邊 麗 宮榮娜

（中國(guó)石油大學(xué)［北京］，北京 102200）

引 言

高校二級(jí)學(xué)院辦公室（簡(jiǎn)稱(chēng)“院辦”）作為學(xué)校行政運(yùn)行的基礎(chǔ)機(jī)構(gòu)，在學(xué)校的建設(shè)、改革、發(fā)展中發(fā)揮著十分重要的作用。如今，辦學(xué)規(guī)模日益擴(kuò)大、綜合改革持續(xù)深化、“雙一流”建設(shè)加快步伐，學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展的同時(shí)，管理重心逐漸下移，院辦的工作范圍和功能也在發(fā)生變化，相應(yīng)的管理模式和水平也面臨著新形勢(shì)和新挑戰(zhàn)。為適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展需求，需要尋找有效措施來(lái)提高管理效能，在原工作模式基礎(chǔ)上進(jìn)行改革與創(chuàng)新，優(yōu)化完善用人機(jī)制，轉(zhuǎn)變更新服務(wù)理念，提升隊(duì)伍整體水平，整合共享信息資源，為加快推進(jìn)學(xué)院的改革發(fā)展和有力支撐學(xué)校的建設(shè)目標(biāo)貢獻(xiàn)力量。

一、高校二級(jí)學(xué)院辦公室職能

院辦綜合承擔(dān)著學(xué)院的黨務(wù)、政務(wù)、事務(wù)，是一個(gè)有機(jī)的整體，按照其工作性質(zhì)，可以分為多種職能。

（一）領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀職能

學(xué)院事業(yè)發(fā)展的各項(xiàng)決策從經(jīng)驗(yàn)決策逐步向民主決策、科學(xué)決策轉(zhuǎn)變，院辦的管理職能也從“交辦服務(wù)型”向“參謀服務(wù)型”轉(zhuǎn)變，院辦人員需要改變以往的簡(jiǎn)單工作方式，站在領(lǐng)導(dǎo)的角度尋求新的工作思路及更加高效的工作方法，結(jié)合具體情況及時(shí)關(guān)注、收集、整理學(xué)校內(nèi)部的動(dòng)態(tài)，密切關(guān)注先進(jìn)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，善于挖掘問(wèn)題，善于為我所用，為領(lǐng)導(dǎo)制訂計(jì)劃、執(zhí)行任務(wù)等提供具有針對(duì)性、綜合性的可靠依據(jù)和可行方案，參到點(diǎn)子上，謀到關(guān)鍵處，輔助領(lǐng)導(dǎo)集中精力思發(fā)展、抓大事，切實(shí)成為領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀助手。

（二）工作落實(shí)的督辦職能

任何一項(xiàng)決策的實(shí)施與推動(dòng)，均需院辦的執(zhí)行與督促。為確保運(yùn)轉(zhuǎn)順暢，院辦人員需要把各項(xiàng)舉措有力、有效地貫徹落實(shí)到相關(guān)單位全領(lǐng)域、所有師生全覆蓋、所有環(huán)節(jié)全過(guò)程，將工作任務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一部署和細(xì)化分解，明確負(fù)責(zé)部門(mén)、時(shí)限等，尤其職能交叉、界限不清、長(zhǎng)時(shí)間未獲得有效處理的諸多情況，更需厘清責(zé)任，不打折扣地定期督查與結(jié)辦，在一定時(shí)間內(nèi)形成工作閉環(huán)。同時(shí)，通過(guò)督辦可以直接獲取第一手準(zhǔn)確信息，發(fā)現(xiàn)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的突出問(wèn)題，反過(guò)來(lái)為決策實(shí)施提供參考依據(jù)，及時(shí)修正完善，提高科學(xué)化管理水平。

（三）綜合統(tǒng)籌的協(xié)調(diào)職能

院辦是學(xué)校的中樞行政機(jī)構(gòu)，起著橋梁的作用。涉及的業(yè)務(wù)對(duì)象主要為校外企事業(yè)、校內(nèi)相關(guān)職能、兄弟學(xué)院和全院師生，業(yè)務(wù)范圍包括上傳下達(dá)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、活動(dòng)組織、宣傳總結(jié)等方方面面，是一個(gè)系統(tǒng)工程，是對(duì)外的紐帶與橋梁，需要辦公室協(xié)調(diào)溝通的內(nèi)容多種多樣，具體到時(shí)間、地點(diǎn)、人員、方案等，廣泛到人員思想、關(guān)系矛盾、突發(fā)情況、事務(wù)優(yōu)先級(jí)等。特別是在新形勢(shì)下，各種矛盾和問(wèn)題凸顯出來(lái)，院辦面臨著更大的協(xié)調(diào)空間。通過(guò)上下溝通、左右協(xié)調(diào)、綜合統(tǒng)籌，確保各項(xiàng)工作有序開(kāi)展、相得益彰、落實(shí)見(jiàn)效。

（四）后勤保障的服務(wù)職能

院辦就像是學(xué)院的一個(gè)大管家，始終以服務(wù)學(xué)院為中心、以服務(wù)基層為紐帶、以服務(wù)師生為根本，致力于協(xié)助院系、基層、師生解決實(shí)際困難，為大家營(yíng)造和諧的工作氛圍，為學(xué)院高質(zhì)量發(fā)展提供后勤保障。要搞好“三服務(wù)”，就需工作人員提高站位、胸懷全局、心系師生，即站在學(xué)院高度，立足本職強(qiáng)擔(dān)當(dāng)，為學(xué)院提供建設(shè)性意見(jiàn)；總攬全局、協(xié)調(diào)各方，為基層順利開(kāi)展工作做好服務(wù)；準(zhǔn)確收集、及時(shí)反饋師生關(guān)心的急難愁盼問(wèn)題，聯(lián)系相關(guān)部門(mén)妥善處理，為教師專(zhuān)心教學(xué)、學(xué)生安心求學(xué)提供一個(gè)暢通的服務(wù)渠道。

二、二級(jí)學(xué)院辦公室工作的特點(diǎn)與問(wèn)題

（一）業(yè)務(wù)范圍更廣，工作要求更高

隨著高?！半p一流”建設(shè)和綜合改革的持續(xù)深化，在“放管服”的背景下，學(xué)校各相關(guān)職能部門(mén)下放了大量工作和任務(wù)到二級(jí)學(xué)院，院辦不僅承擔(dān)的科研、教學(xué)、行政等日常業(yè)務(wù)多樣化、細(xì)致化，而且學(xué)科評(píng)估、一流專(zhuān)業(yè)建設(shè)等重大事項(xiàng)也需要牽頭落實(shí)，同時(shí)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、人員攤派等突發(fā)任務(wù)也接連不斷；尤其開(kāi)學(xué)畢業(yè)季等重大時(shí)間節(jié)點(diǎn)需要處理的事項(xiàng)和數(shù)據(jù)非常多，需要加班加點(diǎn)才能完成；工作內(nèi)容廣而雜、多而亂；基本都是任務(wù)重、時(shí)間緊，完成時(shí)限節(jié)點(diǎn)交錯(cuò)疊加；“上面千條線，下面一根針”生動(dòng)地描述了辦公室人員的工作常態(tài)。為了更好、更快地推進(jìn)“雙一流”建設(shè)，對(duì)院辦工作提出了進(jìn)一步規(guī)范化、專(zhuān)業(yè)化、高效化、便捷化、人性化的更高標(biāo)準(zhǔn)，以順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。

（二）人員力量不齊，工作壓力增大

近十年在招生規(guī)模翻倍、專(zhuān)業(yè)增多、院辦工作量加大的情況下，院辦人員編制保持穩(wěn)定不變；隨著院辦老人退休增多、招聘的新人流動(dòng)性增大，院辦總處于“缺人—招人”的循環(huán)狀態(tài)；辦公室需要黨務(wù)秘書(shū)、人事秘書(shū)、教學(xué)秘書(shū)、科研秘書(shū)、國(guó)際化秘書(shū)等角色，由于人員有限，一人身兼數(shù)職的現(xiàn)象非常普遍；工作千頭萬(wàn)緒，導(dǎo)致院辦人員心理壓力增大，容易出現(xiàn)疲于應(yīng)付、力不從心和倦怠情緒，任務(wù)完成過(guò)程中只追求效率而忽視了質(zhì)量，給后續(xù)跟進(jìn)工作造成了一定影響，久而久之，個(gè)人成就感缺失。另外，通過(guò)招聘非在編、自籌經(jīng)費(fèi)人員、學(xué)生助理等方式來(lái)補(bǔ)充人力以解決缺編問(wèn)題，由于每個(gè)人的教育背景不同，基本素質(zhì)和個(gè)人能力差異也較大，同時(shí)給團(tuán)隊(duì)增加了管理難度和壓力。

（三）信息技術(shù)滯后，辦公效率受限

當(dāng)前，高校已經(jīng)踐行智慧校園的理念，開(kāi)始普及信息化管理模式，幾乎所有領(lǐng)域都開(kāi)發(fā)了適合本領(lǐng)域的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，如某高校院辦人員先后應(yīng)用了本科教學(xué)、研究生教學(xué)、人事、黨務(wù)、財(cái)務(wù)、科研、實(shí)驗(yàn)室、學(xué)生管理等8個(gè)不同軟件，明顯改善了傳統(tǒng)人工模式的辦公效率。由于上述系統(tǒng)相對(duì)獨(dú)立，不能相互兼容，在實(shí)際統(tǒng)計(jì)崗位考核、職稱(chēng)評(píng)審、事業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)等綜合性較強(qiáng)的信息時(shí)，仍需采用人工方式，再次收集、核對(duì)、匯總、分類(lèi)、提取、分配，類(lèi)似于數(shù)據(jù)處理交換器，最終傳遞給眾多的不同服務(wù)對(duì)象，這個(gè)過(guò)程需要院辦人員投入大量的精力。由于院辦人員掌握常見(jiàn)辦公軟件和信息處理的技能普遍不高，目前很多業(yè)務(wù)辦理仍停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)手簽?zāi)Ｊ?，且各自?shù)據(jù)存儲(chǔ)混亂，面對(duì)新形勢(shì)下的海量信息處理，關(guān)鍵信息不能及時(shí)有效獲取，辦公效率的提高明顯受到了限制。

（四）晉升空間有限，隱性流失加劇

高校辦公室科級(jí)崗位設(shè)置少。一般院辦人員配置3～5人，其中科級(jí)崗位1～2人，普通職員2～4人。即使在此工作至退休，最高也只是科級(jí)崗位，相比于處級(jí)崗位設(shè)置較多的機(jī)關(guān)職能部門(mén)，院辦人員沒(méi)有晉升渠道。同時(shí)，近幾年高校關(guān)于院辦管理人員的用工方式隨著社會(huì)化進(jìn)程的加快，出現(xiàn)了用人多軌制的新問(wèn)題，編制人員、非在編人員、自籌經(jīng)費(fèi)人員的工資待遇、晉升渠道均存在較大差異。鑒于工作強(qiáng)度大、崗位性?xún)r(jià)比缺少社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)力、個(gè)人發(fā)展前景不明等多種因素，除了編制人員外，院辦非在編、自籌經(jīng)費(fèi)人員流失情況日益攀升。即使通過(guò)招聘及時(shí)補(bǔ)充，隊(duì)伍表面上看起來(lái)數(shù)量相對(duì)穩(wěn)定，實(shí)質(zhì)上由于頻繁更換新人帶來(lái)的業(yè)務(wù)嫻熟度、團(tuán)隊(duì)穩(wěn)定性等方面均受到影響，管理水平無(wú)形中也被削弱。

三、提升高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理效能策略

面對(duì)新形勢(shì)、新目標(biāo)、新任務(wù)、新挑戰(zhàn)，院辦要做到改革發(fā)展穩(wěn)定，就需要應(yīng)變求新，接受新經(jīng)驗(yàn)、新方法，在繼承中求創(chuàng)新，在創(chuàng)新中謀發(fā)展。

（一）優(yōu)化用人機(jī)制，完善人員晉升途徑

提升管理效能，制度體系是保障。院辦存在的實(shí)際問(wèn)題需要校院兩級(jí)的共同關(guān)注，協(xié)同推進(jìn)院辦人員職務(wù)職級(jí)晉升的頂層設(shè)計(jì)，深入開(kāi)展校內(nèi)外調(diào)研，深化用人機(jī)制改革，優(yōu)化獎(jiǎng)懲激勵(lì)措施，用政策引領(lǐng)，為相關(guān)人員實(shí)現(xiàn)追、趕、超、越的目標(biāo)而提供強(qiáng)有力的制度保障。在用人機(jī)制方面，重點(diǎn)在于選人、育人、用人、留人“四關(guān)”。首先，把好選人關(guān)，從思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力等方面綜合考量與崗位匹配度最高的人選，“只選對(duì)的，不選貴的”；其次，做好育人關(guān)，因材施教，適時(shí)給予工作指導(dǎo)、開(kāi)展團(tuán)隊(duì)建設(shè)，不斷提升整體素質(zhì)和歸屬感；再次，做好用人關(guān)，明確崗位職責(zé)，合理統(tǒng)籌分工，根據(jù)臨時(shí)情況隨時(shí)調(diào)整，避免整體工作量失衡；最后，也要做好留人關(guān)，薪酬待遇和發(fā)展前景是留人的“金手銬”。在薪酬方面，完善考核機(jī)制，多勞多得，按勞分配；在職務(wù)晉升方面，修訂完善原有文件，結(jié)合新形勢(shì)、新問(wèn)題，嘗試打通全校同級(jí)崗位之間的壁壘，選拔優(yōu)秀的二級(jí)學(xué)院管理人員到學(xué)校職能部門(mén)工作，給予他們?cè)賹W(xué)習(xí)提高的機(jī)會(huì)；在職級(jí)提級(jí)方面，保證全校一盤(pán)棋，在控制總量的基礎(chǔ)上，根據(jù)機(jī)關(guān)職能部門(mén)、院辦的人員占比確定各自賽道的職級(jí)晉升數(shù)量，打破論資排輩的舊有方式，給年輕人提供上升渠道，讓他們干事有勁頭，進(jìn)步有奔頭。

（二）轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，提升精準(zhǔn)化意識(shí)

提升管理效能，更新理念是方向。隨著高校由外延向內(nèi)涵跨越發(fā)展的快速推進(jìn)，院辦的管理工作也迎來(lái)了新機(jī)遇和新挑戰(zhàn)。而服務(wù)師生是院辦的本質(zhì)核心，做好服務(wù)是為了學(xué)院更好、更快的內(nèi)涵發(fā)展，這就需要從原來(lái)按部就班完成繁雜事務(wù)的模式中掙脫出來(lái)，找準(zhǔn)定位，更新理念，真正實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新和提質(zhì)。原來(lái)的粗放式管理已不能滿足現(xiàn)在的發(fā)展需求，而精準(zhǔn)化服務(wù)便是必然選擇?！熬奔磧?yōu)化辦事流程、簡(jiǎn)化辦理手續(xù)，方便師生操作；“準(zhǔn)”即信息準(zhǔn)確，讓對(duì)方清楚地知道事情找誰(shuí)辦、怎么辦，讓師生少走彎路。院辦做到精準(zhǔn)化，就要改變服務(wù)方式，由被動(dòng)服務(wù)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)、創(chuàng)新服務(wù)、優(yōu)化服務(wù)，切實(shí)為師生工作人員排憂解難。如厘清師生服務(wù)辦事清單，形成指南說(shuō)明，明晰辦事流程，為師生“減負(fù)”，實(shí)現(xiàn)日常事務(wù)辦理“最多跑一次”，對(duì)于其他事務(wù)堅(jiān)持“首問(wèn)責(zé)任制”“限時(shí)結(jié)辦制”，全力當(dāng)好“服務(wù)員”。隨著信息化的推進(jìn)，會(huì)議室借用、請(qǐng)假審批等常規(guī)性業(yè)務(wù)可實(shí)現(xiàn)“指尖化”線上辦理，改善師生服務(wù)體驗(yàn)，樹(shù)立優(yōu)質(zhì)服務(wù)形象。同時(shí)，通過(guò)與師生一線接觸，及時(shí)發(fā)現(xiàn)各環(huán)節(jié)的問(wèn)題，及時(shí)反饋師生訴求，為學(xué)院精準(zhǔn)決策提供支持。

（三）強(qiáng)素質(zhì)提能力，打造學(xué)習(xí)型部門(mén)

提升管理效能，隊(duì)伍建設(shè)是關(guān)鍵。院辦的工作效能是每位人員工作能力的外在體現(xiàn)，直接關(guān)系學(xué)院的形象與發(fā)展，打造一支優(yōu)秀的管理團(tuán)隊(duì)迫在眉睫，其中“兩個(gè)意識(shí)、一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)”是關(guān)鍵。一是樹(shù)立責(zé)任意識(shí)，即積極認(rèn)真處理每件事，主動(dòng)做到“件件有著落，事事有回音”；二是提高團(tuán)隊(duì)意識(shí)，即分工配合，協(xié)作支持，不計(jì)個(gè)人得失，相互補(bǔ)臺(tái)不拆臺(tái)。三是建立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，即高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求，簡(jiǎn)單說(shuō)就是“要么不做，要做就做到最好”。工作中精益求精、不斷學(xué)習(xí)充電是強(qiáng)素質(zhì)提能力、實(shí)現(xiàn)高標(biāo)準(zhǔn)的根本途徑。而每天面對(duì)處理不完的繁雜工作，哪有時(shí)間學(xué)？而且院辦工作的技術(shù)含量要求不高，需要學(xué)什么？主要有三個(gè)方面。一是學(xué)習(xí)政策文件、業(yè)務(wù)知識(shí)及信息處理技術(shù)的“硬知識(shí)”，讓自己成為業(yè)務(wù)嫻熟的行家和專(zhuān)家，以滿足適應(yīng)日新月異的新形勢(shì)、密集推出的新政策和持續(xù)更新的新業(yè)務(wù)；二是學(xué)習(xí)組織、交流、溝通、協(xié)調(diào)等“軟技能”，勤于復(fù)盤(pán)總結(jié)，找到問(wèn)題所在，指導(dǎo)下次工作更加順利開(kāi)展；三要善于“學(xué)妙招”“取真經(jīng)”，合理安排時(shí)間，輪派人員參加校內(nèi)外的交流與培訓(xùn)，通過(guò)學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和典型案例來(lái)開(kāi)闊眼界，從中汲取智慧，為我所用，進(jìn)而充實(shí)提高自己的工作能力。只有打造學(xué)習(xí)型工作隊(duì)伍，才能切實(shí)提高工作人員適應(yīng)“雙一流”建設(shè)要求的素質(zhì)與能力，才能在“雙一流”大學(xué)建設(shè)進(jìn)程中貢獻(xiàn)應(yīng)有的力量。

（四）實(shí)現(xiàn)資源共享，加快信息化建設(shè)

提升管理效能，信息技術(shù)是支撐。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的飛速發(fā)展，信息化技術(shù)的應(yīng)用在院辦工作中的優(yōu)勢(shì)日益凸顯，也成為解決管理瓶頸、提高管理效能的有效途徑。特別是數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)、信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用等，打破了傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公方式的束縛，在提取數(shù)據(jù)時(shí)真正實(shí)現(xiàn)了高效準(zhǔn)確，避免不同部門(mén)統(tǒng)計(jì)相同信息時(shí)，做重復(fù)性工作。校園網(wǎng)的建設(shè)與辦公自動(dòng)化（oきce automation, OA）系統(tǒng)的應(yīng)用，打破了時(shí)間與空間的束縛，實(shí)現(xiàn)了隨時(shí)隨地掌上異地辦公，充分展現(xiàn)了優(yōu)越性和時(shí)代性，在提升辦公效率和管理水平的同時(shí)，也遇到了新問(wèn)題。每個(gè)部門(mén)都有各自的管理系統(tǒng)，在各自領(lǐng)域發(fā)揮著重要作用，數(shù)據(jù)共享已成為院辦人員提高管理效能的訴求。這就需要建立較為完整的云平臺(tái)，精準(zhǔn)對(duì)接不同端口，打破信息孤島，通過(guò)流程重構(gòu)與數(shù)據(jù)分析功能的提升，有效減少運(yùn)行障礙，推動(dòng)資源整合和數(shù)據(jù)共享，逐步形成一個(gè)信息服務(wù)決策支持系統(tǒng)；同時(shí)以智能化為核心，推動(dòng)線上業(yè)務(wù)辦理進(jìn)程，將信息化與辦公室工作有機(jī)融合，進(jìn)一步提高院辦管理效能，使得院辦管理工作能夠緊跟社會(huì)發(fā)展步伐。

結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，高校應(yīng)正視當(dāng)前辦公室管理存在的各種問(wèn)題與挑戰(zhàn)，敢于探索新舉措，以突破當(dāng)前的管理困境。高校二級(jí)學(xué)院辦公室要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，要善于審時(shí)度勢(shì)，轉(zhuǎn)變陳舊觀念，與時(shí)俱進(jìn)，改革管理，創(chuàng)新工作方法。通過(guò)完善建章立制、提升隊(duì)伍素質(zhì)、革新服務(wù)理念、推進(jìn)信息化建設(shè)等舉措，打通制約梗阻，使得辦公室管理效能得到提升，加快“雙一流”建設(shè)步伐，推動(dòng)高校內(nèi)涵建設(shè)的進(jìn)程。