鄧夏

廣西柳鋼工程技術(shù)有限公司 廣西 柳州 545002

引言

隨著現(xiàn)代化的深入和建筑業(yè)的發(fā)展，工程技術(shù)公司在擴(kuò)大規(guī)模的同時(shí)，也意識(shí)到了項(xiàng)目檔案管理的重要性和給企業(yè)帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益。目前，這一環(huán)節(jié)已被多數(shù)企業(yè)廣泛重視，并成立了部門及其管理團(tuán)隊(duì)專門管理工程檔案，將科學(xué)的管理理念和優(yōu)質(zhì)的管理經(jīng)驗(yàn)融入其中，提升了企業(yè)建筑工程檔案管理水平，從而促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，增強(qiáng)企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。此外，國(guó)家還對(duì)企業(yè)工程的檔案管理提出了要求和規(guī)定，以防止企業(yè)在檔案管理方面的不當(dāng)行為，使企業(yè)管理更加系統(tǒng)化、正規(guī)化、規(guī)范化。

1 工程技術(shù)公司人事檔案管理概述

1.1 概念

在工程技術(shù)公司，人事檔案是對(duì)每個(gè)人的生活經(jīng)驗(yàn)、工作經(jīng)歷和政治面貌的記載與存檔。這是一個(gè)長(zhǎng)期連續(xù)的過(guò)程，邏輯完整，真實(shí)記載著一個(gè)人的學(xué)習(xí)與發(fā)展軌跡。其次，人事檔案記載了每位人員的專業(yè)經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)情況。通過(guò)人事檔案，公司員工的專業(yè)經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)技術(shù)水平也將有所反映[1]。在公司的人才資源配置與調(diào)整上，人事檔案能夠起到很大幫助。

1.2 重要性

工程技術(shù)公司主要業(yè)務(wù)為建筑工程，而建筑工程的管理包括許多環(huán)節(jié)，其中工程檔案管理及人事檔案管理至關(guān)重要，其價(jià)值貫穿于建筑的各個(gè)環(huán)節(jié)，關(guān)系到工程的進(jìn)程和質(zhì)量。具體來(lái)說(shuō)，文件對(duì)于工程來(lái)說(shuō)是不可或缺的。有的文件記錄了項(xiàng)目的細(xì)則、標(biāo)準(zhǔn)要求和施工過(guò)程，有的文件專門記錄了施工過(guò)程中的各種問(wèn)題和解決方案。這些資料可以為以后的維護(hù)保養(yǎng)工作提供很多方便，也給他人留下了參考依據(jù)。其重要性可想而知。

第一，工程檔案管理可以為工程技術(shù)公司保存寶貴的工作經(jīng)驗(yàn)。在工程的實(shí)施過(guò)程中，加強(qiáng)檔案管理工作，可以確保所有的施工資料保存完好。不論是在工程項(xiàng)目施工時(shí)采用的新措施，或是在工程施工中摸索出的新發(fā)現(xiàn)、新辦法，均可以為今后的工程項(xiàng)目施工提供重要參考，特別是在項(xiàng)目施工中留下的幾個(gè)典型經(jīng)驗(yàn)例子，更能夠有助于我們合理應(yīng)對(duì)同樣的難題，既能進(jìn)一步提升生產(chǎn)效率，也能提高作業(yè)能力。

第二，工程檔案系統(tǒng)能夠?yàn)檎麄€(gè)公司的工程與管理提供數(shù)據(jù)資源。而建筑工程則是整個(gè)公司發(fā)展的關(guān)鍵。工程檔案還能夠?yàn)楣竟こ坦芾砉ぷ骱凸こ叹S護(hù)提供技術(shù)參考和有關(guān)統(tǒng)計(jì)資料，它也是對(duì)公司類似工程攻堅(jiān)克難工作不可或缺的重要參考資料[2]。而且每個(gè)工程的詳細(xì)特征都會(huì)記錄在工程檔案中，工作人員能夠根據(jù)工程檔案中記錄的建筑特征來(lái)確定建筑的用途和年齡，從而最大限度地提高建筑工程的實(shí)用性，最大限度地減少安全問(wèn)題。

工程檔案將有助于公司發(fā)展更完整的體系。建筑工程檔案管理的質(zhì)量直接關(guān)系到公司的走向和未來(lái)的發(fā)展前景。如果能夠科學(xué)妥善地管理好建筑工程檔案，將為未來(lái)建筑工程行業(yè)提供合適的研究路線，進(jìn)而推動(dòng)公司建筑工程的發(fā)展體系更加完備、完善、科學(xué)合理。

人事檔案管理為公司的人才資源配置與調(diào)整起到重要的作用，工程檔案中包含了大量人員及其建筑工程施工的經(jīng)驗(yàn)，檔案中記載了每位人員的專業(yè)經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)情況，合理優(yōu)化和配置工程管理和作業(yè)人員有利于提高工作效率，保證工程施工的進(jìn)程和質(zhì)量。

2 工程技術(shù)公司人事檔案管理中的問(wèn)題

2.1 觀念意識(shí)落后

目前，部分員工對(duì)公司人事檔案制度的必要性認(rèn)知不夠。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的管理模式下，工程技術(shù)公司最注重的是經(jīng)營(yíng)的效益，但公司人事檔案管理在短期內(nèi)無(wú)法為其創(chuàng)造明顯利潤(rùn)，所以公司在一定時(shí)間內(nèi)不注重人事檔案管理，使用的人事存檔模式比較落伍，仍使用純手工文件保管模式及部分電子文檔保管模式。這些文件保管方式質(zhì)量低下，無(wú)法確保歸檔數(shù)據(jù)的真實(shí)性[3]。對(duì)于人事檔案管理工作，因?yàn)槿斯す芾韷毫Υ蟆⑿畔⑺槠?，出現(xiàn)文檔信息失真的現(xiàn)象，無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)與補(bǔ)救。如果發(fā)生此類情形，將會(huì)妨礙公司的人力資源管理，干擾公司的成長(zhǎng)，對(duì)公司造成影響。人工管理雖然能夠在檔案數(shù)據(jù)發(fā)生差錯(cuò)后做出信息修正，但無(wú)疑要浪費(fèi)大量的時(shí)間與資金，還會(huì)影響人事檔案管理系統(tǒng)的工作進(jìn)度。

2.2 信息化水平低

工程技術(shù)公司人事檔案的信息化水平低的因素大致有兩種。一是硬件設(shè)備不齊全。公司盡管開(kāi)始認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的必要性，實(shí)施了現(xiàn)代化建筑管理，但是因?yàn)槿狈ν陚涞挠布O(shè)施系統(tǒng)，致使人事檔案的現(xiàn)代化管理失敗，降低了人事檔案管理中的人事調(diào)整、人員變更的效率。信息化水平不高，也反映出建筑企業(yè)缺少專業(yè)技術(shù)人員。對(duì)工程技術(shù)公司而言，人事檔案管理系統(tǒng)的分工往往還不清楚，并不能設(shè)置專門的管理人員，甚至沒(méi)有專門的人事檔案管理機(jī)構(gòu)和人員。而且，因?yàn)閷?duì)管理人員知識(shí)的欠缺，再加上在獲取檔案資料過(guò)程中對(duì)人事檔案管理觀念的誤區(qū)，公司的人事檔案管理也面臨著許多問(wèn)題[4]。人事檔案管理工作存在著相當(dāng)?shù)膶I(yè)化與復(fù)雜化，由于公司并未開(kāi)展過(guò)相關(guān)的專業(yè)技能訓(xùn)練，使得管理者沒(méi)有專業(yè)技能，也無(wú)法高效地進(jìn)行人事檔案的管理工作，嚴(yán)重影響了公司的人力資源管理。

2.3 智能化水平低

對(duì)工程技術(shù)公司而言，人事檔案管理系統(tǒng)不但要求信息化，而且更要求高度自動(dòng)化。網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)的成熟和應(yīng)用，已徹底顛覆了傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，人事檔案管理事業(yè)已步入一個(gè)全新時(shí)期。所以傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展對(duì)建筑企業(yè)人事檔案管理的新需求。當(dāng)前，多數(shù)建筑企業(yè)面臨人力資本不足、人員構(gòu)成失衡的情況，導(dǎo)致施工組織管理落后、效率降低，這在很大程度上是人事檔案制度問(wèn)題造成的[5]。工程技術(shù)公司的人工智能技術(shù)使用相對(duì)較為落后的另一種表現(xiàn)形式則是，由于人工智能技術(shù)在建筑企業(yè)檔案管理中的運(yùn)用還主要停留在基礎(chǔ)設(shè)施方面，從而導(dǎo)致公司目前還只是應(yīng)用了相關(guān)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，但并不能形成全面運(yùn)用人工智能技術(shù)的管理方式與軟件架構(gòu)，這就使得公司人事檔案的現(xiàn)代化管理流于表層。

2.4 人才流動(dòng)方面

在長(zhǎng)期的市場(chǎng)格局下，工程技術(shù)公司的人力資源管理觀念出現(xiàn)了相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，越來(lái)越重視人才的技術(shù)水平與操作能力。公司更偏向通過(guò)簽訂勞動(dòng)合同吸引人才，并沒(méi)有用人事檔案限制人才。在此背景下，人才在合約期滿后有權(quán)選擇繼續(xù)合作或者辭職。

2.5 檔案內(nèi)容質(zhì)量低

人事檔案管理并不是簡(jiǎn)單的工作，必須經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的積淀才可以給公司的人力管理帶來(lái)幫助，給公司創(chuàng)造效益。但因?yàn)樵谑袌?chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，公司更加重視的是經(jīng)濟(jì)效益，所以公司對(duì)干部人事檔案保管工作的重視程度并不高，也沒(méi)有專門對(duì)干部人事檔案保管工作的方法模式進(jìn)行過(guò)研究和分析。對(duì)工程技術(shù)公司而言，由于職工的人事檔案中內(nèi)容占比更多的是培訓(xùn)記錄，因此關(guān)于職工專業(yè)知識(shí)的考試評(píng)價(jià)內(nèi)容和關(guān)于人事的職業(yè)素質(zhì)、職業(yè)道德意識(shí)等內(nèi)容的占也非常少。這也造成了職工資料不能有效體現(xiàn)出他們的專業(yè)能力和技術(shù)水平，失去了職工資料的根本意義。除此以外，人事檔案信息效率低下的問(wèn)題也反映出部分人事檔案中的信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤信息，導(dǎo)致人事資料失去了準(zhǔn)確性。在這種情形下，人事檔案就完全沒(méi)有了參照意義，也嚴(yán)重限制了企業(yè)人事檔案管理工作的實(shí)效性。

3 工程技術(shù)公司人事檔案管理信息化的措施

3.1 更新觀念意識(shí)

對(duì)工程技術(shù)公司而言，人事檔案管理工作不大可能短期內(nèi)為公司創(chuàng)造可觀的效益，但對(duì)公司的可持續(xù)成長(zhǎng)必不可少。所以，工程技術(shù)公司需要提高對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)知，并意識(shí)到人事檔案管理工作的必要性。公司必須對(duì)人事檔案進(jìn)行審計(jì)，認(rèn)真記載人員資料，保證遷入遷出時(shí)檔案的真實(shí)性。要進(jìn)一步提高人事檔案管理的工作效率和準(zhǔn)確度，建筑企業(yè)應(yīng)該適時(shí)改變檔案保管模式，增強(qiáng)檔案保管的科學(xué)化和適用性，使人事檔案保存能夠滿足企業(yè)發(fā)展的需要。為完成人事檔案管理工作，公司還必須建立健全人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)每個(gè)人事的人事檔案進(jìn)行分類，方便于后期的人事管理工作。另外，人事檔案管理系統(tǒng)的隱私與安全性必須做好，檔案管理系統(tǒng)必須保密，一旦需查詢歸檔，必須根據(jù)有關(guān)法規(guī)加以審核，防止檔案信息外泄。

3.2 提高信息化水平

檔案管理信息化是建筑企業(yè)人事檔案經(jīng)營(yíng)管理的發(fā)展趨勢(shì)。因此，工程技術(shù)公司應(yīng)該主動(dòng)借鑒先進(jìn)科技，實(shí)現(xiàn)人事檔案運(yùn)營(yíng)的全面智能化。目前，部分建筑企業(yè)已開(kāi)始意識(shí)到信息化的重要性，并逐步將信息技術(shù)融入工作中，但對(duì)信息化技術(shù)的運(yùn)用卻還只是停留在表面上。為了解決這一問(wèn)題，公司在引入信息化建筑技術(shù)的同時(shí)，還需要建立健全人事檔案體系，利用計(jì)算機(jī)完成企業(yè)對(duì)人事資料的動(dòng)態(tài)控制和企業(yè)信息化管理的功能。另外，公司還應(yīng)該建立完整的人員資料網(wǎng)絡(luò)，系統(tǒng)的數(shù)據(jù)格式，既便于資料檢索，也大大提高了資料獲取能力。就工程技術(shù)公司而言，由于信息人員同時(shí)又是公司人事檔案管理工作的第一線作業(yè)人員，所以信息工作者的專業(yè)技能與知識(shí)水平直接影響著公司人員人事檔案管理的質(zhì)量和效益。面對(duì)信息技術(shù)人員嚴(yán)重短缺的問(wèn)題，公司要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)人事的技術(shù)培訓(xùn)和教育工作，讓人事在增加專業(yè)知識(shí)的同時(shí)認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的重要性。另外，公司還必須培訓(xùn)技術(shù)人員的道德和安全意識(shí)，以確保人事檔案管理的隱私和安全。

3.3 提高智能化水平

為實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，工程技術(shù)公司必須提高人事檔案管理人員的管理水平，提高服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量。為達(dá)到這一要求，公司可以構(gòu)建一種完善的人事檔案管理機(jī)制，并將智能化手段應(yīng)用其中。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的日益發(fā)展，如今的電子信息產(chǎn)業(yè)數(shù)據(jù)量每天都在呈指數(shù)級(jí)上升。工程技術(shù)行業(yè)也是如此，大量的人事檔案使得搜尋數(shù)據(jù)越來(lái)越難。因此，企業(yè)必須借助智能化手段來(lái)提升信息檢索的質(zhì)量。

3.4 完善管理體制

和國(guó)內(nèi)同行業(yè)比較，工程技術(shù)公司在同行業(yè)內(nèi)的人事檔案管理上還比較落后，所以，應(yīng)該總結(jié)成功經(jīng)驗(yàn)，并加以吸收完善。工程技術(shù)公司必須嚴(yán)格按照國(guó)家的有關(guān)法律法規(guī)健全管理制度，提高人事檔案管理的保密制度，使與人員信息管理的工作崗位分離，提高人事檔案管理水平。公司必須提高人事檔案管理的適用性和可信度，并采用最合理的方法做好有關(guān)人事檔案管理的事情，并避免以人事檔案管理來(lái)束縛人事。

3.5 提高檔案內(nèi)容質(zhì)量

步入新時(shí)期以后，公司人事檔案的內(nèi)涵也要不斷豐富與發(fā)展。在人事檔案中，全面記載人員的業(yè)務(wù)能力、業(yè)務(wù)素質(zhì)和道德意識(shí)，著重突出人員的業(yè)務(wù)技能和自身特點(diǎn)，同時(shí)記載人員的實(shí)績(jī)與特點(diǎn)，增強(qiáng)人事檔案資料的完整性。另外，公司也必須提高人事檔案資料的準(zhǔn)確性，做好資料錄入流程的監(jiān)控與審查，減少記錄文件流程中的主觀因素，保證所有資料的忠實(shí)記載，增強(qiáng)資料的公信力。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，工程技術(shù)公司人事檔案管理工作在工程項(xiàng)目中起著關(guān)鍵的作用，它是推進(jìn)公司現(xiàn)代化管理、構(gòu)建企業(yè)文化和諧的主要手段之一。所以，搞好公司人事檔案管理工作是十分必要的。我們應(yīng)制定一些具體措施，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)法律法規(guī)，確保公司人事檔案管理走上良性循環(huán)的軌道。