劉夢潔

國有資產是高校履行職能的重要物質基礎，也是衡量高校辦學實力的重要指標，規(guī)范高校國有資產管理，提升資產管理效率和管理質量有著重要意義。體育類高校的專業(yè)性和管理特殊性，對資產管理的精益化和信息化建設提出了更高的要求。本文結合工作實際，分析了體育類高校國有資產管理的現存問題，基于全生命周期管理理論，從建立資產統(tǒng)一身份編碼、整合各業(yè)務階段關鍵數據、明確各階段責任主體三個方面對現行管理系統(tǒng)進行了整合優(yōu)化，構建體育類高校資產全生命周期信息管理架構。

一、概述

隨著國家對教育事業(yè)投入力度的加大，高校國有資產量迅速增長，資產量的不斷增加給高校國有資產管理增加了難度。如何規(guī)范國有資產管理，提升資產管理效率和管理質量，成為當前高校國有資產管理亟待解決的問題。近年來，國家及地方高度重視高校國有資產的管理問題，出臺了一系列政策、制度和文件，不斷完善國有資產管理體系，各級黨委也將國有資產管理作為巡視巡察的重要內容，不斷加大資產管理力度。但由于高校國有資產規(guī)模性增長，加上資產管理員隊伍人員匱乏且管理信息化水平不高，在實際資產管理過程中仍存在業(yè)務信息前后不貫通、資產配置和管理粗放化、管理行為責任追究困難等現象。

體育類高校相較于其他綜合性高校在體育學科專業(yè)建設和教學安排上都更為專業(yè)，學校在體育教學和體育科研的固定資產投入也逐年增加，不少大型儀器設備都處于業(yè)內領先水平。體育類高校儀器設備資產的專業(yè)性特征，對資產數據的積累和沉淀提出了更高的要求，需要通過以往采購、使用數據的分析比對，為下一次采購決策提供依據。同時，作為體育類高校，教學部門和訓練單位會有較多資產分布在場館等公共空間供多部門使用，這部分共用資產在初始入庫環(huán)節(jié)明確的保管責任人并非后期的實際使用人，需要后期在使用環(huán)節(jié)結合實際使用人和使用場地進行資產管理的責任認定。因此，推進全生命周期國有資產管理建設，進一步提高體育類高校國有資產管理水平成為當前階段的重要任務。

二、體育類高校國有資產管理的現存問題

（一）資產系統(tǒng)分段管理，業(yè)務信息前后不貫通

隨著資產管理的縱深化和精細化發(fā)展，體育類高校的資產管理包含從預算申報、資產購置、合同簽訂、資產驗收、登記入庫、報銷入賬、使用維護、調撥、報廢等多個環(huán)節(jié)的管理工作。預算申報、報銷入賬由財務處負責管理，資產購置、資產驗收由采購中心負責管理，登記入庫、調撥、報廢由資產管理處負責管理，合同審核由審計處負責管理，使用維護則由學校各資產使用部門負責管理。由于不同的業(yè)務環(huán)節(jié)由學校不同的歸口管理部門負責，導致不同的業(yè)務往往由不同的管理信息系統(tǒng)支撐，信息系統(tǒng)設計本身只關注當前業(yè)務環(huán)節(jié)管理的需要，未能與前后環(huán)節(jié)的管理系統(tǒng)銜接，業(yè)務信息前后不能貫通，導致后續(xù)環(huán)節(jié)需要的前置環(huán)節(jié)的數據很難追溯，增加了很多重復性的資料上傳工作，加大了基層資產管理員的工作負擔，也對學校資產全生命周期的信息管理造成了困難。

（二）資產配置和管理粗放化，缺乏統(tǒng)籌管理

就目前體育類高校的資產管理情況來看，信息化并未完全覆蓋資產管理全生命周期，資產購置、資產驗收、使用維護等環(huán)節(jié)仍以線下人工為主，缺乏事前和事中控制，整體管理粗放化。

資產購置環(huán)節(jié)，由申購部門在財務管理系統(tǒng)中申報采購計劃，而申購部門及個人的資產存量、結構數據存儲在資產管理系統(tǒng)中，由于系統(tǒng)不對接，長期以來，學校的資產購置合理性審核都是線下人工操作，加上資產購置需求規(guī)模增加而資產管理人員有限，沒有綜合分析的數據作為支撐，往往會出現資產配置不合理的現象。針對個人資產超配、部門資產超配等問題，大都以事后監(jiān)督檢查為主，控制效果不理想。資產驗收環(huán)節(jié)，以線下會簽的形式進行，由于驗收環(huán)節(jié)和參與人數眾多，往往涉及多次會簽，線下會簽手續(xù)繁雜。在審核過程中發(fā)現各使用部門資產驗收簽字上流于形式，存在潛在資產流失和履約風險。同時，購置資產的驗收單管理上整體呈現碎片化，未能及時歸檔整理，且未與資產購置、合同簽訂、登記入庫、報銷入賬等各環(huán)節(jié)進行有效銜接，后期難以進行追溯和查詢。使用和維護環(huán)節(jié)，一般由學校資產使用部門負責管理，這部分工作由于并未信息化，無法在系統(tǒng)中實時反映資產的使用和維護情況，一方面無法與需調劑部門的需求及時匹配，提高資產的利用率；另一方面由于實際使用過程中的資產運行成本、維護檢修成本、故障成本、報廢處置成本并未被有效記錄，也無法為日后資產購置決策提供參考依據。

（三）資產管理的行為責任追究存在障礙

在資產管理全生命周期的不同環(huán)節(jié)，由于任務、工作性質不同，必須由不同的部門和人員完成，也會由不同的部門和人員來管理，導致任務承擔者和責任的多樣性。各部門財務管理員、采購管理員、資產管理員多為兼職管理員，既要完成本職工作，還要兼職各項職能對接，往往力不從心。同時，兼職管理員穩(wěn)定性不足，變更較為頻繁，對資產管理的重要性、嚴肅性認知不足，對資產管理的政策、制度和文件也缺少深入的理解和學習，在實際執(zhí)行上往往會出現不規(guī)范操作的現象。一項資產從預算申報、資產購置到最終報廢，可能會有多人經手，財務管理員、采購管理員、資產管理員、保管人、實際使用人均無法成為資產的全生命周期管理的執(zhí)行人，容易因信息傳遞不及時、不準確，導致資產管理行為缺失。此外，資產購置后的許多問題往往要到資產使用階段才會暴露出來，而由于系統(tǒng)分段管理、部分環(huán)節(jié)信息化未覆蓋、管理人員頻繁變動，導致各環(huán)節(jié)組織及其成員無法對資產使用階段暴露出來的問題承擔責任，造成了責任缺失及短期行為的萌生，資產管理的行為責任追究存在障礙。

三、基于全生命周期理論的體育類高校國有資產信息管理架構

（一）全生命周期理論概述

全生命周期管理是指從長期效益出發(fā)，應用一系列先進的技術手段和管理方法，統(tǒng)籌規(guī)劃、建設、生產、運行和退役等各環(huán)節(jié)，在確保規(guī)劃合理、工程優(yōu)質、生產安全、運行可靠的前提下，以項目全生命周期的整體最優(yōu)作為管理目標。

結合體育類高校國有資產管理的特點以及全生命周期管理理念，將體育類高校國有資產全生命周期管理劃分為預算申報、資產購置、合同簽訂、資產驗收、登記入庫、報銷入賬、使用維護、報廢處置八個業(yè)務流程階段。資產全生命周期管理要求站在資產全生命周期的角度，構建集成化的資產管理信息系統(tǒng)。

（二）構建體育類高校資產全生命周期信息管理架構

1.推進各階段信息化建設，建立資產統(tǒng)一身份編碼

要實現資產全生命周期管理需滿足兩個基本條件：一是各業(yè)務流程階段要實現信息化全覆蓋；二是要為資產賦予統(tǒng)一身份編碼，打通各業(yè)務流程階段信息壁壘。

就體育類高校資產管理現狀來看，資產購置、資產驗收、使用維護等業(yè)務流程階段尚未實現信息化管理。需要結合資產全生命周期管理業(yè)務實際和新興技術，對現有業(yè)務流程的信息系統(tǒng)進行優(yōu)化整合改造。可以在財務管理系統(tǒng)中設置資產購置審核模塊，通過調取資產管理系統(tǒng)中的存量數據進行合理性決策分析；可以借助電子簽章技術，實現資產“云驗收”，針對不同金額、類型的資產在系統(tǒng)上設置資產驗收模塊進行電子會簽，參與各方在線簽字和簽章，有效解決紙質單據線下流轉周期長的問題，并通過統(tǒng)一身份編碼與資產管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)對接，會簽結果直接作為資產入庫、財務報銷入賬的依據；可以在資產管理系統(tǒng)中設置使用維護模塊，明確使用責任人，對使用狀態(tài)進行動態(tài)更新，以便內部資產調劑使用。如遇資產需定期維護、故障檢修等情況，在線發(fā)起申請審批流轉，并記錄相關維護檢修費用，作為資產全生命周期使用效益的評判，進而為采購決策提供量化的數據依據。

建立資產統(tǒng)一身份編碼，即讓每個資產在全生命周期管理的不同階段都擁有唯一的身份編碼，貫通資產在各階段存在的預算指標編號、采購計劃編號、合同編號、驗收單編號、資產入庫單編號、報銷單編號、調撥單編號、維護單編號、處置單編號等，使資產在全生命周期八個業(yè)務流程階段的信息能夠共享與追溯。通過資產全生命周期的編碼信息融合，打通各業(yè)務階段之間的信息傳遞壁壘，實時記錄、傳遞、分析資產動態(tài)管理的情況。

2.整合各業(yè)務階段關鍵數據，開展實時監(jiān)測預警

以資產統(tǒng)一身份編碼為紐帶，可以整合獲取資產全生命周期各業(yè)務階段的跨系統(tǒng)數據信息。在不同的業(yè)務階段會產生大量的數據信息，但真正有價值的數據信息有限。在數據整合過程中，所需要關注的是各業(yè)務階段中產生的能為后續(xù)階段提供輔助管理的關鍵數據。對這些關鍵數據進行提取，并結合對應的資產管理制度確定所需遵循的標準和閾值，開展實時監(jiān)測預警和輔助分析，進而指導和規(guī)范資產全生命周期的管理工作。

根據各階段業(yè)務管理的需要，提取的關鍵數據各有側重，其中預算申報階段重點關注預算指標編號、預算經濟科目、資產品目、名稱、數量、單價、預算金額等關鍵數據，為后續(xù)資產購置階段采購計劃申報審核提供參考；資產購置階段重點關注采購計劃編號、采購品目、名稱、數量、單價、規(guī)格型號、金額、采購方式等關鍵數據，指導后續(xù)采購工作的開展；合同簽訂階段重點關注合同編號、合同類型、合同名稱、數量、單價、規(guī)格型號、合同金額、供應商等關鍵數據，為后續(xù)資產驗收、入庫、入賬、維護提供依據。資產驗收階段重點關注驗收單編號、數量、規(guī)格型號等各項參數指標是否符合合同要求等關鍵數據，作為資產登記入庫的前置條件；登記入庫階段重點關注資產入庫單編號、資產類別、資產名稱、數量、單價、規(guī)格型號、原值、可使用年限、使用部門、保管人、存放地、實物照片、領用單等關鍵數據，其中入庫信息可作為財務報銷入賬的依據，部門及個人已購同類資產數量及已使用年限等關鍵數據，可作為資產購置合理性的審核依據；報銷入賬階段重點關注報銷單編號、報銷金額等關鍵數據；使用維護階段涉及內部調撥或跨部門調撥的，重點關注調撥單編號、原使用部門和保管人、現使用部門和保管人、調撥原因等，涉及維護檢修的，重點關注維護單編號、維護原因、維護檢修成本等關鍵數據；報廢處置階段重點關注處置單編號、處置原因、使用年限、處置方式、處置成本等關鍵數據。各業(yè)務階段獲取的成本數據可進行歸集，用于資產全生命周期成本效益分析。

3.明確各階段責任主體，確保組織責任的可追溯性

資產全生命期組織管理在資產全生命周期管理中發(fā)揮著極其關鍵的作用，體育類高校應當建立“統(tǒng)一領導、歸口管理、分級負責、責任到人”的國有資產內部管理機制。同時，從全生命周期統(tǒng)籌管理的高度，建立資產管理層級軸和時間軸。管理層級軸從上至下可劃分為學校國有資產管理委員會、國資辦公室、各歸口管理部門、資產使用部門、保管人五個基本層級；管理時間軸要貫穿資產全生命周期管理的八個業(yè)務流程階段。同時，根據學校國有資產管理制度的職責規(guī)定在信息系統(tǒng)中對部門角色、人員角色進行設定，明確資產管理各階段的主體責任。考慮資產使用部門人員規(guī)模不同，可根據實際情況在系統(tǒng)中對管理層級進行細化，除使用部門資產管理員外，可設置教學部門和訓練單位二級資產管理員進行分級管理。部分放置在體育場館等公共場所由多部門共用的資產，可在原保管人基礎上，根據實際使用場所設置場館共管責任人，對資產使用情況進行監(jiān)督管理，并于系統(tǒng)中記錄使用時間和人員，如遇資產使用情況異常及時通知保管人進行資產維護。各階段經辦和審核部門、人員、時間信息作為資產全生命周期組織管理的重要基礎信息，是各階段信息系統(tǒng)中必須提取記錄的關鍵數據，日后可用于資產管理過程責任分析和追溯。

結語：

采用全生命周期理論對體育類高校國有資產進行管理，構建體育類高校國有資產全生命周期信息管理架構，可以有效解決資產管理中各管理模塊脫節(jié)、數據無法雙向流動再利用、資產管理行為責任認定和追溯等問題，進而推動體育類高校國有資產管理效率和質量的整體提升。

（作者單位：南京體育學院資產管理處）