林英鑾

［摘 要］隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理正面臨著信息化建設(shè)的重要任務(wù)。文章旨在探討加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策，以適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需要。文章先分析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)作用，然后分析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的不足，最后提出一系列信息化建設(shè)措施，以促進(jìn)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。

［關(guān)鍵詞］事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.22.063

［中圖分類(lèi)號(hào)］G270.7；D630［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673-0194（2023）22-0194-03

0? ? ?引 言

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和社會(huì)的快速變革，事業(yè)單位在日常管理中面臨著越來(lái)越多的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。作為事業(yè)單位內(nèi)部管理的重要組成部分，檔案管理急需進(jìn)行現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型升級(jí)，以保障單位檔案信息安全。在信息技術(shù)不斷創(chuàng)新發(fā)展的背景下，事業(yè)單位需要在檔案管理工作中積極應(yīng)用信息技術(shù)，使檔案管理工作朝著更高效、更安全、更便捷的方向發(fā)展。本文旨在探討事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施，以指導(dǎo)事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)方面邁出堅(jiān)定的步伐。

1? ? ?事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)作用

1.1? ?提高工作效率與準(zhǔn)確性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式需要大量人工操作，包括檔案的整理、分類(lèi)、錄入等，不僅耗時(shí)費(fèi)力，還容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。而引入電子檔案管理系統(tǒng)，事業(yè)單位能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)化的檔案錄入與整理。員工只需將電子文件上傳至系統(tǒng)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)識(shí)別文件屬性，然后進(jìn)行分類(lèi)、歸檔，大大減輕了人工負(fù)擔(dān)，提高了整體工作效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理需要花費(fèi)大量的時(shí)間用于手動(dòng)查找和檢索所需信息，尤其是在龐大的檔案體系下，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還容易出現(xiàn)差錯(cuò)。但事業(yè)單位通過(guò)檔案管理信息化建設(shè)引入了強(qiáng)大的檢索與查詢(xún)功能，員工輸入關(guān)鍵詞、設(shè)定日期范圍等可以快速定位所需檔案，大幅提升了檢索效率。此外，系統(tǒng)的全文檢索功能使得員工能夠更準(zhǔn)確地找到所需信息，從而提高了準(zhǔn)確性。

1.2? ?加強(qiáng)信息安全與隱私保護(hù)

檔案管理信息系統(tǒng)通常采用強(qiáng)大的數(shù)據(jù)加密技術(shù)，確保存儲(chǔ)在系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中得到充分的保護(hù)。只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能獲得訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，從而有效減少了信息被非法獲取的風(fēng)險(xiǎn)。不同層級(jí)的權(quán)限控制也能夠保證每位員工只能獲取其需要的信息，避免了敏感信息的濫用和泄露。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案容易受到自然災(zāi)害、人為疏忽等因素的影響，導(dǎo)致檔案丟失或損壞。事業(yè)單位通過(guò)信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化存儲(chǔ)，將檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在服務(wù)器或云端，減少了因外部風(fēng)險(xiǎn)造成的損失。檔案管理信息系統(tǒng)通常配備安全審計(jì)和監(jiān)控功能，能夠記錄每一次的操作，包括查看、修改、刪除等，確保操作的可追溯性。這不僅有助于發(fā)現(xiàn)潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)，還能為員工的操作提供有效的監(jiān)督和管理，從而減少不當(dāng)操作和信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

1.3? ?促進(jìn)協(xié)作與共享

事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)中能夠建立一個(gè)跨部門(mén)、跨單位的信息共享平臺(tái)，使得不同部門(mén)之間的信息能夠高效共享。這有助于消除信息“孤島”，加強(qiáng)各部門(mén)之間的協(xié)作，還能避免信息重復(fù)錄入，提升工作效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式往往需要將文件傳遞給不同的人員進(jìn)行編輯和審核，這在時(shí)間和流程上存在一定的滯后性。信息化建設(shè)引入了多人協(xié)同編輯和審核功能，多名員工可以同時(shí)在線(xiàn)對(duì)同一份檔案進(jìn)行編輯和審核，極大地提高了審批效率。這種實(shí)時(shí)的協(xié)同工作模式有助于減少工作耗時(shí)，更好地應(yīng)對(duì)緊急情況［1］。

2? ? ?事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的不足

2.1? ?老舊體制與理念障礙

許多事業(yè)單位長(zhǎng)期以來(lái)習(xí)慣于傳統(tǒng)的檔案管理方式，手工操作、紙質(zhì)存儲(chǔ)是慣常做法。這種慣性思維導(dǎo)致事業(yè)單位對(duì)信息化建設(shè)具有抵觸情緒，很多工作人員難以適應(yīng)新的管理模式，對(duì)信息化建設(shè)持懷疑態(tài)度，影響了信息化建設(shè)的推進(jìn)速度和效果。員工可能對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用了解有限，加之缺乏必要的培訓(xùn)，導(dǎo)致他們無(wú)法充分發(fā)揮信息化技術(shù)工具的作用，甚至可能擔(dān)心自己無(wú)法適應(yīng)新的工作方式。一些事業(yè)單位的組織文化和價(jià)值觀(guān)念可能與信息化的理念存在沖突。信息化建設(shè)需要領(lǐng)導(dǎo)層的堅(jiān)定支持，然而在一些事業(yè)單位中，領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案信息化管理的重要性尚未達(dá)成共識(shí)。缺乏領(lǐng)導(dǎo)層的積極參與和支持，可能導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)缺乏必要的推動(dòng)力。另外，信息化建設(shè)涉及信息安全、隱私保護(hù)等風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，一些事業(yè)單位會(huì)因?yàn)轱L(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)或保守的觀(guān)念，而擔(dān)心信息化建設(shè)可能帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。這種擔(dān)憂(yōu)可能使得單位不愿意積極推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，錯(cuò)失提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量的機(jī)會(huì)。

2.2? ?技術(shù)和設(shè)備限制

許多事業(yè)單位的技術(shù)設(shè)備相對(duì)陳舊，難以滿(mǎn)足現(xiàn)代化檔案管理信息化建設(shè)的需求。老舊的硬件設(shè)備無(wú)法支持高效的信息處理和存儲(chǔ)，影響系統(tǒng)的性能和響應(yīng)速度，進(jìn)而影響了工作效率。信息技術(shù)不斷更新?lián)Q代，但在某些事業(yè)單位中，技術(shù)更新的速度可能較慢。技術(shù)更新滯后意味著事業(yè)單位無(wú)法獲得最新的安全補(bǔ)丁和功能升級(jí)，存在系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也限制了信息系統(tǒng)的功能拓展。另外，一些事業(yè)單位缺乏必要的信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施，如網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器等。缺乏必要的基礎(chǔ)設(shè)施使得信息化建設(shè)無(wú)法展開(kāi)，導(dǎo)致信息化程度較低。在一些事業(yè)單位，可能已經(jīng)引入部分信息系統(tǒng)，但這些系統(tǒng)功能不夠完善，無(wú)法滿(mǎn)足全面的檔案管理需求。信息系統(tǒng)不完善限制了工作流程的改進(jìn)和升級(jí)。例如，信息系統(tǒng)通常需要不同設(shè)備和軟件之間具有良好的兼容性，然而，在一些事業(yè)單位中，不同部門(mén)使用的設(shè)備和軟件不統(tǒng)一，導(dǎo)致數(shù)據(jù)傳輸、共享不順暢，阻礙了信息流通［2］；又如，一些事業(yè)單位使用的軟件已經(jīng)過(guò)時(shí)，老舊的軟件會(huì)存在安全漏洞和兼容性問(wèn)題，無(wú)法適應(yīng)信息化建設(shè)的要求。

2.3? ?數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化和整合困難

不同部門(mén)、不同業(yè)務(wù)往往采用不同的數(shù)據(jù)格式，數(shù)據(jù)的統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)化成為一項(xiàng)挑戰(zhàn)。這導(dǎo)致數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)之間難以互通，影響了信息的整合和共享。在缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和整合機(jī)制的情況下，事業(yè)單位檔案管理容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)冗余和重復(fù)錄入的問(wèn)題。相同或類(lèi)似的數(shù)據(jù)在不同部門(mén)中重復(fù)創(chuàng)建，浪費(fèi)了時(shí)間和資源。數(shù)據(jù)整合可能涉及不同部門(mén)的敏感信息，保護(hù)數(shù)據(jù)安全和隱私成為一項(xiàng)重要任務(wù)。然而，數(shù)據(jù)整合過(guò)程可能導(dǎo)致隱私泄露和不良后果。數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化和整合的困難使得事業(yè)單位難以實(shí)現(xiàn)全面的信息互通。不同部門(mén)之間的信息流通受限，影響了各部門(mén)協(xié)作和檔案管理工作效率。

2.4? ?專(zhuān)業(yè)人才匱乏

檔案管理信息化建設(shè)需要具備相關(guān)技術(shù)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人才作支撐，如系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、網(wǎng)絡(luò)安全等。然而，一些事業(yè)單位無(wú)法招聘到足夠數(shù)量的高水平技術(shù)人才，即使有一些技術(shù)人才，但數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，導(dǎo)致信息化建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)展緩慢。在信息化建設(shè)過(guò)程中，事業(yè)單位還需要培訓(xùn)員工掌握新的技術(shù)和工具。如果培訓(xùn)不足可能導(dǎo)致員工無(wú)法充分發(fā)揮信息化技術(shù)工具的作用，影響了檔案管理信息化建設(shè)的效果。技術(shù)人才的需求不僅存在于事業(yè)單位，還存在于其他行業(yè)。高薪競(jìng)爭(zhēng)可能使得事業(yè)單位難以長(zhǎng)期留住優(yōu)秀的技術(shù)人才，影響檔案管理信息化建設(shè)的穩(wěn)定開(kāi)展。檔案管理信息化建設(shè)不僅需要技術(shù)人才，還需要具備跨學(xué)科的復(fù)合型人才，能夠?qū)⒓夹g(shù)與檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)相結(jié)合，這種具有綜合能力的人才往往更為稀缺。

3? ? ?事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的措施

3.1? ?加強(qiáng)宣傳與培訓(xùn)

事業(yè)單位在加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，要積極開(kāi)展內(nèi)部宣傳活動(dòng)，向員工傳達(dá)信息化建設(shè)的重要性。事業(yè)單位可以通過(guò)會(huì)議、講座、內(nèi)部通知等方式，引導(dǎo)員工逐步認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義。事業(yè)單位還要根據(jù)不同崗位和層級(jí)的需求，制訂針對(duì)性的培訓(xùn)計(jì)劃。培訓(xùn)內(nèi)容包括基本的信息技術(shù)知識(shí)、操作技能，以及信息安全和隱私保護(hù)等，確保員工能夠適應(yīng)檔案信息化管理工作環(huán)境。定期組織培訓(xùn)活動(dòng)，如通過(guò)集中培訓(xùn)、工作坊、在線(xiàn)培訓(xùn)等形式進(jìn)行［3］。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)與實(shí)際檔案管理工作緊密結(jié)合，幫助員工掌握實(shí)際操作技能。建立培訓(xùn)資源庫(kù)，提供在線(xiàn)教程、培訓(xùn)資料、視頻教程等學(xué)習(xí)資源。員工可以根據(jù)自己的時(shí)間和需求進(jìn)行自主學(xué)習(xí)，提高信息化素養(yǎng)。領(lǐng)導(dǎo)層要起到示范作用，積極參與培訓(xùn)活動(dòng)，展示對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視。領(lǐng)導(dǎo)的參與和支持能夠?yàn)閱T工樹(shù)立榜樣，促進(jìn)整體信息素養(yǎng)的提升。

3.2? ?投入資金與技術(shù)支持

在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，充足的資金和技術(shù)支持是保障項(xiàng)目順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。事業(yè)單位要根據(jù)檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)模和需求，制訂合理的預(yù)算計(jì)劃。預(yù)算需要覆蓋硬件設(shè)備、軟件開(kāi)發(fā)、培訓(xùn)費(fèi)用、人員成本等方面的支出，確保信息化建設(shè)項(xiàng)目有足夠的資金支持［4］。事業(yè)單位還可以考慮尋求外部的資金支持，如政府補(bǔ)助、科研項(xiàng)目資助等。與相關(guān)機(jī)構(gòu)合作，爭(zhēng)取到外部資金支持，這樣能夠有效緩解資金壓力。如果內(nèi)部缺乏必要的技術(shù)人才，事業(yè)單位可以考慮引入專(zhuān)業(yè)的技術(shù)合作伙伴。技術(shù)合作伙伴可以提供系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、維護(hù)、升級(jí)等方面的技術(shù)支持，加速信息化建設(shè)項(xiàng)目推進(jìn)。定期更新和升級(jí)硬件設(shè)備，確保信息系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。更新設(shè)備可以提高系統(tǒng)性能，支持新的功能和應(yīng)用，保障檔案信息化管理順利推進(jìn)。為員工提供系統(tǒng)應(yīng)用的技術(shù)指導(dǎo)，幫助他們熟悉系統(tǒng)的功能和操作。技術(shù)指導(dǎo)可以通過(guò)培訓(xùn)課程、在線(xiàn)教程、用戶(hù)手冊(cè)等方式提供。

3.3? ?建立檔案網(wǎng)站服務(wù)平臺(tái)

建立檔案網(wǎng)站服務(wù)平臺(tái)是信息化建設(shè)的重要步驟。設(shè)計(jì)一個(gè)直觀(guān)、友好的網(wǎng)站界面，使員工能夠輕松瀏覽和使用平臺(tái)。界面應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔明了，操作流程清晰。將檔案信息數(shù)字化展示，方便用戶(hù)在線(xiàn)查閱和瀏覽檔案信息。數(shù)字化展示可以提高檔案的可訪(fǎng)問(wèn)性和利用率。平臺(tái)應(yīng)提供多樣化的查詢(xún)功能，包括關(guān)鍵詞檢索、分類(lèi)查詢(xún)、時(shí)間范圍篩選等。用戶(hù)可以快速找到所需的檔案信息［5］。事業(yè)單位要通過(guò)網(wǎng)站平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和下載，這樣一來(lái)，經(jīng)授權(quán)的用戶(hù)可以將需要的檔案信息下載到計(jì)算機(jī)上，實(shí)現(xiàn)便捷的信息共享和使用。設(shè)置平臺(tái)權(quán)限管理機(jī)制，根據(jù)用戶(hù)身份和需求分配不同的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，確保敏感信息不被未授權(quán)人員訪(fǎng)問(wèn)。設(shè)立在線(xiàn)咨詢(xún)和互動(dòng)功能，用戶(hù)可以通過(guò)在線(xiàn)聊天、留言等方式與檔案管理人員互動(dòng)，提出問(wèn)題和反饋意見(jiàn)。定期更新和維護(hù)網(wǎng)站，保持平臺(tái)的有效性和活躍度。添加新的檔案信息，修復(fù)系統(tǒng)漏洞，更新功能，確保平臺(tái)穩(wěn)定運(yùn)行，提高用戶(hù)體驗(yàn)感。

3.4? ?做到檔案信息規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

在加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中，實(shí)現(xiàn)檔案信息的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是非常重要的，可以有效提高檔案管理的效率、準(zhǔn)確性和一致性。因此，事業(yè)單位要制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，包括命名規(guī)則、數(shù)據(jù)格式、編碼體系等，以確保不同部門(mén)的檔案信息能夠統(tǒng)一格式，便于整合和共享。設(shè)計(jì)統(tǒng)一的檔案分類(lèi)和目錄體系，不同部門(mén)的檔案能夠按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)分類(lèi)和歸檔，方便用戶(hù)檢索和瀏覽。檔案元數(shù)據(jù)是檔案的基本描述信息，事業(yè)單位應(yīng)建立規(guī)范的元數(shù)據(jù)管理機(jī)制，確保每份檔案都有完整、準(zhǔn)確的元數(shù)據(jù)，方便管理和檢索。在數(shù)字化檔案管理過(guò)程中，要制定統(tǒng)一的數(shù)字化流程和操作規(guī)范，包括掃描、文檔格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)錄入等，確保檔案管理質(zhì)量。

3.5? ?實(shí)現(xiàn)信息資源數(shù)字化

實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的信息資源數(shù)字化是信息化建設(shè)的重要目標(biāo)之一，這有助于提高信息存儲(chǔ)、管理和利用的效率。將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描和數(shù)字化處理，轉(zhuǎn)化為電子文檔，以方便存儲(chǔ)、檢索和共享。建立數(shù)字檔案庫(kù)，將數(shù)字化的檔案進(jìn)行有序存儲(chǔ)和管理，同時(shí)，員工也可以通過(guò)關(guān)鍵詞、日期等進(jìn)行檢索，以快速獲取所需信息。將不同來(lái)源的信息資源進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)多種類(lèi)型的信息數(shù)據(jù)在同一個(gè)平臺(tái)上的統(tǒng)一管理，提高信息的綜合利用價(jià)值。

4? ? ?結(jié)束語(yǔ)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，事業(yè)單位可以逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理目標(biāo)，提升檔案信息的利用率，為實(shí)現(xiàn)更好的工作績(jī)效奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)?；诖?，事業(yè)單位要在檔案管理信息化建設(shè)的道路上不斷前行，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，這樣能夠更好地應(yīng)對(duì)日益復(fù)雜的發(fā)展環(huán)境和挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

［1］郭杰.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策研究［J］.卷宗，2021（6）：77.

［2］鄒紹楠.淺談提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

［J］.建筑工程技術(shù)與設(shè)計(jì)，2021（15）：2642.

［3］馬骉.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及對(duì)策

［J］.電腦愛(ài)好者（校園版），2021（3）：321-322.

［4］梁明.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法和策略探究［J］.蘭臺(tái)內(nèi)外，2023（7）：55-57.

［5］靳睿睿.淺談提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法

［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2021（9）：68-69.