沈佳艷

［摘 要］互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)的全面發(fā)展，使人們的生活方式和工作方式都發(fā)生了翻天覆地的變化。作為我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的領(lǐng)頭羊，國(guó)有企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中，更應(yīng)該開展信息化建設(shè)。對(duì)于國(guó)有企業(yè)而言，檔案管理工作是日常工作的重要組成部分，在數(shù)字技術(shù)和信息技術(shù)全面發(fā)展的大環(huán)境下，檔案管理信息化建設(shè)是必然趨勢(shì)。但從實(shí)際情況來(lái)看，國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過程中還存在著一些不足之處?；诖耍恼陆Y(jié)合現(xiàn)實(shí)情況，闡述國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要性，深刻剖析國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題，并針對(duì)這些問題，提出相應(yīng)的建議，以期為相關(guān)企業(yè)提供參考。

［關(guān)鍵詞］國(guó)有企業(yè)；檔案管理；信息化建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.22.062

［中圖分類號(hào)］G270.7；F276.1［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673-0194（2023）22-0191-03

0? ? ?引 言

檔案是企業(yè)的重要財(cái)產(chǎn)，是企業(yè)發(fā)展過程中所積累的重要資料，也是企業(yè)的文化遺產(chǎn)。檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，尤其對(duì)國(guó)有企業(yè)而言，檔案是內(nèi)部管理的基礎(chǔ)。近年來(lái)，受我國(guó)經(jīng)濟(jì)大環(huán)境的影響，國(guó)有企業(yè)正在進(jìn)行大刀闊斧的改革，經(jīng)營(yíng)體制正在不斷優(yōu)化和完善中，檔案管理工作的重要性也逐漸凸顯出來(lái)。從現(xiàn)實(shí)發(fā)展情況來(lái)看，國(guó)有企業(yè)檔案管理工作日益復(fù)雜，其中的問題也愈發(fā)凸顯。因此，在實(shí)際的工作過程中，相關(guān)人員應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，重視檔案管理信息化建設(shè)，不斷優(yōu)化和創(chuàng)新工作方式，以保證檔案管理工作水平進(jìn)一步提高。

1? ? ?國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要性

檔案管理是國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的重要工作，企業(yè)檔案管理水平對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著重要的影響，所以，在國(guó)有企業(yè)改革發(fā)展的過程中，必須加強(qiáng)檔案管理工作。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，國(guó)有企業(yè)檔案管理也應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新與變革，將信息化作為主要方式，以提高檔案管理效率。

1.1? ?提高檔案管理水平

檔案是國(guó)有企業(yè)重要的歷史資料和證明文件，它不僅記錄了企業(yè)的發(fā)展歷程，還涉及企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)、財(cái)務(wù)報(bào)表、規(guī)章制度等各個(gè)方面的內(nèi)容。因此，對(duì)于國(guó)有企業(yè)而言，保護(hù)好檔案是非常重要的。通過信息化建設(shè)，檔案管理人員可以利用數(shù)字技術(shù)進(jìn)行相關(guān)資料的搜集、儲(chǔ)存和管理，同時(shí)能夠有效提高檢索效率，保證傳輸?shù)母咝院蜏?zhǔn)確性，從而有效提高檔案管理工作水平［1］。此外，傳統(tǒng)的檔案管理工作是以人力為主，在工作過程中容易出現(xiàn)遺漏或者丟失數(shù)據(jù)信息的情況，影響檔案管理的精準(zhǔn)度。而信息化建設(shè)能夠有效避免該類問題的發(fā)生，有效保證檔案管理工作質(zhì)量，提高管理水平，真正發(fā)揮出檔案價(jià)值。

1.2? ?支持決策與業(yè)務(wù)發(fā)展

檔案管理信息化建設(shè)能為國(guó)有企業(yè)提供全面的檔案信息支持，對(duì)決策層的科學(xué)決策和業(yè)務(wù)發(fā)展具有重要意義。通過信息化檔案系統(tǒng)，國(guó)有企業(yè)能夠獲得準(zhǔn)確、及時(shí)的檔案數(shù)據(jù)支持，從而更好地把握企業(yè)的現(xiàn)狀和動(dòng)向，為決策層的決策提供依據(jù)。首先，信息化檔案系統(tǒng)可以提供全面的檔案信息支持。國(guó)有企業(yè)擁有大量的檔案資料，包括合同、協(xié)議、經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)報(bào)表等，通過搭建信息化檔案系統(tǒng)，這些檔案可以進(jìn)行電子化存儲(chǔ)，形成全面、完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。決策層可以通過系統(tǒng)查詢和檢索相關(guān)檔案信息，了解企業(yè)各個(gè)方面的情況，包括過去的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、現(xiàn)有資源狀況以及市場(chǎng)發(fā)展趨勢(shì)等，從而做出更為明智的決策。其次，信息化檔案系統(tǒng)可以對(duì)歷史檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和挖掘。國(guó)有企業(yè)業(yè)務(wù)管理人員利用信息化檔案系統(tǒng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析和挖掘，進(jìn)而發(fā)現(xiàn)其中的規(guī)律和預(yù)測(cè)未來(lái)趨勢(shì)，為業(yè)務(wù)發(fā)展提供參考。例如，市場(chǎng)部門管理人員可以通過信息化檔案系統(tǒng)分析過去幾年的銷售數(shù)據(jù)，了解產(chǎn)品的受歡迎程度和市場(chǎng)需求變化，進(jìn)而調(diào)整產(chǎn)品策略和市場(chǎng)定位；或者對(duì)過去項(xiàng)目執(zhí)行情況進(jìn)行分析，總結(jié)成功經(jīng)驗(yàn)和汲取失敗教訓(xùn)，為未來(lái)類似項(xiàng)目的開展提供參考。這樣就可以幫助國(guó)有企業(yè)更好地評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)、把握機(jī)遇，提升業(yè)務(wù)決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性［2］。

2? ? ?國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

2.1? ?技術(shù)和設(shè)備更新滯后

技術(shù)和設(shè)備更新滯后是國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中的一個(gè)重要問題。這可能導(dǎo)致企業(yè)使用的信息化系統(tǒng)功能受限，無(wú)法充分發(fā)揮應(yīng)有的效用，影響檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。首先，資金限制是技術(shù)和設(shè)備更新滯后的主要原因之一。國(guó)有企業(yè)有時(shí)面臨資金緊張的情況，無(wú)法及時(shí)將足夠的資金投入信息化建設(shè)。新一代的技術(shù)和設(shè)備通常需要較多的資金，如硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)的購(gòu)置和維護(hù)費(fèi)用極高。如果企業(yè)缺乏足夠的資金支持，就難以更新和升級(jí)現(xiàn)有的信息化系統(tǒng)，進(jìn)而會(huì)限制檔案管理信息化建設(shè)。其次，技術(shù)知識(shí)和專業(yè)人才的匱乏也是技術(shù)和設(shè)備更新滯后的重要原因。信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，新的技術(shù)和系統(tǒng)不斷涌現(xiàn)。然而，由于國(guó)有企業(yè)缺乏專業(yè)的技術(shù)人員，無(wú)法及時(shí)掌握和應(yīng)用最新的技術(shù)。這導(dǎo)致企業(yè)在選擇和應(yīng)用信息化系統(tǒng)時(shí)存在困難，無(wú)法全面升級(jí)系統(tǒng)功能，從而限制檔案管理的效率。

2.2? ?安全性不足

安全性不足是國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的一大問題，這是因?yàn)闄n案數(shù)據(jù)通常包含企業(yè)的重要信息和數(shù)據(jù)，如財(cái)務(wù)記錄、人事檔案等，一旦泄露，可能會(huì)給企業(yè)帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)損失和聲譽(yù)損害。安全性不足的原因可能是多方面的。首先，一些國(guó)有企業(yè)可能沒有足夠的安全措施來(lái)保護(hù)檔案數(shù)據(jù)。例如，國(guó)有企業(yè)可能沒有合適的密碼保護(hù)機(jī)制，或沒有及時(shí)更新軟件和操作系統(tǒng)來(lái)防范安全漏洞。其次，國(guó)有企業(yè)內(nèi)部可能存在安全意識(shí)不足的問題，如員工可能沒有受到足夠的安全培訓(xùn)，沒有足夠的安全意識(shí)來(lái)維護(hù)自己使用的設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)。這可能導(dǎo)致員工采用不安全的行為，如使用弱密碼、將密碼共享給他人等，從而給了黑客入侵企業(yè)系統(tǒng)的機(jī)會(huì)。最后，國(guó)有企業(yè)也會(huì)面臨外部安全威脅，如黑客攻擊和惡意軟件的入侵。

2.3? ?信息技術(shù)應(yīng)用不足

信息技術(shù)應(yīng)用不足是國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中的一個(gè)重要問題，對(duì)信息化水平的提升有一定影響。雖然部分國(guó)有企業(yè)開始利用信息技術(shù)管理檔案數(shù)據(jù)，但是一些企業(yè)信息技術(shù)應(yīng)用能力不足，仍然缺乏自動(dòng)化處理的能力，需要大量人工干預(yù)來(lái)管理和處理檔案數(shù)據(jù)。例如，一些國(guó)有企業(yè)可能仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，導(dǎo)致信息的處理和查詢效率低下。此外，還有一些國(guó)有企業(yè)可能沒有建立統(tǒng)一的信息系統(tǒng)來(lái)管理和處理檔案數(shù)據(jù)，不同部門之間無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效的信息共享，導(dǎo)致信息“孤島”的產(chǎn)生。這些問題會(huì)導(dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)檔案管理效率低、成本增加、信息不一致等問題。

3? ? ?國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)思路

國(guó)有企業(yè)在運(yùn)營(yíng)過程中，會(huì)產(chǎn)生大量的檔案，這些檔案包含了大量的信息資源，對(duì)國(guó)有企業(yè)的發(fā)展具有重要的參考價(jià)值。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也發(fā)生了巨大的變化。國(guó)有企業(yè)需要改革和創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案管理模式，積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作更加科學(xué)化、信息化、規(guī)范化。具體建設(shè)思路如下。

3.1? ?深化檔案信息化管理理念

信息化以及數(shù)字化、智能化檔案管理是科技進(jìn)步的必然趨勢(shì)，需要有先進(jìn)的管理理念作為支撐。故此，深化檔案信息化管理理念是十分必要的，并且還要有效完成從理念到實(shí)踐的轉(zhuǎn)化。首先，國(guó)有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層和決策人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知，國(guó)有企業(yè)高層管理者應(yīng)充分意識(shí)到檔案管理工作的重要性以及信息化建設(shè)的重要性，保證決策者能夠從企業(yè)發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)角度出發(fā)，著重關(guān)注檔案管理信息化建設(shè)工作，以保證相關(guān)工作要求能夠得到有效的落實(shí)，并且引起中層管理人員和員工的重視，從而為檔案管理信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)［3］。其次，國(guó)有企業(yè)應(yīng)該樹立全員參與的管理理念。檔案信息化建設(shè)不僅是管理者的責(zé)任，還是全員共同參與的事業(yè)。因此，國(guó)有企業(yè)需要營(yíng)造全員參與的管理氛圍，鼓勵(lì)各部門和員工參與檔案管理信息化建設(shè)，并為他們提供相應(yīng)的培訓(xùn)和支持，以提高員工檔案信息化管理的能力和素質(zhì)。再次，國(guó)有企業(yè)應(yīng)該強(qiáng)化信息安全意識(shí)。在檔案信息化管理中，信息安全是至關(guān)重要的。因此，國(guó)有企業(yè)需要在全員培訓(xùn)和日常工作中，加強(qiáng)對(duì)員工信息安全意識(shí)的培養(yǎng)，制定相應(yīng)的安全管理制度和措施，建立安全監(jiān)控和應(yīng)急預(yù)案體系，保證檔案資料的安全性。

3.2? ?優(yōu)化檔案信息化管理機(jī)制

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的影響下，國(guó)有企業(yè)正在進(jìn)行一系列改革，并在此基礎(chǔ)上優(yōu)化檔案信息化管理機(jī)制，以保證檔案管理工作能夠與時(shí)俱進(jìn)，充分發(fā)揮在國(guó)有企業(yè)中的重要作用。結(jié)合國(guó)有企業(yè)的實(shí)際情況，優(yōu)化檔案信息化管理機(jī)制可以從以下幾方面入手。首先，建立檔案信息化管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案管理的流程和規(guī)范，規(guī)定各個(gè)環(huán)節(jié)的人員職責(zé)和權(quán)限，以及信息化管理工具的應(yīng)用方式和標(biāo)準(zhǔn)，以提高檔案管理的效率和質(zhì)量［4］。同時(shí)，相關(guān)管理人員應(yīng)該結(jié)合市場(chǎng)發(fā)展的實(shí)際情況和國(guó)家的相關(guān)規(guī)定，制定合理的標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案管理人員在開展工作時(shí)能夠有據(jù)可依，以保證工作效率和工作質(zhì)量。其次，加強(qiáng)檔案信息化安全保障，采用多重安全措施，制定相應(yīng)的安全管理制度和措施，建立安全監(jiān)控和應(yīng)急預(yù)案體系，確保檔案信息的安全和保密性，保障檔案信息化管理過程的安全性。例如，建立檔案信息備份機(jī)制，防止檔案信息丟失；加強(qiáng)檔案信息的權(quán)限控制和加密保護(hù)，防止檔案信息被非法獲取和利用；加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)和設(shè)備安全防護(hù)，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵等安全威脅。

3.3? ?培養(yǎng)專業(yè)復(fù)合型管理人才

在國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中，培養(yǎng)專業(yè)的復(fù)合型管理人才是關(guān)鍵。檔案管理人員需要具備相關(guān)的知識(shí)和技能，包括檔案管理、信息化技術(shù)應(yīng)用、信息安全等方面的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還需要具備項(xiàng)目管理、團(tuán)隊(duì)協(xié)作、創(chuàng)新思維等綜合能力。針對(duì)這些要求，國(guó)有企業(yè)需要通過多種途徑儲(chǔ)備人才，如內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、派遣學(xué)習(xí)、引進(jìn)人才等。此外，還可以建立一套完善的人才梯隊(duì)建設(shè)體系，分類培養(yǎng)各級(jí)崗位的檔案管理人員，逐步提高人員素質(zhì)和專業(yè)能力，確保打造出優(yōu)質(zhì)的檔案信息化管理隊(duì)伍。同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)該加強(qiáng)與高校、科研機(jī)構(gòu)的合作，通力培養(yǎng)一批優(yōu)秀的檔案信息化管理人才，為企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)提供更多技術(shù)和人才支持。另外，在實(shí)際工作過程中，企業(yè)還應(yīng)該在招聘時(shí)優(yōu)先錄用具備互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的人才。

3.4? ?加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)

隨著信息化時(shí)代的快速發(fā)展，數(shù)字化檔案管理應(yīng)運(yùn)而生。數(shù)字化檔案管理是指將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式，并利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行存儲(chǔ)、管理、查詢和共享。數(shù)字化檔案管理的推廣和應(yīng)用具有重要的現(xiàn)實(shí)和歷史意義，有助于實(shí)現(xiàn)信息資源的共享與開放，提高檔案資源利用效率，為各行業(yè)提供更好的服務(wù)［5-6］。國(guó)有企業(yè)要加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)，需要從以下4個(gè)方面著手。首先，加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。這包括構(gòu)建數(shù)字檔案管理平臺(tái)、建設(shè)檔案數(shù)字化加工中心和檔案數(shù)字化庫(kù)等，能夠有效提高檔案管理效率和水平，并為用戶提供更加便捷的服務(wù)。其次，提升數(shù)字化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平。這包括制定數(shù)字化檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，明確數(shù)字化檔案的內(nèi)容、格式、存儲(chǔ)和管理等方面的要求，能夠提高檔案管理的質(zhì)量和可信度。再次，要加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)［7-9］。這包括培養(yǎng)和引進(jìn)數(shù)字化檔案管理的專業(yè)人才，建立數(shù)字化檔案管理人才隊(duì)伍，提高檔案管理人員的數(shù)字化素質(zhì)和能力，確保數(shù)字化檔案管理順利進(jìn)行。

4? ? ?結(jié)束語(yǔ)

國(guó)有企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理工作的重要組成部分，也是企業(yè)運(yùn)營(yíng)和發(fā)展的重要保障。在信息化時(shí)代，加快檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為國(guó)有企業(yè)發(fā)展的必然要求。國(guó)有企業(yè)應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，積極推動(dòng)信息化建設(shè)進(jìn)程，不斷提升檔案管理工作水平，為企業(yè)發(fā)展注入新的動(dòng)力，為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)?；诖?，國(guó)有企業(yè)可以通過深化檔案信息化管理理念、優(yōu)化檔案信息化管理機(jī)制、培養(yǎng)專業(yè)復(fù)合型管理人才、加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)等措施，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，從而提高檔案管理效率和水平，為企業(yè)的發(fā)展和運(yùn)營(yíng)提供更好的支持。

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