沈莉

摘要：當前，電子發(fā)票在我們的日常工作和生活中已屢見不鮮，并漸成主流，全電發(fā)票已在全國多地開展試點。發(fā)票電子化進程勢不可擋，直接推動了各行各業(yè)的財務信息化建設進程，更新了財務管理理念，改變了財務人員工作的方式方法。本文主要闡述了電子發(fā)票發(fā)展的背景及意義，發(fā)票電子化對事業(yè)單位財務管理的影響，以及財務信息化建設水平不高的基層事業(yè)單位在當前發(fā)票電子化改革過渡階段面臨的問題及解決建議。事業(yè)單位財務人員要緊隨財稅變革前沿，更新認知水平，促進事業(yè)單位財務數(shù)字化轉型。

關鍵詞：事業(yè)單位；財務管理；電子發(fā)票

2021年“信息技術驅動行業(yè)財務變革”高峰論壇揭曉了影響中國會計從業(yè)人員的十大信息技術的評選結果，其中電子發(fā)票名列第二。可見發(fā)票電子化改革已經(jīng)成為當前會計改革的主要內容之一。事業(yè)單位在享受財政票據(jù)電子化帶來便利的同時，發(fā)票電子化也對其財務管理工作帶來了重大影響。

一、發(fā)票電子化的背景及意義

近些年由于信息科技的進步，電子商務發(fā)展迅速，網(wǎng)購市場規(guī)模迅速擴大。然而在這個日益蓬勃的市場形成之初，難于監(jiān)管使“開發(fā)票難”成為普遍存在且最為突出的問題。不能正常開具發(fā)票，不僅會造成國家稅收的巨大流失，還使消費者的權益無法得到保障。因此，要想促使這個具有無限潛力的新興市場穩(wěn)健成長，這一問題亟待解決，推行和普及電子發(fā)票也成為了解決這一問題的關鍵舉措。電子發(fā)票是由稅務局統(tǒng)一發(fā)放給商家，發(fā)票號碼采用全國統(tǒng)一編碼，采用統(tǒng)一防偽技術，以數(shù)據(jù)電文形式呈現(xiàn)的收付款憑證。2012年國家稅務總局在多地開展電子發(fā)票試點工作，以此拉開了我電子發(fā)票改革的序幕。

2013年6月27日，京東開出第一張僅可用于售后的電子發(fā)票；2014年6月27日，第一張可對公報銷并以電子化方式入賬的電子發(fā)票問世；2015年12月1日起，全國范圍內推行增值稅電子發(fā)票開票系統(tǒng)；2020年12月1日起在江蘇、上海、浙江等八地新辦納稅人實行專票電子化，同時寧波、石家莊和杭州三地的電子專票受票范圍擴大至全國；2021年12月1日起，在廣東省、上海市和內蒙古自治區(qū)三地部分地區(qū)開展全電發(fā)票（全領域、全環(huán)節(jié)、全要素電子化、數(shù)字化的發(fā)票）試點工作并擬于2025年全面、全方位、全環(huán)節(jié)實施。電子發(fā)票、全電發(fā)票的出現(xiàn)與普及，更新了我們長久以來的財稅管理理念及方法，能夠節(jié)約社會資源，降低管理成本，助力全社會構建新型財務共享模式，促進我國數(shù)字化經(jīng)濟發(fā)展。

二、發(fā)票電子化對事業(yè)單位財務管理的意義

（一）提升工作效率，提高財務管理水平，促進業(yè)財融合

事業(yè)單位傳統(tǒng)的報銷模式是員工先墊資再收集發(fā)票，然后逐級審批簽字后再將發(fā)票及其他材料交于財務走付款、核算流程。其過程耗時、低效、體驗感不佳。而電子發(fā)票的無紙化報銷相比于傳統(tǒng)的方式，不再需要打印、粘貼、簽字、對大量紙質憑證裝訂歸檔等低附加值工作環(huán)節(jié)。發(fā)票的開具、交付、報銷、審批到財務付款、核算歸檔全流程可實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡化，這大大節(jié)約了業(yè)務人員的時間成本，提高了財務人員的工作效率，還能在提高單位財務管理水平的同時促進業(yè)務活動與財務活動的交流與融合。事業(yè)單位一般為國家設置的帶有一定公益性質，從事教育、科研、文化、衛(wèi)生等活動的社會服務組織，是社會發(fā)展的重要組成部分，業(yè)財融合能夠改變事業(yè)單位原有的工作模式，提升財務精細化管理水平，從而加強成本及財務風險控制，促使財政資金使用效益最大化。

（二）加快事業(yè)單位財務信息化建設步伐，提升財務信息化建設水平

大數(shù)據(jù)、智能化、移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算這些時時響于我們耳側的詞語似乎在不斷的提示我們信息化時代已經(jīng)到來，各行各業(yè)的信息化建設水平已然成為能否完成數(shù)字化轉型的關鍵因素。事業(yè)單位，特別是基層事業(yè)單位的財務信息化建設水平低，財務管理工作不受重視，在一定程度上阻礙了政府會計改革發(fā)展的步伐。近來，財政預算一體化的上線，財政電子票據(jù)改革的加快推進，已然使這一現(xiàn)狀有所改觀。發(fā)票作為貫穿業(yè)務活動與財務活動始終的憑證，其電子化和全面數(shù)字化會改變事業(yè)單位的報銷及核算流程。電子發(fā)票、全電發(fā)票的推廣及普及將促成事業(yè)單位對于電子報銷系統(tǒng)、智能核算系統(tǒng)及電子檔案系統(tǒng)的剛性需求，也必將提高事業(yè)單位的財務信息化建設水平。

（三）促進事業(yè)單位財務人員向成長型、管理型、決策輔助型發(fā)展

事業(yè)單位特別是基層事業(yè)單位財務口的工作現(xiàn)狀是人員少、工作繁雜。會計改革與發(fā)展“十四五”規(guī)劃綱要指出，我國基層行政事業(yè)單位會計力量亟需增強，高端會計人才缺乏。全電發(fā)票擬于2025年全面、全方位、全環(huán)節(jié)實施，實現(xiàn)全流程數(shù)字化流轉，將進一步推進各級各類企業(yè)及行政事業(yè)單位會計核算信息化，財務管理無紙化。這無疑會將財務人員從傳統(tǒng)的票據(jù)審核、憑證編制、報表報送等機械性、規(guī)則性、重復性勞動中解脫出來，從而有更多的時間與精力進行多維度、深層次的數(shù)據(jù)分析和處理，更好地完成預算的編制、績效管理，成本管控等工作。事業(yè)單位管理者要改變以往的會計工作就是算賬、記賬、報賬的陳舊認識，以當前會計工作數(shù)字化轉型為契機招賢納士，并加大對現(xiàn)有財務人員培養(yǎng)力度，促其由核算型向價值管理型、決策輔助型、會計加信息技術的復合型人才轉變，這將會大幅提升本單位的財務管理水平。

三、事業(yè)單位財務管理在發(fā)票電子化改革進程中存在的問題

（一）未能及時更新報銷審批流程及制度

凡事先預方能立，不以規(guī)矩、不能成方圓，完善的制度可以使各項工作有規(guī)可循、有矩可依。電子發(fā)票的到來改變了事業(yè)單位的費用報銷模式及核算過程，原有的以紙質發(fā)票為介質的費用報銷制度及報銷流程已不能滿足實際工作需要。很多基層事業(yè)單位未能根據(jù)電子票的特點及時更新相關的報銷審批流程及制度，然而只有制度先行，才能為規(guī)范的財務流程提供保障。

（二）對電子發(fā)票的審核、查重、驗真等工作不夠重視

傳統(tǒng)紙質發(fā)票具有唯一性，且憑借其紙張的特殊性、票面要素固定化及具有發(fā)票專用章等特點，財務人員可憑借肉眼及經(jīng)驗判斷其真?zhèn)?。而現(xiàn)階段的電子發(fā)票處于改革的過渡階段尚未實現(xiàn)全面數(shù)字化，且大部分基層事業(yè)單位的財務信息系統(tǒng)不能直接識別并審驗電子發(fā)票，而電子發(fā)票可被重復打印、蓄意篡改，需要財務人員對電子發(fā)票查重、驗真，這體現(xiàn)不出電子發(fā)票的價值還增加了財務人員的工作量，所以目前這項工作并未得到充分重視，增加了各單位的財務風險。因此需要對報銷電子發(fā)票地審驗、查重等工作上仔細考量

（三）電子發(fā)票元數(shù)據(jù)存儲不當

2020年，財政部、國家檔案局出臺了《關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，通知規(guī)定以電子發(fā)票紙質打印件報銷入賬需同時保存打印該紙質件的電子會計憑證。目前有一些單位尚未對此有充分認識，打印出紙質文件后就將電子發(fā)票原文件棄之不管或隨意存儲于電腦某一位置。這樣電子發(fā)票的元數(shù)據(jù)未能得到妥善保存，不僅違反的財務管理制度，還給日后的查閱造成困難。

（四）財務人員對電子發(fā)票的使用存在一定抵觸情緒

目前，很多事業(yè)單位還未實現(xiàn)報銷數(shù)據(jù)電子化管理，財務信息化建設水平與電子發(fā)票不匹配，財務人員并未體驗到電子發(fā)票帶來的便捷，反而要在電子發(fā)票的真?zhèn)悟炞C，是否重復報銷，以及元數(shù)據(jù)的存儲、與記賬憑證建立索引等方面花上一翻功夫。這使得部分財務人員對電子發(fā)票的使用產(chǎn)生了一定的抵觸情緒，從而在一定程度上影響了電子發(fā)票的被接受度。

四、事業(yè)單位財務管理在發(fā)票電子化改革進程中問題的解決建議

（一）原有的費用報銷審批制度要應時而變

作為財稅變革前沿的掌握者，財務人員肩負著對新制度、新變革進行上傳下達的使命。針對電子發(fā)票的發(fā)展進程、推廣意義，流轉、使用的相關注意事項等帶來的報銷模式及審核流程變化，財務人員要及時與有關部門協(xié)調溝通并向相關領導匯報，根據(jù)本單位的電子發(fā)票報銷審驗審批崗位權限設置，及時更新或研究制定新的適應電子發(fā)票報銷的審批流程及相應制度。

（二）對電子發(fā)票的審驗、存儲應嚴謹、專業(yè)

在當下財務信息化建設水平不高，電子發(fā)票改革尚未完成的過渡階段，以電子發(fā)票紙質打印件報銷入賬要嚴格按照相關要求，對電子發(fā)票查重、驗真后方可進行審批付款流程。

一方面，報銷業(yè)務量很少的單位，對于電子發(fā)票的查重工作可使用EXCEL表格建立電子發(fā)票報銷臺賬來完成。具體操作如下：在EXCEL文件內設立“電子發(fā)票類型”、“發(fā)票代碼”、“發(fā)票號碼”、“經(jīng)濟事項”“發(fā)票金額”、“開票日期”、“報銷人”、“錄入日期”、“記賬憑證號”等關鍵記錄項目。利用EXCEL的自動顯示重復值功能，對“發(fā)票號碼”列進行如下設置：條件格式→突出顯示單元規(guī)則→重復值→設置突出顯示重復的字段。經(jīng)過以上設置，當在此列輸入的新的發(fā)票號碼與已存的發(fā)票號碼重復時，將自動突出顯示重復的單元格，輔以顏色篩選功能達到查重的目的；對于電子發(fā)票進行驗證真?zhèn)喂ぷ髦饕幸韵氯N方法：第一種方法，登錄全國增值稅發(fā)票查驗平臺按要求錄入發(fā)票號碼、發(fā)票代碼、開票日期等相關字段進行查驗，或使用掃描槍對發(fā)票上的二維碼進行掃描后驗證。另外還可使用增值稅發(fā)票查驗平臺升級后的對電子發(fā)票查驗的新功能：直接導入xml、pdf、ofd格式發(fā)票文件進行查驗；第二種方法，針對PDF格式的電子發(fā)票，可使用Adobe Reader閱讀器將其打開，在發(fā)票右下角“發(fā)票專用章”位置直接用鼠標單擊或右鍵單擊選擇“驗證簽名”按鈕則會彈出“驗證簽名結果”彈窗，如果發(fā)票是正常的彈窗內容一般會顯示為：簽名有效性未知，自應用簽名以來，文檔未被修改，簽名者身份未知，因為其并非可信任證書等。出現(xiàn)如此提示是因為Adobe Reader是一款國外軟件，其預置的可信任證書是國外的CA機構（數(shù)字證書頒發(fā)機構）頒布發(fā)的數(shù)字證書，國內CA機構頒發(fā)的數(shù)字證書不在其可信任列表中。此時可點擊“驗證簽名結果”彈窗中的“簽名屬性”按鈕，打開“簽名屬性”彈窗，然后再選擇“添加為可信任證書”。經(jīng)過此操作后再進行驗證，則會提示：簽名有效，由“******”（發(fā)票開具方）簽名，自應用本簽名以來，文檔未被修改，簽名者身份有效；第三種方法，針對票面上不顯示發(fā)票專用章的OFD格式的電子發(fā)票，可在全國增值稅發(fā)票查驗平臺上下載“增值稅電子發(fā)票版式文件閱讀器”。通過該閱讀器可打開OFD格式的電子發(fā)票文件，在“發(fā)票監(jiān)制章”及發(fā)票左下角銷售方位置右鍵單擊對稅務數(shù)字證書簽名及銷售方電子簽名進行驗證。正常的發(fā)票會提示：該簽章有效！受該簽章保護的文檔內容未被修改，該簽章之后的內容無變更。

另一方面，電子發(fā)票報銷業(yè)務量較多，手工錄入不能滿足要求的單位，可使用“金甲發(fā)票管家”、“發(fā)票查重工具”、“米印盒子”等軟件小程序來協(xié)助對電子發(fā)票的報銷進行統(tǒng)計、查重、驗真等工作，并可生成電子發(fā)票報銷臺賬。使用這些軟件小程序可按年交服務費或按驗真的數(shù)量交使用費，需注意對于自動生成的電子發(fā)票報銷臺賬需手動填入記賬憑證號以方便建立起憑證與電子發(fā)票元數(shù)據(jù)間的索引。

（三）妥善保管電子發(fā)票元數(shù)據(jù)

電子發(fā)票元數(shù)據(jù)（OFD、PDF格式電子發(fā)票文件）是重要的電子會計憑證文件，需按電子會計憑證存儲相關制度文件要求妥善存儲保管。建議使用安全、專用的存儲設備，以年為單位設立文件夾，該文件夾下再以月為單位建立子文件夾。子文件夾內存儲電子發(fā)票文件，并對電子發(fā)票文件按記賬憑證號命名，將電子會計憑證與記賬憑證之間建立索引，以便日后檢索查閱。同時要定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。注意增值稅電子發(fā)票公共服務平臺開具的采用電子簽名代替發(fā)票專用章的OFD格式的電子發(fā)票，可以進行發(fā)票監(jiān)制章及銷售方電子簽名的驗證，是作為報銷入賬歸檔的電子憑證。而增值稅電子發(fā)票公共服務平臺提供的PDF預覽版文件，僅供納稅人預覽使用，不支持對發(fā)票監(jiān)制章及銷售方電子簽名的有效性驗證功能，不能作為報銷入賬歸檔的電子憑證。

（四）事業(yè)單位財務人員應深入應用新技術，推動會計工作數(shù)字化轉型

財務人員作為會計工作的實際執(zhí)行者，走在會計改革的前沿，其職業(yè)素養(yǎng)及專業(yè)能力將直接影響會計改革的步伐與成效。政府會計革正如火如荼的進行，在當前發(fā)票電子化改革的關鍵過渡時期，事業(yè)單位的財務人員，在緊隨財稅改革前沿，順應時代發(fā)展，積極轉變觀念提升個人專業(yè)技術素養(yǎng)的同時，要積極應對當前信息化建設水平與電子發(fā)票發(fā)展不匹配的現(xiàn)實狀況，深入應用新技術，以電子發(fā)票的推廣及使用為契機，適應并努力提高所在單位的財務信息化建設水平，不斷推進事業(yè)單位財務工作數(shù)字化、智能化轉型，為推動政府會計工作數(shù)字化轉型貢獻一己之力，只有這樣方能在這一會計信息化變革過程中實現(xiàn)華麗轉身而非悄然退場。

五、結束語

已實現(xiàn)報銷數(shù)據(jù)電子化管理的事業(yè)單位，從費用申請、審核到付款全程電子化并與財務核算系統(tǒng)實現(xiàn)無縫對接，對于電子發(fā)票的查重、驗真、存儲等環(huán)節(jié)直接由軟件系統(tǒng)自動完成，電子發(fā)票的價值充分得到體現(xiàn)。這些單位的財務人員在懂會計知業(yè)務的同時還需加強信息技術及人工智能知識的學習，深入了解財務工具軟件及云財務系統(tǒng)的操作及維護以確保財務信息數(shù)據(jù)的安全。電子發(fā)票的推廣與普及是大勢所趨，對國家數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展，對企事業(yè)單位的財務信息化、智能化管理，對個人日常消費合法權益的保護都有巨大的積極意義。相信在不遠的將來，紙質發(fā)票必將完成其使命退出歷史的舞臺，電子發(fā)票終將勇挑重擔，實現(xiàn)全流程、全領域、全要素電子化。介時，社會各行各業(yè)的的財務及內控管理水平都將會發(fā)生質的飛躍。

參考文獻：

[1]張旭 張立莘 曹洪杰.論電子發(fā)票應用對行政事業(yè)單位財務管理模式的影響[J].中國總會計師，2021 （210）：124-125.

[2]陳宏利.淺談電子發(fā)票對財務工作的影響[J].納稅，2018 （16）：114.

[3]莫艷珍 張 靜.發(fā)票電子化時代發(fā)票業(yè)務問題及稅務風險管控[J].稅務前沿，2021 （18）：25-26.

[4]熊泉秀.論電子發(fā)票應用對行政事業(yè)單位財務管理模式的影響[J].中國產(chǎn)經(jīng)，2021 （18）：166-167.

[5]孫洪義 王之旭 孫俊華 梁 巍.電子發(fā)票對事業(yè)單位財務管理影響分析[J].中國農(nóng)業(yè)會計，2022 （3）：69-70.