作的重要性，時常在工作和生活中有意識地對員工進行宣傳和督促，幫助相關(guān)工作者可以從內(nèi)心中了解并意識到檔案管理意義和作用，并清晰了解檔案收集工作為日后工作所帶來的幫助，從認識上確認工作的必要性，督促其按時將相應(yīng)資料上交整理存檔。此外，在檔案收集和管理過程中，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該經(jīng)常指導(dǎo)和督促工作人員積極進步，謹防其出現(xiàn)思想意識與需求不符的問題，進一步督促工作人員按照時間規(guī)定對檔案進行收集和處理，并解決其可能發(fā)生的問題，進一步推進檔案工作的順利進行。

2.建構(gòu)相對完整的檔案收集和管理工作制度

在實際工作中，檔案工作無法順利開展，其中很大的問題之一在于有關(guān)檔案收集和管理制度不完善。檔案收集管理工作內(nèi)容復(fù)雜，細節(jié)繁多，如需要進一步將檔案工作提升至規(guī)范化行業(yè)，必須建設(shè)有法可依的規(guī)章制度，所以，應(yīng)該在工作中盡快建設(shè)檔案收集和管理制度，將檔案收集的辦法、有效期限、負責人等相關(guān)內(nèi)容明確，如此才能對檔案收集和管理工作進一步推進起積極意義。第一，應(yīng)該具體情況具體分析，根據(jù)教體局檔案工作的具體執(zhí)行情況，設(shè)立符合員工希望和便于工作進行的工作流程，將檔案如何收集、何時收集、如何整理、何時整理等規(guī)定明確。第二，應(yīng)該在各部門內(nèi)形成有效的交流方式，幫助各學校和教師能夠在第一時間將應(yīng)收資料提交至教體局檔案部門，在提交材料的過程中，教體局檔案工作人員應(yīng)做好相關(guān)記錄，確保檔案信息明確。同時還應(yīng)該重視突發(fā)或臨時檔案的管理，臨時檔案容易被工作人員忽略，所以更應(yīng)避免找不到或丟失的問題出現(xiàn)。第三，建立檔案管理獎懲制度，時刻對檔案工作者的工作態(tài)度、工作方式進行程度有所檢查，做到獎懲分明，進一步提升有關(guān)人員的工作積極性，達到檔案質(zhì)量進一步提升的目的。

3.使用現(xiàn)代化、科學的收集和管理方式

在當今時代，應(yīng)該進一步提升檔案收集整理程序和歸檔工作模式，提高工作效率。為了進一步推進檔案工作的實際可操作性，應(yīng)該將當前的工作程序進行一定整合，調(diào)整為簡便、明朗、有效的工作程序。第一，提升檔案業(yè)務(wù)的整體狀態(tài)，在具體操作中應(yīng)該將傳統(tǒng)的收集模式進行改革，使用創(chuàng)新的收集模式，盡可能規(guī)避不必要的麻煩出現(xiàn)。第二，全面系統(tǒng)化整理模式是檔案整理工作的最終追求，在整理檔案的過程中，不能只關(guān)注檔案表面的聯(lián)系，應(yīng)該重視檔案內(nèi)部存在的相同點，注重其內(nèi)在規(guī)律性和聯(lián)系性，按照其內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系進行整理，并盡可能提前做好檔案前期準備工作[3]。同時，在開展檔案收集和整理工作時，現(xiàn)代化科學的立卷分工管理方式是工作人員應(yīng)該善于使用的，創(chuàng)建檔案部門最后集體收集和各部門提前收集的制度，確保工作順利進行，責任明確。文書檔案中極其重要的、

具有全面性和綜合性價值的檔案由檔案部門統(tǒng)一集中歸檔管理，而針對專業(yè)或相對特殊的檔案，可以根據(jù)現(xiàn)實狀況、現(xiàn)實性質(zhì)，由各部門整理之后，再交由檔案管理部門歸檔。

4.提高檔案收集整理的信息化

當今時代，隨著科學化的快速發(fā)展，信息化是檔案收集和整理的一大特點，信息化已經(jīng)與我們工作生活息息相關(guān)，它不僅使得經(jīng)濟快速發(fā)展，而且隨著時代的變化，人們對檔案收集和管理的要求也與日俱增，要求的不斷增高，以往的檔案收集和管理模式和當今社會的發(fā)展已并不一致，所以在完善檔案管理系統(tǒng)，推動檔案管理信息化建設(shè)的進程，是教體局檔案管理中必不可少的一環(huán)，教體局應(yīng)該使用更為先進的信息收集、傳輸、整理、歸檔技術(shù)，進一步提高檔案收集質(zhì)量與效率。此外，教體局應(yīng)當盡快引入信息化技術(shù)設(shè)備，通過信息化設(shè)備研發(fā)運用文書檔案信息資源收集、歸檔、保存、管理的新模式，與傳統(tǒng)的文書檔案收集整理模式區(qū)別開來。

結(jié)語

新時代科技發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進步為檔案收集和管理工作帶來了全新的機遇和挑戰(zhàn)。相關(guān)工作者應(yīng)把握好機會與挑戰(zhàn)并進的機遇不斷學習，明確檔案收集和整理的基本原則，將工作遇到的問題及時解決，使用科學的檔案收集和管理方法，推動檔案收集和整理工作的創(chuàng)新和發(fā)展。